专业和技术写作/常见问题解答
在创建商业文件/提案时，如何抓住读者的注意力并说服他们您所写的内容对他们有利？
- 在解释主题时要非常直接和清晰
- 避免含糊不清、无描述性的句子
- 直截了当，首先说明您的主题
- 然后表达他们正在阅读的内容对他们作为读者有很多益处（说明益处）
- 务必站在读者的角度写作。假装你是读者，你想在提案中看到什么？
请记住，作家在展示他们的提案/文件时犯的最大错误是假设读者理解您所呈现的信息的价值。（Paul V. Anderson，《技术传播：读者中心的方法》。为了避免这种错误，请设身处地地为读者着想，并确保您解释了主题的价值，并且所有关键要点都得到了满足。
在创建提案时，如何判断您是否已包含所有必要的信息来推销您的产品？
在 Paul V. Anderson 的《技术传播：读者中心的方法》一书中，他们列出了提案中要包含的关键要点。以下关键要点可以决定您的提案的销售效果。
- 有一个引言
- 介绍问题
- 预测目标
- 提出解决方案
- 提出方法
- 确定所有所需资源
- 创建截止日期时间表
- 分享您的资格
- 展示您拥有管理技能
- 解释所有相关成本
- 表明您的想法或计划可以盈利
在撰写商业信函时，应该使用更多正面词语还是负面词语？
- 通常，人们对正面措辞的反应要好于负面措辞。语言具有强大的力量，它们的表达方式会影响读者对信函的反应。正面措辞可以劝说读者接受信函想要传达的信息。相反，负面词语会造成障碍，并对商业信函中的关键要点产生抵触。正面 vs. 负面写作的影响也可以在其他类型的商务写作中看到。在撰写信函以促进目标完成时，以正面方式写作是一个不错的经验法则。
如果必须在商务信函中加入负面词语怎么办？
- 普渡大学的猫头鹰说：当您需要呈现负面信息时，可以通过将正面画面叠加在负面画面上，来减轻其影响。
普渡大学的猫头鹰强调以下内容，以帮助合并负面信息。
- 强调某事是什么，而不是它不是什么。
- 强调公司或产品可以做什么，而不是它不能做什么。
- 以行动词开头，而不是道歉或解释。
- 避免使用传递不愉快事实的词语。
- 将负面转化为正面。
在撰写商务文件、备忘录或提案时，如何判断您使用的词语是否过于描述？
- 您绝对不应该包含的第一件事是短语。例如，“为了”，而您只需要说“为了”。如果您正在撰写英语论文，您会说“为了”，但在专业的商务文件中，这个短语是冗长且不必要的。使用“为了”更直接。
- 其次，以“-ly”结尾的词语是多余的，会使文档非常冗长。这同样不是直截了当。
- 另一个关键点是不要使用“非常”、“很”或“真的”。这些词语是多余的，不需要包含在文档中。
- 最后，过于描述可能适得其反。在商业世界中，节奏很快。员工、客户等没有时间阅读冗长的文档。少即是多，在撰写商务文件、备忘录或提案时，直奔关键要点是成功的关键。让读者想要阅读您的文档，永远不会觉得浪费时间。
技术写作与学术写作有何区别？
技术写作简短、简洁、直奔主题。学术写作冗长，使用严格的语法技巧。在商业中，只要意思通顺，就可以容忍不正确的语法。例如，在商业中，用介词结尾的句子是可以接受的。在商业写作中，文档越短（只要包含正确的信息），就越好。此外，在商业中，可以使用更多图表、图形和图片，使文档更容易阅读和更快阅读，这使得文档更有效。
技术写作适合哪些场景？
- 简历
- 备忘录
- 说明
- 商务提案
- 营销计划
- 大纲
- 求职信
- 电子邮件
- 可行性研究
在撰写备忘录时，应该如何格式化？应该包含多少页？应该包含哪些关键要点？
- 备忘录始终应该放在模板中，以确保顺序。
- 通常，在撰写备忘录时，您只需要一页，这使得只能呈现关键要点。但有时您可能会被要求撰写更长的备忘录，这也没问题，只要所有内容都与您的项目相关且重要即可。
