专业和技术写作/演讲
口头演讲的制作采用了一些与书面交流相同的技巧；然而，由于口头演讲是另一种形式的交流，因此也有一些不同的技巧。为了准确地完成你想要呈现的内容，重要的是通过关注四个不同的方面来分析情况。
•思考你的听众和你的沟通目标 - 了解你的听众是谁，以及你希望你的演讲如何影响他们。例如，问问自己，你真正想告诉你的听众什么，以及他们真正想从你那里听到什么。
•思考你的听众的期望 - 了解你的听众对演讲的期望。例如，问问自己，“我的听众为什么要听我演讲？”
•了解你的演讲时间限制 - 听众喜欢知道演讲需要多长时间。无论何时演讲，都要带上你的手表或闹钟。
•评估你演讲的环境 -
- 你的听众规模： 对于较小的听众，你可以使用较小的图形，以不太正式的方式进行演讲，并且可以预期会有问题打断你。
- 你的听众的座位安排： 考虑座位情况，以及你的听众是否能够移动座椅以更好地观看视觉效果。
- 可用的设备类型： 设备的可用性决定了你能够使用哪种类型的图形。如果没有投影仪，你就无法使用 PowerPoint 或幻灯片。
使用图形的演讲者被认为
- 准备更充分
- 更专业
- 更容易理解
- 更有说服力
- 更可信
- 更有趣
为了充分利用演讲的口头和视觉维度相结合的传播力量，你必须将它们完全整合在一起。首先选择你将使用的口头表达类型和视觉媒介。然后计划如何将你的语言和图像交织在一起。
通常在工作中，人们一般使用三种形式的口头表达：脚本演讲、提纲演讲或即兴演讲。有时，情况或听众的概况会决定你将进行哪种类型的演讲。而在其他时候，你将可以自由选择。
脚本： 脚本演讲是逐字稿的演讲。演讲者计划说的话都写出来了。它可以被朗读或背诵。如果演讲者很紧张或需要向听众传达很多具体或复杂的重要信息，这种方式可以为演讲者提供安全感。它也有助于控制时间。拥有一个脚本演讲可以确保演讲者会谈到每个关键点，但要小心，因为这会使演讲僵硬，难以自然地进行。
提纲： 提纲演讲就是提纲演讲，演讲者会根据提纲来突出主要要点。提纲可以帮助演讲者记住要触及某些主题，并且可以提供更大的灵活性来“调整”演讲，以适应听众的反应。对于这种类型的演讲，演讲者应该对主题内容很了解。有些人可能会在措辞提纲演讲时遇到困难，或者变得结结巴巴。如果没有写下关键信息，演讲者可能会忘记充分阐述对演讲成功至关重要的关键点。这种类型的演讲非常适合在你熟悉的主题上进行演讲。
即兴： 即兴演讲是在很少或没有准备的情况下进行的演讲。演讲者应该非常了解主题内容。信息传递给听众时缺乏组织是很常见的。即兴演讲通常用于简短的非正式会议，听众可以打断并提出问题，以帮助引导演讲，并从演讲者那里获取他们需要的信息。虽然，取决于听众的互动程度，如果没有恰当的问题帮助，演讲者可能会完全错过演讲的主题。
在计划你的演讲时，请记住，为了使其有效，它需要尽可能地针对特定的听众进行调整。如果你的听众无法理解你想要表达的意思，你将发现更难传递你的信息。这意味着你应该弄清楚你的听众是谁，这样你才能相应地格式化你的演讲。确定你的听众最简单的方法是关注他们的特点。
注意你的听众的
• 年龄
• 知识水平
• 性别
• 职业
• 种族和文化
• 价值观和道德观
• 目标
但请记住，你的听众是个人不是刻板印象。
如果你对你的听众不太了解，那就做研究吧！研究你的听众只会对你有所帮助，你了解的越多，你准备的越充分。如果你要向另一种文化或非英语流利的听众进行演讲，那么做研究就更加重要了。不同的文化有不同的演讲方式。例如，在中国文化中，所有的观点都是间接表达的，演讲不会给听众提供一个关于演讲内容的概述。你会发现，相反，演讲的开头部分会对一个具体的现实进行观察，然后讲述一个故事。
