专业和技术写作/请求信
一封正式信函，请求专业商务关系中另一方提供服务和/或商品。
在撰写请求信时要牢记的事项
- 了解你正在写信的受众。
- 保持简洁，但不要过于简洁，以至于你的收件人需要尝试推断你所要求的内容，超出明示的内容。
- 了解你写信的目的。
始终通过你的收件人首选的传输方式发送。
在你开始写信之前，选择发送电子邮件、信函或备忘录很重要。根据你的公司，某些媒介可能比其他媒介更合适。例如，电子邮件可能用于日常更新和沟通，备忘录可能指示政策变更，而信函可能通常由主管使用。
此外，牢记每种媒介的效率也很重要。
电子邮件是最快的沟通方式。电子邮件不需要纸张、邮票或信封，在商务环境中可能相对成本效益高；但是，电子邮件往往不太私人，如果写得不好，可能会传达错误的信息。
信函和备忘录是更私人的沟通方式。邮寄来的东西往往显得更重要和真实；但是，信函和备忘录的交换时间比电子邮件长得多。信函和备忘录还需要纸张、邮票和信封，这些都需要时间整理，并且可能对公司来说很昂贵。
了解你的受众在写信中起着重要的作用。
一定要牢记
- 你的受众是谁？
- 他们已经知道什么？
- 他们阅读你的信函或备忘录的目的是什么？
- 他们对你的信息接受程度如何？
其他可能需要牢记的事情是
- 你与你的受众关系良好吗？
- 他们通常接受或拒绝你的解释和建议吗？
- 你的受众对你的主题和目的持积极态度还是消极态度？
考虑所有这些因素将有助于你确定如何写信。（我们是否想扩展本节？更多细节？）
在决定在你的信函中采用哪种写作风格时，这往往很重要。
直接沟通风格通常是首选。直接风格一开始直奔主题，接着是解释或澄清，最后礼貌地结束。直接沟通通常用于紧急情况。
间接沟通在预期到负面反应或信息不紧急时很有用。间接风格通常以优雅的方式开头，提供背景信息或合理的论据，并以礼貌的方式结束。这种沟通风格通常是国际受众所偏好的。（326）
约翰·多伊
1234 Fawn St. <---------- 你的地址
Bucktown, OH 23456
XYZ 公司
1 Big Business Dr. <---------- 收件人地址
纽约，NY 12121
2000 年 3 月 15 日 <---------- 始终写下你写信和发送信函的日期。
尊敬的大老板
- 称呼始终旨在尽可能接近最终读者。
我写信询问从贵公司获取低过敏性墙纸事宜，我想知道是否可以在非常及时的时间内获得这种墙纸。我知道你们有很多不同的墙纸型号，我很乐意收到这些型号的信息，以便我可以对你们的产品做出明智的决定。
- 信函的开头应该直奔主题，你所请求的人想了解你写信的原因，否则他们会很快停止阅读。
我最近对家中的许多环境因素产生了过敏，因此我迫切需要你们这样的产品。
- 有时，一些补充信息对于证明你为什么要在你的请求时间范围内获得你所要求的材料以及为你的请求增加合法性是必要的。
如果您有任何其他问题，请拨打 (321) 987 - 6543 或通过电子邮件 [email protected] 与我联系。
- 在你的请求信的末尾始终留有联系方式。虽然你之前提供了你的地址，但不要假设他们想查看顶部找到它。为了方便起见，在此处再次重印。
此致
约翰·多伊
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