选择正确的文件格式
在任何时间，都有大量用于各种目的的文件格式在使用，那么如何选择最适合的格式呢？文件格式主要有三种类型
- 专有、封闭规范
- 专有、开放规范
- 非专有、开放规范
专有、封闭规范被一些最常用的软件使用，如果你自己不使用它们，你可能也会收到它们。然而，由于这些格式没有公开记录，你被制作软件的公司所绑架。如果他们决定不再支持他们自己格式的旧版本，你突然就无法打开你的旧文件了！然后你对软件的选择很大程度上取决于任何新软件是否能够推测旧软件使用的格式。这种格式的例子包括来自微软 Office Word 的 doc 格式和 Excel 的 xls 格式，以及 Adobe Photoshop 的 Document (.psd) 格式。
专有、开放规范稍微好一点，因为虽然格式仍然在法律上被一家公司拥有和开发，并且纯粹是为了他们的商业利益，但他们已经承诺公开记录格式。他们仍然可以选择切换回封闭规范，或者他们可能会做出他们选择不记录的更改。换句话说，专有开放规范只有在公司想要保持这种状态时才开放。这种格式的例子包括 Adobe 的便携式文档格式 (.pdf)（已获得专利，尽管大多数专利是免费许可的），Adobe TIFF 格式 (.tiff) 和 Macromedia Shockwave Flash (.swf)（然而，文档是在一份保密协议下，要求读者不为 Flash 的任何其他实现做出贡献，因此实际上它仍然是封闭的）。
非专有、开放规范已经由一些公共机构公开记录（或发布给他们）由开发人员提供。一旦发布，这些格式就有了保证的参考点。这种格式的例子包括便携式网络图形 (.png)、联合图像专家组 (.jpg / .jpeg)（.mpeg2）、可扩展标记语言 (.xml)（结构，而不是特定格式），以及可缩放矢量图形 (.svg)。
一个特殊情况是用于存档的 Adobe 便携式文档格式（pdf-archive 或 PDF-A），它是专有开放规范PDF 1.4格式的限制应用。它是 2002 年发布的 ISO 国际标准[1]，由PDF-Archive 委员会与美国法院行政办公室[2]紧密合作开发。我还没有找到任何支持这种格式的软件，所以它可能只在以档案为主的组织中使用。
一个可以解决许多问题的格式系列被称为OpenDocument，由 OpenOffice.org、OASIS 和行业中的许多其他公司开发（但不是微软）。OpenOffice.org 2.0，最近发布，使用OpenDocument格式系列。在支持 OpenDocument 的软件中，OpenOffice、AbiWord 和 Google Docs 是跨平台的，KOffice 将在 KDE 4.1（大约 2008 年 7 月）成为跨平台的。Mac OS X 10.5 的 TextEdit 在一定程度上可以理解这种格式，微软表示将在 2009 年春季为 MS Office 添加对 OpenDocument 1.1 的原生支持（而不是插件转换器）。
不幸的是，领先的软件通常默认使用一种本质上不适合以后检索的格式。例如，Microsoft Word 默认使用其本地的 .doc 格式，而不是记录更完善、支持更广泛的富文本格式 (.rtf)，虽然你可以更改默认格式。微软产品也因使用马歇尔·马斯特斯（独立出版商协会）所说的“升级勒索”而闻名，他将其描述为“某人用你的桌面应用程序的新版本编辑了你的文件，现在你旧版本的应用程序无法读取它，如果你想继续工作和与他人良好互动，你就被迫支付昂贵的升级费用。”[3] 这绝对是任何有预算的人要避免的事情。
那么，未来的防范措施的下一个层次是什么？请继续阅读…
用于未来防范的格式必须
- 得到全面、公开文档的支持
- 稳定，不在不断修改
- 得到多个软件供应商的支持
- 得到各种硬件的支持
- 得到各种操作系统（Windows/Macintosh/Unix/Linux）上的软件的支持
- 在使用上没有法律限制（参见 PNG 不是 GIF）
其他考虑因素
- 流行格式更有可能保持支持
格式标准有一些软件方面的含义。并非所有软件都能正确使用开放规范，因此它们似乎只使用特定格式。这在超文本标记语言 (HTML) 编辑器和臭名昭著的 Microsoft Word 中的“另存为 html”选项中最常见。因此，如果你要购买软件，请务必检查这一点。开源/免费 软件本身往往对开放标准有很强的支持。