Lentis/办公室效率在不断变化的工作场所

简介

20世纪初，长时间工作提高整体生产力的概念遭到了雇员和雇主的一致质疑。如今，美国乃至世界各地的许多公司都在寻求使用替代方法来提高工作场所的产出，而无需增加工人的负担。这些新趋势倡导员工的自由、灵活性和舒适性。许多雇主通过远程工作、减少工作时间和激励计划等选项吸引员工。研究表明，这些技术可以有效。然而，在整个美国工作场所，实施情况差异很大。

远程办公

概述

在家工作或“远程办公”在20世纪70年代进入现代美国职场。尽管最初遭到抵制，但远程办公在世纪之交仍在稳步上升，并得到了国家远程办公倡议的支持。在过去十年中，在家工作的人数急剧增加。而且，在COVID-19大流行期间，这一现象更是如此。2020年，疾病控制与预防中心指南鼓励企业寻求远程办公，以减少感染风险。由于公众健康问题，企业允许员工在家工作，导致远程办公人数增加了35%。但即使大流行消退，人们仍然更喜欢在家工作。

积极影响

远程工作有很多好处，包括为员工节省每月数百美元的通勤和食物费用。它还直接减少碳排放，因为道路上行驶的汽车更少了。远程工作已被证明对许多人有效，57%的员工声称他们工作效率更高，49%的员工声称在家工作时集中力提高。64%的美国人提到了更好的工作与生活平衡。从心理上讲，这方面的失衡会导致疲惫和职业倦怠综合征，从而降低生产力。雇主们正在意识到这一点；82%的管理层领导人将允许员工每周至少有一天远程工作。有些公司会走得更远。像Airbnb、Lyft和3M这样的行业领导者允许几乎所有员工完全远程工作和混合工作。

负面影响

虽然远程办公对许多人来说很有吸引力，但也要考虑其缺点。SpaceXSpaceX、TeslaTesla和TwitterTwitter的首席执行官埃隆·马斯克认为，远程员工可能会“假装工作”，或者在没有监督的情况下不那么努力地工作。这些公司已经发布了最后通牒：要么每周至少亲自工作40个小时，要么离开。此外，远程工作可能会加剧经济阶层之间的不平等。在COVID-19期间，年收入超过20万美元的人中，有73%能够远程办公，而年收入低于2.5万美元的人中，只有12.7%能够远程办公。而且，虽然一些员工的心理健康有所提高，但另一些员工则报告了工作与生活界限模糊，导致心理健康下降。

40小时工作制

背景

在19世纪初的工业革命期间，工人通常每周需要工作80个小时以上。大多数工作都是体力劳动，导致员工过度疲劳。这导致了像美国劳工联合会这样的工会，倡导减少工作时间。在整个20世纪初，工作标准不断波动，但所需的工时总体呈下降趋势。到20世纪中叶，工会的进步以及亨利·福特流水线的影響，使40小时工作制流行起来。1940年，美国政府修订了《公平劳动标准法》，巩固了40小时工作制。自1940年以来，标准普遍保持不变：每周5天，上午9点至下午5点。直到最近，寻求提高效率和适应不断变化的工作环境的科学家和公司才开始质疑现状。

科技的作用

在生产力方面，科技自然而然地成为讨论的焦点。长期进步和近期发展都导致了对当前工作场所期望的重新审视。20世纪的技术已经将员工的注意力从越来越自动化的算法流程中转移到基于启发式的方法上。随着以批判性思维为新的重点，这种思维更具心理上的吸引力和挑战性，科学家和雇主开始重新评估在不同技术时代流行的体系的效率。最近，智能手机、电子邮件和社交媒体的出现，进一步增强了企业重新评估员工效率的紧迫性。一项2018年的研究发现，在分心和疲劳之间，在典型的8小时工作日中，只有不到3个小时的时间花在了相关任务上。

