文档组织

在专业的商业或职业文档中，组织对作者和读者都至关重要。每个文档都有普遍接受的特定组织标准。编写文档时请务必遵循公认的版式。

有不同的风格可以用来适应特定的情况。以下是可能的技巧

分类

在工作中，你可能需要写一些特定的事实。为了组织这些事实，你可以使用一种叫做分类的策略。在分类中，你将材料排列成相关的项目组，这些项目组满足以下标准

每个项目都在一个组或另一个组中，每个项目都符合。
每个项目只有一个位置。如果有两个位置，信息就会变得冗余。如果它属于两个位置而只放在一个位置，信息就很难找到。这两种情况都不理想。
这些分组应该便于读者浏览。应该将一起使用的项目分组在一起。

正式分类

在正式分类中，根据分类原则对项目进行分组——也就是说，根据每个项目都具有的某些可观察到的特征进行分组。通常，会有多个分类原则可供选择。要在这些潜在的分类原则中进行选择，必须考虑受众使用信息的方式。在分类中，大型群体可以组织成子群体。正式分类有两个主要准则

选择适合你的读者和目的的分类原则。
只使用一个分类原则。

非正式分类

然而，非正式分类可以帮助你创建以读者为中心的沟通，当你需要组织大量项目的相关信息时。你会发现根据正式分类所必需的客观特征类型对它们进行分类是不可能或不可取的。

例如，卡尔文需要组织他的分析，这是他的雇主要求的对重型设备行业三个行业期刊的广告进行分析。卡尔文可以通过根据客观特征（例如，它们的大小或使用的字数）对广告进行分组来创建正式分类。相反，他根据广告所使用的广告诉求类型对它们进行了分类。“广告诉求类型”不是一个客观特征。定义广告的诉求需要主观的解释和判断。卡尔文使用这种非正式分类，因为它最符合他的读者的目标，即规划他将在今年晚些时候开始在三个期刊上刊登广告时使用的广告策略。

与正式分类一样，非正式分类使你能够以实现以下目标的方式组织沟通

每个项目只有一个位置
这些分组对你的读者有用

比较

在商业中，你将定期进行比较。通常出于以下原因之一

帮助读者做出决定工作场所是一个充满选择的领域。人们不断地在行动方案、竞争产品和替代策略中做出选择。为了帮助他们做出选择，员工经常以书面形式比较这些选项。

帮助读者理解研究结果许多工作场所研究集中在两个或多个项目或群体之间的差异和相似之处，例如：人、动物、气候等等。为了解释这类研究的结果，研究人员将他们的结果组织成比较。

有两种组织比较的模式，分别是分隔和交替。这两种模式都包含相同的内容，但以不同的方式排列。考虑你的读者将如何使用你的信息来选择交替模式或分隔模式。由于交替模式是围绕标准组织的，因此当读者希望在备选方案之间进行逐点比较时，它是理想的选择。分隔模式非常适合读者希望在一个地方阅读每个备选方案的所有信息的情况。通常，当每个备选方案的总体性质和细节都可以在很短的篇幅中描述时，就会出现这种情况。无论你选择交替模式还是分隔模式，你通常可以通过结合两种类型的初步信息来帮助你的读者

标准说明。此信息使读者从一开始就知道比较的相关要点是什么。

备选方案概述。此信息在读者专注于提供的详细信息之前，让他们对每个备选方案的概貌有一个大致的了解。