发展合作手册/沟通技巧/如何提出想法
沟通能力是指根据情况和所处环境，决定最有效和最有效的信息交换方式的能力。 能力还意味着你可以在不使对方丢脸的情况下做到这一点。
为了实现这种能力，我们将从基本的沟通技巧和掌握这些技巧的工具开始； 如何确保信息清晰地呈现以便理解； 如何有效倾听； 以及如何回应与之交流的人。
为了使沟通取得成功，发送的信息必须在呈现之前仔细考虑，以确保它们真正反映组织的需要、愿望、目标和愿望； 换句话说，就是组织的使命和愿景。
有效沟通技巧的背后是七个重要的元素，对于促进卓越至关重要
- 创造性的洞察力,
- 敏感性,
- 愿景,
- 多功能性,
- 专注,
- 耐心。
这些元素共同包含以下内容
提出正确问题的能力
将项目团队和其他利益相关者纳入重要的组织决策
为团队成员提供效能感和尊重感
预测和适应变化的能力,
面对不可预见的挑战。
重点在于口头沟通； 使用语言，无论是口头还是印刷的。 无论信息采用何种形式，你都必须确保
你完全理解传入的信息；
你在信息传递过程中避免评判；
你塑造传出的信息以确保它也能被理解；
你保持信息 - 传入和传出 - 集中和主题。
确定你的沟通目标
在你试图说服其他人相信你想法的价值之前，首先你必须弄清楚自己
- - 你想说什么？
- - 你想对谁说？
- - 你想怎么 说？
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识别关键概念并战略性地排序
一旦你明确了你想要提出的想法以及你想要通过提出它来实现什么，你必须专注于如何使这个想法对你的听众清晰明了。
第一条规则：不要提出很多“想法”（你会让你的听众感到困惑）：只提出一个连贯的愿景。
连贯的愿景将由不同的元素组成：发展要点并战略性地排序。
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一旦你确定了你的目标并确定了你的目标受众，你应该采取以下步骤来构建你的演示。
- 步骤 1，制定一个总体前提：构建一个演示将要求你首先制定你的目标，并将这个目标转化为你将向你的受众陈述的总体前提。
- 步骤 2，生成要点并战略性地组织它们：在你确定前提之后，你将能够生成要点来支持这个主张。 确保连贯地组织这些要点，以便听众能够轻松地遵循你的思路。 为了清晰起见，将要点数量限制在 2-5 个，并控制时间，保持要点分离（过渡将想法分开）并平衡分配给每个要点的时间。
- 步骤 3，创建引言和结论：在你制定了要点之后，你需要补充引言和结论。 首先创建引言 - 结论实际上重申了引言中的大部分内容。 引言打开了演讲，负责吸引听众的注意力，将主题与听众联系起来，树立演讲者的信誉，并预告演示的要点。
- 步骤 4，补充过渡：在进行演示之前，你最后一步是开发过渡，引导你的听众在演示的不同部分以及不同的主要思想之间进行转换。
沟通者的影响力很大程度上取决于受众赋予她的信誉。 在与外部利益相关者进行口头或书面沟通方面，之前关于受众、组织思想和使用证据的讨论对于建立一个人的信誉至关重要。 例如，使用良好的证据并向受众解释这些证据将增强你感知到的能力。 你的可信度将根据你说话和写作时的诚实程度以及你表达真诚的态度来决定。 表现出对你的受众的真诚关心也会提高这种信誉度。 当你自信而坚定地说话，并用你的能量和言语激励他人时，你将被视为充满活力。 你将如何组合信息以及你如何传达想法将被仔细评估，特别是那些可能需要依赖你提供的信息以维持他们的福祉或生计的外部受众。
演讲者或作者信息的可信度很大程度上取决于用来支持她/他的主张的证据的质量和数量。
外部利益相关者将对组织提供的信息特别持怀疑态度，尤其是在他们的金钱、时间和/或安全受到影响的情况下。
因此，务必为你为外部受众创建的信息提供可靠的支持。
支持材料应阐明并提供你所做论据的证明。
以下是几种最常见的支持材料类型。