→需要研究的重要方面包括
开场格式、组织风格、直接性、语气、眼神接触、手势和视觉效果
任何演讲都可以遵循的基本指南
• 避免使用俚语（必须始终牢记代沟）
• 使用图形突出显示关键点（图片可以帮助消除混乱或语言障碍）
• 使用完整的句子，而不是短语（短语会让你听起来不聪明或懒惰）
• 避免使用手势（在一种文化中友好的手势，在另一种文化中可能被认为是粗鲁或冒犯的）
• 避免使用行话（行业特有的语言或术语）
• 决不歧视（包括年龄、性别、种族、民族等）
• 保持良好的眼神接触（与整个听众保持眼神接触，而不仅仅是少数人）
• 大声说话（你希望在听众面前表现出自信和知识渊博）
你将如何开始你的开场白？
[edit | edit source]你会以引言、统计数据、个人故事、笑话或概述开始你的演讲吗？
开场：在过渡到介绍之前，有很多方法可以开始演讲，从引言、统计数据、个人故事开始，甚至以幽默开头都是不错的选择；但前提是它们必须使用得当。所以要小心，因为幽默只有在讲对了的时候才有趣，如果使用不当，幽默可能会弊大于利。如果你以幽默开头，一定要避免所有涉及性、宗教和种族的话题。至于用统计数据、引言开头或分享个人故事，选择哪一个并不重要，重要的是要意识到它们必须与演讲的中心思想直接相关。
概述：无论你选择哪种开头，都应该在开头之后进行概述，或者可以直接用概述作为开头。正式演讲通常以概述作为开头。如果你不确定你的听众会如何反应你的笑话或惊人的统计数据，那么用概述作为开头将是最好的选择。你的介绍概述应该包括以下内容：简要介绍你的主题，解释主题与你的听众的相关性，预测你的演讲结构，以及可能需要的一些背景信息。
演讲主体应该包含什么，不应该包含什么
[edit | edit source]你的演讲主体应该通过使用要点、分点和支持你的分点来帮助你清晰地阐述和发展你的主要目标。尝试将你的要点和分点都限制在三到四个点，这同样适用于你的支持点。根据你听众的需要和兴趣的相关性选择你的要点。为你的要点制定一个逻辑结构，尽可能缩短单词和短语，并注意你的措辞听起来如何，不仅仅是看起来如何。在写作时要牢记你的听众，如果有必要，通过引用证据和提供例子来进行有力的论证。不要执着于使用某些特定的单词而忽略了演讲的主要目标。此外，要重复使用；这会为你的演讲增添节奏，并有助于你的听众记住这些单词。
乔治·奥威尔总结了如何写好
• 绝不要用长词代替短词
• 如果可以省略某个词，就一定要省略
• 绝不要使用被动语态，只要可以使用主动语态
• 绝不要使用外语短语、科学术语或行话，只要你能想到日常英语的等价词
• 宁可违反这些规则，也不要说任何野蛮的话（意思是：未开化的、原始的或缺乏教养的）
别忘了你的结论！
[edit | edit source]最后呈现的内容往往是听众最容易记住的。用简短的总结重新陈述你的要点。你可以使用其中一种技术来打开演讲，比如统计数据、事实或个人故事，来创造持久的印象，但请记住，这样做只有在它能够直接相关的情况下才有效。如果可能的话，总结你的听众可以采取的下一步行动，最后一定要感谢你的听众。
演讲提纲示例
[edit | edit source]什么时候应该提问？
[edit | edit source]传统上，演讲者在演讲结束后，感谢听众后会要求提问。但并非总是如此。演讲者可以通过在要点之间停顿并询问听众，来引导听众在演讲过程中提问。或者，演讲者可以礼貌地要求听众将所有问题留到最后。如果演讲者没有要求听众将所有问题留到最后，那么他/她应该为被打断做好准备，并相应地进行排练。
