计算机革命/软件/文字处理
介绍和概述
文字处理可能是使用最广泛的“生产力”软件应用程序之一。当用户能够更多地使用计算机并发现其在文档创建、编辑、格式化和保存方面的优势时，计算机被迅速采用以取代打字机——即其文字处理功能。在对以前创建的文档进行更改时，这一点尤其明显。不再需要重新输入整个页面和/或文档才能添加、删除和进行更正等操作。它变得像从计算机（或存储设备）中检索原始输入的文档一样简单，进行必要的更改，然后通过“按下按钮”（或少量按键）打印出来，或者将新版本放回计算机上的文件或存储设备中。事实上，由于拼写和语法检查等功能，错误和错字的可能性应该更小。
文字处理中可能最大的优势是“自动换行”功能，它消除了对耗时的“回车键”的需求，因此也减少了打字过程中的能量消耗。为了进行“文字处理”，需要一台计算机和一个名为“文字处理软件”的程序（http://www.webopedia.com/TERM/W/word_processing.html，2006年10月2日检索）。
计算机通常预装了文字处理软件，但这些软件通常不是客户想要的软件或版本。例如，软件（如记事本）的功能与微软Word相比更加有限。因此，购买者倾向于购买、安装和升级到更常见和熟悉的文字处理软件。
在20世纪80年代初，文字处理软件，如DW3（DisplayWriter），是基于命令的，因此更多地依赖于“功能”键来执行命令。从20世纪90年代开始，用户不再需要记住特定的功能，因为这些程序在提供图标和下拉菜单选项方面变得更加“用户友好”，方便用户使用。虽然用户可能需要一些时间才能找到合适的命令，但用户可以搜索和/或浏览，甚至可以从程序本身请求“帮助”——找到他们希望在文档中完成的操作。
也许对计算机用户来说最常见和熟悉的是微软Word和WordPerfect等文字处理软件。事实上，文字处理已经发展到包含在“生产力”软件应用程序套件中，因此可以利用该套件中程序的互连性，使用“链接”表格、地图和网站等功能创建高级文字文档演示文稿。
对于更专业的文档，可以选择使用一个名为“边写边引用”的功能，该功能在文字处理程序（例如微软Word）的菜单（即“工具”）中插入命令，以便用户直接访问参考文献，并使文献软件（例如EndNote或ProCite）能够在开放文档的写作阶段进行文献格式化（汤姆森ISI ResearchSoft，2003，“EndNote 7 ... Bibliographies & More Made Easy”，第38页；ISI ResearchSoft，2000，“ProCite”，第63-64页）。
如今，除了购买文字处理软件之外，还可以选择使用免费软件（例如AbiWord）。许多文字处理软件可以打开和保存微软Word文档文件[并且]……适合各种文字处理任务[并且]……可用于多种语言和操作系统”（http://www.abisource.com/，2006年10月3日检索）。另一个选择是使用基于网络的文字处理软件（例如Writely）。用户可以“立即共享文档并实时协作……从任何地方编辑文档……安全地将文档存储在线……[并且]易于使用……[因为它提供]熟悉的桌面感觉”（https://www.google.com/accounts/ServiceLogin?service=writely&passive=true&continue=http%3A%2F%2Fwww.writely.com%2F<mpl=homepage&nui=0，2006年10月2日检索）。
虽然有许多文字处理软件可供使用，但每一种都能够执行基本操作。也就是说，文字处理软件使用户能够创建或输入文档、编辑（添加和更正，以及检查拼写和语法，移动、复制和粘贴文本）、格式化（例如，更改间距和大小写、加粗、斜体和下划线文本）、打印和保存（http://www.compusmart.ab.ca/alummis/beginnerword/index.htm，2006年10月2日检索）。文字处理软件可能非常复杂，并为用户提供非常高级的功能（如上所述），但以下讨论将从关注基础知识开始，以造福所有用户。
从2007年开始，Windows Vista就将语音识别功能集成到微软Word中。语音识别功能允许您用语音向计算机发出指令。您可以启动程序，在打开的程序之间切换，关闭窗口等，前提是计算机连接了麦克风。使用微软Word，您可以口述文本、编辑和格式化文本。设置好之后，您可以使用许多可能的命令，例如唤醒“休眠”系统，选择或更正文档中的单词，甚至请求可能的命令列表。
在开始使用语音识别功能之前，您确实需要通过交互式教程训练它来准确地学习您的声音，强烈建议使用高质量的麦克风，这样计算机才能更好地听到您的声音，从而减少错误。口述模式使您可以轻松地说出脑海中的内容，并让微软Word为您完成所有工作，从而大幅减少键盘和鼠标的使用，同时还可以让您轻松地在屏幕和应用程序之间导航。但是，对于经常使用非语法文本的那些人来说，语音识别功能并不十分有用，例如程序员、会计师和计算机管理员。（http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb530325.aspx）
微软Word 2007试图改变事实上的文字（和办公）文档文件格式，但开放文档格式在更多的文字处理软件中使用，并且普及速度更快。
微软对该应用程序的最新更新是Word 2010，该应用程序于2010年6月发布。该应用程序包括一个免费的在线版本，该版本可以在大多数浏览器的小程序上运行，可以通过微软的在线电子邮件客户端Live或Hotmail访问。新版本还用Office Starter 2010取代了以前的微软Works，在套件中提供了一个更基本的文字处理软件，该软件预装在大多数计算机上。新版Word最明显的变化可能是“Orb”的外观，它是文件选项的图标，现在是一个带有“文件”字样的标签图标。除了这些变化和其他变化之外，该应用程序确实为普通用户和高级用户提供了更多功能。（维基百科 Office 2010）
