专业和技术写作/提案
商业提案是一份旨在说服读者的陈述。
在提案中，你提出一个提议，试图说服读者接受它。作为交换，你将以金钱、时间或其他形式的考虑，为读者提供他们想要的东西，创造他们渴望的东西，或者做他们希望做的事情。
商业提案有两个目标：说服和保护。
- 说服来自提案的措辞。根据定义，提案是一个需要读者接受才能成功的提议。如果提案没有说服力，你将无法得到你想要的东西。* 请参阅第 2 章，第 6 节关于说服读者以了解更多信息
- 提案在比喻意义上，也经常在法律上作为一份**合同**，因此它们需要保护你。如果措辞模糊不清，或夸大承诺，如果客户认为你没有履行所述期望，他们可能会采取法律行动。你还要确保在撰写提案时遵守任何州法律。
撰写提案的专业知识需要两件事：你必须能够以最吸引人的方式呈现你的提议，同时仔细定义你的提议的限制，这样就不会有人认为你承诺了你无法提供的更多东西。
在不承诺超出能力范围的情况下，使提案具有吸引力可能很困难，因为你需要对你的说服力设置限制。
有很多不同的提案情况。
- 你可能需要为在你自己的组织中工作的读者写作。
- 你的提案可能是你自己的想法，也可能是你读者的想法。
- 你的提案可以独立存在，也可以与其他提案竞争。
- 在提交给读者之前，你的公司/团队可能需要审核并批准你的提案，或者你可能需要直接将其发送给读者。
- 你的提案可能会受到内容和结构方面的严格监管，或者你可以自由地决定它应该听起来像什么。
- 最后，提案可以以多种方式进行评估。
当你撰写提案时，你代表你自己，你的想法，以及你的公司。你要求读者投资某些东西（时间、金钱、其他资源），因为你无法自己提供。读者会谨慎审查提案，因为他们可能资源有限，如果你的想法看起来没有经过深思熟虑或无效，他们就不会考虑它。如果你的商业提案正在与其他提案竞争，读者将需要考虑每一个提案，以选择最好的一个。
要点：如果你的商业提案没有说服力，没有尊重读者，或者写得不好，它就不会被考虑。
商业提案需要有条理。有很多不同的方法来撰写商业提案。要求读者决定是否投资于你是一个非常重要的方面，应该包含在每一个商业提案中。对于读者来说，投资于你意味着将他们有限的资源交到你手中。因此，商业提案应该精确，并解决读者可能遇到的各种问题，例如金钱、时间、空间等等。
大多数情况下，读者在考虑提案时想知道三件事：**问题、解决方案和成本。**
为了让读者了解提案的撰写目的以及他们为何应该对此感兴趣，应该明确说明提案的问题、需求或目标。一篇写得好的问题/需求/目标将使你的提案更加清晰。
如果你提出了一个问题，请务必描述你计划采取哪些行动来解决这个问题。读者希望确保你的解决方案能够有效地工作，并且值得投资。
成本也很重要。读者将考虑问题和解决方案，并根据他们的财务状况决定答案。一个好的商业提案可能会因为成本过高而失败。
能力也可以被考虑，如果你同意执行一些工作。如果你得到报酬，读者希望确保你会努力工作。
商业提案需要有一个框架。通常，需要解决十个主题。然而，所有提案都需要包含以下内容
引言、问题、解决方案和成本
以下是理想的思维顺序，你应该引导读者进行思考
• 在引言中，读者应该了解你想做什么。
• 你应该向读者提出一个问题、需求或目标。这应该说服读者这个问题对他们很重要。
• 解决问题、满足需求或实现目标的行动计划应该提供目标和解决方案，以说服读者行动计划是有效的。
• 提供方法、制定时间表、展示资源以及描述资格应该说服读者你有能力计划、管理和完成拟议的解决方案。
• 解释利益如何超过成本将说服读者拟议的行动是合理的。
通过包含至少这四个部分，你正在引导读者通过一个有说服力的论证，说明你的提案为什么值得考虑。如果你将提案分成几个部分，读者更容易集中精力阅读更重要的部分，并浏览其他部分，而不是必须阅读全部内容并寻找关键点。
上层结构为作者组织提案提供了框架。作者可以使用它作为指南，但请注意，作者不一定要在提案中包含下面列出的所有元素。部分可以合并，甚至可以简要说明在其他部分中。
在引言中，你想要专注于你正在宣布的内容。虽然你可能想在开头揭示完整的描述，但最好使引言简短，并让完整的描述在整封信中逐步揭示。这样，读者可以对你要谈论的内容有一个了解，而无需你多次解释（在开头和后面）。
在引言之后，您应该向读者展示一个对他们有意义的问题、需求或目标。重要的是从读者的角度总结问题，否则他们可能会认为问题与他们无关，从而失去兴趣。陈述问题可能需要一些研究。有时，读者可能会为您提供问题（例如，当一家公司写信给您的公司解释问题以及您应该如何解决问题时）。其他时候，读者可能会继续给您提供问题，但内容含糊。其他时候，您可能需要根据自己的挫败感或无助感来自己定义问题。在您将某事视为问题之前，请尝试与潜在读者讨论这个问题，看看它是否值得撰写商业提案。如果反馈是积极的，您就知道您有更多方法继续撰写提案。
