商业分析指南/采购，包括RFP、RFI和IFB
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企业内部的商业分析师通常会扮演一个角色，即定义用于采购的业务和系统需求。
采购有很多不同的类型，每种类型都有其独特的特点。采购指南因州而异（国家之间也是如此），因此通常最好咨询您的财务和法律部门，以了解具体的注意事项。这里介绍的材料具有通用性，以确保适用于所有组织。
通常，采购方法的类型取决于要采购的商品和服务的类型。以下是最常见的形式
| 采购类型 | 描述 |
|---|---|
| 招标书 (IFB) | 通常，招标的商品或服务可以从多个供应商处购买。在这种类型的采购中，会提供规格，并且价格最优的合格投标人将被授予合同。公司必须能够在招标文件中明确定义具体内容，包括条款和条件。 |
| 信息征求书 (RFI) | 当公司或政府正在考虑采购时，他们可能会先向各个供应商发出信息征求书，以便更好地确定采购框架。RFI 通常不具有约束力，并且会得出具体信息，而不是报价。通常，当执行此步骤时，它发生在正式的 IFB/RFQ 或 RFP 之前。 |
| 报价征求书 (RFQ) | 这与 IFB 相同。 |
| 建议书征求书 (RFP) | 当需要定制解决方案时，通常涉及硬件、软件和/或系统开发以及持续维护，就会发布建议书征求书。这将导致一份提案，概述投标公司将如何满足要求。通常，这些提案完成所需的时间最长，但在引入公司希望外包的新技术或系统时非常有用。 |
某些实体选择在进行大量投资之前尝试一些技术的演示项目或概念验证。这些类型的“先试后买”技术也可以纳入采购流程。
除了 RFI 之外，所有采购通常都会导致某种形式的采购，授予获胜投标人，无论是采购订单 (PO)（如果是 IFB/RFQ），还是合同（如果是 RFP）。根据具体的要求，PO 或合同的授予可以授予一个或多个供应商。
商业和政府机构经常面临“自制或外购”的决策，通常由商业分析师进行分析。许多因素会影响这些决策，主要包括：
- 这是我们当前（或期望的）核心竞争力的一部分吗？
- 我们是否拥有必要的技能、时间和能力进行内部构建？
- 我们能够比购买更经济高效地开发吗？
- 市场上供应商的数量和可靠性
- 如果我们构建，持续维护成本是多少？相比之下，未来供应商的可能通货膨胀成本是多少？
- 随着未来需求的出现，能够轻松扩展（向上或向下）
- 能够将组件/零件重复使用或循环利用到其他产品和服务中
- 对外包产品/服务的授权
- 决策的机会成本（例如，如果资源被转移到构建，我们不再有能力做些什么？）
虽然这不是一个详尽的清单，但上面列出的内容确实涵盖了一些更重要的需要考虑的因素。近年来，是自制还是外购的决策已经变得模糊了！通常会有一种折中的方案，称为混合方案，它结合了两种方案的优点，作为第三种选择。以下是一个假设的例子，它概述了三种选择
| 自制 | 混合 | 外购 |
|---|---|---|
| 使用内部资源进行大型定制软件构建 | 购买可配置软件；由内部资源进行调整 | 将开发和持续维护外包给第三方 |
| 将功能集成到当前系统中 | 使用外部软件专家促进知识转移以进行维护 | 使用第三方协助进行变更管理（员工培训和材料） |
| 大约需要 24-36 个月才能完成 | 大约需要 12-24 个月才能完成 | 大约需要 9-12 个月才能完成 |
混合解决方案可以与其他方合作和协作，无论是采购合作、公私合作，还是任何利用外部方来实现组织使命的变体。
虽然这些指南会因发布采购的实体而异，但合同法、为组织获取最佳价值以及经受审查的能力等元素在所有司法管辖区都很常见。通常，这些元素包括以下内容：
- 发布招标，使潜在投标人知道这一机会（在 NYS，这需要在 NYS 合同报告员中发布）。
- 保护采购人员免受潜在投标人的影响（在 NYS，正在进行的采购会进入一个安静期，投标人必须避免讨论当前的招标，除非法律允许，所有联系必须记录并报告，如果需要）。
- 为投标人提供足够的时间来准备报价或提案（在 NYS，这些时间框架在采购指南中有所详细说明）。
- 投标人方面的担保，例如投标保证金、信用证，以及公司高管的保证，即如果公司中标，将满足要求。
- 在投标之前制定评估方法。在 NYS，适用类别将与分配的值一起发布，例如成本 = 25%，技术提案 = 50%，参考 = 10% 等）。
- 承认提交投标构成在指定期限内有约束力的价格/要约。
通常，与采购相关的条款和条件将在发布的 RFP/RFQ 中详细说明。
商业分析师的作用对取得成功至关重要。在谈判和签订合同时，通常无法添加额外项目，因此将规格详细地写入工作说明书是日后成功合同的关键。以下是一些有助于促进成功采购的技术：
- 清楚地了解您正在征求的行业。是否需要考虑行业标准？