- 插图：一种使用详细故事来解释或阐明概念的示例。 它们并非旨在提供证据。 例如，你可以解释你的组织如何为现场代表提供广泛的培训和学徒制，以确保他们的价值对组织而言。
- 具体实例：简短的示例，用于阐明或证明观点。 它们提供了一种快速表达大量内容的方式，使主题与受众相关。 例如，你可以解释一个经理如何在五年内没有加薪，但放弃了她第一次加薪，以便她的团队成员可以获得更大的加薪。
- 统计数据：排列以显示趋势、相关性或关系的数字数据。 统计数据充当度量，通常用作证据。 例如，你可以提供数字数据，显示你的组织如何在财务困境时期保持员工人数稳定。
- 类比：将陌生的概念与熟悉的概念进行比较，以阐明可能难以理解的概念。 例如，你可以将你的组织向非管制市场的过渡与新西兰类似的例子进行比较，在那里员工人数保持稳定。
- 证词：来自与主题有逻辑联系且具有信誉来源的个人所提供的陈述或认可。证词可用于澄清或证明，通常通过引用专家的研究来进行。例如，您可以引用由独立审计机构进行的一项研究，该研究证实了您的组织有能力为当前的员工队伍提供财务支持。
在使用证词之前，请询问以下问题：
- 引用的材料是否准确？
- 资料来源是否有偏见，或被认为有偏见？
- 资料来源在咨询的领域是否胜任？
- 信息是否最新？
通过使用视觉辅助工具，可以让您的演示生动难忘。虽然计算机生成和投影的视觉和演示辅助工具普遍使用，但了解如何在演示中使用它们或任何其他类型的视觉辅助工具仍然很重要。以下是一些关于有效使用视觉辅助工具的建议
- 首先写下您的提纲，然后设计您的视觉辅助工具。避免颠倒流程。
- 选择适合您想要说明或澄清的观点的视觉辅助工具。视觉辅助工具应该支持、澄清和放大，而不是重复您正在说的话。
- 确保您的视觉辅助工具的意图清晰。
- 只使用重要或难忘的单词或短语：消除任何不必要的文字幻灯片。将单词数量限制在您可以放在 T 恤上的字数。
- 图片幻灯片的效果最佳。
- 使用颜色来增强效果。您上次看到黑白电视是什么时候？确保您的视觉效果可以让最远离屏幕的观众看到并理解。
- 练习使用您的视觉辅助工具。
- 不要以视觉辅助工具开始或结束您的演示。
- 引入视觉辅助工具，使其与您的演讲流畅地融合在一起。
- 保持眼神接触：与您的观众交谈，而不是与视觉辅助工具交谈。触摸要点；转向观众，并说话。不要从您的视觉辅助工具中阅读。
- 仅在讨论时展示视觉辅助工具。
- 避免将视觉辅助工具传递给观众。
以下 10 个步骤可以帮助您提高写作水平
- 知道您想说什么。
- 知道您想对谁说。
- 知道您将如何说。
- 研究和组织您的想法。
- 保持逻辑性。
- 用事实、证据和其他支持来支持您的陈述。
- 不要用统计数据或数字淹没您的听众。
- 建立您的信誉
- 保持简单
- 保持简短。
- 知道您想说什么。
- 分析您的听众
- 准备演讲 - 使您的演讲对演讲者友好
- 不要用统计数据或数字淹没您的听众。
- 使演讲可信、简单和简短
- 放松您的声音。
- 放松您的思想。
信息性演讲旨在帮助您的外部利益相关者理解某些事情，这要求您扮演教师的角色。虽然信息性演讲似乎很容易和自然 - 毕竟，分享信息有多难？- 真正有效的信息性演讲要求您仔细关注您的听众，提供适当的信息，解释您可能认为不言自明的术语，并将您的听众视为已经了解主题的人。
在准备旨在提供信息的演示文稿之前，需要考虑的关键事项包括
- 听众对主题的了解。您的听众已经了解了您将要说的内容，您如何将已知内容与未知内容联系起来？
- 向该听众提供此信息的目標。观众需要知道什么以及为什么？目标与观众密切相关。例如，您与组织财务状况相关的详细信息将有所不同，具体取决于您的观众是税务检查员、外部审计师、受益人社区还是新员工。
- 观众为了满足您的目标需要了解多少信息。同样，您需要与特定受众分享足够的信息，以便他们理解您所说的话，但您也不能提供太多信息，以至于受众会失去您的重点，而陷入细枝末节。
