专业和技术写作/商务沟通/入门
阅读是你读者与你的文字和图形之间的动态互动。你的读者对某个句子或段落的反应会影响他们对所有后续句子和段落的反应。因此，开头的句子或部分就显得尤为重要。它有助于建立读者对所有后续句子和部分的阅读心态。它还能抓住观众的注意力，并让他们集中精神直到结束。
在入门阶段，你将学习八种以读者为中心的策略，以高度实用和极具说服力的方式开始你的沟通。你很少，甚至几乎不会同时使用所有八种策略。为了决定在特定情况下使用一种或多种策略，你需要在你定义沟通目标的过程中积累对读者的了解。本章的第九条准则讨论了在工作中人们有时会想知道他们是否应该开始尝试沟通的道德方法。
前三条准则宣布了主题，陈述了主要观点，并预测了沟通的组织结构。
准则 1：给读者一个关注的理由
开头最重要的功能是说服读者将他们的全部注意力放在你的信息上，而不是略读或搁置一旁不读。在工作中，人们抱怨他们收到了太多电子邮件、备忘录和报告。你的目标是说服他们不仅要关注信息，还要认真关注信息。在你的沟通主要以说服为目的时，这样做尤其重要。研究表明，人们在阅读或听取信息时思考得越深入，他们就越有可能持有信息倡导的态度，越有可能抵制试图扭转这些态度的企图，以及越有可能根据这些态度采取行动。
为了抓住读者的注意力，你必须做两件事
• 宣布你的主题
• 告诉读者他们将如何从你提供的信息中受益
务必同时做到这两点。不要假设你的读者在你陈述主题后会自动看到你信息的价值。对你来说显而易见的利益可能对他们来说并不明显。
主题行用于抓住读者的注意力，通常只有几个字长。在撰写主题行时，请记住以下几点
• 保持简洁。主题行应该让读者了解内容，而不是成为内容本身
• 提高趣味性。当人们阅读你的主题行时，他们会想要阅读更多吗？
• 确保主题一致。主题行用于通知读者即将出现的内容。
电子邮件提出了一个特殊的挑战。它们实际上有两个开头：主题行和电子邮件的第一句话。你的目标读者不会阅读，除非你的主题行说服他们打开你的信息。准确地命名你的主题，并表明你所说的话将使你的读者受益。也要充分利用备忘录和信件中的主题行。
两种策略在说服总体上会从阅读你的沟通中受益的个人方面特别有效。
提及读者的请求
在工作中，你经常会写作是因为同事、经理或客户要求你提供建议或信息。为了建立读者对你的回复的利益，只需提及请求即可。
提供帮助读者解决问题的建议
在沟通开头突出读者利益的第二个策略是告诉读者你的沟通将帮助他们解决他们正在面临的问题。大多数员工都认为自己是解决问题的人。无论是技术、组织还是道德问题，读者或个人都会欢迎帮助他们找到解决方案的沟通。
沟通专家 J.C. Mathes 和 Dwight W. Stevenson 建议了一种特别有效的方法。关键是撰写以读者为中心的开头，通过提供解决问题/节省时间的解决方案来建立读者的关注。首先，列出对你将要面对的读者来说重要的问题。从列表中选择一个你的信息和想法将为读者提供解决方案的问题。当你完成了这些步骤后，你已经开始把自己和读者联系起来，成为解决问题的合作伙伴，你的沟通在其中扮演着至关重要的角色。一旦你确定了如何描述你和读者之间的解决问题关系，就起草你沟通的开头。
与读者建立解决问题的伙伴关系
1. 告诉读者你将帮助他们解决的问题。确保确定一个你的读者认为重要的问题。
2. 告诉读者你为解决这个问题做了什么。回顾你作为你所在领域专家的步骤。例如，你可能会为你的雇主的产品开发一个新功能，或者你可能会在调查竞争对手提供的产品时发现的一些结果。专注于建立为什么你的研究或信息对你的读者很重要，而不是列出你为了吹嘘而做的一切。
3. 告诉读者你的沟通将如何帮助他们更有效地执行工作，以及他们的贡献将如何进一步促进联合合作的解决问题工作。
以下是一些通常需要完整描述解决问题的具体情况
• 你的沟通将由你直接工作组以外的人阅读。你的读者离你越远，他们就越不可能熟悉你的信息的环境。
• 你的沟通将有一个封面和封底。有封面的文档通常面向大量当前读者，并且通常存档以便将来读者查阅。这两个群体都可能包括至少一些读者，他们对你要解决的解决问题的具体情况一无所知。
• 你的沟通将用于做出涉及大量资金的决策。此类决策通常由高层管理人员做出，他们需要了解他们所阅读的报告的组织背景。