- 通常，关键要点包括日期、时间、截止日期或您正在处理的工作概述。
- 务必包含一个具体、信息丰富的主题行，以便读者知道备忘录的内容。
- 备忘录可以用作法律文件，可能会给您带来麻烦，因此请确保您陈述的是事实并包含日期，以避免日后造成损失。
- 为了确保井井有条，备忘录中经常使用标题。
在修订文档时，如何判断哪些更改是最重要的？
在《技术传播》教科书中，他们谈论让您的文档具备
- 准确性
- 一致性
- 符合性
- 吸引力
在开始修改之前，重要的是将机械性修改推迟到最终修改阶段。记住，在编写文档时，最好保持重点。这样可以避免可能出现的机械错误。最后，如果你想对你的文档进行改进，请遵循以下来自《技术写作》教科书中提到的建议：
- 添加被忽略的必要信息
- 纠正拼写错误
- 修复明显的语法错误
- 解决主要的组织问题
- 补充缺失的主题句
- 修改句子结构混乱但仍然可以理解的句子
- 纠正不太明显的语法错误
组织
[edit | edit source]在撰写商业信函之前，如何组织你的信息？
根据《技术写作》的说明，作者应该首先
- 分类
- 描述目标
- 解释流程
- 展示竞争对手
- 因果关系
- 问题和解决方案
- 多种解决方案的组合
这有助于加强沟通，并让你的读者能够识别出你关注的主要内容，无论是一份备忘录、提案、商业信函还是其他文档。此外，在组织信息时，请记住，你的所有信息都有其归属，而且信息只应该有一个归属，且仅此一个（《技术写作》）。可以使用标题和副标题来创建不同的信息部分。如果你事先有组织，这也会使编写文档更容易。在你的写作中反复重复会分散读者注意力，并让读者失去兴趣。因此，对所有信息进行分类非常重要。这可以确保你的备忘录、提案、商业信函、可行性研究或其他商业文档中的关键要点能得到积极的结果。
可行性研究
[edit | edit source]可行性研究的重要性是什么？
- 《技术写作》教科书将可行性研究定义为对采取某项行动的实用性和可取性的评估。
- 可行性研究旨在帮助未来的投资者决定投资哪项行动或产品。
结构良好的可行性研究是你向他人展示时重要的框架。它提供了一种有效的展示信息的方式。《技术写作》的作者 Paul V. Anderson 在书中提供了可行性研究的框架，可以帮助我们高效地创建可行性研究。
可行性报告的结构是什么？
- 引言
- 标准
- 方法
- 替代方案概述
- 评估
- 结论
- 建议
准备可行性报告的重要技巧是什么？
- 不要偷工减料，这将吸引投资者。
- 阅读可行性报告的示例，以便更好地了解预期内容。
- 询问潜在投资者或拨款机构需要哪些信息才能做出决策，并在你的可行性研究中包含这些信息。
- 对你的预测要现实，因为投资者可能会对夸大的财务预测持谨慎态度。
- 做好功课。不要编造数字，因为你的投资者可能会自行进行调查，如果数字不一致，他们会质疑你的业务管理能力。
- 做好准备，为你的投资者提供你正在准备的内容的示例，视觉辅助工具将帮助他们清楚地看到你的愿景。
文字处理软件
[edit | edit source]经验法则
- 使用 1 英寸边距格式化文档，以获得专业的外观和感觉。如果要装订文档的左侧，请将 **左侧** 边距更改为 1.25 英寸。
- 不要在段落、图形等之间留下多余的空间。
- 使用页眉和页脚工具来组织文档的信息。如果文档被分开，可以轻松地重新组织。
- 对于所有报告，使用目录将信息轻松地组织成各个部分，帮助读者找到必要的信息。
- 主体文本的字体大小不要大于 12 点，避免小于 10 点。
- 单倍行距以获得专业外观（只有在教授或企业的要求下才双倍行距）。