专业和技术写作/道德/文化

欣赏不同的文化

如今，大多数工作场所都是多元文化的。工作场所的员工更有可能来自不同的背景，包括文化环境和世界各地。教材《技术传播》的作者保罗·V·安德森重点强调了文化差异。重要的是要考虑到谁将阅读文档。

以下特征显示了不同文化之间的差异，应该被有效的作者所考虑

预期细节量 - 高语境文化，如日本、中国和法国，在写作中提供很少的细节。高语境文化建立在与人更少、更深层的联系之上；文化内部有许多不成文的社会规范和理解。这些文化中的人们期望读者在阅读之前对交流有足够的了解。例如，在说明等领域，人们假设读者有足够的背景知识或经验，因此不需要解释所使用的不同工具或引导读者完成任何步骤。低语境文化，如美国、英国和德国，人们认为读者在阅读之前知之甚少。低语境文化有更多表面的关系；规则被更明确地定义，以便其他人知道如何表现。低语境文化中的人们期望详细的写作，解释整个过程。作者应该考虑他们写作的文化受众，这样读者不会因为信息过多或不足而感到冒犯。

组织层次结构顶端和底端之间的距离 - 美国和西欧的许多组织在高层管理和低层员工之间存在很大的距离，层级很多。当距离很大时，对上层和下层员工的写作往往更加正式。在公司组织更加扁平的文化中，层级之间的沟通往往不那么正式。

个人主义与集体主义 - 许多亚洲和南美文化是集体主义的，这意味着人们追求群体目标并关注群体的需求。在像美国和北欧这样的个人主义文化中，人们更感兴趣的是个人成就。作者应该知道他们是在写给一个“以我为中心”的受众还是一个“以我们为中心”的受众。

面对面商业沟通 - 当与具有不同文化背景的同事会面时，人们应该注意一些差异。例如，一些文化的人在交谈时会站得很近，而另一些人则喜欢保持距离。一些文化的人会进行眼神交流，而另一些人则认为这样做不尊重。还有一些文化中，员工不会反对上司或向上司反馈，因为这被视为不尊重。在这些文化中，提出问题通常是不可接受的。

对直接或间接陈述的偏好 - 美国和北欧的人们更喜欢直接的交流，而日本和韩国的人们则通常更喜欢间接的交流。在美国，当拒绝一个请求时，作者通常会道歉，但会坚定地表明请求被拒绝了。在日本，这种直白可能显得粗鲁。日本作者可能会写道，决定尚未做出，从而延迟答复，并期望请求者不再提出要求。在日本，这被认为比直接拒绝某人更礼貌；然而，在美国，这可能会给请求者带来虚假的希望，请求者可能会再次提出要求。

商业决策的基础 - 在美国和欧洲，商业决策通常是客观地做出的，考虑成本、可行性、及时性等因素。在阿拉伯文化中，商业决策往往是基于人际关系做出的。作者应该知道，目标导向的方法是否最佳，或者更个性化的沟通是否更可取。

对图像、手势和词语的解释 - 词语、图像和手势在不同的文化中可能意味着不同的东西。在将文件发送给不熟悉的受众之前，了解图像将在另一种文化中如何被解释至关重要。例如，手势在世界各地有不同的解释，因此应尽量避免显示手的图形。此外，与宗教相关的措辞可能会引起读者的反感。“我很荣幸能与你合作”以及其他与宗教相关的评论应该在商业环境中避免。

了解跨文化读者

通常很难确定谁会阅读你的文档。在写作之前区分你的受众很重要。当写给各种各样的人时，了解他们的文化偏见、假设和习俗至关重要。网上有很多资源可以提供有关世界各地文化的资料。了解差异可以减少在进行全球业务时误解的发生。例如，在美国，日期通常写成月、日、年，但在其他国家，他们写成日、月、年。了解这一点可以减少对发送或到期时间以及时间表的混淆。学习有关其他国家的信息可以帮助你与读者建立联系，并为未来做好准备。读者会感谢你了解他们的习俗。

在线资源

荷夫斯泰德文化维度

吉尔特·荷夫斯泰德教授分析了IBM提供的来自50个国家的数据。这项研究是有史以来对世界各地文化进行的最全面研究之一。荷夫斯泰德教授根据权力距离、个人主义、男性化、不确定性规避和长期导向对文化进行排名。这些信息提供了对不同文化的洞察，使跨文化写作更加有效。

