专业和技术写作/商务沟通/备忘录
备忘录或备忘录是记录有关主题的事件或观察结果的通信记录。备忘录通常在商业环境中用作内部办公工具，可以服务于多种目的。如今，电子邮件可以被认为是一种常见的备忘录类型。例如，它们会提醒需要解决的问题，它们会向客户和其他同事更新正在进行项目的进展，最后，它们会向同事提供与正在进行的项目相关的问题的解决方案。它们是提供简洁的传递方式的好工具。记住要保持简单。
从一开始就具体说明，告诉读者备忘录的主题是什么，以及它是什么建议、进度报告、问题或结果。主题行是读者拿起备忘录后首先会看到的内容之一。因此，主题行需要提供信息，以便读者在查看备忘录时立即了解他们正在阅读的内容。
与主题行一样，前几句话需要详细说明备忘录的主题和目的。这将使读者直接进入信息，避免浪费时间在冗长的引言上。不要浪费时间和空间在不相关的 信息上，直接进入手头的问题。
备忘录始终采用对话风格，使用“我”、“你”和“我们”等词语。说“我想让你做这个”听起来更自然，也更个性化，因为你是在和一个特定的人交流。为了让别人采取行动，请使用主动语态而不是被动语态。写的时候就好像你面对面和对方说话一样。可以使用缩略词，但不要使用可能被读者误解的俚语或短语。另一方面，要保持文档适合工作场所环境。记住：备忘录是正式文件。 虽然技术写作不应听起来像学术写作，但也应该不听起来不专业。备忘录是商业文件，反映了企业的形象。它也是一份可以保存多年，并在特定情况下用作参考的法律文件。它需要保持正式和专业。同事、上级和客户不希望这份文件过于随意，因为它可能被解读为不尊重。永远不要像你与朋友交谈一样开始备忘录，使用“嘿”和“嗨”之类的词语。你总是希望使用专业的开头开始备忘录，例如“你好”或“尊敬的”等等。即使你写备忘录的对象是你的密友，这同样适用。
避免使用读者可能不了解的词语。语言应该简单，但不应过于简单。与其写“根据您的请求”，不如考虑使用更随意的表达方式，例如“如您所请求”或“如您所愿”会更合适。要简明扼要。
通过坚持重要的主题来直奔主题，同时避免使用空洞的形容词。没有人喜欢在时间有限的情况下不得不阅读字里行间的意思。在词语选择方面要诚实，不要听起来啰嗦或自命不凡。只有在有助于使备忘录简洁，并且你确定读者会理解该行话的情况下，才使用行话。你的英语老师都会不同意，但在商业中，简短而甜蜜是备忘录的标准。
在发送备忘录之前，请花一些时间确保你已经涵盖了所有正确的信息。仔细核对姓名、日期和项目/主题的具体内容，以确保所有内容准确且最新。请记住，任何书面商业文件都是具有法律约束力的，这意味着备忘录中的所有内容都必须准确。确保你检查了你的拼写，因为电脑程序中的拼写检查并不总是可靠的。
尽量避免使用诸如“对于由此造成的不便，我们深感抱歉”或“请随时致电”之类的短语。对于某些读者来说，过多的此类短语可能显得不真诚或陈腐。你可以诚实，而不必听起来像个孩子。不要过度使用陈词滥调；相反，要确保表达你的意思，并在适当的时候真诚地道歉。
撰写备忘录时，请记住你的读者。实现以读者为中心的备忘录的一条技巧是假装你正在与备忘录的收件人进行面对面交流。再次强调，要确保你保持专业，但同时也要通过清晰简洁的表达将你的意思传达给你的受众。
备忘录通常以问题陈述或已找到的解决方案开头。将你希望读者从备忘录中获得的信息放在最上面，然后在备忘录正文中继续详细说明。这被称为倒金字塔式写作。这种写作风格很重要，因为读者通常只花时间浏览备忘录。将最重要的信息放在文档开头，确保读者理解文档的目的。如果备忘录不是这样写的，大多数读者会错过重要的主题。这主要是因为他们在浏览文档中间部分，没有认真阅读备忘录。另一个考虑到备忘录浏览的工具是使用项目符号、表格和列表。这些方法有效，因为它们总结了项目的当前情况，并为将来参考提供了清单，例如截止日期。读者可以轻松地访问项目符号，并能快速简洁地向读者传达重要信息。
