修辞与写作/商务写作
商务写作包括多种格式，包括但不限于求职信、简历、备忘录、电子邮件、信函、提案、商业计划和正式报告。本节将重点介绍如何成为一名成功的商务写作人员。
商务写作的主要目的是说服。例如，作为一名专业的商务写作人员，你经常会发现自己为了获得读者之间的共识，而解释复杂想法的价值。或者，你会发现自己在起草一份旨在说服人们并促使他们采取行动的文件。
在其他方面，商务写作与其他任何形式的写作非常相似，包括预写或头脑风暴、写作和修改。商务写作最重要的方面是清晰简洁的写作，以及以最佳方式传达信息。与所有写作一样，在提出最佳格式以传达信息时，务必牢记受众。
在商务写作时，要牢记的最重要的概念是你的目标受众是谁。你需要根据不同的情况为不同的受众量身定制你的写作。如果你用受众能够理解的术语来称呼文档的特定目标受众，你的文档将有更大的机会实现其目标。
每个商务文档都有一个目的。你可能试图说服你的老板你应该加薪，或者试图说服人力资源部门，如果公司野餐在湖边举行，会有更多人参与。在这两种情况下，你对每种情况的语言和方式都会有所不同。
大部分，如果不是全部，专业的商务写作都在截止日期的压力下进行。事实上，在有时间的情况下赶上截止日期是专业人士的标志。单单这一行为就能在企业中激发一种自信，这种自信通常和文件本身一样具有说服力。因此，对于商务写作人员来说，一个好的经验法则是“最好是按时完成一篇B+级文档，而不是一篇迟到的A级文档”。
在商务环境中写备忘录和电子邮件与写信给朋友或家人略有不同。最大的区别在于，在商务环境中，写作必须是专业的或正式的。关于商务电子邮件的一个很大的误解是，正式性并不重要。语法和构图都是重要的方面。但是，如果你收到一封包含构图和语法错误的电子邮件或备忘录，指出这些错误可能是不礼貌或不明智的。备忘录和电子邮件的方法类似。两者都是为了传达特定的信息。本节将涵盖何时使用备忘录或电子邮件，内容、预写技术和有效性。
备忘录或备忘录有几种类型。备忘录可以是简短的笔记、报告、计划或建议。当试图向同一组织内的许多人告知即将到来的事件、变化、想法或意见时，标准备忘录最为有效。
大多数备忘录将包含五个基本要素
- 组织的标识或抬头
- "收件人"行
- "发件人"行
- 主题行
注意：在撰写主题行时，确保其名称准确、独特且具体。为备忘录命名一个有信息量的内容。
- 日期行
备忘录的第一句话应该清楚地说明你的目的。要简明扼要。
示例：摘自“如何写作？（第167页）”
To: All Department Heads
From: Joan Alexander
Date: May 10, 2007
Subject:Weekly Department Head Meeting, May 30, 2007, 8:00 am. Room 108
Agenda:
