商务英语导论/理论

商务英语的特点

目的性

商务会议、电话和讨论中交流最重要的特点是目的性。语言用于实现目标，语言的成功运用体现在商务交易或活动的成功结果上。商务英语使用者需要说英语主要是因为他们可以更好地完成工作。商业是竞争性的：竞争存在于公司之间，也存在于公司内部，存在于努力提升职业生涯的员工之间。因此，绩效目标优先于教育目标或语言学习本身。例如，一家位于首尔的德国公司可能有一个长期目标，即建立良好的贸易关系，他们代表的英语使用是为了达到这个目的。一位在印度工作的法国电信项目经理需要懂得英语才能与现场的技术团队沟通，这些技术团队都是印度人。一位瑞典制药产品经理需要向欧洲和远东的子公司清楚地介绍最新的产品开发情况。在所有这些例子中，语言的使用都隐含着风险：错误和误解可能会给公司带来沉重的代价。

商务人士需要的很多语言（除了社交语言）都是交易性的：得到你想要的东西，说服其他人同意你提出的行动方案。语言通常是客观的，而不是主观的和个人的。例如，在讨论和会议中，从客观的角度评估事实 (‘这是一个积极的方面’, ‘另一方面，缺点是 ...’) 会比表达个人感受和观点更合适。

社会性

国际商务人士需要与以前从未见过或只认识的人建立联系。会议通常时间很短，因为商务人士总是时间紧迫。需要一种国际公认的做事方式，以便来自不同文化和不同母语的人可以快速地彼此感到更舒适。

社交接触通常是高度程式化的。在例行的交流模式中使用公式化的语言（例如在问候和介绍中）。一般来说，会采用一种礼貌但简短直接的风格（考虑到需要节省时间）。虽然有些情况可能需要更多（例如，在午餐时继续聊天），但社交互动的方式和内容将以建立良好关系，同时避免过度熟悉为特点。

清晰的沟通

信息必须以最小的误解风险传递，处理时间（说话者和听者都需要）必须很短。因此，人们更喜欢清晰、逻辑、思维清晰，并通过表示逻辑过程的词语来强调（例如，‘因此’, ‘为此’, ‘为了’）。在传真或电话交流时，通常需要简洁 - 特别是在传真或电话交流时 - 一些熟悉的概念可以用词组来表达，以避免绕弯子（例如，‘货到付款’, ‘准时送货’）。有些术语已经发展起来，以便在提到商务人士熟悉的概念时节省时间（例如，‘初级产业’, ‘母公司’）。

词语和基本语法结构的使用

当你和人说话时，你通常不会仔细考虑要对他们说的话，你只是说出脑海中冒出来的想法。然而，当你给某人写信时，你可能会同意，你通常会花更多时间思考你要写在纸上的词语。这是因为你希望确保阅读你书面交流的人能理解它。当你和某人说话时，你可以从那个人那里得到即时的反馈，告诉你他或她是否理解你的信息。如果作者第一次没有表达清楚自己的意思，阅读信息的人无法立即询问作者的意思。

选择恰当的词语来表达每一个书面信息非常重要。即使对于英语母语人士来说，同一条信息也可能被不同的读者解读出不同的意思。这说明你永远无法绝对确定你的信息会被按照你想要的方式解读。

但好消息是，你可以通过使用合适的词语和写作技巧来大大提高你的书面信息被理解的可能性。在本章中，你将学习如何使用最有效的常用英语单词。你还会学习不要使用对你的书面交流没有帮助的单词。

商务英语中不适用的词语

您一定很高兴知道，某些形式的英语在商务沟通中没有用武之地，我们将在后面讨论这些内容。也许您在学校、大学或研究生院花费了大量时间和精力来学习和使用习语、陈词滥调、行话、流行语和俚语来提高您的英语水平，以为通过学习这些形式的英语，您听起来会更像一个英语母语人士。在一般的口语中，是的，上述英语形式确实会让您听起来更像一个英语母语人士，前提是您的语法和发音很好！但这些说话方式在任何商务沟通中都应该避免，优秀的商务英语沟通者总是非常小心地避开它们。事实上，对于母语不是英语的商务人士来说，学习良好的口头和书面沟通技巧相对容易，因为英语中最重要的商务沟通规则是您的信息应该简短明了，由所有人都熟悉的常用词组成。