告知读者谁收到了你撰写的备忘录是一种礼貌。这样，读者就会知道知情受众是谁，以及谁拥有这些信息。这使读者能够准备好解释情况并回答尚未通过备忘录告知他人的问题。
就像签署信件一样，在要邮寄的备忘录上签署首字母，就像是你对备忘录的认可印章。
- 备忘录的基本结构是：问题陈述、讨论问题存在的原因、建议的行动方案和你的结论性陈述。
有必要解释你为什么想做某事，但要确保不要过度解释。备忘录应该简明扼要。读者不会阅读整个文档，因此备忘录需要能够轻松地浏览。
将每段限制在约五行或更少。将每个理由放在单独的段落中，而不是把它们堆在一起。如果段落太长，读者的注意力就会分散，文档的目的就会消失。人们在阅读文档时会自然地浏览并寻找关键词来集中注意力。如果段落很长，他们就会更少地寻找关键词，并试图更快地浏览它。
以行动号召结束你的备忘录。很简单；如果你希望在周五下午 3 点之前收到回复，那就说出来。这会让读者有义务给你回复。
备忘录的结尾就像签署行一样简单。签署行需要包含联系电话、电子邮件地址，如果你的公司有网站 URL，也应该包含在内。结尾行可能不需要，这取决于你和收件人的关系。
确保你以以下格式写日期：月份用书面形式（例如，十二月），然后是数字格式的日期，最后是数字格式的年份。这种格式很重要，这样就不会混淆日期。如果备忘录发送到另一个国家，日期就不会被误解。
备忘录是法律文件。这就是为什么以专业的方式撰写它们很重要。日期不仅对公司内部的员工有益，而且在发生诉讼的情况下也有益。日期可以作为一种记录形式。此外，备忘录应始终准确和诚实。不要陈述你知道不准确的内容。确保始终核实你的事实。如果企业被起诉，备忘录可能需要在法庭上出示。这些文件需要正式、准确、商业化，因为它们可以提供证据证明某件事是否发生。
文件的合法性也提高了备忘录中专业性的重要性。不要包含昵称或内部笑话。如果包含笑话，法庭可能会认为这是人们之间使用的代码，并可能成为法庭系统的一个危险信号。如果这些文件在法庭上被阅读，就会对公司产生负面影响。此外，为了保护自己，不要承诺任何其他人，除非已经达成一致。
在公司环境中键入备忘录时，备忘录的顶端应包含公司名称以及它是办公室备忘录，仅供办公室分发。如果不是这样，你的备忘录将像这样开始
- 收件人
- 发件人
- 日期
- 主题
请记住，冒号后面的信息需要彼此对齐。为此，你需要使用制表符。如果你熟悉 Microsoft Word，可以使用标尺上的左制表符来完成此操作。
示例草稿
- 收件人： Candace Harris
- 发件人： Candace Seay
- 日期： 2000 年 1 月 1 日
- 主题：参加年度野餐
- 收件人： Candace Harris
在主题行之后，使用双空格，然后开始备忘录正文。在备忘录中，不要缩进段落，只需在每个段落之间双空格。
要记住的一件事是，大多数备忘录只有一页长，但如果你超过一页，则需要在第二页上添加页眉。页眉将包含你的姓名、页码和日期。
非正式办公室备忘录的结尾可能只包含发件人的姓名。如果它是一个更正式的备忘录，那么这个人应该写下他们的全名，以及他们的职位和联系方式。习惯上，在备忘录顶部打印的姓名旁边用手签署首字母。
示例草稿
- 约翰，
- 还有几项额外费用会减少净收益金额。这些费用包括租金、用品和折旧。因此，公司似乎没有盈利，这在小企业运营初期很常见。控制支出并增加收入应该会使未来期间的净收益增加。每个月为接下来的年度准备一份现金流量预算，以便决定如何克服潜在的现金短缺，也很有用。
- 简
- 收件人： John Doe
- 发件人： Jane Doe
- 日期： 2000 年 1 月 1 日
- 主题：加入我们参加年度野餐
- 约翰，
- 还有几项额外费用会减少净收益金额。这些费用包括租金、用品和折旧。因此，公司似乎没有盈利，这在小企业运营初期很常见。控制支出并增加收入应该会使未来期间的净收益增加。每个月为接下来的年度准备一份现金流量预算，以便决定如何克服潜在的现金短缺，也很有用。
- 简