商务信函

商务信函是写给专业环境中个人或群体的书面信息。当作者希望正式和专业时，会使用商务信函。信函的长度可能因作者的写作目的、意图和信函信息而异。信函可以寄给任何人，包括但不限于：客户，经理，代理机构，供应商和其他商业人员或组织。重要的是要记住，任何商务信函都是相关方之间的法律文件。这些文件可以保存长达七年，因此所有信息必须真实合法。

商务信函与其他信函的区别

区分商务信函和其他信函的主要区别在于，商务信函是一份法律文件。作者将对信函中写的内容承担责任。例如，如果在商务信函中声明项目将在某个日期前完成，那么该项目必须在该日期前完成。但是，如果项目不能在该日期前完成，可以再写一封信说明项目进度落后以及原因。因此，商务信函的写作方式必须不同于个人使用的信函。

商务信函主要用于请求或提供信息，达成协议，进行或延续对话，以及讨论之前的谈判。商务信函可以归类为私人信函，但通常不会传播给其他人，而是只供参与者查看。因此，商务信函需要清晰、集中和切中要害。在撰写商务信函时，作者应避免插入个人故事。

商务信函需要简洁明了。过于冗长是这种写作形式最大的弊端。保持句子简短和精确。避免过度使用形容词和副词，这些词会分散对信息焦点的注意力。将信函内容从最重要的主题到最不重要的主题进行组织。信函内容应具有说服力且可用。信函的语气应正式且专业。

此外，在商务信函中，最好使用“我”和“你”等第一人称单数代词。避免使用“我们”等复数代词，因为它会误导读者认为公司支持信函信息。此外，个人代词更容易理解，因为它直接指向相关方。

商务信函的格式

使用单倍行距。在商务信函中绝不使用双倍行距。
使用易于阅读的简单格式和字体。
对于块状和修改后的块状格式，使用单倍行距。
在每个段落之间留空一行。这使得更容易跟踪信函中主题的改变。

引言

这段应说明你写信的原因并总结后续段落中的关键要点。
包含一个表明你了解信函的目标受众的陈述。

正文

提供有关信函目的的背景或历史信息。
谈论你正在阐述的关键要点。
包括对主要观点重要性的证明。
列出任何相关的重要日期、讨论和对话。
如有必要，提出问题。

结语

总结信函中的主要观点。
如果相关，重述问题和解决方案。
包含截止日期。
提供联系方式（电子邮件、电话号码、传真等）。

结束语/结束语块

始终在信函末尾使用结束语。“此致”是商务信函中最安全的结束语。在打印的商务信函中，在结束语之后，应留出空间以便用笔签名。这将使原本平淡的信函更具个性。这是纸张上唯一的笔迹，因此请确保签名清晰。在此个人签名下方应打出你的姓名，以便于阅读。之后，你可以添加读者可能需要了解的其他任何内容。这可能包括任何内容，从职位、身份、文档底部附有副本的注释，到其他联系方式，如电子邮件地址或商务电话号码。

在结束任何商务文件时，务必考虑你的受众。尊重和专业是结束语的两个重要要素。你必须记住，每个雇主、老板或同事可能对什么是适当的结束语有不同的期望。一些被认为是专业的通用结束语包括

此致
敬礼
您的
最佳

这些应用于你与之没有关系的人，新同事，潜在客户，或者发给大量人员的电子邮件。当你向你熟悉的人发送商务文件时，你的结束语应有所改变。考虑使用专业的结束语，不要太正式。例如

此致
敬礼
谢谢
敬上
祝好

如果你不确定应该使用哪种结束语，简单的“谢谢”或“感谢”始终是合适的。

商务信函写作技巧

除非另有指示，否则正式称呼读者（先生、小姐或夫人）。
避免使用缩写，如“it's”和“won't”。“It is”和“will not”更专业。
尽可能将信函寄给具体的人，而不是公司，这样就不会被丢弃。
如果使用读者的姓氏，则在称呼后面使用冒号；如果使用读者的名字，则使用逗号。
如果文件与公司事务相关，请使用公司抬头以使文件更专业。
使用主题行以使读者能够快速了解文档的内容。
在结束语和文档电子签名之间，在底部用墨水整齐地签名。
如果信函没有占满整页，请确保信函内容位于页面中央，并且文档平衡。
务必列出你将发送副本的人，这样就不会遗漏任何人。
使用“我”和“你”等特定代词是可以的，但使用“我们”时要小心。这是因为这可能会让你所在的公司对你所写的内容负责。