文档创建
当您使用键盘在新的Word文档中输入文本时，您不仅将数据输入到计算机中，而且还在迫使计算机开始在一个新文档中工作（William.B & Sawyer.S，2007. 使用信息技术. 纽约：麦格劳-希尔出版公司）。文字处理的三个功能可以帮助您完成创建或开始新文档的过程。
最重要的功能是光标。这个出现在屏幕上的小箭头或垂直线让您看到自己在文档中的位置。它允许您在文档中导航，这样您就不会迷路。
在文档的左侧或右侧，您还会找到一个滚动设备，它允许您快速地在文档的开头和结尾之间移动。这个设备允许您预览文档的开头和结尾，同时节省大量时间（William.B & Sawyer.S，2007. 使用信息技术. 纽约：麦格劳-希尔出版公司）。
说到创建文档，最容易想到的软件就是 Microsoft Word。使用 Microsoft Word，您可以创建、编辑、拼写检查、打印和保存专业外观的文档、日历、手册等。除了创建、编辑、拼写检查、打印和保存专业外观的文档之外，您还可以将其他应用程序（包括电子表格、PowerPoint 演示文稿和数据库）直接导入 Microsoft Word，从而最大程度地利用其他应用程序的所有功能。市面上还有其他类似的软件包，功能基本与 Microsoft Word 相同。其中包括 Word Perfect、Open Office 和 Lotus 等。
文档修订
编辑是修改或更改现有文档的过程。在文字处理软件中，有许多功能可以帮助您编辑文档。文字处理允许人们减少编辑和格式化的时间，从而将更多时间投入到他们正在撰写的作品中 (http://office.microsoft.com/en-ca/word/HA101650321033.aspx，检索日期：2006 年 12 月 5 日）。信息技术极大地改善了人类编辑过程，但也让我们变得“编辑无能”，因为计算机通过简单的按钮操作就可以帮我们完成所有工作。本质上，英语教授可能会说我们在英语学习方面变得懒惰了。
我们变得懒惰的部分原因是文字处理让我们更容易编辑。我们不再需要使用修正液或橡皮擦来纠正错误，而是可以使用插入和删除按钮。如果我们想要在文档中添加内容，可以使用插入按钮并在光标所在的位置开始输入。所有其他文本将自动移动（William.B & Sawyer.S, 2007. 使用信息技术。McGraw-Hill 出版公司：纽约）。您也可以在文档中替换文本。例如，如果您在整个文档中输入了一个词，但意识到自己犯了一个错误，您可以找到该词的所有实例，然后将其替换为您想要的词。此功能为普通作家节省了大量时间。在那些手写年代，犯错曾经是一件非常令人恼火的事情，因为这意味着要使用橡皮擦、修正液，甚至重新开始。但是，现在有了撤消命令，您只需轻轻点击一下按钮或简单的命令（键盘上的 Control Z），就可以撤消上一步操作。(William.B & Sawyer.S, 2007. 使用信息技术。McGraw-Hill 出版公司：纽约）。
编辑文字处理软件文档还可以进行剪切和粘贴操作，这曾经是通过剪刀和胶水来完成的。但是，现在您可以在计算机上用一个按钮来完成这项操作。文字处理允许您复制一个词、一段文字或一张图片，并将其粘贴到另一个位置或另一个文件。
如果您在想一个同义词，您只需要使用内置的词库，这是大多数文字处理软件今天都拥有的功能。
我们日常职业、学习和写作中越来越依赖的文字处理软件的最后两个元素是拼写检查和语法检查。计算机将扫描您的文档并找出您写作中可能出现的任何拼写错误或语法错误。这项技术是您在英语课上学习的，您需要花费大量时间来学习，但是现在计算机将自动检查并为您更正。在使用拼写检查功能时要小心，因为如果单词拼写正确，但语境错误，它不会识别出来。这些功能很有用，但仍然需要人眼才能完全理解语言。
格式选项
Microsoft Word 中有两个非常有用的工具：模板和向导。Microsoft Word 中有大量预制的模板可供使用，涵盖各种类型的商业和个人模板。您还可以选择创建自己的个性化模板。这些模板的目的是为了在创建特定文档时节省您的时间，您可以使用相同的概要，只需要更改正文内容。模板可以包含格式、样式、页眉、页脚和图形。向导是一个工具，可以节省大量格式化、打印和邮件合并的时间。在 Microsoft Office 2010 中，这两个工具都可以通过“文件”选项卡访问。
Morley，Deborah 和 Charles S. Parker。了解计算机：今天和明天。马萨诸塞州波士顿：课程技术，Cengage Learning，2011。打印。
在文字处理软件中使用模板已经变得非常流行。无论您是在一家财富 500 强公司工作，还是拥有自己的小型企业，模板都非常有用。可用的模板种类繁多，包括传真封面、简历、日历、名片和备忘录，仅举几例。我认为简历模板最有用，无论您是应届大学毕业生，还是重返职场。模板为您提供了多种选择，但也让您能够自定义模板，使其成为您自己的模板。
（了解计算机：今天和明天/第 13 版/Morley 和 Parker 第 29 页）
样式与直接格式化
最好使用 Header1、Header2、Header3 标记而不是直接格式化，尤其是对于超过一页的较长文档。使用样式构建文档的优势在于，在输出为 PDF 时，文字处理软件将构建文档的纲要视图，这对于在较长文档中查找章节和部分非常有用。
当您想要更改标题的文本属性时，样式也很有用。例如，如果您将小节设置为 14pt Arial，并且有 20 页文档。如果您想将字体更改为其他字体，使用直接格式化将需要手动浏览整个文档，将字体更改为“Liberation Serif”。使用 Heading1 的样式，您进入一个对话框并更改 Heading1 的属性 - 字号、字体粗细、颜色等... 仅这一步就可以节省大量时间。