专业和技术写作/项目管理/团队
在大多数专业组织中，员工必须具备在团队中工作的经验和沟通技巧。团队合作的优点和缺点很明显；然而，团队通常会提高工作质量。在许多商业环境中，员工必须在团队中工作才能完成一项任务或项目。项目的成功通常反映在团队合作和沟通的数量上。
团队合作的优势
- 团队通常会将具有不同专业知识的人员组合在一起，这些人员具有独特的才能，可以为文档或项目的完整性做出贡献。能力的差异是使项目从不同方面集中起来的关键。团队的知识、技能和能力的结合，实际上可以创造出比单独完成更好的最终产品。
- 团队减少了独自完成整个项目的负荷。许多项目规模庞大，耗时很长。随着团队成员的共同努力，项目的质量将更高。我们还必须记住，通常来说，团队项目比个人项目要广泛得多，这就是为什么他们将项目分配给不止一个人。
- 团队汇集了更多的想法，增加了创造力。在团队中，有更多想法，以及更多关于哪些想法可行以及为什么可行的讨论。还会有更多的冲突，这会导致对许多想法的进一步讨论。
- 团队有助于激发每个人的最佳品质，当你们一起工作时，团队可能会帮助你们学习一些你们不知道的东西。
团队合作的劣势
- 团队成员可能害怕成为被排斥者，因此他们可能只是同意团队的意见，即使他们有不同的想法。可能会失去自我，人们可能必须适应以取悦他们的队友。他们可能会感到“去个性化”，这会导致团队合伙攻击一个人的想法。也很有可能团队会攻击这个人，而不是他们的想法。
- 一些团队成员不允许同伴对某个主题或任务发表意见，这使得项目非常片面。强烈的观点和个人有时会承担领导角色，并且不会包含他们队友的意见。这会违背团队项目的宗旨，通常承担领导角色的人会觉得他们是在背负着团队，并且会对团队感到沮丧，而实际上他们并没有允许其他团队成员参与工作。
- 团队合作需要更多时间，因为成员应该在一定程度上达成一致。这需要更多时间，因为成员必须等待队友完成项目的某些部分才能继续。如果它是个人项目，他们可以按照自己的节奏继续进行。小组会议也需要大量时间。电子邮件是团队项目中常见的沟通方式，这也会导致误解，因为人们可能会对电子邮件有不同的理解，技术可能会出现故障导致电子邮件无法发送给每个人，或者人们不会打开电子邮件。
- 一些团队成员可能没有尽到自己的责任，导致其他人做更多工作。他们被称为“免费搭车者”。团队的成功取决于工作的完整性。如果团队成员懈怠，就必须有人弥补他们的不足。此外，其他团队成员可能会感到沮丧，因为“免费搭车者”会得到与他们相同的认可，这会导致团队士气低落，进而导致最终产品无法达到其潜力。
领导类型
团队可以采用两种不同的领导类型。他们可以有一个单人领导，他可能是经理、独裁者或团队领导。对于较大的团队来说，这最有效，因为需要有人来保证团队按时完成任务、协调和激发对话。选择领导者的方法多种多样。他们可以由老板任命为领导者，自愿担任领导，或者由他们的队友投票选出。领导者的作用是做出最终决定、任命队友的角色并管理进度。领导角色非常重要。团队也可以采用一种领导风格，在这种风格中，每个成员对工作都负有同等的责任。这两种策略都有优缺点。例如，让一个人负责，往往会导致一种支配，一些成员几乎没有贡献，而另一些成员则做了所有工作。另一个负面因素是，你们正在准备的文档或项目可能仅仅是他的愿景，而不是整个团队的愿景。然而，一些积极因素是，项目管理之间没有误解，并且你只需要向一个人汇报，这减少了混乱。
任务分配
团队在进行沟通活动时需要定义目标、计划、起草和修改。团队必须选择如何分配成员之间的工作量。此外，为了确保每个人都按时完成任务，团队应该确定一个时间表，以确保每个人都能够及时完成自己的部分。此外，需要制定一些后果来解决如果团队成员没有完成他们的工作而导致团队项目进度放缓会发生什么。
