发展合作手册/沟通技巧 / 项目经理有效写作指南
优秀的写作是多种要素的结果。但是，有一些简单的指南可以帮助作家提高计划的质量和效果。
- 使用拼写检查/校对：经理在写计划时最容易犯且最危险的错误之一就是拼错单词。这样做会给读者留下经理粗心大意的印象，也会削弱作者论点的说服力。因此，经理应该仔细地进行拼写检查，并让其他人校对是否有任何语法错误。
- 页码：项目计划很快就会成为大型文件。因此，为了便于参考，必须包含页码。
- 数字拼写：许多经理忘记了要将一到十的数字拼写出来，而对于超过十的数字则使用数字（11、12、100等）。
- 没有脚注：如前一个模块中所述，附录是计划中一个重要的部分，用于强化计划中提出的论点。因此，计划中不应该有脚注。所有来源和补充信息都应该放在附录中。
- 段落之间留空格：经理应该努力使自己的文档看起来不那么密集。通过在段落之间放置空白行，页面看起来不那么凌乱，读者会感觉他们更快地浏览了文档。
- 日期页：由于项目计划是一个不断变化和发展的计划文件，因此在每个页面的页眉或页脚中包含日期非常重要。这样读者可以快速确定计划的编写时间以及它是否是最新版本。
- 避免冗余：一旦计划中已经说明了某件事，作者就应该避免一遍又一遍地重复。重复只会让读者感到沮丧。
经理希望充满自信和热情地撰写他们的计划。但是，他们经常会从自信过度到不切实际。作者必须抵制夸大的诱惑。夸大往往不是来自经理说的话，而是来自他们的说话方式。因此，以下是一些应该避免的术语和短语。
最高级：也许语言中最常见的滥用是最高级的过度使用。虽然有时最高级是必要的，以显示产品的性能与竞争对手相比，但他们的使用往往会让读者感到难以置信或荒谬。一些常见的最高级包括
- 强大
- 真正惊人
- 壮观
- 巨大
- 惊人
- 飞涨
短语：除了这些最高级之外，还有许多应该避免的短语。这些短语已经成为项目陈词滥调，毫无意义，而且是嘲笑的对象。只要有可能，就应该完全避免它们。
- 易于使用
- 用户友好
- 尖端技术
- 未开发的市场
除了这些语法陷阱之外，还有许多人在内容方面面临着几个问题。通过了解常见的问题，经理可以尝试避免这些陷阱。它们包括
- 泛化：会扼杀项目计划的一件事是泛泛而谈。经理们经常会从不同的项目中提取共同的智慧，并将它们重新包装，用于他们打算运营的特定环境中，而没有在新的环境中进行具体的研究。或者他们在特定项目组件上进行了研究，然后将从中学到的经验教训应用于更广泛的范围。无论哪种方式，读者都会觉得这些决定是根据不适用于所强调的受益群体的信息做出的。
- 不清楚的可交付成果以及预期成果和影响。令人惊讶的是，许多计划让读者对提议的惠益感到困惑。读者不太可能在他们无法理解的项目上投入太多时间或精力。
- 价值主张薄弱：即使是最经过充分研究和写得最优雅的项目计划，如果读者认为该项目提供的价值不具有吸引力，也会失败。
- 不明确的实施计划：许多计划为其组织的未来提供了令人印象深刻的愿景，并附有已记录的成就指标。但是，如果没有仔细解释成功的实现方式，以及需要采取的明确步骤，那么这听起来就仅仅是一个愿望清单。
找到项目计划的正确语气和写作风格对任何经理来说都是一项艰巨的任务。每个项目计划的作者都会有自己独特的写作风格、自己的组织和自己的项目概念。但是，以下四个关键要素是项目计划写作过程的普遍要素。经理在写作过程中应该将它们作为一般指南。
1. 简洁：项目计划不是精心制作的文字作品。作者不需要用他们对广泛词汇的掌握或对隐喻的使用来打动读者。在项目计划中，尽可能简短地表达核心信息是理想的。但是，简短往往比写出冗长的、漫无边际的句子需要更多的努力。作者在写作时必须有纪律，只使用足以传达核心信息的语言。