1. Vote on the vacation policy.
2. Elect a media spokesperson.
3. Introduce the new vice president of marketing, Mark Halpern.
示例：本备忘录的目的是请求授权前往明尼阿波利斯参观自然历史博物馆，以了解更多关于恐龙化石的信息。
在整个备忘录中使用标题，以帮助读者决定他们想阅读什么，并理解他们正在被呈现的信息。标题还可以帮助读者理解该部分的目的（例如，摘要）。
如果你的备忘录包含大量信息，或者真的很长，你可能需要考虑总结备忘录。这可以帮助读者理解备忘录的正文，让读者跳过与他们无关的信息，或提醒读者备忘录的要点。一份好的备忘录会记录清晰的主要观点和每个重要的决定。
在撰写备忘录时，请牢记你的受众。你可能需要提供背景信息或解释导致备忘录涉及的事件。
电子邮件速度快、成本低廉、易于使用且是数字化的。由于其广泛使用，以下是在撰写“商务”电子邮件时需要牢记的一些事项。
- 使用合适的正式程度。
- 保持邮件简短。如果你正在回复一封电子邮件，不要重复电子邮件中的信息，而是建立电子邮件的一般背景。此外，如果向多个人发送电子邮件，你可能需要考虑为了隐私起见屏蔽原始作者的姓名（BCC = 盲抄送）。
- 在写作时要小心。由于电子邮件通常是非正式的，它们很容易变得草率。在发送之前，请确保你阅读过你的电子邮件。
- 在正式的商务电子邮件中，避免使用字符来创建表情符号，例如 :）, Orz, 或 > <。
- 使用主题行。所有商务电子邮件都应该有一个主题，以便读者可以快速决定是否需要阅读这封电子邮件。
- 不要使用全大写字母或使用烦人的背景。保持邮件简单。尽量避免使用斜体、粗体或下划线。即使你的电子邮件支持这些选项，其他人可能不支持。
- 不要未经作者许可转发邮件。
- 最重要的是，要有话要说。不要仅仅为了娱乐或仅仅为了回复同意作者而发送电子邮件（除非有请求或预期这样做）。换句话说，不要发送仅仅是为了让你感觉自己是对话的一部分的消息。
- 请记住，如果你在工作时间或使用公司计算机撰写备忘录或电子邮件，公司拥有此材料（并且有完全合法的权利检查它）。在工作时，避免在电子邮件中公开个人和/或敏感内容。如果你担心这种情况，可以查看邮件加密。
撰写简历或求职信实际上是向潜在雇主推销。你需要承认他们有一个需求（一个空缺职位），而你是最适合他们的，或者至少足够适合他们带你去办公室面试。
求职信和简历将形成雇主对潜在员工的第一印象。这些文件将是雇主看到的第一个东西，因此，要尽一切努力确保文件没有错误（语法、拼写、标点符号等）。简历和求职信中的错误是求职者无法获得面试的最大原因之一。如果潜在雇主发现错误，他们会认为申请者可能在工作时不会花时间仔细工作。
求职信是您扩展简历中任何需要更多关注的特定要点，并将其与所需职位方面联系起来的机会。请记住，可能有一大批人申请同一职位。有效地使用求职信来介绍自己，并使您的申请与其他申请脱颖而出。
每当通过邮件发送简历时，都必须附上求职信。求职信是让您的简历通过第一道关卡的重要因素。求职信必须针对每个机会进行定制。它也可以是解释简历中任何问题、疑问和不清楚事项（例如就业空缺）的机会。
为什么求职信如此重要？
求职信
• 是您个性化简历并针对特定雇主技能的机会；
• 将您简历中列出的过去经验与您在新工作中的潜在未来职位联系起来；
• 突出您的优势、成就和闪光个性；
• 可以针对您申请的特定公司的需求进行定制。
求职信格式
雇主邀请函：当雇主要求提供简历时，请使用雇主邀请函。这通常是对分类广告或公开发布的招聘信息的回应。这种风格侧重于将您的资格与职位发布的招聘要求相匹配。
非邀请函或冷联系函：使用非邀请函联系未发布或公开发布职位空缺的雇主。重点是将您的资格与基于劳动力市场研究的雇主感知需求相匹配。这种策略要求在发送简历和求职信之前或之后，与雇主进行电话或个人联系。