在您描述问题并陈述解决方案之前，请告诉读者解决方案的目标是什么。目标有助于将问题和解决方案联系在一起。目标应简短或列出，并应说明解决方案的行动如何解决问题。
您想如何实现您列出的目标？您的解决方案应回答这个问题。为此，您必须**解决**每个目标，并说服读者您的解决方案是**实现目标的最佳方式**。只有当这些陈述对读者来说不明显时，才需要它们。当您的读者是同事并且了解工作场所周围的问题时，情况可能就是这样。
解决方案的描述可能很棘手，因为您可能会发现自己承诺得太多，而无法兑现。解决这个问题的最佳方法是**非常具体**（即，程序的限制是什么，功能是什么，等等）。确保您不确定自己能够执行的任何事项都明确标明为可能性，而不是承诺。
在您提出解决问题的方案后，读者会想知道您将采取哪些步骤来确保解决方案得到执行。您将如何产生结果？这些是大多数读者会寻找的方面。
- 设施
- 设备
- 您的时间安排
- 您的资格
- 管理拟议项目的计划
有时，解释方法是多余的。如果每个人都熟悉您的方法，您不必给出详细的解释。但是，在您假设读者会了解您项目的全部内容之前，请确保他们知道您在说什么。
如果您的计划需要设备、设施或其他资源，则应包含本节。告诉读者您需要什么以及为什么需要它。如果不需要特殊资源，您不需要在提案中包含本节。
时间安排有助于为读者提供三件事。首先，它们为读者提供了截止日期，以便他们知道何时可以预期获得最终结果。其次，读者可以批评时间安排，以确保它们是可行的。第三，时间安排是跟踪项目进展的好方法。
除了项目截止日期外，时间安排还应包括草稿、资源和其他信息（这些信息有助于您实现项目目标）的截止日期。
资格部分是解释您和您团队成员的才能和经验的好地方。根据读者的不同，本节的大小可能会有所不同。与所有商业文件一样，在撰写资格时，您需要诚实。如果您认为您需要学习新的程序，请记住，花在获取经验上的时间和金钱会影响项目的完成。
项目的成功取决于其管理团队，如果您能在提案中描述您的项目管理结构，读者会印象深刻。通过识别团队中的每个人并解释他们的任务和职责，您可以有效地协调工作。事先让每个人都知道他们将要做什么非常有帮助，这样在项目的后期阶段就不会出现太多关于领导力和时间管理的问题。
由于您的读者将资金和时间投入您的项目，因此了解项目的成本将有所帮助。预算报表有助于组织您的开支，但您还应考虑您和您的团队成员在项目上花费的时间。您还可以包括您的项目将为读者节省多少资金，以使其看起来更有吸引力。
信不信由你，设计在撰写商业提案时确实很重要。您希望使提案对读者有吸引力。如果读者正在查看两个提案，其中一个的封面上有图形和颜色，而另一个只有文本，您认为他们会先阅读哪个？
既然您已经知道需要哪些信息，就可以准备一份清单，以确保所有内容都被覆盖，并且您不会错过任何可能必不可少的内容。
引言
- 它是否清楚地说明了目的？
- 它是否提供了足够的背景信息？
- 它是否预示了提案的其余部分，以帮助引导读者？
问题
- 它是否解释了拟议行动的需求或目标？
- 它是否说服读者该问题对他们很重要？
目标
- 您的目标是否直接与问题相关？
- 您是否可以在不涉及解决方案的情况下提出它们？
解决方案
- 在描述时它是否易于理解？
- 它在说它将实现目标方面是否有说服力？
- 它是否有效地表明它是实现目标最理想的方式？
- 它是否通过只承诺您能够兑现的事项来为您和您的团队成员/雇主提供保护？
方法
- 方法中的步骤是否描述得清楚？
- 它是否足够有说服力，让您的读者相信它会奏效？
资源
- 您是否可以说服读者，您拥有它们或可以获得它们？
- 您是否可以清楚地识别您可以提供的全部资源，从而保护您和您的雇主？
时间安排
- 它是否说明了项目何时完成？
- 您的工作是否已合理安排？
- 时间安排是否清楚地说明了您必须做些什么才能完成截止日期，从而保护您和您的雇主？
- 您是否包含了时间安排图表（如果它使您的提案更有说服力）？
资格
- 您是否可以说服读者，您能够成功完成项目？
管理
- 您是否可以说服读者，您的团队组织得很好？
- 您是否包含了一个组织结构图，说明您团队成员的等级制度及其职责？
成本
- 您是否已经展示了它们？
- 它们是否合理？
- 所有成本是否都已包括在内，保护您和您的雇主？
- 您是否有预算表？
结论
- 所有关键要点是否都已总结？
- 您是否以积极的语气结束？