简单的英语，常见的词语

关于英语书面信息的第一个规则是，您会很高兴地知道，最好使用简短、简单、常见的词语，而不是冗长、不熟悉的词语。如果您希望您的商务沟通能够被阅读者清楚地理解，那么请写得清晰。这意味着使用每个人都熟悉的词语，这适用于所有形式的商务沟通。以下是一些在书面（和口头！）商务信息中完全不需要的冗长、不熟悉的词语。每个词语旁边都有一个具有相同含义的简单、简短的词语

1eradicate — get rid of — 消灭
2 nullify — cancel — 取消
3 operose — difficult — 困难的
4 supposition — idea — 想法
5 misreckoning — mistake — 错误
6 missive — letter — 信件
7 melioration — improvement — 改善
8 arrears — debt — 债务
9 placate — please — 使高兴
10 adumbration — similarity — 相似性
11 ingress — entrance — 入口

优秀的沟通者在书面信息中使用简单的英语。试着忘掉大而长的词语比简单、短的词语更好的想法。事实远非如此。所有商务信息都需要简单、清晰、易于理解的英语。冗长、难以理解的词语显示出对读者的不尊重，应该避免。有些作家使用长词语和复杂的句子来试图给读者留下深刻印象，尤其是法律或政府文件的一些作家。但这种写作风格并不令人印象深刻，而是荒谬的。每次都使用每个人都能理解的简单词语。

词汇和语法

词汇和语法是您最基本和最重要的工具之一。如果您想有效地用英语交流，您的英语语法必须完美无缺。您应该理解每个时态的结构，以及何时使用它们。您需要知道如何(1) 构成肯定句，(2) 构成否定句，(3) 提出问题，以及否定问题，(4) 构成带有所有时态的疑问标签句，包括肯定句和否定句。例如，以下是一般现在时，显示了所有四种形式。但是，孤立的句子通常不能完整地体现如何使用动词。只有好的语法书和大量的练习才能做到这一点！您需要能够在所有英语时态中使用这四种形式。

a). I send a fax every day.
b). I don't send a fax every day.
c). Do you send a fax every day?
d). You send a fax every day, don't you?
e). You don't send a fax every day, do you?

掌握英语时态，并知道何时使用它们，对于发展您的沟通技巧非常重要。请记住：良好的语法是您在商务和管理中最重要的工具之一。

词汇

词汇，就像语法一样，是一个极其重要的工具。丰富的词汇量将帮助您找到准确的词语来表达您的想法。回想一下上一章中木匠的例子。他拥有的工具越多，他就能越容易制作出他想要的东西。词语也是如此——您的词汇量越大，您就越能容易地准确地表达您想要的东西。但是，您不需要死记硬背英语词典！事实上，试图学习孤立的、单个的词语是完全没有用的。单词必须通过阅读来学习，并且最好学习在您感兴趣的阅读中找到的单词，因为研究发现，这些单词更容易学习。一个好的开始是每周买一份英文报纸。找一篇您感兴趣的文章，最好是商业版，一开始不要太长。通读一遍，然后再次通读，这次要注意所有您不认识或不太认识的单词，以及所有您不完全熟悉的动词的时态。在第二次阅读时，用记号笔将它们突出显示。接下来，第三次阅读这篇文章，这次在字典中查找不认识的单词。在文章的语境中再次阅读它们，在脑海中记下它们出现的句子，以及它们的使用方式。试着记住它——查看并思考包含该单词的句子将帮助您学习它。

商务信函的基本技巧和方法

信件开头

1. 了解格式.

无论您的信件内容是什么，关于信件的外观都有一些商务标准要遵循。商务信件应使用常见的字体（如 Arial 或 Times New Roman）进行打字和排版。采用块段落格式，即，要开始一个新段落，请按两次“回车键”，不要使用缩进。

a). 如果您要打印信件以发送，请考虑将信件打印在公司信纸上。这会使信件更显专业，并提供您的公司徽标和联系信息。
b.) 电子邮件商务信件也应使用常见的字体排版。在商务电子邮件中不要使用手写体或除黑白以外的其他颜色

2. 包含有关您的公司信息。

列出您的公司名称和公司地址，每个地址部分写在一行上。如果您是自由职业者或独立承包商，请在公司名称的位置或公司名称上方添加您的姓名。

a) 如果您的公司有预先设计的信纸，您可以使用它，而不是打出您的公司和地址。
b) 如果您要打出地址，它应该出现在页面顶部的右对齐或左对齐位置，具体取决于您和您公司的偏好

3. 包含日期。

写出完整的日期是最专业的选择。例如，写“2012 年 4 月 1 日”或“2012 年 4 月 1 日”。这应该出现在发件人地址下方几行处，左对齐。

4. 添加收件人信息。

按顺序写出收件人的全名、职位（如果有）、公司名称和地址，每条信息写在一行上。如有必要，请包含参考编号。收件人信息应出现在日期下方几行处，左对齐。

5. 选择称呼.