推荐信：使用推荐信联系您被推荐到的雇主。有效的求职者会通过人脉关系和信息性面试获得许多工作机会的推荐。推荐可能是针对特定职位空缺（已发布或未发布）或可能没有招聘的雇主。在推荐信中，提供推荐的人员将在信中被提及。
求职信中需要解决的具体要点。
- 让公司知道您为什么联系他们。您的意图可能看起来很明显，但告诉雇主您对他们公司的工作感兴趣。在没有说明您的意图的情况下开始一封信可能会显得尴尬。尽可能地用姓名和头衔称呼求职信的收件人。
- 让雇主知道您是如何得知职位空缺的。例如，“我对 X 职位感兴趣。我从网上/报纸/他们的一位现任员工那里得知/发现了这个职位空缺。公司可能有多个职位空缺，因此请确保您指定您感兴趣的特定职位。"
- 包含您教育背景和工作经验的详细描述。一定要突出您工作或教育背景中直接或密切适用于您所需职位的领域。您可以先写任何一段，但先写最强的信息。如果您拥有与工作相关的丰富工作经验，那么请先写您的工作经验。如果您的教育背景使您更有资格，请考虑将该信息放在首位。请记住，课外活动非常有价值，如果它们适用于该职位。
- 使用广告中与您和您的经验密切相关的术语。从职位广告中获得提示，并强调您如何特别适合该职位。如果该工作需要管理学学位，而您拥有管理学硕士学位，那么请强调这一点。专门针对您申请的工作职位撰写您的求职信，将会比那些使用通用求职信的人更突出。利用行动词和描述性语句来传达您的资格和职业目标。
- 再次强调您对该职位的兴趣。包含一个礼貌但自信的求职请求。请他们与您联系，并确保您包含您希望他们如何与您联系（即，提供您的电话号码和/或您的电子邮件地址）。
您可能还想说明您可以被联系到的最佳时间。如果您还没有这样做，提及您的简历也是一个好主意。
- 请记住，要有自信！如果您听起来不像您认为自己有资格担任该职位，那么为什么潜在雇主会认为您有资格呢？您的求职信需要说服雇主您拥有对公司有用的技能和能力。
求职信提纲
在此处插入日期
凯瑟琳·史密斯女士
人力资源总监
圣玛丽医院
123 Southview Drive
明尼阿波利斯，明尼苏达州 55555
史密斯女士您好：
第一段：引言
1. 解释您写信的原因以及您申请的职位
2. 您是如何得知这个职位空缺的
3. 谁向您推荐了这份工作（如果有）
4. 解释您对雇主、公司、产品/服务的兴趣
主体：两到四段
1. 解释您为什么有资格担任该职位
2. 将您的求职信与您的简历联系起来；用具体例子扩展您的简历重点
3. 讨论您最相关和最突出的特点
结尾：一段
1. 说明您的简历已附上/附在
2. 提到您想面试
3. 通知雇主您将在哪一天和时间进行跟进
4. 对他们的时间和对您的申请的考虑表示感谢
求职信示例
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其他提示
求职信和简历不应超过一页。
要有创意、独创性和专业性。避免使用来自书籍或网站的模板和标准化求职信。
如果您被要求提供补充材料或推荐信，请及时提供。
仔细检查拼写，并三遍检查所有姓名和头衔。
简历
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与求职信不同，简历是招聘经理用来扫描潜在员工的简要概述。将简历视为您最相关的工作和教育经验的“快照”。就像您的求职信一样，您想突出之前职位的各个方面，这些方面与您希望获得的职位相关。
简历需要简短而具有描述性。您将如何做到这一点？您需要在选择词语时非常谨慎。每份简历通常只有不到一分钟的时间来给人留下印象。您通常可以在一页纸内写下您需要说的一切。确保相关信息真正突出。如果您浏览您的简历，无法立即找到重要的内容，那么其他人也很难找到重要的信息。
招聘经理希望您的简历是打字或打印的、整洁的、易于阅读的、清晰的。不要使用鲜艳的墨水或纸张颜色。确保它看起来很专业。
简历包含几个要素
- 身份识别 - 包括您的姓名、地址、电子邮件、电话号码。
