系统理论/协调
协调可以定义为管理活动之间依赖关系的过程(Malone & Crowston, 1994)。协调的必要性源于这样一个事实,即实际上所有组织都是多种系统的复杂集合,它们需要协同工作或运行才能产生期望的结果。为了简化图景,可以将组织分解为三个广泛的组成部分:参与者、目标和资源。参与者包括管理人员、员工、客户、供应商和其他利益相关者等实体,他们执行相互依赖的活动,旨在实现特定目标。为了执行这些活动,参与者需要各种类型的投入或资源。正如本文后面解释的那样,投入本身在获取、创建或使用方式上可能是相互依赖的。参与者所追求的目标在本质上也是多种多样的。其中一些是个人目标,而另一些则是企业目标。即使企业目标也是如此,它们也会针对不同的利益相关者群体,并且可能存在冲突。
在以下情况下,对协调的需求很明显:a)时间性是一个因素,因此延迟的影响或今天决策的未来后果并不立即显现;b)参与者数量众多;c)系统中参与者或任务之间的交互数量众多;d)系统中组合或事件涉及概率方面(随机变异性)。总之,系统越复杂(组织是复杂的集合),越需要协调。
如果要实现共同的预期结果,就需要协调多个参与者和交互、资源和目标。从维护视角和解决这些多样性可能带来的问题的需要来看,协调与系统思考的概念紧密相连。
与传统的分析方法相比,系统思考侧重于研究系统中某个组成部分如何与同一系统的其他组成部分相互作用(Aronson,1998)。组织是系统,因为它们包含相互作用以产生预定行为或输出的元素。传统的分析方法侧重于隔离各个部分。而系统思考方法则通过扩展分析范围来考虑系统组成部分之间相互作用的更广泛的图景。系统中某个组成部分的变化可能会限制其他组成部分的有效运行,或者改变所需的输入或输出规范。其他部分,尤其是资源,可能需要组合使用才能实现所需的改变。这里的重点是,查看涉及多个参与者、资源和目标的相互作用系统的各个小部分可能会突出分析试图解决的问题。在这种系统思考方法中,需要协调。
Crowston(1998)将协调理论定义为“关于协调如何在多种系统中发生的理论,该理论仍在不断发展中。根据该理论,组织中的参与者面临着协调问题。协调问题是组织中依赖关系的结果,这些依赖关系限制了任务绩效的效率。依赖关系可能存在于组织结构中(例如,大学学院的各个系之间相互作用,限制了对单个系的更改,而不会干扰其他系的有效运行),或者依赖关系可能来自流程 - 任务分解或分配给参与者和资源(例如,教授教授互补课程,他们对可以做出的更改类型存在限制,而不会干扰彼此的运作)。
根据协调理论,解决协调问题的办法在于参与者执行称为协调机制的额外活动。一位希望改变课程模块的教授必须检查这些更改是否会影响系内的其他课程和学院内的其他系。该理论认为,依赖关系和抵消依赖关系的机制具有普遍性,因为它们以某种形式出现在几乎每个组织中。因此,该理论建议在做出决策或采取行动之前,必须识别和研究系统中的依赖关系及其相关的协调机制。参与者还必须意识到,管理依赖关系有多种机制,每种机制都可能导致不同的流程。理想的机制应基于情境因素,并且通常涉及权衡。总之,正在考虑变更的组织(或正在组建的组织)应该首先识别可能面临的内在依赖关系和协调问题,然后从备选方案中选择最适合在特定情况下实现预期目标的协调机制(Crowston,1998)。这里的关键点是,协调机制是组织系统的可变部分,选择特定机制会对效率和目标实现产生影响。
组织中需要协调的依赖关系类型的一种简化类型可以是:a)任务-任务:o 任务可能具有重叠、冲突或具有相同特征的输出;o 任务的共同输入可能是可共享、可重复使用或不可重复使用的;o 一项任务的输出可能是另一项任务的输入或执行后续任务的先决条件。规范方面可能存在冲突,需要协调。b)任务-资源,即任务所需的资源;c)资源-资源:一种资源依赖于另一种资源的情况。每种依赖关系都需要相应的协调机制来管理。
总之,解决组织问题、实施变更或组建新组织都涉及管理任务、资源和目标之间的众多依赖关系。最佳的依赖关系管理方法是对依赖方进行协调。选择特定的协调机制会导致独特的组织形式和/或流程,这些流程对实现组织目标具有影响。协调是系统思考的组成部分,因为它要求对整个组织进行审查,以了解组织中一个组成部分的变更如何影响同一系统的其他组成部分。协调的目标并不新鲜;提高绩效是普遍的组织目标。从更广阔的视角处理任务不同于传统的分析机制,即将问题分解成小部分。最后,关注依赖关系和协调机制不是一次性的努力。对于处于动态环境中的组织来说,这是一个反复出现的话题。
- Aronson, D. (1998) 系统思考概述。 http://www.thinking.net
- Crowston, K. (1997) 基于协调理论的组织流程设计方法,组织科学 8 (2), 157-175
- Greiner, L.E. (1972) 组织成长中的演变与革命,哈佛商业评论(7/8 月)
- Malone, T.W. & Crowston, K. (1994) 协调的跨学科研究,计算调查,26 (1), 87-119
- Rich, P. (1992) 组织分类:定义与设计。管理评论学报,17 (4), 758-781
- Senge, P. (1990) 第五项修炼,纽约:货币/双日。