专业和技术写作/设计/附录
附录是专业商业文件以及任何其他长篇文档的重要组成部分。它可能包含以下一项或多项：附录、参考文献、引用作品、参考资料、尾注、词汇表、符号列表或索引。这些元素用于引用来源、对罕见词语进行定义，并为读者提供主题列表及其在文档中的位置。并非所有读者都会阅读所有内容，但它们仍然是需要包含的重要部分。附录是为想要了解更多信息的读者准备的。您可以根据具体情况决定在文档中添加更多内容或更少内容。
附录如何增强文档
- 引导读者找到他们需要的信息
- 扩展文档中的信息
- 引导读者阅读有关该主题的其他文档
附录用于提供有关未包含在论文正文中的特定主题的更详细的信息。附录用于向读者提供不需要出现在文档正文中的额外信息。这不是必要信息，但对于某些读者来说，根据他们的专业或阅读报告的背景，他们可能会发现它很有趣或有用。在文档正文中将有一个引用，引导有兴趣的读者阅读补充信息。附录也可以成为以更直接的方式找到参考材料的简单方法。在文档的末尾列出了与正文中的引用相对应的一系列标题。附录的另一个用途有时会伴随论文中出现的图表。此外，附录可能包含用于推导出文档正文中给出的导数的计算。
附录应在文档中单独列出一个部分，并在顶部标记为“附录”。每个附录应包含在目录中。如果有多个附录，则应以与它们在论文正文中出现的顺序相对应的方式进行排列。每个新附录应从新的一页开始。附录还应以显示顺序的方式进行标记。例如，它们可以标记为：附录 A、附录 B、附录 C 或附录 I、附录 II、附录 III，阿拉伯数字也是可以接受的。这样，在查找信息时，应该可以轻松地从论文正文导航到附录，反之亦然。
附录中可以找到内容的示例
- 计算
- 数据分析
- 图表
- 图形
- 照片
- 地图
- 调查
- 个人反思
- 访谈
这些元素用于引用用于撰写文档的信息。始终引用信息的主要来源非常重要。书籍、杂志文章、作者网页和其他印刷材料最常用于收集信息。参考资料、尾注和参考文献放在文档的最后。
参考文献用于引用文档中使用的来源。它们出现在任何文档的末尾。文档中使用的任何参考资料都应在参考文献中记录。它们以列表的形式编写，有些是编号的，而有些则是按字母顺序排列的。这使读者可以查找有关该主题的更多信息，并表明所使用信息是可信的。所有类型的作品都可以出现在参考文献中，包括：网站、书籍、文章、杂志、报纸、演讲、访谈、视频、博客等等。
创建参考文献时可以使用许多不同的格式。科学文档中最常用的风格之一是 APA，它将在本页的后面讨论。但是，所有文档风格都要求一些相同的信息。参考文献引用应包括
- 作者
- 标题
- 出版商
- 出版日期
引用可以轻松地使用 Microsoft Word 和许多其他文字处理器中包含的参考工具插入到文档中。此工具允许您将有关来源的信息插入简单的表单并插入参考文献。该工具将根据用户选择的样式自动格式化信息。
尾注必须在文档和尾注引用中按数字列出。即使您之前在文档中列出了相同的引用，每个尾注也应该有一个新的数字。尾注数字必须是上标的。在文本中，在引用的引文或参考资料后立即添加一个上标数字，中间没有空格。尾注必须添加到文档末尾的单独的尾注或注释页面上，位于引文作品或参考文献页面之前。以下是一个包含尾注和尾注引用的文本示例
禁忌的许多方面：世界图书百科全书将禁忌定义为“法律或文化禁止的行为、物体、人或地方”。1 一本关于神秘学方面的百科全书指出，禁忌存在于许多其他文化中，包括古代埃及人、犹太人和其他民族。2 玛丽·道格拉斯分析了各种文化中禁忌的许多方面和解释。她指出，“禁忌”这个词源于波利尼西亚语，意思是宗教限制。3 她发现“禁忌源于社会边界，并支持社会结构”。4 关于马戏团中的畸形表演，罗森伯格观察到，那些拥有不寻常特征并愿意公开展示这些怪异特征给旁观者的人，通过跨越“社会接受与排斥之间的最终界限”而成为“现代禁忌破坏者”。5 在传统的英国东非，在青春期到结婚之间，年轻的阿肯巴女孩必须与自己的父亲保持回避关系。6 从现代社会看待禁忌，马文·哈里斯给出了一个有趣的例子，说明了文化唯物主义在印度不吃牛肉禁忌中的应用。7