- 目标 - 写一个明确的目标，避免笼统。目标不是必需的，但在申请志愿者职位、实习或其他比工作机会更模糊的职位时，它们确实很有帮助。如果您的目标是找到一份工作，请不要包括它，而是指定特定的就业领域。
- 工作经历 - 请包含你的技能和职责，以及你使用过的设备。最重要的部分是你从工作中获得了什么，以及你所经历的成果。使用主动语态和强动词。
- 教育背景 - 请包含有关你的学位和院校的信息。同样地，确保你谈论你的教育成果，而不仅仅是你获得了教育。
- 兴趣爱好和活动 - 确保这些与工作相关，并展示你作为团队成员或项目参与者所取得的个人影响。不要只列出一些随机的爱好。
- 推荐信 - 关于是否在简历中包含推荐信，人们有不同的观点。大多数雇主都知道他们可以在面试和招聘流程中的任何时间向求职者索取推荐信。工作申请本身也可能会要求推荐信及其联系信息。重要的是要有效地利用简历上的“空白区域”。你可以列出你的推荐人，或者写“可应要求提供”。如果你选择在单独的纸张上列出你的推荐人，确保所有纸张上都有你的姓名，以防页面被分开。为了使你的求职信、简历和推荐信清单之间保持一致性，请考虑在所有三个文档中使用相同的标题，包括你的姓名和联系信息。
如何开始
1. 确定你的目标。你想要通过这份简历获得什么职位？简历应始终根据目标职位相关的技能进行定制。一份人力资源职位简历应该与一份咨询职位简历看起来不同。
2. 识别和评估你的目标受众。公司中谁最有可能首先看到你的简历：人力资源代表、首席执行官还是地区经理？你的目标受众会寻找哪些技能、品质和知识？
3. 优先考虑你的卖点。你已经考虑了你的目标受众是谁以及他们会寻找什么，现在考虑一下你工作和教育经历中哪些方面最符合所需的技能、品质和知识。集思广益，找出最能突出你相关资格的关键流行词和动词。
4. 展示你的成功。每个雇主都希望他们的团队中有一位赢家。展示你的成功（例如，大学学位、教育荣誉、奖学金获奖、工作晋升、领导力和社区参与以及任何其他相关的奖项/认可）。
5. 选择你的简历格式和布局。哪种简历格式（按时间顺序、按功能或组合）最能展示你胜任这份工作的资格？如何设计布局来突出你的卖点，让雇主能够快速注意到？
6. 创建、评价和修改。没有什么是天生就写好的。它总是需要重新修改。尽早开始简历写作过程。虽然你的简历永远是不断改进的，但修改会不断改进最终产品。请职业顾问、教授、父母或室友认真地编辑你的简历。任何打字错误、拼写和语法错误或间距错误都应进行改进。你的目标应该是让你的简历没有错误。
7. 确保打印效果专业。必须用打字机打出你的简历。用激光打印机打印你的简历，并使用较重的纸张。
帮助你回忆起简历中大学活动的问题
•你是否获得过任何学术奖学金？获奖标准是什么？
•你在院长名单上吗？
•你的GPA高吗？
•你完成了什么专业（或辅修）？
•在校期间为了资助你的教育而工作吗？
•完成过实习吗？
•积极参与学生组织？担任过任何职位/领导职务？如果是，你的职责是什么？
•参加过体育运动吗？队长？全联盟？
•志愿者/社区服务？
•暑期工作？
•学生报纸、广播电台或电视台？
•为出版物撰写过文章吗？你的作品出版了吗？
•创建过网站吗？
•进行过原创研究吗？
•发表过论文，参加过小组讨论？
•帮助组织过特殊活动或会议吗？
•研究助理或助教？
•戏剧制作？辩论队？合唱团？乐队？
•一对一辅导？
•作为专业学习的一部分进行过实地服务/实习？
使用关键动作动词
什么是动作动词？动作动词以简洁和说服力的方式描述成就或成果。
以下职位描述使用了非动作动词
曾经是十名员工的监督者。
以下职位描述使用了动作动词
监督十名员工。
使用动作动词的职位描述更简洁（少三个词）。简洁的写作更容易被读者理解，并且具有更大的影响力和力量。
在你的简历中，将动作动词作为每个要点的第一词，以强调你的简历中的职位描述。示例
•为组织的网站开发和撰写内容
•创建和协调特殊活动，提高产品知名度并增加销售额
•评估公司营销和公共关系活动的影響力&执行情况。
学生在描述他们的技能、品质和特质时往往过于简短。关键动作词将帮助你最好地描述和推销你的技能和能力。