回答问题的技巧
• 要让每个人都听到问题，如果你是在一个大房间里，就重复一遍问题，然后跟进你的回应，以便每个听众都知道。
• 如果你不知道问题的答案，那就简单地说出来，不要撒谎，并解释任何你所知道的相关信息。
• 如果听众问了一个与你的主题不符的问题，要保持良好的关系。礼貌而尊重地承认不同的想法。
• 如果听众打断你的演讲并提出问题，回答问题，然后回到你离开的地方。
你会使用哪些视觉辅助工具？
[edit | edit source]为了帮助你的听众集中注意力并记住你的主要观点，你应该以口头和视觉的形式呈现它们。视觉辅助工具可以帮助你的听众更好地理解你在说什么，并强化你正在表达的观点。在你决定使用哪种类型的视觉辅助工具之前，你需要弄清楚你的演讲地点，哪些技术可用，以及你的听众。弄清楚房间的布局和座位安排，如果你可以调整座位安排（如果有必要），以及你的听众人数。这些因素都会影响你选择使用哪些视觉辅助工具。
四种最常见的视觉辅助工具
• PowerPoint – 一种可以包含声音、视频片段、照片、图表、表格和图形的视觉辅助工具。
优点: 有利于大型听众，可以及时修改幻灯片，并为观看者创造一个丰富多彩、吸引人的设计。
缺点: 它必须在昏暗的房间里展示，这使得听众难以做笔记。根据座位、屏幕大小和房间布局，并非每个人都能看到。需要投影仪和电脑/笔记本电脑，这可能很昂贵，租用也很困难。此外，许多人制作了“糟糕的 PowerPoint 演示文稿”。在演示之前，一定要研究一下什么是正确的 PowerPoint 礼仪。
• 投影幻灯片 – 幻灯片可以写上，并可以通过投影仪观察。
优点: 允许你与听众保持眼神交流，能够在对着人群说话的同时写字，而且很容易制作。此外，做笔记也很容易。
缺点: 投影幻灯片没有运动或声音，看起来很平淡，而且必须在昏暗的房间里展示。在一个大而深的房间里，从房间后面可能会有可见性问题。投影仪已经过时，而且含有灯泡，灯泡可能会烧坏。
• 黑板/白板 – 可以用粉笔或白板笔在上面写字的板子。
优点: 不需要准备，非常灵活，可以用来记录听众的反应，非常适合讨论。快速、简单、易于使用。没有学习曲线。
缺点: 在黑板/白板上写字可能会延迟演示，并可能使你对着黑板而不是听众说话。不适合大型群体展示，而且糟糕的拼写和字迹可能会成为问题。没有声音/运动可用。
• 讲义 – 包含听众可以使用的主要观点和信息的材料。
优点: 有利于大型和小型听众，并帮助听众做笔记。听众以后可以参考这些信息。可以通过重申这些要点来增强演示文稿的关键要点。
缺点：需要准备和使用复印机。听众可能会提前阅读或不再看讲义。可能会分散演讲注意力。
使用图形！与单独使用文本相比，人们在使用图形时能更快地识别项目。然而，在创建视觉辅助工具时，请确保你的文本和图形易于阅读。
标签
• 使用更大的字体来显示标题和副标题
• 加粗、斜体或将重要信息大写
• 使用项目符号或创建列表来组织材料。确保它看起来“美观”（易于阅读）
图表和图形
• 确保呈现的信息清晰，并支持你的演讲。如有必要，对图表/图形进行颜色协调
• 使用文本来支持/解释你的图表和图形（简明扼要，但要涵盖要点）
• 避免使用可能误导读者的图表和图形
措辞和字体
• 使用大尺寸易于阅读的字体
• 简明扼要，尽量减少文本。同时使用简单的语言，避免混淆
• 将字体数量限制为一到两种