在你的职业生涯中，你将有很多机会提出请求或建议，而无需他人提出要求。在撰写这些非主动沟通时，你可能需要说服你的读者问题确实存在。这可能需要一些有创意的以读者为中心的思考。
准则 2：陈述你的主要观点
你通常可以通过在开头陈述你的主要观点来提高沟通的实用性和说服力。这样做有三个主要原因
• 你帮助读者找到他们最想要或最需要的东西
• 你增加了读者准确阅读你的主要观点的可能性，而不是在他们看到它之前就将你的沟通搁置一旁。
• 你为读者提供了一个查看后续细节的上下文
像选择每个部分的重点一样，选择你沟通的主要内容。如果你是在回复请求，你的主要内容将是你读者提出的问题的答案。如果你是在主动写作，你的主要内容可能是你希望读者在阅读完你的沟通后所想或所做的事情。例如，如果你需要你的老板签署某件事，你可能将你的主题行设置为“需要签署”，然后解释需要签署的内容作为你文档的主要内容。
准则 3：告诉读者你的预期
除非你的沟通非常短，否则它的开头应该告诉读者接下来的部分会包含什么。在沟通开头位置的预告陈述应该集中它的组织和范围。这将起到几个目的。首先，它将缩小读者的注意力，只关注需要解决的问题。其次，它将阻止一些你没有打算写给他们的读者。这有助于避免诉讼。
通过在开头告诉读者你沟通的组织方式，你为他们提供了一个框架，帮助他们理解你传达的各种信息之间的联系。这个框架通过帮助读者立即了解你提出的每个新观点与他们已经阅读过的观点之间的关系，大大提高了你沟通的可使用性。它还有助于浏览的读者快速导航到他们正在寻找的信息。
读者希望从一开始就知道一篇沟通包含什么，不包含什么。即使他们相信你正在解决与他们相关的问题，他们可能仍然想知道你是否讨论了他们想了解的主题的具体方面。通常你会在介绍你沟通的组织方式时告诉读者你沟通的范围：当你列出它所涉及的主题时，你就会表明它的范围。但是，有时候你需要包含额外的信息。当你想让读者明白你没有全面地处理主题，或者你正在从某个特定的角度处理主题时，就会发生这种情况。
准则 4：鼓励读者对你的信息保持开放的态度
本书的其他章节强调，读者在阅读一篇沟通时，可以用各种方式做出回应。当他们阅读你准备的一套说明时，他们可以详细地遵循你的指示，或者自己尝试该程序，只有在卡住时才查阅你的说明。由于你开始沟通的方式会强烈影响读者的反应，因此你应该始终注意开头说服的维度。始终以一种鼓励读者对你的沟通的其余部分保持开放和接受的态度的方式开始。
通常，你不会有任何困难就能引发积极的回应，因为你会与同事、客户和其他想要你提供的信息的人进行沟通。然而，在某些情况下，你的读者可能对你信息的态度更加消极。在这种情况下，如果你想为你的信息赢得公平的听证机会，你需要特别注意起草你沟通的开头。如果以下问题的答案是“是”，那么你的读者对你信息的初始态度将是消极的。如果是这种情况，请尝试找出可能影响读者对你沟通的反应的态度，然后相应地设计你的开头。
• 你的信息是否包含对读者不利的消息？
• 你的信息是否包含读者不欢迎的想法或建议？
• 你的读者是否对你、你的部门或你的公司感到不信任、愤恨或竞争？
• 你的读者是否可能对你的主题或情况持怀疑态度？
• 你的读者是否可能怀疑动机？
最有可能促进积极的初始反应或抵消消极反应的策略因情况而异。但是，以下三种策略通常有效。
鼓励开放的态度的策略
• 将自己定位为合作伙伴，而不是批评者或竞争对手。建议你与读者合作，帮助解决他们想要解决的问题或实现他们想要实现的目标。
• 延迟你主要内容的呈现。最初的消极反应可能会促使你的读者积极地为接下来的每一个观点设计反驳论点。因此，如果你认为你的读者可能对你开头的主要内容做出消极反应。如果你延迟你主要内容的呈现，你的读者可能会在发现你的主要内容并对其做出反应之前，客观地考虑你其他观点中的至少一些观点。
• 建立你的信誉。人们更有可能对他们信任的人发送的信息做出积极的回应。因此，如果你一开始就说服读者你是一个主题专家，并且对这种情况很了解，你就可以促进对你的信息的开放态度。然而，这并不意味着你应该宣布你的资格，你只是给读者增加了不必要的负担。在给同事等已经对你专业知识形成良好印象的人写作时，避免讨论你的资格。