1. 首先通读下面的整个列表，写下雇主在你的领域或特定职位中寻找的动作动词（技能）。
2. 然后，再次通读整个列表，写下你在简历中描述的经验中使用过的动作动词。
3. 回顾你写下的列表，突出显示出现在两个列表中的词语。将这些词语融入你的简历和求职信中。
| 加速 对应 展现 评判 预计 翻新 激活 咨询 扩展 启动 准备 审核 适应 创建 经验 演讲 开处方 修改 管理 决定 解释 领导 呈现 安排 分析 委托 探索 寻找 主持 服务 预计 交付 促进 维持 处理 服务 评估 展示 制定 管理 生产 设置 批准 设计 培养 营销 编程 简化 协助 确定 生成 测量 提议 销售 协商 开发 管理 调解 保护 解决 预算 诊断 处理 调节 证明 排序 建立 指导 领导 监控 提供 发言 分类 展示 改进 谈判 阅读 结构化 指导 分发 增加 获得 推荐 监督 完成 编辑 启动 命令 记录 支持 构思 影响 安装 创立 减少 教授 咨询 估计 解释 履行 重组 翻译 贡献 评估 面试 说服 修理 更新 控制 检查 发明 开创 代表 工作 协调 执行 调查 计划 研究 书写 |
简历有几种不同的形式。一种是按时间顺序排列你的工作经历，另一种是根据职能分享你的技能和之前的职位。
简历示例
[edit | edit source]跟进信或感谢信
[edit | edit source]面试后，花点时间写一封感谢信。跟进信可以比申请/面试流程中的其他大多数方面更快地为你带来更多益处。感谢面试官抽出时间与你见面。此外，务必强调你的特定资格和/或重申你对该职位的兴趣。这封信会再次让面试官看到你的名字，并表明你对该职位真的感兴趣。此外，如果你基本上与另外一个人在争夺这份工作，那么感谢信可能会让你胜出。
在面试后的第二天就寄出感谢信。这不仅有助于你记住面试的细节，还能确保你的潜在面试官在做出最终决定之前看到你的感谢信。
何时撰写感谢信
当你应要求收到信息或有人向你发送信息时，当某位联系人对你特别有帮助时，或者其他你想表示感谢并与之建立良好关系的任何联系人时，都应该写一封感谢信。
撰写感谢信
感谢信的正文实际上是一封“销售”信。这是一个重申你为什么想要这份工作、重申你与职位要求相匹配的最佳资格以及你将如何为公司做出重大贡献的机会。感谢信也是一个绝佳的机会，可以讨论面试官没有问你的问题，或者是你没有像你本可以的那样详细地回答的问题。
个性化你的感谢信
在写感谢信时，牢记你的受众非常重要。通常情况下，你的感谢信是打印的，但研究表明，经理们也喜欢手写的感谢信。
除了感谢你谈话的人，感谢信还强调了你想要这份工作的事实。
跟进信，重述重要信息
提醒参加会议的人员会议的主要内容和讨论的重要日期。提醒参加重要商务活动的人员讨论的内容。这有助于工作顺利进行，并使每个人都保持一致。这也有助于促进进一步的讨论和合作。
跟进信，宣布特别优惠
这种类型的信件有助于改善你与新客户的关系。提醒客户你愿意通过说明你公司可以提供的优势来帮助他们。感谢客户，或宣布特价或限时优惠。提醒客户为什么你是一个值得信赖的企业。
跟进信，提醒读者重要事件
请务必包含活动的日期、时间、地点以及读者参加活动所需的任何其他重要信息。
感谢信示例
[edit | edit source]其他商业信函
[edit | edit source]除了写信表达对面试的感谢外，还有几种其他类型的跟进信。以下是一些针对这些类型信函的建议。
- 接受工作机会的信函 - 表达对这份工作机会的感谢。对这个职位表现出热情。重复你工作的主要条款，例如入职日期、职位名称或薪资。
- 拒绝工作机会的信函 - 再次表达你对这份工作机会的感谢。如果合适，请说明你拒绝这份工作的原因。请记住，你可能将来会想要为这家公司工作，所以拒绝时要礼貌。
- 确认拒绝的信函 - 为什么还要这样做？这封信可以维护与公司的良好关系。你可能会在以后接到电话，说第一个选择的人无法接受这个职位。
提案、商业计划和正式报告