• 在设置字体大小和类型时，考虑听众的年龄
• 对于幻灯片，每张幻灯片的行数限制为不超过六行，每行不超过六个词
→幻灯片拥挤很常见，可以通过限制文本数量来轻松避免
颜色
• 使用颜色来提高清晰度和强调，而不是为了装饰
• 使用配色方案
• 在整个演示文稿中保持一致的配色方案
• 使用对比色来突出显示要点
我们都遇到过信息过载且缺乏创意的乏味PowerPoint演示文稿。以下是确保使用PowerPoint礼仪制作合适的PowerPoint演示文稿的一些注意事项。
• 不要在你的PowerPoint演示文稿中写下整个演示文稿。相反，创建不超过三到五个词的项目符号和标题，以概述要点。
• 每张幻灯片不超过五到七行。
• 制作两张幻灯片比在一张幻灯片上塞入太多信息要好。
• 保持你的“主题”一致。（不要对每张幻灯片使用不同的主题）
• 不要过度使用过渡效果。它们旨在增强你的演示文稿，而不是接管它。
• 注意你的配色方案。同样，这旨在增强你的演示文稿。确保听众能够阅读文本。
• 制作一个你将要谈论内容的大纲，以便听众能够知道演示文稿中会有什么内容。
• 使用至少18磅的字体，对于每个子项目符号部分使用更小的字体大小。
• 不要使用复杂且难以阅读的字体。
• 使用与背景形成对比的字体颜色。
在准备发表演讲时，重要的是要像你计划的那样进行排练。因此，这包括在你练习时使用你的视觉辅助工具。这是必要的，因为它训练你如何在幻灯片之间平滑过渡。也要考虑时间——即使演讲很有趣，长时间坐在那里听演讲也很难。通常，人们一次只能集中注意力大约20分钟。这意味着，如果你的演讲很长，你可能需要把它分成两部分。这样做可以给听众短暂休息时间，让他们重新集中注意力，并记住重要信息。
排练
• 特别注意你关键点的表达；这通常是你最容易卡壳的地方。
• 以一种对话式的风格讲话。不要对着你的听众讲话；假装你是在和你的听众交谈。
• 准备好应对打断和问题。在这方面，确保在你的演讲结束时留出时间供正式提问。
• 在你想要强调的重要信息之后，以及在你从一个要点过渡到另一个要点时，练习在演讲中停顿。这样做可以使听众更好地消化信息，并反思他们刚刚听到的内容。
• 与你的图形一起排练，并将它们与你的演讲协调起来。
• 只有在你谈论它们时才显示你的图形。图形应该支持你的演示文稿，而不是分散你的演示文稿的注意力。
• 计时排练，并使用你在演讲时将使用的语速。
• 在其他人面前排练。反馈可以改进你的演讲，而有听众进行练习可以找出演示文稿中的弱点。
• 如果可能的话，在你要发表演讲的地方排练。这将使你在发表演讲时感到更自在。
• 确保你听到自己的演讲，无论是通过录音，还是在排练过程中认真倾听自己。这将使你能够确保你的词语以一种可以理解的方式流畅地表达出来。
你的外貌和表达方式与你的演讲一样重要。你希望你的听众尊重你，并认真对待你，所以要通过你的穿着和你的演讲方式向你的听众展示这一点。对于你的穿着，考虑一下你的特定听众对你的期望，在大多数情况下，这意味着商务休闲，但有时西装/连衣裙可能是必要的。
衣着得体
• 男士——纽扣衬衫和领带，西装外套（可选），西裤，皮鞋。保持胡须干净整洁，头发整齐。
• 女士——纽扣衬衫、女式衬衫或一件漂亮的毛衣，西裤或裙子（长度合适——过膝），以及皮鞋或平底鞋。不要化太多妆，头发整齐。避免佩戴大型垂坠饰品，因为这可能会分散听众的注意力。
传递你的信息