Cyborlink

Cyborlink 提供有关国际商务礼仪和习俗的信息。Cyborlink 按国家进行组织，使作者能够快速找到目标受众。Cyborlink 的信息很大程度上借鉴了荷夫斯泰德教授进行的研究。每个国家页面都提供了有关外观（服装和手势）、行为（餐饮、赠送礼物、会议、习俗和谈判）和沟通（问候、介绍和谈话指南）的信息，以及国家概况、其他资源和荷夫斯泰德教授的分析。

globalEDGE

globalEDGE 从各种来源收集有关国际商务的信息。该网站由密歇根州立大学国际商务中心创建，并部分由美国教育部资助。该网站分为几个类别。资源台收集了成千上万的资源，按国际商务主题进行分类。它提供研究、新闻和参考材料，以及国际商务中使用的术语词汇表。国家洞察部分提供了 199 个不同国家的数据。它包括统计数据、经济和政治状况以及简要的国家历史。文化部分对撰写面向多元文化受众的人员很有用；它提供有关每个国家商务礼仪的信息。

其他来源

同事是跨文化信息的重要来源。了解你和你所在公司的人员可以提供有关受众期望的最佳信息。如果同事以前曾给你的受众写过信，他们可能能够提供见解，说明你的写作将如何被理解。

你公司保留的以前通信也可以是确定如何写给另一种文化的有用工具。如果该信函得到良好的接受，你将能够寻找线索来了解如何构建你的写作。导致新合作关系或完成销售的写作可能是构建写作的最佳指标。

未知读者

你并不总是能够知道你的阅读受众是谁。许多发给你预期受众的电子邮件或备忘录可能会经过许多人。虽然你可能针对一种类型的受众，但重要的是不要忘记“幽灵”，“未来”和“复杂”的读者。

**幽灵读者** - 真实但未命名的读者是幽灵读者。他们“幕后”运作，他们的存在通常对作者来说是未知的。需要决策的通信中包括幽灵读者。幽灵读者存在的线索是，写信的对象在组织等级中没有足够高的职位来做出决定。满足幽灵读者的需求很重要，因为他们可能是最重要的读者。

**未来读者** - 书面通信在撰写后几周、几个月甚至几年后可能仍在使用。每个公司文件都被视为法律文件，因此律师和法官可能是未来的读者。未来的读者也可能是检索旧通信以获取信息或想法的员工。考虑到未来的读者撰写通信将节省时间，并使文件具有吸引力，从而满足广泛的读者。

**复杂受众** - 针对从多个角度阅读的一群人，就是一个复杂的受众。专注于写给复杂受众将使你能够与来自不同背景的人建立联系。重要的是与每个读者建立联系，同时不影响你的整体沟通。

写作时的注意事项

**_绝不使用种族歧视_**：在任何情况下，在专业文件中使用种族歧视、种族定型或任何其他形式都是不可接受的，无论你和你的受众有多么熟悉。如果该文件落入意外的人手中，它可能会对你造成极大的负面影响。专业领域在任何程度上都不容忍这种写作。把它留给你个人或个人的写作。

**绝不使用脏话**：同样，这在专业领域中在任何层面上都是不可接受的，即使是同事之间的写作。这可能会冒犯他人，并对你造成负面影响。

**尊重宗教信仰**：避免使用诸如“祝福”、“上帝”、“贪婪”、“圣经”或任何其他宗教意味的词语。避免提及节假日名称；例如，不要使用“在圣诞节期间...”，你可以使用“在这个假期期间...”。这将确保任何群体都不会感到被排斥或歧视。同样，以这种方式写作仅仅是职业礼仪。

**避免使用俚语**：这是所有写作的一般提示，但避免使用俚语将确保你的词语不会被误解，也不会被理解成与你的本意不同的意思。

**像全世界都在阅读一样写作**：一旦你用任何媒介写下了你的想法——电脑、电子邮件、纸张等——每个人都可以访问它。请记住，当你的写作进入公共领域时，你不知道谁会看到你的文件，所以确保没有泄露信息。