[edit | edit source]提案、商业计划和正式报告可能是你商业生涯中至关重要的组成部分。所有这些都可能涉及重要的成果。所有这些的目标都是说服读者同意你的想法。很多时候，你试图从读者那里获得某些东西，例如资金、设备或帮助。
注意事项
[edit | edit source]在开始撰写提案时，首先要考虑的是你的目标是什么。如果你被要求为某人写提案，请确保你清楚地了解他们的目标和要求。
在你的目标方面，必须考虑四个主要要素。
- 近期目标是什么，它们与长期目标有什么关系？
- 撰写提案涉及哪些成本或风险？这包括所需的时间和人员。不要忘记探索隐藏的成本机会。
- 你需要哪些资源？这些资源是否很容易获得？
- 如果提案不成功，会有什么结果？如果只实现了一些目标，这会有所帮助吗？
在考虑了你的目标之后，还有许多其他事情需要考虑。你必须考虑读者、你的论据、可行性和行动。
读者
[edit | edit source]你对读者了解得越多，你就能越有效地调整你的报告，使其更具吸引力。如果你幸运的话，你已经对读者很了解了，因为他们希望你写提案，并给你提供了具体的指导。但是，如果你对读者了解不多，那么你最好对他们进行一些调查。了解他们最容易接受的调查形式很重要。调查可能会满足一个读者，而另一个读者可能不会觉得它们那么可信。
- 论据
- 论据可以概括为主要问题是什么以及该问题的重要性。你需要向读者证明该问题的重要性。你必须说服读者，你的问题需要他们的关注或帮助。你需要告知他们这个问题，告诉他们为什么他们应该关心这个问题，他们可以做些什么来帮助，他们的帮助带来的好处，以及为什么他们应该认为你是可信的。
- 可行性
- 在你的报告中，通常作为你论据的一部分，你将不得不让读者相信该问题的可行性。这将包括提供备选计划、解决所涉及的成本和风险，以及所需的资源。你应该能够说明为什么你的计划是最佳选择。
- 行动
- 你将还需要在你的报告中包含一个行动计划。大多数提案都要求读者做些什么。你需要告诉读者你到底希望他们做什么。
提案中包含什么？
[edit | edit source]封面、封面信、目录、执行摘要、附录和图表。
- 封面
- 封面应该包含提案的标题、提案的接收者、提案的作者以及日期。
- 封面信
- 封面信用于介绍正式报告。它通常比报告本身不那么正式。这封信通常包括对主题的介绍以及它如何被授权，对计划的简要描述，报告发现的要点，结论和建议。
- 目录
- 目录顾名思义，就是提案内容的目录以及页码。在目录中，你应该包含章节标题/主题以及它们所在的页面。确保包含引导线（数字、点或项目符号）以将章节链接到相应的页码。
- 执行摘要
- 执行摘要是对提案的简要概述。你应该概括你的要点，你应该从你的目的开始，并遵循你的提案的顺序。确保避免包含不必要的信息。执行摘要的长度不应超过提案长度的 10%。对于长度不超过 10 页的提案，可能不需要包含执行摘要。
- 附录
- 附录基本上是你在提案中引用的任何支持材料，或者可能是对某些读者有意义而对另一些读者没有意义的支持来源。你可以选择包含调查表格、其他报告、数据表或任何相关材料。它们分别命名为附录 A、B、C 等。
- 图形
- 虽然图形不是必需的，但它们非常受欢迎。图形有助于打破所有文本，让读者眼睛休息一下。您也可以选择在您的报告中包含一些小的图表或图形。只需确保图形与提案相关。
- 明确您的主题。不要在一个提案中试图涵盖太多方面。坚持最重要的内容，以便您清晰简洁。
- 创建一个能够吸引读者的短语。选择您报告中应该引起读者兴趣的一个方面，并在开头提及它以引起他们的兴趣。
- 确保包含任何可能需要理解提案的背景信息。
- 给自己足够的时间以最佳能力完成提案。您不希望在撰写如此重要的文件时时间紧迫。
- 您应该在所有研究都已完成并且您得出所有结论之后才开始写作。
- 所有基本的写作标准都适用......您应该修改和编辑，保持动词时态一致，并避免使用“我”或“我们”，因为您希望提案客观可信。