Microsoft Office/保存文件时需要了解的事项

在 Microsoft Office 中保存文件的方式多种多样，每种方式都有其自身的特点和局限性。但是，在默认的 Windows 安装中，您可能无法看到这些差异。这就需要启用文件扩展名，它们代表了 Word、Excel 或 PowerPoint 文档可以保存的不同文件格式。您可以将它们视为您的计算机字处理器用来读取文件并将其转换为英文的语言。

什么是文件扩展名？

每台计算机都有很多程序，例如 Word、PowerPoint 和 Excel，它们可以读取文档，也称为文件。为了防止意外覆盖了原本应该用于其他程序的文件，文件扩展名用于区分可以读取的文件和应该在程序需要读取文件时避免的文件。

快速总结

文本

.doc - 旧的 Microsoft Word 文件格式。
.docx - 新的 Microsoft Word 文件格式。默认保存。
.docm - 新的 Microsoft Word 文件格式，启用了宏。危险。
.odt - 开放文档格式，由 OpenOffice 和其继任者 LibreOffice 使用。

幻灯片

.ppt - 旧的 Microsoft PowerPoint 文件格式。
.pptx - 新的 Microsoft PowerPoint 文件格式。默认保存。
.pptm - 新的 Microsoft PowerPoint 文件格式，启用了宏。危险。
.pps - 旧的 Microsoft PowerPoint 文件格式，带有自动幻灯片。
.ppsx - 新的 Microsoft PowerPoint 文件格式，带有自动幻灯片。

电子表格

.xls - 旧的 Microsoft Excel 文件格式。
.xlsx - 新的 Microsoft Excel 文件格式。默认保存。
.xlsm - 新的 Microsoft Excel 文件格式，启用了宏。危险。
.xlsb - Excel 二进制格式。更多信息待补充...

宏

过去，文档是否包含病毒完全是随机的。从 Office 2000 开始，Microsoft 默认情况下限制了运行宏，但它们仍然很容易被启用。随着 Office 2007 的发布，Microsoft 进一步加强了对宏访问的限制；新的 .docx、.pptx 和 .xlsx 文件不支持宏。相反，相应的启用了宏的 OOXML 过渡版 Office 文档文件现在以 .docm、.pptm 和 .xlsm 结尾。

但是等等：什么是OOXML？为此，我们必须回顾一下字处理器文档标准化的历史。

简要历史

为了简单起见，我们不会介绍来自WordPerfect或Lotus之类的过时或不常用的文件格式。但是，Microsoft Word 和 Excel 应该能够读取并转换大多数这些文件。不过，不保证不会出现错误；这些旧的专有格式完全没有标准化。

Office 2003 的 XML 扩展

在 Office 2003 之前，保存可读标记的文档的唯一方法是将文档保存为 HTML 文件。但是，由于 HTML 主要设计用于网页，这对书籍作者来说是一个很大的困扰，他们希望通过 Microsoft Word 轻松更改书籍的标记，而不必用原始 XML 标记编写整本书。

Office 2003 推出了可读但专有的 WordML 和 SpreadsheetML，用于当时的 .doc 和 .xls 文件格式。这取代了 Office 2000 及更早版本中不可读的专有 .doc 和 .xls 文件格式。

OASIS 开放文档

Sun Microsystems 收购了一个相对不知名的替代 Office 套件，名为StarOffice。但是，为了与 Microsoft Office 竞争，Sun Microsystems 公开StarOffice格式供所有人使用。因此出现了 .odt 以及 OpenDoucment 作为 ISO 格式的标准化。

目前，使用 OpenDocument 作为其主要文件格式的最新的 Office 套件是 LibreOffice。

OOXML Office 2007 “过渡版”

回到 Office 2003。因此，Microsoft 有这个 XML 格式，他们将其塞入了 .doc 和 .xls 格式。现在，OpenDocument 正与 Microsoft 竞争成为世界标准的文档格式，Microsoft 用“Office Open XML”，也称为“OOXML”做出了回应。

然而，由于微软刚刚在 Office 2003 中引入了 XML 支持，他们必须找到一种方法，让 WordML 和 SpreadsheetML 用户能够使用新的 OOXML 格式。微软并没有将 Office 2003 用户排除在外，而是在 Office 2007 的新 Word 和 Excel 文件格式（.docx、.xlsx）中，与 OOXML 的部分内容一起集成了 WordML 和 SpreadsheetML，从而创建了一种新的文件格式，在技术上与官方 ISO 规范不兼容。这种规范被称为 **OOXML“过渡版”**（ISO/IEC 29500 过渡版）。

然而，由于微软无法发布与官方 ISO 规范兼容的 Office 版本，这引起了参与 ISO 的政府的不满，因此微软在发布 Office 2007 的 Service Pack 2 时，添加了 OpenDocument 支持。

OOXML Office 2013“严格版”

Office 2013 是第一个支持官方 ISO OOXML 规范的 Office 版本，在这里称为“OOXML-严格版”。然而，由于“OOXML-过渡版”文档的普及，以及需要与 Office 2007 和 Office 2010 保持兼容性，它并不是在保存 Office 文档时默认选择的格式。

太复杂了吗？

只需按照以下清单，在发送文档之前进行询问。如果某些内容不适用，请划掉。当您找到适用您的内容时，请 **停止**。

如果您的收件人使用 OpenOffice：请使用 OpenDocument（.odt）。OpenOffice 不支持 Office Open 格式，或者支持得非常差。如果您无法负担使用 Microsoft Office，请考虑迁移到 **LibreOffice**。
如果您的收件人使用 LibreOffice：请使用 OpenDocument（.odt）或 Office Open（.docx）。两者都可以使用，但 OpenDocument 肯定是首选。
如果您的收件人使用旧版本的 Office（2003 及更早版本）： **您必须使用** 经典 Office（.doc）
如果您的收件人使用安装了 Office 2013（或更高版本）的 Mac：请使用 Office Open“严格版”。您可能需要在下拉菜单中搜索此选项，因为它与 .docx 格式相同。然而，选择“严格版”可能可以防止在 PC 和 Mac 之间通信时出现一些微小的格式错误。
如果您的收件人使用 Mac：请使用 Office Open（.docx）。您可能会遇到一些格式错误，因此请注意。
如果您的收件人使用 Office 2007-2010： **您无法** 使用 Office Open“严格版”。请划掉此清单中所有剩余的“严格版”选项。然后 **继续**。

对于大多数其他情况

使用 Office Open（.docx）或
Office Open“严格版”（也是 .docx）应该都可以。