COVID-19的影响

COVID-19 大流行颠覆了生活的方方面面，创造了一个有利于疫情后变化的环境。居家办公的两个因素尤其影响了人们对 40 小时工作周的看法。第一个因素是隔离。由于被限制在家里，远离同事，员工缺乏社会和专业互动，导致工作与生活的平衡度降低，疲劳感加剧。从管理角度来看，第二个重要因素是出现了一个全新的局面。正如之前提到的，对工作场所标准的质疑已经逐渐达到顶峰。居家办公的转变，以及科学认可度的不断提高，给了雇主在让员工回到办公室时做出重大改变的机会。大规模变革的最大例子是一项 2022 年的研究，该研究表明超过 70 家公司过渡到了每周四天，每天 32 小时的工作制。结果是积极的，大多数公司表示，在研究结束后，他们将把这项政策永久化。这项研究几乎肯定会影响其他公司效仿。

激励和干扰

现代公司一直在尝试新的方法来提高生产力，包括提供激励和减少干扰。

提供激励已被证明可以提高工作场所的效率。针对特定任务的激励将有助于员工专注于特定任务，并使生产力提高 27%。激励还可以提高员工的士气，实施激励或奖励计划的公司，生产力提高了 44%。员工的生活方式也会影响他们应该获得的激励类型。了解员工的爱好和家庭类型的公司，可以更容易地选择激励措施，从而提高生产力。

在工作场所提供便利设施是物质激励的一个很好的例子。另一种提供激励的方法是让员工选择在家远程办公。现代社会的工作场所一直在发生变化，在过去的几年里，远程办公的人数呈指数级增长。截至目前，仅在英国就有 570 万人完全远程办公。政府也可以提供激励措施来提高国家生产力。在加州，有一项法律要求报销所有远程办公员工的费用，包括每月无线网络费用。

干扰是公司每天都会浪费生产时间的主要原因之一。现代工作场所中最显著的干扰是技术干扰，被称为网络偷懒。千禧一代和 Z 世代大约 25% 的工作时间都在使用智能手机进行与工作无关的事情。仅 Facebook 就占用了 86% 的非生产性时间。物质干扰也是影响生产力的一个因素。在高度密集的办公室里用隔间办公，会创造一种单调乏味、类似机器人的环境，员工可能会感到沮丧或不堪重负。隔间的另一个问题是工作空间划分不佳，同事的噪音可能会造成干扰。如果隔间不够高，视觉干扰也会影响生产力。休息时间不足也是造成工作时间不充分的主要原因之一。过度工作会导致头晕、头痛、易怒，甚至会削弱免疫系统。在典型的现代公司中，70% 的受访员工承认自己在一天中的某个时间点会分心，16% 的员工承认自己几乎一直都会分心。

公司通常会为员工提供工作电话和电子邮件，以避免来自员工个人生活中的技术干扰。此外，即使在大流行之后，一些公司仍然为其合作者提供在家办公的选择。这种安排通常可以帮助那些办公室拥挤或员工居住地距离公司设施较远的公司。

影响

在对办公室生产力趋势进行分析后，可以概括地说，员工正在争取更加舒适的工作条件。大多数员工希望获得混合远程办公、每周工作 32 小时和激励计划等选择。雇主提供这些选择是为了提高生产力。然而，虽然数据表明生产力通常会因这些社会技术转型而得到提高，但某些领域，如心理健康，则出现了喜忧参半的结果。平均而言，社会规范正在从更严格的工作场所转变为更灵活的环境。这种变化在职业生活的其他领域也显而易见，例如工作场所中休闲装的兴起。

虽然研究表明这些变化可能对劳动力产生净积极影响，但公司也必须意识到舒适区偏差。这些偏差会促使人们采取舒适而非合理的做法，并可能影响美国公众普遍接受放宽传统工作场所标准的行为。随着科学的不断发展以及新一代员工的加入，标准将继续波动，直到形成新的现状。数据表明，随着社会的发展，工作环境也将随之发展。公司将不断寻找提高生产力的方法，而员工将追求更好的工作标准。