表现得镇定自信；不要让你的紧张情绪控制你。接受你的紧张情绪，并与它一起工作，每个人都理解紧张的感觉，并且会支持你。在排练时，找出你的弱点，练习解决它们，以及练习在你的演讲中击中关键点。尽力避免坐立不安、踱步、看地板、以及过度使用“嗯”、“呃”或“还有”。尽量轻松呼吸，控制你的语速。在发表演讲之前，最重要的是要记住传递你的信息。如果你忘记了某些要点，没关系，只要传递你的信息，让听众知道你的演讲的主要目标。此外，要明白你的紧张情绪对别人来说不像对你那么明显。
肢体语言
在大型或小型听众面前进行演示时，肢体语言至关重要。听众可能会被挥舞的激光笔或不安地玩弄着无用的笔或回形针的手指分散注意力。作为一名演讲者，保持放松和冷静，同时做出生动活泼的面部表情。永远记住要微笑，与听众保持眼神交流，享受作为一名演讲者的经历。
可能有助于让你平静下来的提示
• 练习和排练——你练习得越多，你就越不紧张
• 早点到达
• 在演讲之前与一些听众交谈
• 说话之前花几分钟时间放松一下
• 开始说话之前停顿一下
让你的听众参与进来
发表演讲的好处是，你可以通过注意你的听众来判断他们是否理解你的演讲。如果你的听众看起来很困惑，你可以在继续下一个要点之前询问他们是否理解，并在需要时重新解释你的要点。与你的听众成员进行眼神交流，并确保不要一直盯着你的笔记。如果你有一个大型听众，确保交替地与你左右两侧的听众成员以及你面前的听众成员交谈。当你开始你的演讲时，不要看你的笔记，看着你的听众！你知道你的主题，也知道你是谁，所以像你遇到新人的时候那样介绍你自己和你的主题。
看着你的听众的提示
• 在你开始之前，看着你的听众
• 创建一个看着听众的计划，并遵循该计划
• 选择你听众面部的一个特定特征
• 在排练时练习看着听众
• 避免在你的听众脸上匆匆扫视
团队演示在工作场所变得越来越普遍。通常，每个人都会专注于项目中的某个部分，然后每个人都会展示自己最了解的项目部分。
团队演示技巧
• 事先制定计划并设定团队会议日期
• 认真计划
• 允许个人差异
• 在演讲者之间进行有效的过渡
• 相互尊重
• 一起排练
• 熟悉演示的所有部分
• 如果不清楚，让演讲者讨论各个部分如何组合在一起
准备演讲
• 您将演示哪个演讲？(脚本、大纲或即兴)
• 您的听众是谁？(考虑: 年龄、性别、知识基础等)
• 您的引言是什么？(您将从统计数据或故事开始吗？或者从概述开始？您的目标是什么？)
• 演讲的正文中有什么？(详细阐述您的要点)
• 您的结论是什么？(您将在最后添加统计数据吗？务必总结您的要点并感谢您的听众！)
• 您将在什么时候提问？(在演讲过程中还是最后？)
• 您将使用哪些视觉辅助工具？(PowerPoint、黑板/白板、讲义或投影幻灯片？)
• 您的图形易于阅读和理解吗？
• 不要忘记排练！(是的，使用您的图形！)
有用提示
• 演讲时不要嚼口香糖
• 不要把手放进口袋里 - 为了阻止自己，手里拿一支铅笔或钢笔(但要确保不要摆弄它)
• 如果你紧张，在开始之前深呼吸
• 如果你对人群规模感到紧张，试着专注于一个人，直到你感到舒适
• 如果你忘记了位置，平静地低头看看你的笔记，而不是说“嗯”或“啊”；短暂停顿一下找到位置比含糊其辞要好
• 如果你在演讲时感觉身体不适，随身携带一瓶水，因为你可以随时停下来喝一口
• 在排练时，试着对着镜子练习，这样你就能看到自己是否有任何不良习惯，以便在发表演讲之前尝试纠正
发表你的演讲
• 穿着得体！
• 早点到！
• 看你的听众，而不是你的笔记或演示屏幕
• 不要忘记让你的听众参与进来！(和他们交谈，而不是对他们讲话！)
• 微笑并充满活力地展示
• 传达您的信息
• 感谢您的听众！