会计/原始凭证簿

另一种介绍位于日记账分录下。日记账被称为原始凭证簿。原始凭证簿是对复式记账法的更有效率的变体。在基本的复式记账法中，在总分类账中进行双重分录，并在总分类账账户中进行过账。最初，威尼斯方法还建议进行预先的日记步骤，这是有道理的，因为复式记账法不需要思考，所以可能更快。在手工系统中，原始凭证簿充当快速输入步骤：与其尝试记住哪些账户应该借记和贷记，并为每笔交易在总分类账中为每个分录写下名称，不如将总分类账保留用于不频繁的应计分录；更频繁的现金分录以及最频繁的应计分录被划分为专门的现金收入和现金支出日记账；应收账款销售日记账和应付账款购买日记账（这里“应收”意味着“赊销”）；对于中等频率的应计分录，销售退货和购买退货日记账。除了不必每次都写账户名称之外，这些专门日记账的列布局还有助于系统化复式记账规则；大多数日记账可以在每个月底汇总，以提供到控制账户分类账的每月分录，以及与创建辅助分类账账户明细表时的每月汇总总额进行对账。现金对账也是一项每月任务，通过跟踪编号交易（例如编号支票簿，其中支票号可以输入现金支出日记账）可以简化该任务；为了跟踪现金收入，建议每天进行银行业务，以便在月底更容易进行银行对账。银行对账包括查看上次对账的未清项目，然后查看这些项目中哪些出现在本期的银行对账单中；然后，搜索未兑现支票和未记录的收据，以及通过银行而非企业发生的付款和收据。这使得现金收入和现金支出日记账对于对账至关重要。

原始凭证簿或原始分录簿是指首次记录交易的簿籍。这些簿籍可能属于或不属于复式记账系统。

主要的原始凭证簿包括：

销售日报
采购日报
销售退货日报
采购退货日报
银行账簿
现金收入簿
现金支出簿
零用金收入簿
零用金支出簿
日记账

销售日报

这是赊销的原始凭证簿，其中列出了当天所有赊销并进行了汇总。然后，将总额作为单个过账分录用于销售分类账，并且还将其过账到单个总额的销售控制账户，以与基础销售分类账进行核对。但是，各个借项分别过账到各自的销售分类账（或应收账款分类账账户）。摘录可能如下所示：

                                                    SALES LEDGER          TOTAL AMOUNT       (ADDITIONAL COLUMNS OF ANALYSIS
DATE     INVOICE    CUSTOMER                        FOLIO                 INVOICED           INTO DEPARTMENTS ETC)
2006
April 2  002345     Alexander & Co                  0016                  $  4,257.50  
         002346     Benjamin Consulting             0168                  $  5,200.00
         002347     ABS Company                     0027                  $  6,800.00
         002348     Butler W Company                0278                  $  1,680.40

2023 年 8 月 4 日 002349 Dubula 公司 0486 80,000.00 美元

原始凭证簿是特殊日记账和辅助分类账的手工会计系统的等同物

原始凭证簿的另一种描述是特殊日记账和辅助分类账的手工会计系统。

在基本的会计系统中，或遵循原始威尼斯方法的系统中，是在交易发生时在日记账中写下该交易的英文说明。然后，将此分录（至少包含日期、金额和描述发生的事件的句子）尽快转移到总分类账中，该分录将成为会计分类的第一步，即命名应该借记的账户和借记金额，以及应该贷记的账户和贷记金额，其中借项之和等于贷项之和，并且该分录已注明日期。在借项和贷项下可能还有进一步的描述写在括号中，这些描述可能提供更多信息，例如销售数量和销售对象，或购买数量和购买对象，以及收据号）。

然后，总分类账分录在相应的总分类账账户中进行过账，并注明日期，并可能进行反向引用到日记账页码，以及在日记账分录中进行正向引用到分类账账户 ID 号，以指示从总分类账到账户总分类账的过账。