称呼是尊重的重要标志，您使用哪种称呼将取决于您是否认识您写信的对象，您对他们的了解程度以及您关系的正式程度。请考虑以下选项

a) 只有在您不知道具体要向谁致信时，才使用“敬启者”。
b) 如果你不认识收件人， “尊敬的先生/女士” 是一个安全的选择。
c) 您也可以使用收件人的头衔和姓氏，例如“尊敬的史密斯博士”。
d) 如果你很了解收件人，并且与他或她保持非正式关系，你可以考虑使用名字称呼，例如“亲爱的苏珊”。
e) 如果你不确定收件人的性别，只需输入完整的姓名，例如“尊敬的克里斯·史密斯”。
f) 不要忘记在称呼后面加逗号，或者在“敬启者”后面加冒号。

信件主体

1. 把握正确的语气。

俗话说，时间就是金钱，大多数商人都讨厌浪费时间。因此，你的信件语气应该简明扼要且专业。在第一段直接切入主题，并保持简短的评论，让你的信件快速易读。例如，你可以用“我写信是为了……”开头，然后继续。不要担心华丽的过渡词、大词或冗长、曲折的句子 - 你的目标应该是尽快、简洁地传达需要说的话。为了紧凑你的文字，避免被动语态，尽量不要发表评论。

2. 清晰简洁地写作.

让你的读者清楚地知道你想要表达的意思。只有当你的意思非常清晰时，读者才会快速回应。特别是，如果你希望你的信件能带来某种结果或行动，请说明是什么。用尽可能少的文字解释你的立场。

3. 在适当的时候使用对话式语言。

信件是由人写给人的。尽量避免使用格式化的信件 - 你无法与罐头式的非个性化信件建立关系。然而，要避免使用口语或俚语，例如“你知道的”、“我的意思是”或“想”。保持商业化的语气，但要友好和乐于助人。

a). 如果你很了解收件人，可以加上一句友好的问候语，表达你的美好祝愿。
b). 在决定要透露多少个性时，请谨慎判断。有时在商业环境中加一点幽默实际上是有帮助的，但在开玩笑之前要谨慎行事。
c). 你的信件最有可能的目的是说服你的读者做某事：改变他们的想法、纠正问题、寄钱或采取行动。陈述你的理由。

4. 礼貌待人。

即使你是在写投诉或表达担忧，你也可以保持礼貌。考虑收件人的立场，并尽力提供帮助和便利，在合理范围内。

5. 总结收尾。

在最后一段，总结你的要点，并明确概述你计划采取的行动或你对收件人的期望。请注意，收件人可能会与你联系以询问问题或表达担忧，并感谢他们对信件/事项的关注。

结束信件

1. 选择一个结尾语。

结尾语就像称呼语一样，体现了尊重和礼仪。“此致敬礼”或“敬礼”通常是一个安全的选项；也可以考虑“此致”， “敬上”， “致敬” 和“敬上”。略微不那么正式，但仍然专业的结尾语包括“一切顺利”、“祝好”、“真诚的祝福” 和 “谢谢”。在你的结尾语后加上一个逗号。

2. 签署信件。 留出大约四行空白供你签名。在打印完信件后签名，或者，如果你通过电子邮件发送信件，请扫描你的签名图像并将其附在这部分信件上。建议使用蓝色或黑色墨水。

3. 包含你的姓名和联系方式。

在你的签名下方，输入你的姓名、电话号码、电子邮件地址以及任何其他适用的联系方式。每个信息占一行。

4. 如果需要，请附上附件。

如果你附上了额外的文件供收件人查看，请在你的联系方式下方几行处标注，说明文件数量和类型，例如：“附件（2）：简历，宣传册”。