• 寻求帮助。当被要求提供帮助时，大多数人更容易接受新想法。即使你对这种情况了如指掌，你可能也无法独自解决它。在这些情况下，向读者寻求帮助将是有益的。这向你的读者表明，即使你对当前情况了如指掌，你并不了解所有事情。在写作时，重要的是不要显得傲慢或势利。有时我们必须克制自己的自尊心才能把事情做好。试着与人建立平等的关系。表现得好像你了解更多，将会引发更多负面反应。
虽然建议的策略通常会鼓励开放，但不要机械地使用它们。在撰写沟通的开头时，始终牢记读者的特定态度、经验和期望。你可以通过给自己讲一个关于读者的故事来做到这一点。你故事中的中心人物应该是你的读者，如果你写信给一个人，他就是一个个人，如果你写信给一个群体，他就是你受众中的一个典型成员。从这个人拿起你的沟通前的几分钟开始你的故事，一直持续到他或她读到你的第一句话的那一刻。虽然你不会真的把这个故事包含在你的沟通中，但创造它可以帮助你决定如何开始。
准则 5：提供必要的背景信息
在起草沟通的开头时，问问自己，你的读者是否需要任何背景信息来理解你要告诉他们的内容。
可能需要开头信息的情况
• 你的读者需要掌握某些一般原则才能理解你的具体观点。
• 你的读者不熟悉你将使用的术语
• 你的读者不熟悉你正在讨论的情况
并非所有背景信息都属于你沟通的开头。只属于某些部分的信息应该出现在这些部分的开头。在你沟通的开头，只包含有助于读者理解你整体信息的背景信息。
准则 6：除非你的沟通非常短，否则包含摘要
摘要帮助忙碌的管理者无需阅读整个文档就能了解主要内容，并为这些读者提供沟通内容和组织的概述。对于较长的沟通，尤其是那些足够长以至于有封面和目录的沟通，这些摘要更长，通常印在单独的页面上。
准则 7：根据读者的需要调整开头的长度
没有一个经验法则告诉开头应该有多长。一个好的、以读者为中心的开头可能只需要一个短语，也可能需要几页。你需要只提供读者不知道的信息。
读者应该知道以下内容
- 他们应该阅读这篇沟通的原因
- 沟通的主要内容
- 沟通的组织和范围
- 他们为了理解和使用沟通而需要的背景信息
如果你已经向读者提供了所有这些信息，并且鼓励他们公开接受你的信息，那么无论你的开头有多长或多短，你都写了一个好的开头。
准则 8：根据读者的文化背景调整你的开头
读者对沟通开头的期望和偏好会受到其文化的塑造。你刚刚阅读的建议适用于美国和其他一些西方国家的读者。但是，习俗的差异很大。你必须对读者文化沟通习惯有充分的了解，才能创建一个有效的开头。如果你不了解这一点，可以做一些调查，或者寻找来自那个文化的人来咨询他们。
准则 9：道德准则：开始及时并策略性地解决不道德的行为
假设你发现你的雇主参与了你不认为合乎道德的行为。或者你被要求写一些违背你对道德的理解的东西。你应该说出来，还是以书面形式表达你的担忧？新员工有时会被建议在他们取得安全感和地位之前等待，然后才能尝试带来改变。但这意味着你可能需要花几年时间才能解决你认为不道德的行为。无视不道德的行为本身也会被视为不道德的行为。在决定如何引起你认为不道德的事情的注意时，你面临的挑战类似于弄清楚如何开始一篇备忘录，其中你将推荐你认为读者会不同意的行动方针。
改变不道德行为的3种策略，避免风险你的工作
- 种下改变的种子
- 使用理性而不是指责
- 对他人的观点保持开放
你可能有一天会见证一种如此过分的行为，以至于你愿意冒着未来晋升甚至工作风险来阻止它。如果你发现自己身处这种情况，请寻求公司内部有影响力人士的帮助。如果你反对的行为违反了法律或政府法规，请向相关机构发出警报。这被称为揭发。有一些州和联邦法律保护举报人。
10个需要问自己的问题
[edit | edit source]在你计划你的信件、电子邮件和其他日常交流时，问问自己以下问题
- 我有多了解这个人？
- 他们对信中讨论的主题了解多少？
- 他们会如何回应我需要说的话？我可以用什么方法利用这次沟通来建立公司之间的融洽关系？
- 我究竟想通过这条信息实现什么？
- 他们对所讨论的概念的了解程度如何？
- 他们对我和公司有什么看法？
- 我/我们以前与他们有什么商业往来？
- 根据他们的个人资料，我应该包含多少信息以及什么类型的信息？
- 我在呈现信息时可以达到多高的技术水平？
- 我可以使用哪些策略使这条信息易于阅读和理解？