- 建议小型团队采用所有团队成员共同完成所有需要完成的任务的风格。这种任务分配方式有利于涵盖所有细节；然而，它可能非常耗时。在许多情况下，由于时间安排冲突，很难与彼此协调。此外，想法必须相互关联，找到共同点可能非常耗时。
- 下一种任务分配方式是让每个团队成员专门负责自己的任务。这种分配方式耗时较少；然而，它会降低效率，因为团队成员独自工作，没有太多时间听取他人的想法和意见。有时，由于个人和风格的多样性，项目的部分内容不会以线性方式进行。
- 最后一种分配任务的方式是将两种方法结合起来。在这种方式中，团队成员可以独立完成一些任务，而一些任务则需要团队合作完成。那些能够在同一时间段内共同工作的人可以承担项目中较大的部分，而较小的任务可以留给独立工作的人。如果团队成员难以找到一起工作的时间，这种方式将非常有效。每个人都可以独立完成自己的任务，并将进度与整个团队共享。一旦团队有机会查看彼此的工作，他们就可以聚在一起，互相提供需要改进的地方的反馈。请记住，在当今社会，这种方法可以通过电子邮件轻松实现。其他有效的沟通方式包括白板、聊天、短信、会议等。
这是团队为了制作以读者为中心的沟通而必须完成的第一个基本步骤。它包括理解读者对沟通的期望和需求。其次，考虑你希望你的沟通形式帮助读者完成什么任务，从而为你的团队的以读者为中心的沟通的可使用性设定目标。最后，考虑你认为你的沟通将如何影响读者的感受和行动，从而为你的团队的以读者为中心的沟通设定说服性目标。至关重要的是，所有团队成员在开始工作之前都能够理解和掌握沟通目标。以下列出了六项可以帮助团队在开始工作之前充分理解所有事项的做法：
- 提出/邀请问题
- 持续讨论，直到每个人都达成一致并步调一致
- 讨论策略
- 记录并制作团队决定的副本，并将副本分发给每个成员
- 对关于读者和目的的新想法保持灵活
- 询问沉默的人的意见；这是一个团队项目，所以要确保他们参与进来。
对于一个团队来说，在开始工作时尽可能详细地制定计划至关重要。如果团队成员在独自工作时，计划过于笼统，他/她可能会产生与团队期望不符的结果。这会导致时间和研究的浪费。一个项目的团队计划应该包括：
- 与团队讨论计划 – 讨论可以帮助团队更好地理解目标，因为对话更容易记住，并且可以提出问题。可以对想法达成一致，并将它们纳入工作中。一个想法是，团队成员可以坐下来一起头脑风暴，讨论他们希望文档的外观，这样就可以达成一个共识，然后团队可以继续前进。
- 创建大纲 – 这将帮助指导团队，并为团队提供一个书面“时间表”，说明将要完成的工作。它还允许成员根据自己的时间安排选择适合自己的角色。
- 使用故事板 – 这是在起草之前完成的，它有助于确定沟通各个部分的内容。通常团队成员会写下主要要点、次要要点以及一些可能包含的图形。
- 使用风格指南 – 这至关重要，可以确保每个部分都采用相同的格式。确保团队在项目开始之前就了解要使用的格式，这样团队就不必在之后根据风格进行编辑。
- 制定文件命名规则 – 对于团队来说，在通过电子邮件进行文件命名时保持一致非常重要，这样可以更容易地打开和查看文件。例如，一个团队可以同意在文件名中先写部分名称，然后用单引号隔开，再写上作者的姓氏。
时间表非常重要，可以确保团队成员不会落后，并及时完成自己的部分。时间表对于任何团队沟通都很重要，特别是当成员单独工作时。时间表允许成员在没有会议的情况下始终了解工作进展。时间表中应该包含三个重要方面。项目时间表中应该包含以下四个重要方面：
1. 为计划和定义目标留出时间
2. 包含里程碑
3. 为成员写文章和进行研究留出足够的时间
4. 为编辑和修订留出时间。
在时间表中包含这三个部分将有助于团队保持工作进度，并使团队团结一致。为了在截止日期之前完成任务，团队成员之间必须有一个协同的计划。
