最小化硬盘驱动器故障和数据丢失/数据缩减
减少数据量可以减少存储数据及其备份所需的硬盘驱动器数量。 因此，在给定时间段内，任何一个驱动器发生故障的概率都会降低。 数据量减少也有利于使用冗余方法来保护数据。
定期查看文件并删除不再有用的文件是减少数据量的基本方法。 文件数量减少也有助于更轻松地找到可能需要的文件。 同样，卸载不再需要的应用程序也适用。 这可能每三个月进行一次。
数据压缩 软件可用于压缩文件或文件集，使其占用更少的空间。 一种这样的实用程序是 7-Zip。 这尤其适用于不会被修改且可能受益于压缩的文件，例如文档和电子表格的存档集。 相反，根据具体格式，数字媒体文件通常已经高度压缩，不太可能进一步压缩。
除了节省空间之外，压缩文件的另一个好处是它们的备份速度比未压缩文件快。 这不适用于 NTFS 压缩，它实际上会减慢备份速度。