在特殊日记账/辅助分类账系统中，或原始凭证簿系统中，添加了一些约束条件。

与其在总分类账中为每笔交易进行分录，不如像上面提到的那样设置多个日记账。

过账规则是：

赊销记录在销售日报中。同样，销售退货记录在销售退货日报中。
赊购记录在采购日报中。同样，采购退货记录在采购退货日报中。
现金支付，即支票支付、刷卡支付或通过直接银行交易（如银行手续费和利息支付）进行的支付，记录在现金支出日记账中。
现金收入，即支票支付、直接存款、带有参考号码的信用卡收据，记录在现金收入日记账中。
每天结束时，任何用于赊销、销售退货、赊购、采购退货、现金收入和现金支出的分录都应过账到相关的辅助分类账账户。将为每个常规客户设置辅助应收账款，并为每个常规供应商设置辅助应付账款。
一般来说，赊销被过账为相关的辅助应收账款的借项，而从该客户收到的现金收入被过账为该账户的贷项。赊购是辅助应付账款的贷项，而支付给同一供应商的现金支付是该同一辅助应付账款的借项。
每个月结束时，赊销日记账、赊购日记账、现金收入日记账和现金支出日记账以及销售退货和采购退货日记账的每一列都将在每列底部进行汇总，然后过账到相关的控制分类账账户。例如，更详细的赊销日记账用于增值税（GST）收款，将包含应收账款的借项列，其月底总额过账到应收账款控制，以及销售分类账账户的贷项列，该列不进行每日过账，而是进行每月汇总过账，以及增值税收款的贷项列，该列也作为每月贷项过账到增值税收款账户（负债）。同样，赊购日记账将包含采购的借项列、已支付增值税的借项列以及应付账款的贷项列。应付账款的贷项每天过账到辅助应付账款（债权人），而应付账款的每月总额作为贷项过账到应付账款控制。已支付增值税的借项列被过账为每月总额到已支付增值税（抵消负债账户）。采购每月进行汇总，并过账到采购账户，在定期存货系统中，该账户在期间结束时会添加到期初存货中，从而在利润表中得到可供销售商品成本，然后减去库存盘点确定的期末存货，以得出已售商品成本，然后从总收入中减去，以得到毛利润。
进行每日过账到辅助分类账账户和每月过账到控制分类账账户的原因是，可以通过每月进行应收账款明细表和应付账款明细表来进行月度交叉检查：一种类型的辅助分类账账户的期末余额之和应等于控制过账后的控制账户余额，例如辅助应收账款余额之和等于应收账款控制余额。
现金收入日记账和现金支出日记账包含预期的主要借项和贷项列，但还包含其他特殊情况的列。
1. 现金收入日记账包含银行现金的借项列和应收账款的贷项列（因为客户按照信用条款支付了现金）。但是，将为其他现金收入使用设置其他借项和贷项列：-
  - 现金销售将需要销售的贷项列和增值税收款的贷项列。
  - 允许的赊销提前偿还折扣将需要允许的折扣（财务）费用账户的借项列和增值税收款的借项列，以冲销之前累积的增值税收款（等于允许的折扣的 10%）。
  - 可能需要一个杂项贷项列用于现金收入，例如贷款（贷记到负债账户）或出售非流动/非存货资产。
2. 现金支出日记账，用于支付供应商/债权人的主要功能，包含应付账款的借项列、增值税支出（可退还资产）的借项列以及银行现金的贷项列。银行现金是现金的来源账户，对该资产账户的每一次贷记都会减少其余额。
  - 对于供应商在提前支付情况下享受折扣信用条款，将包含收到的折扣贷项列（其他收入贷项）和增值税支出的贷项列（减少因允许的折扣 10% 而产生的退款）。
  - 对于支付账单、保险、租金、税费以及现金支付供应品和设备的次要情况，包含其他或杂项现金支出的借项列（购买资产的借项或费用账户的借项）。
总分类账用于与现金或信用无关的其他分录，例如期间开始时的反向分录；期间结束时的调整分录；以及将收入和费用账户余额转入汇总利润表临时账户的结转分录。
临时收入和费用账户的结转可以到临时利润表汇总账户，最初在总分类账中进行，然后过账到收入账户、费用账户和利润表汇总账户。
零用金支付可能与利息制度一起运作，其中零用金基金的报销有一个固定的利息金额，在报销时，将在现金支付日记中进行记录，借方用于先前记录在零用金凭证簿中的零用金支出，贷方用于用于报销零用金的支票的银行现金。（如果还有零用金的收据，则报销可能包括未结算的零用金支付凭证的总额减去未结算的零用金收据凭证的总额，以及可能为支付和收据分别设置的凭证簿）。

示例销售条目每天记账，记入辅助应收账款账户

参考上面信用销售日记账分录的示例，在当天结束时，将日记账分录记入辅助应收账款分类账。

                                                    SALES LEDGER          TOTAL AMOUNT      
DATE     INVOICE    CUSTOMER                        FOLIO                 INVOICED          
2006
April 2  002345     Alexander & Co                  0016                  $  4,257.50

记入

Accounts Receivable Ledger AR-0016
CUSTOMER - Alexander & Co
DATE     INVOICE    POST-REF DEBIT       CREDIT        BALANCE
..                                                     4,520.00 DR
2 Apr 06  002345    SJ       4,257.50                  8,777.50 DR

---

         002346     Benjamin Consulting             0168                            $  5,200.00

记入

Accounts Receivable Ledger AR-0168
CUSTOMER - Benjamin Consulting
DATE     INVOICE    POST-REF DEBIT       CREDIT        BALANCE
..                                                     2,345.00 DR
2 Apr 06  002346    SJ       5,200.00                  7,545.50 DR

---

         002347     ABS Company                     0027                  $  6,800.00

记入

Accounts Receivable Ledger AR-0027
CUSTOMER - ABS Company
DATE     INVOICE    POST-REF DEBIT       CREDIT        BALANCE
..                                                         0.00 DR
2 Apr 06  002347    SJ       6,800.00                  6,800.00 DR

-

       002348     Butler W Company                0278                  $  1,680.40

记入

Accounts Receivable Ledger AR-0028
CUSTOMER - Butler W Company 
DATE     INVOICE    POST-REF DEBIT       CREDIT        BALANCE,
..                                                       500.00 DR
2 Apr 06  002348    SJ       1,680.40                  2,180.40 DR

任何销售退货日记账分录也会每天在相关的辅助应收账款分类账中记入贷方。
任何与贸易债务结算相关的现金收据日记账分录都会每天在相关的辅助应收账款分类账中记入贷方。
在月底，制作辅助应收账款余额表，并记录余额总计。
在月底，销售日记账中的分录总计减去销售退货日记账中的分录总计，再减去现金收据日记账中应收账款贷方栏的总计，应该等于辅助应收账款表中的总计。
信用购买日记账分录也以类似的方式每天记入辅助应付账款分类账，以及与结算贸易债权人账户相关的现金支付日记账分录；同样，每月贸易债权人账户期末余额的总计应该等于信用购买日记账的总计减去信用购买退货日记账的总计，再减去现金支付日记账购买栏的总计。
任何非流动资产的信用购买或销售，例如办公家具和设备，不应记入信用购买或信用销售日记账，这些日记账是为记录贸易库存的销售而保留的。由于它们并不频繁，因此它们会被记入总分类账，并在支付时记入现金支付日记账的杂项借方栏或现金收据日记账的杂项贷方栏。