为了获得最高效率，团队必须扮演许多角色以保持团队健康。角色可以分为两类。团队应该承担大部分角色。
任务角色 – 阐述、澄清混乱、让团队保持工作状态。
- 分析者/总结者 – 解释想法及其后果，减少混乱，总结进度，并形成结论。
- 激励者 – 为任务营造热情，并在需要时营造紧迫感。激励团队成员，充当“啦啦队”。
- 发起者 – 提出想法和建议，为团队提供方向，并推动团队前进。
- 信息提供者 – 为团队提供相关信息。组织、研究、并展示信息。
- 信息寻求者 – 询问所需的事实和数据，使团队了解信息需求，并请求澄清和解释想法。
- 意见寻求者 – 测试团队意见和共识。试图了解其他人对主题的看法。
维护角色 – 保持团队健康，关注任务和关系方面。
- 妥协者 – 提出可以最大限度地减少分歧的建议，并寻找有助于团队达成共识的解决方案。
- 鼓励者 – 同意并安慰团队成员，对好的想法给予认可，并鼓励害羞的成员说出自己的想法。
- 守门人 – 监督参与情况，控制会议流程，抑制过于健谈或占主导地位的成员。
- 协调者 – 帮助解决冲突，并强调团队成员合作的重要性。
- 追随者 – 支持团队的想法，并作为愿意倾听的感兴趣的成员。
沟通团队有重要的截止日期需要满足，才能成为有效的团队，因此会议必须富有成效，因为它们会占用成员本可以用于完成自己部分工作的时间。为了不浪费时间，团队必须平衡好娱乐和工作方面。为了使会议高效，会议中应该包含四个主要方面。团队应该准备议程，在适当的时候结束讨论，避免偏离主题，总结会议和讨论内容，最后要做的就是设定在下次会议之前应该完成的目标。在会议之间保持某种形式的沟通也很重要。如今，成员保持联系的方式包括电子邮件、电话和短信。保持联系有助于成员保持工作状态。
为了团队能够从团队合作中充分受益，团队成员需要感到舒适。个人必须能够自由地辩论并表达自己的想法，而不会受到同伴的嘲笑或挑剔。辩论是一个重要的团队工具，因为它不允许多数人变得自满，而接受第一个想到的想法。当然，辩论并不总是完美的解决方案，因为有些团队成员可能很害羞和/或害怕表达自己的想法。为了防止害怕被嘲笑，请务必鼓励每个人对所有做出的决定都畅所欲言。这可以作为你的团队正在准备的文档的宝贵补充。让团队成员承担上面提到的团队维护和任务角色，可以成为调解辩论的好方法。本文中存在一些鼓励想法多样性和提高辩论产出的策略。团队成员之间的沟通是团队成功的关键。
- 计算机可以作为支持需要沟通的团队的绝佳方法。
这些工具允许团队成员相互独立地工作。
电子邮件使团队能够有效地沟通和分享想法、草稿和评论。列表服务 使电子邮件更加容易，因为它允许发件人使用一个电子邮件地址将消息转发给多个团队成员。
当整个团队需要编辑和查看草稿时，Microsoft Word 中的评论功能可以让所有团队成员直接且具体地对文档进行评论。所有团队成员都可以看到其他成员的评论以及谁做了哪些修改。
使用 Microsoft Word 中的“跟踪更改”功能，团队成员可以独立地编辑文档或文件。然后，他们可以将文件发送回原始文件的作者以供审阅。然后，作者可以识别所有修改，并可以接受或拒绝更改。
使用名为 NextPage 的程序，团队成员可以区分文件的哪个草稿是哪个。他们可以判断哪个是最新版本以及谁编辑了文档的哪个版本。
这些工具允许团队成员同步工作，即使他们在相隔几英里并在不同的计算机上工作。
使用多种聊天方法之一，例如 Microsoft 的聊天，团队可以通过此在线论坛进行沟通。在这里，成员可以交流并向整个团队发送消息，以便每个人同时进行交流。一条消息会同时显示在所有成员的计算机屏幕上。当需要快速做出决策时，这很有帮助。