2. 表达力：虽然简洁是项目计划写作的必要要素，但这并不意味着计划必须枯燥乏味或缺乏个性。表达力也是写作中至关重要的要素。作者应该努力用抓住读者注意力的句子来开始计划的段落和小节。
3. 有力的结尾：同样，项目计划的作者希望读者保持参与并对他们的想法感兴趣。因此，在结束计划的任何部分时，经理必须清楚简洁地陈述自己的观点。这样，读者才能始终理解作者持有的立场。
4. 正确的词语使用：与拼错单词的问题类似，经理也必须注意以正确的方式使用单词。每个人都会犯错。但是，项目计划不是混淆“接受”和“除外”等单词的地方。虽然拼错单词表明粗心大意，但词语使用错误表明作者对语言的掌握薄弱。
正如营销活动必须针对特定受众一样，项目计划也必须针对特定群体。项目计划首先是一份计划文件。因此，它们的写作方式应该解释公司及其增长和扩张的计划。但是，项目计划通常也是为了与组织中的特定利益相关者进行沟通而撰写的。
不同的目标受众在审查项目计划时会有不同的优先事项。许多经理的做法是为不同的受众制作几个版本的计划。虽然计划中的事实必须保持一致，但这些事实的呈现方式可以根据每个群体的特定需求进行调整。例如，一项供高级管理人员使用的内部计划可能会对组织面临的挑战进行更广泛的讨论，而一份供捐助者使用的计划则会更多地关注组织的优势。
以下图表突出了项目计划的各种受众以及对每个受众应该强调或淡化哪些问题。
| 利益相关者 | 要强调的问题 | 要淡化的问题 |
|---|---|---|
| 组织总部 | 现金流，资产，未来展望 | 道德承诺，受益人需求 |
| 机构捐助者 | 协同效应，管理团队 | 资产 |
| 私人捐助者 | 道德承诺，受益人需求 | 营销力量，资产 |
| 合作伙伴 | 协同效应，机遇 | 稳定性 |
| 关键员工 | 安全，机遇，工作方式 | 技术 |
| 政府 | 协同效应，稳定性，过往成就 | 稳定增长 |
一旦计划已经完成编写，作者需要花点时间确保它回答了正确的问题，并提供了正确的信息。 不完整的计划或缺少关键数据的计划往往看起来准备不足或有欺骗性。 因此，管理人员可以使用以下清单来确保他们的计划符合目标。
- 该项目计划是否完成了以下工作？
- 说明项目的本质。
- 证明该项目将以独特的方式为受益人提供价值。
- 表明该项目拥有足够的人员和专业知识来处理财务、运营、管理以及任何其他关键领域。
- 概述组织的目标和时间范围。
- 注意内在问题和潜在风险。
- 明确说明捐赠者的资金将用于何处。
管理人员希望在将项目计划交付给受众时做好充分准备。 他们可以进行的另一个测试来确保计划完整性是 M.O.R.E. 测试。 实际上，此测试应在项目构思阶段早期完成，并在整个计划编制过程中持续进行。 如果在任何时候测试失败，则管理人员应重新考虑是否继续执行该项目。
M.O.R.E. 测试包含四个要素。 如下所示
- 动机 – 管理人员及其团队是否有动力？ 他们是否有实现成功的动力和雄心？ 他们能否克服困难，最终实现目标？
- 机遇 – 项目理念中是否存在独特的、引人注目的机遇？
- 资源 – 管理人员是否拥有成功所需资源？ 这些资源可以在合理成本和及时范围内获得吗？ 这些资源将如何用于实现项目目标？
- 经验 – 项目团队之前是否参与过此类项目？ 是否具备处理不断发展项目的各种职能的专业知识？
M.O.R.E. 测试为衡量项目吸引力提供了一个标尺。