专业和技术写作/报告
商业报告用于向其他企业和投资者传达公司的成功和未来计划。因此，商业报告对每个公司都至关重要。通常，商业报告以正式的引言开头，说明公司旨在解决的问题。然后，报告的主体给出用于解决这些问题的事实和假设。结论将总结所有内容并给出未来业务活动中要达成的目标。
撰写商业报告时，务必牢记以下技巧
- 了解将阅读报告的受众。
- 使用专业、客观的商业风格。
- 包含证明您陈述的事实信息。
- 将这些事实数据组织成易于阅读的图表和图形。
- 保持所有部分组织良好，并易于导航。
应在写作过程的早期确定报告的受众。需要对受众的背景、知识和对信息的需要进行描述，以使报告可用。还应确定受众为什么要了解这些信息。是什么情况导致对这些信息的需要？在写作过程的早期回答这些问题时，作者将能够预见读者可能提出的问题。
编写商业报告时请记住，它需要抓住读者的兴趣。为了实现这一目标，必须注意整体设计。应该有足够的事实信息使报告具有可信度，但不要使用太多枯燥的技术语言，以免读者在第一页就失去兴趣。通过穿插图表、图形和图片，作者将增加报告抓住读者兴趣和注意力的可能性。
从一张引人注目的图片或问题开始报告总是很有益的。这可能会说服读者继续阅读以找到答案或查看图片如何融入整个报告。之后，务必包含事实数据。如果可能，在整个过程中询问读者问题。这使得读者可以更多地参与整个过程，从而保持他们的注意力。撰写商业报告时应假设读者对公司知之甚少，因为这些报告由组织内外的人员阅读。商业报告应该具有连贯的信息，以便读者不会得出错误的结论。
在报告中包含图形非常重要。图形是对信息的视觉描述，读者可以轻松理解。在许多工作环境中，受众是时间有限的商业专业人士。各种图形可以帮助快速传达相关信息。在创建图形时，务必采用以读者为中心的做法。考虑您的受众以及您想要传达的信息。图形示例包括
- 饼图：饼图对于显示整体的不同部分或划分很有用。例如，显示公司哪些部门的支出占公司总支出的百分比。
- 条形图：条形图可用于显示数据不同特征的数量或发生频率。
- 趋势图：趋势图显示数据如何随时间分布。趋势图也称为 X/Y 散点图。
- 图片：图片和插图在手册或说明中很有用，可以显示您正在写作的主题。它们还可以使文档更有趣、更引人入胜。
图形是报告写作中的强大工具，但并不总是合适的。如果没有合适的位置在报告中放置图表或其他图形，请勿强迫添加。不必要的图表不仅会使报告杂乱无章，还会降低您的可信度。请注意，确保您选择的图形传达您想要的信息和信息。
一份好的报告包含支持报告目的的事实细节。在选择这些细节时，请牢记读者，因为太多技术细节可能难以理解。这些细节应该支持报告的目的，并且是读者被说服所必需的。
在撰写商业报告或任何需要事实信息的报告时，进行研究非常重要。通过使用可信的信息，您将建立信誉、满足读者的需求并说服您的受众。以下是进行研究的 5 种方法。
利用您的记忆力和创造力来探索想法
• 头脑风暴、自由写作或创建流程图、矩阵或集群草图
互联网
• 使用搜索引擎或互联网目录。在操作过程中，请务必确保正确引用，并且您从中获取信息的网站是可信的来源，而不仅仅是博主个人的观点。
图书馆
• 使用索引、参考文献、政府文件或计算机化全文来源
面试
• 进行面对面面试或电话面试。确保您了解这个人或有推荐信。一般来说，当电话不是“冷冰冰的”时，人们更愿意安排面试。
调查
• 进行调查以从一大群人那里获取信息。处理结果时，请记住您调查的对象，看看结果是否会产生偏差。
从其他来源借用信息需要引用。报告可以使用引用的各种方法。最重要的是确保包含引用。您不仅会在大学因剽窃而失去信誉，还会被原始作者起诉和罚款。