1 Alan Dundes，“禁忌”，世界图书百科全书。2000 年版。2 “禁忌”，Occultopedia：神秘学和知识百科全书，网站由 Marcus V. Gay 创建和设计，2005 年 1 月 18 日 <http://www.occultopedia.com/ t/taboo.htm>。3 玛丽·道格拉斯，“禁忌”，人、神话与魔法，理查德·卡文迪什 编，新版，21 卷（纽约：卡文迪什，1994 年）2546。4 道格拉斯 2549。5 Kelly Rothenberg，“纹身的人在现代社会中的禁忌形象”，1996 年，BME/Psyber City，2005 年 1 月 18 日 <http://bme.freeq.com/tatoo/tattab.html>。6 西格蒙德·弗洛伊德，《图腾与禁忌》（纽约：兰登书屋，1918 年）17。7 马文·哈里斯，“印度神圣牛的文化生态学”，《当代人类学》1992 年，7：51-66，引自麦克格拉斯，“生态人类学”，人类学理论：学生为学生准备的指南，2001 年 10 月 19 日，阿拉巴马大学，2005 年 1 月 18 日 <http://www.as.ua.edu/ant/Faculty/Murphy/ecologic.htm>。
参考资料应出现在论文的末尾。它提供了读者定位和检索论文正文中引用的任何来源所需的信息。论文中引用的每个来源都必须出现在您的参考资料中；同样，参考资料中的每个条目都必须在您的文本中引用。
参考文献应从正文内容的下一页开始；在页面的顶部居中位置标注“参考文献”（标题不要加粗、下划线或引号）。
APA 格式的基本规则
• 参考文献列表中每个条目第一行之后的行都应该从左边缘缩进半个英寸。这被称为悬挂缩进。
• 作者姓名倒置（姓氏在前）；如果一篇作品有三个到七个作者，请列出所有作者的姓氏和首字母。如果作品有超过七个作者，列出前六个作者，然后在第六个作者姓名后使用省略号。在省略号之后，列出作品的最后一位作者的姓名。
• 参考文献列表条目应按每个作品的第一作者的姓氏字母顺序排列。
• 如果你有多篇来自同一作者的文章，单作者参考文献或多个作者参考文献（作者完全相同且顺序完全相同）应按出版年份排列，从最早的开始。
• 当引用任何非期刊作品时，例如书籍、文章或网页，只需将标题和副标题的第一个词的第一个字母、冒号或破折号之后的第一个词的第一个字母以及专有名词的首字母大写。不要将连字符复合词中的第二个词的首字母大写。
• 将期刊标题中的所有主要词语大写。
• 将较长作品的标题（例如书籍和期刊）斜体化。
• 不要斜体化、下划线或将较短作品（例如期刊文章或文集中的论文）的标题放在引号中。
在写作中，尤其是专业文件，你将使用读者不熟悉的词语。如果你的文本中出现了一个不熟悉的词语，并且使用的次数很少，你可以在使用该词语旁边直接描述其含义。当你在整篇文本中使用不熟悉的词语时，你必须在术语表中添加一个定义，因为在整篇文本中不断重复说明定义会非常繁琐。在专业领域，例如科学领域，你的读者可能无法理解那些专业术语的定义。使用术语表可以让你提供一个定义，读者可以轻松地找到它，如果他们需要的话。
类似于不熟悉的词语，专业写作中也会使用不熟悉的符号。如果这些符号在整个文档中都有使用，则应该在文档的末尾添加一个符号列表。在创建符号列表时，应该易于浏览。一些促进易于浏览的方法是按字母顺序排列符号。此外，你应该将符号列表创建为两列，左侧为符号，右侧为对应的字母以及符号的定义或含义。
索引是一种有用的沟通技巧，当你的写作内容太长，以至于你的读者无法快速浏览时，就可以使用。索引为你的读者提供了一条快速路径，可以轻松地访问某些词语或短语。在为专业文档创建索引时，确定你的读者想要查找的类型信息。这可能还需要你查找相同含义的词语。这项工作与在线搜索查询类似。这些搜索查询为许多可搜索的词语提供结果。例如，如果来自不同背景的两个人都在索引中查找答案，你必须考虑到这些人可能在查找不同的词语。索引需要考虑其读者和他们可能在查找的词语选择。
桌面出版软件也可以帮助你创建索引，方法是制作一个你出版物中使用的词语的字母顺序列表。从这些列表中，你可以看到常用的词语，并提供你的读者可能在搜索的其他词语的替代方案。