- 什么类型的信息最能阐明您试图教授的内容。阐明想法主要通过使用证据来实现。某些想法最好用数值数据来说明，而其他信息则可以通过示例或叙述来澄清。同样，观众在确定什么证据会被您的观众认为是可信的方面起着主要作用。例如，投资者通常关心的是底线 - 利润。受益人希望了解您关心他们的福利和生活质量，以及他们购买您的服务所产生的成本。
- 观众在演示文稿结束时应该记住的关键想法是什么。无论您的演示文稿是口头的还是书面的，都要将其组织成三到四个要点，以便观众更容易记住您信息的最重要部分。
- 使信息对您的受众准确、清晰且有意义。您可以通过仔细研究、对您的受众诚实、将证据与主要观点联系起来以及解释证据与您的主题之间的关系来使信息准确、清晰且有意义。
在进行信息性演讲时，无论观众是员工、工会领导、高级管理人员、公众还是这些人的组合，遵循一些简单的指南都非常重要。
- 避免高估您的受众已经了解的内容。彻底且清晰地解释您的想法。在必要的地方提供定义、解释和示例，不要假设受众已经了解您正在谈论的内容。例如，如果您正在向受益人推行新的账单声明，您将需要通过将其与旧账单进行比较以及定义可能出现在其声明上的任何新元素来描述新的账单。
- 记住将主题直接与您的受众联系起来。找出他们的兴趣或对他们来说什么重要，并将您的演示文稿针对这些兴趣或需求。例如，您需要向您的受益人解释新政策和程序将如何使他们以及组织受益，以及您在过渡期间如何计划让他们的生活更轻松。
- 避免过于技术化。如果信息对于特定受众来说过于专业，请务必仔细定义必要的术语，并将不必要的术语和晦涩的语言替换为受众能够理解和联系起来的词语和概念。
- 发展您的信誉我们之前讨论过在演示文稿中建立信誉的必要性。我们说信誉是指您被认为有资格谈论特定主题的感知。我们还提到您的信誉需要在整个演示过程中得到加强。这在说服性演示中尤其如此。事实上，说服的能力往往取决于对您信誉的评估。
- 选择适当的诉求任何论证都需要使用诉求，无论是信誉诉求、逻辑诉求、情感诉求还是文化价值诉求。在说服过程中，您必然会使用所有四种类型的诉求，因为它们是支持主张的证明的相互依存的组成部分。
- 解决受众的抵触和疑虑最后，在说服的情况下，重要的是要预测受众可能产生的潜在抵触和反驳意见。当您了解受众可能提出的异议时，您可以在您的信息中解决最重大的分歧点。
通常在做完演示后，你会被要求回答观众的问题，尤其是在向新闻界发表演讲、参加投资者会议或工会活动时。
问答环节 (Q&A) 可能相当令人生畏，但如果你已经彻底研究了你的主题并预料到了可能收到的问题类型，你将更有能力处理任何被问到的问题。
以下是一些处理问答环节的指南
- 确保你理解问题。为了检查理解情况，请为提问者复述问题。例如：你是问我们为什么建议每年增长 2% 还是问我们如何估计这种增长将与生活成本的增长相匹配？
- 如果你没有理解问题，请要求澄清。例如：我不明白你所说的“总薪酬待遇”是什么意思。
- 重复问题，以便那些可能没有听到的人也能听到。例如：问题是，“我们预计在未来 5 年内提出什么涨幅？”
- 不要让问题偏离主题。例如：感谢你对与受益人分享利润的担忧，但今天的重点是投资者关系。
- 直接简洁地回答。告诉他们你知道什么，你为什么相信它，或者你相信什么。如果你没有答案，告诉他们，或者自愿找出信息并在稍后提供答案。例如：我没有听到总统关于消除工会的评论。据我了解，她致力于工会参与。我将检查该会议的记录，并在下周的新闻发布会上解决这个问题。
- 当你回答问题时，看着提问者，但仍然将答案呈现给整个观众。
- 如果提问者开始反驳，礼貌地打断并要求他/她的问题。例如：感谢你的关心，但我们只有时间回答一个问题。你有什么具体的问题要问吗？
- 回答完问题后，请与提问者确认你是否令他/她满意地回答了问题。例如：我是否解决了你的担忧？