有效的表格

为什么使用表格？

表格是通过视觉方式展示数据的有效方法，使读者易于理解。表格用于报告在文本中难以描述的数据，并揭示数据中的趋势和模式。此外，在许多情况下，包含表格比试图通过文本解释更有益。如果读者可以浏览表格，而不是阅读冗长的段落，他们更有可能获取所有信息。商务写作中不需要太多文字。在许多情况下，信息可以分解成易于阅读的表格，这将有效地利用您的受众的时间和注意力。在表格或图表中添加颜色是使您的设计更具吸引力的绝佳方式。

在商业环境中，您将需要编写有关数据的通信，例如您执行的测试结果、您计算的成本或您收集的生产数据。在这些情况下，许多人发现从制作将在其通信中包含的表格开始其写作过程是有帮助和有益的。然后他们可以开始解释数据，并记下数据对受众的意义和重要性。表格也是一个很好的比较工具，可以帮助说明为什么您的公司可能比竞争公司或团体更好。

表格或图表？

选择正确的媒介来准确地显示您的数据非常重要。当表格用于查找单个值、比较单个值以及必须精确显示数据时，表格效果最佳。图表更适合以形状的形式显示关系或趋势。另一个很好的指导原则是，相关数据始终包含关系，例如比较、分布或偏差。[www.analyticspress.com, 设计有效的表格和图表]

有效的表格中包含什么

一般指南

实验通常涉及大量数据，因此选择相关数据来呈现在您的表格中。将文档中的表格数量限制为传达给读者趋势或模式的表格。以下是一些需要遵循的更多指南

创建表格以便在不参考文本的情况下就能理解。

避免在表格中间断页，也不要在表格周围环绕文本。

如果表格已发布，请确认来源，并在必要时获取版权许可。

在单独的页面上显示每个表格[旧金山编辑，制定有效的表格和图表步骤]

表格中不要使用超过六行或六列，因为数据会很拥挤，难以理解。

使用无衬线字体，如 Arial、Verdana、Helvetica 或 Univers，使数字更容易阅读。

使用空白分隔行和列，以提高可读性并增强视觉效果。

包含简明扼要的标题，快速概括表格的目的。

正确对齐数据。单词和标签应居中对齐或左对齐，数字应右对齐。

[De Rossi，如何创建有效的表格]

表格编号

对表格进行编号可以帮助您的读者浏览您提到的数字。这将使您的文档井然有序且易于理解。

如果您在文档中有多个表格，您应该对表格进行编号。这将使您的受众能够轻松地在您的文档中浏览，不会有任何混淆。

示例：表格 1：在此处包含表格的简要说明。如果您从其他地方获取表格并在您的文档中使用，请确保引用来源。

标题

标题可以帮助区分您的表格和其他图表。标题至关重要，因为它让读者了解表格的内容。

每个表格都应该有精确而具体的标题。

标题应清晰显示且易于阅读。

可以使用副标题显示更多信息。

单位

包含单位至关重要，因为这会告诉您的读者关于特定测量的信息。单位可以帮助使您的表格更具说服力。

确保包含单位，无论是在标题中还是在每个数字/测量值之后。

使用相关单位，使表格易于阅读。如果您要测量不同昆虫标本样本的质量，请使用毫克而不是千克。

如有必要，请包含不确定度或精度。在标题中，在变量名称之后，将单位和不确定度放在括号中。例如，质量（+/- 0.01 克）。

使用不同的单位会改变表格的有效性，并可能使表格显得有利于您。

行和列标题

使用精确的标题。

按最合理的顺序排列标题，以便读者最容易理解。

颜色

表格的设计可以帮助增强读者对正在比较的信息的理解。颜色是区分信息的一种方式。表格的格式应该一致。这使您的表格看起来更专业、更有条理。

在表格中也要保持文档的配色方案。整个文档应在视觉上具有吸引力。
避免使用难以阅读的颜色。这会让读者感到疲劳。
最多选择三种颜色。颜色过多会让读者感到困惑。
如果颜色代表特定的数据集，请包含一个图例。这有助于读者区分您的信息。

数据

无用实验数据的表格无关紧要。相反，应包括读者感兴趣的结论和结果表格。

尽可能地四舍五入数字。读者不会关心电压是否为 4.8993612 V，因此只需写成 4.90 V。

将表格中的数据居中对齐。

避免歪曲数据。在插入表格时，务必始终对数据保持诚实。例如，假设您想向董事会展示您的股票价值已上涨，但实际上只上涨了五美分。通过将图表或表格的轴设置为一美分的刻度，并且只有 10 个数据点，很容易歪曲这些数据。这样看起来股票价格大幅上涨，但实际上并非如此。永远不要这样做。您会被视为不诚实和狡猾，并失去客户、同事和老板的信任。

脚注

可以使用脚注引用数据来源。

将所有脚注放在表格下方。

使用字母标记脚注，以避免读者将其与数据混淆。[1]

来源

在使用非您自己的数据时，请确保包含来源。如果您未在表格中包含来源，这可能会导致法律问题。剽窃他人的作品用于您的文档可能会导致您的企业面临法律挑战。来源非常重要，需要包含在内。

除非是您自己的数据，否则请识别数据来源。

在使用多个来源时，请确保在直接引用之后命名来源。

如何在 Microsoft Excel 中创建表格

Excel 是在报告中以表格形式显示数据的有效方法。以下是创建 Excel 表格所需的步骤：1. 在 Excel 中输入您的数据，包括正确的行和表格标签，并在标签中包含单位。

此链接会将您带到一个页面，该页面显示如何在 Excel 中创建表格。 http://www.java2s.com/Tutorial/Microsoft-Office-Excel-2007/0080__Table/CreateaTable.htm

如何制作以读者为中心的表格的技巧

使用额外的空间或绘制线条来帮助组织表格，使读者的目光能够高效轻松地扫过数据。

使用粗体标题、颜色和高亮显示，突出显示最重要的信息。

对行和列标题进行排序，以便将标题组织到常见的组中，以便更容易找到想要的信息。

避免信息过多，不要让您的表格太大或过于复杂。只包含必要的信息，如果表格太大，请考虑将其分成两个或多个单独的表格。

在表格周围提供边框，以将表格与文档区分开来。

关于表格的其他注意事项

如果您的文档超过十五页，您应该准备一个表格和图表列表，以包含在您的文档中。它类似于目录，但适用于表格和图表。这使读者可以轻松地在较长的文档中找到特定的表格或图表。