将世界各地的人们联系在一起的另一个令人难以置信的技术发明是视频和音频电话会议。使用 Apple 的 ichat、skype 或其他具有音频和视频选项的即时通讯工具，团队成员可以真正围绕会议桌聚在一起，即使他们相隔数英里。在这种沟通方式中，成员几乎可以感受到他们正在与其他成员会面，因为他们可以通过这种会议看到和听到他们。
成员可以提高效率和沟通的另一个方法是使用白板之类的程序。一个免费且公众易于访问的经典示例是 Gmail 电子邮件 - Google Docs 的一个功能。在这里和其他此类程序中，成员可以编辑一个共享的计算机文件上的文本和图像。这是有效的，因为许多人能够同时查看此文件并参考相应的要点，从而提高他们的沟通效率。
这基本上是上面提到的沟通工具的集合。一个例子是 IBM 的 Lotus，它结合了这些团队建设模式，并将它们整合在一起，以提高团队的活力和生产力水平。
为了让每个团队成员都能发挥出他们的最大潜能，团队环境必须是支持和敏感的。所有成员都应该了解个人的团队工作风格，并以积极和鼓励的方式做出反应，最终培养一个成长社区，并从每个团队成员那里获得高水平的卓越表现。必须指出，许多人在团队沟通方面的风格可能会受到文化背景和性别的影响和影响。
重要的是要记住，团队成员之间的差异是文化差异的自然结果。显然，这与国际合作中的互动最为相关，但在自己的团队工作中也必须注意这些差异，因为每个人的沟通风格都是独一无二的。毕竟，我们是伟大的“大熔炉”，不是吗？
写作研究员黛博拉·博斯利 (Deborah Bosley) (1993) 已经认识到我们在写作团队环境中与其他文化互动时应该了解的多种差异。无论是在使用各种计算机方法还是在会议中面对面交流，人们都应该准备好随时遇到这些差异。
不同的文化表达分歧的方式可能会有所不同。有些人非常直接，公开地表达他们的分歧。其他文化倾向于间接，并试图避免给自己和全体其他成员带来紧张局势。如果团队成员不在同一个页面上，并且不知道对方的想法，那么这可能会导致冲突。
某些文化对建议想法和可能的变化持非常开放的态度。而来自其他文化的人则尽量显得和蔼可亲，因此他们很少提出想法。
一些文化中的人经常要求重复和更详细的解释，以更清楚地理解主题。而来自其他文化的人可能会认为这是粗鲁无礼的，是对说话者缺乏知识、表达能力差或尚未说完的冒犯。
辩论或讨论想法的方式也会因文化而异。一些文化认为，用热烈的语气和方式讨论想法是积极的。而在其他文化中，这似乎非常粗鲁，是背叛的迹象，对团队来说完全不可接受。
- 肢体语言是文化规范的另一个重要指示器，其含义可能因文化而异，并传达给不同文化的人不同的信息。
- 注意不同文化的眼神接触差异。一些文化，例如日本，认为保持眼神接触是不礼貌的。而其他文化，例如西方文化，认为眼神接触是尊重和真诚的标志。
- 在跨文化团队中，一个必要的做法是不假设他人行为的意义。花时间去理解他们的文化，并使用他们的标准来评估他们的行为。
- 确保你与队友的沟通，特别是来自其他文化的队友，是公开和持续的。沟通应该频繁，必要时，定期在团队会议之外进行，以确保不同文化之间的理解。
- 为了共同成长，这是一个从现有文化中学习的机会，并适时调整自己的文化规范和对其他人的看法。这样做，也将提高团队的生产力。
虽然团队成员的性别并不总是影响沟通，但了解可能出现的差异是好的。
- 记住，没有一种沟通方式比其他方式更好，这完全取决于文化。记住这一点，不要将自己的方法视为比其他方法更有价值。
- 通过了解另一种文化的互动方式，你可以丰富自己的沟通方式，并加深对如何在团队环境中最好地与他人建立关系的理解。
- 允许他人有所不同，鼓励和尊重他们独特的文化。帮助他们发挥潜能。
- 拥抱你自己的文化!