专业与技术写作/商务沟通/电子邮件
电子邮件（电子邮件）现在被几乎所有企业和公司（在北美、东亚、澳大拉西亚和欧洲大部分地区）用作在企业内部和与其他外部企业之间进行沟通的方式。作为一种快速、可靠的发送消息和与商界各行各业的人员互动的方式，电子邮件已成为首屈一指的沟通方式。
从历史上看，电子邮件被用作与其他员工进行非正式沟通的方式。电子邮件介于非正式沟通和正式商务互动之间，尽管电子邮件在方式上变得越来越正式，但由于无法辨别打字文本的情感或语气，电子邮件在商务环境中仍然难以定位。在专业的商务环境中撰写电子邮件时，必须谨慎选择措辞和文档的组织元素。如以下所述，所有电子邮件都会被保存和记录，并且可能会被任何数量的人阅读。电子邮件是工作场所中很棒的工具，但必须谨慎使用。在撰写电子邮件时，请牢记以下提示。
- 将工作场所的电子邮件使用限制在与业务相关的 信息和主题。
- 审查电子邮件以确保其符合法律规定，因为商务环境中的任何书面文件都可能在法庭上被使用。
- 使用专业语言和语气。
- 注意你的受众，并在写作时考虑他们的背景。
专业的商务沟通对于任何公司的成功至关重要。这可能包括撰写备忘录、报告或提案。任何公司，即使是小型企业，都可以从专业和技术沟通中受益。商务沟通有许多不同的形式和方面。稳固沟通的两个标准包括说服的能力和在商务写作中的可用性。
在现代社会，商业竞争非常激烈。在撰写商务文件，例如备忘录、报告或工作场所电子邮件时，务必考虑以下几点。
- 商务环境中的效率至关重要，一切始于沟通。
- 在当今社会，浪费时间沟通最终就是浪费金钱。
任何工作的准确性都极其重要，尤其是如果它是旨在真实或获得感兴趣职位的，比如简历。如果雇主或与雇主相关的任何人（受众）发现你在任何事情上撒谎或夸大其词，你将面临着无法获得甚至失去工作的严重风险。在编制任何形式的商务文件时，完全诚实是所有人的最大利益。不仅你的工作可能会受到损害，而且来自他人的尊重缺失可能会造成更大的损害。
创建的每个文档通常都是专门为某个人制作的。这个人将是你的目标受众，你的写作风格和内容将针对他们的喜好进行调整。与其他一些商务文件不同，电子邮件不受限于只发送给一个人或目标受众。
抄送和密件抄送
在处理电子邮件时，可以选择使用抄送 (CC) 和密件抄送 (BCC)。抄送用于将消息和其他文档发送给其他收件人。然而，在许多情况下，非目标受众可能会发挥作用。这可能是你从未想过会看到你的文档的任何人，比如老板或同事。例如，如果你发送了一封电子邮件给同事，谈论你工作的公司，甚至你的同龄人，同事就是你的目标受众。但是，如果你的老板偶然看到了这份文件，他或她将成为非目标受众，如果电子邮件没有考虑到其他人，可能会造成严重后果。另一个问题是，你可能在未经许可的情况下分享了个人信息，因为所有参与发件人和收件人的电子邮件地址都将对所有人可见。这就是密件抄送派上用场的地方。密件抄送用于将文档和消息的副本发送给其他收件人，而不会让原始收件人知道。例如，你发现你的同事可能参与了潜在的非法活动，因此你发送了一封电子邮件给你的同事，就此事质问他们，你发送了一封密件抄送给你老板，以便他或她了解目前情况和潜在的未来后果。
你所有商务文档的各个方面都应该考虑所有可能阅读它的人。通过确保这一点，你将保护自己，甚至可能保护你的工作。最糟糕的情况可能是你的文档的非目标受众是法庭上的人。请记住，通过检查你的工作是否符合法律责任来保护你的公司、你的老板和你的工作，也将保护公众。如上所述，你永远不知道谁会阅读你的文档，因此，如果未经授权阅读或使用你的文档的非目标读者决定使用它，他们可能会让自己和其他人陷入重大危险。
总的来说，人们必须始终考虑谁会阅读或看到他们的文档。随着商业世界变得越来越全球化，了解如何与外国受众沟通变得越来越重要。对你来说可能不冒犯的东西，很容易冒犯来自其他文化的人。如果他们觉得你故意冒犯了他们，没有人会做出有利于你的决定。这可能是因为你的沟通存在不足，你没有正确考虑你的受众。
商务沟通因任务而异。以下是商务环境中可能出现的一些不同文档的列表。
- 备忘录
- 演示文稿
- 提案
- 报告
- 可行性研究
- 电子邮件
- 简历
- 求职信
- 网站
在传达完你的主要观点后，你应该适当地结束沟通。结束沟通与传达你的观点一样重要。研究表明，读者能够记住沟通结束时所说的话，比记住沟通的其他部分更加深刻。结尾是影响读者对你所呈现主题印象的重要地方。为了适当地结束沟通，务必遵循以下准则。
- 准则一
- 在你表达完最后一个观点后，就停止。尝试使用允许你在自然的位置停止的组织模式。
- 准则二
- 重复你的主要观点。务必在结论中强调你的主要观点。这将使读者最后一次思考主要观点。
- 准则三
- 总结你的关键要点。尽管此准则类似于上面的准则，但当你总结时，你确保你的受众理解你的整个沟通。
- 准则四
- 参考你之前在沟通中陈述的目标。在沟通开始时陈述目标是很常见的。在沟通结束时参考你的目标，将使你的沟通更加集中。
- 准则五
- 专注于一种关键的感觉。在一些沟通中，鼓励读者可能很重要。因此，专注于一种感觉将有助于集中读者的注意力。
- 指南六
- 告诉读者如何获取更多信息。提供未来的沟通方式将鼓励读者。
- 指南七
- 告诉读者下一步该做什么。提供指导将帮助引导读者到你想要的方向。
- 指南八
- 确定任何需要进一步研究的方面。
- 指南九
- 遵循适用的社交习俗。例如，信件以表示感谢的措辞结尾，并声明与读者合作愉快。