专业和技术写作/报告/规划
在开始撰写报告之前，首先要完成的任务是确定需要解决的问题。根据 Paul V. Anderson 的著作《技术写作：以读者为中心的视角》，报告的基本结构以及每个部分需要回答的问题如下（第 541 页）
- 介绍 - 读者从阅读报告中能得到什么？
- 信息获取方法 - 这些信息可靠吗？
- 事实 - 你发现了什么对读者有用的信息？
- 讨论 - 从读者的角度来看，这些事实如何运作？
- 结论 - 这些事实对读者来说为什么很重要？
- 建议 - 你认为读者应该怎么做？
- 附件
这是一个基本结构，不是提纲。其中一些元素可能会以不同的顺序出现，被一起讨论，或者完全省略。一份有效的报告包含这些元素，以提高报告的可读性和实用性。如果报告难以浏览，报告的说服力就会丧失，或者它会被丢弃。
对于一些报告，介绍可能只需要一两句话，但对于更长、更广泛的报告，它可能需要几页。介绍部分陈述了研究目的并对其进行了简要说明。介绍应该告诉读者报告的主要内容，并在此过程中告诉读者为什么研究和报告对他们来说很重要。本质上，我们要回答“我们从阅读这份报告中能得到什么？” 介绍应该解释报告试图解决的问题。
对于较长的报告，你的介绍可能需要几页。诸如 1) 你的报告解决了什么问题，2) 你为解决这个问题做了哪些活动，以及 3) 你的读者如何将你的信息应用到他们自己的努力中去解决问题，这些问题应该在介绍中得到解答。此外，确保在你的介绍中陈述你的要点。
大多数介绍中的要点将包括你的主要结论和建议。虽然你应该在报告的最后部分全面讨论这些内容，但你的读者会很乐意在你的介绍中看到你的主要观点的简要总结。
示例
- 报告开头：“在本报告中，我将呈现你在决定是否将新的大学马厩列入下一年度主要资金筹集计划之前想要了解的信息。”（Anderson, 2007, p.542）
- 总结要点：“总体而言，看来马厩将是一个不错的筹款项目，因为那里提供的现有项目的优势、现有设施的状况以及一群忠实的核心校友（他们在大学期间使用过这些设施）的存在。”（Anderson, 2007,p. 543）
此外，介绍部分还可以解释报告的组织方式，概述其范围，鼓励读者对你的信息持开放态度，并提供重要的背景信息，以帮助读者理解报告的其余部分。
本部分的目的是向读者展示你是如何获取信息的。说明你从哪里获取信息将有助于告诉读者你的研究是否可靠。你的方法将帮助读者了解研究的用途和局限性。一个好的、描述性的方法部分将允许任何其他人完全复制你的实验并获得相同的结果。在方法部分中要非常详细，并重新阅读它，就好像你第一次根据你的方法部分进行这个实验一样。
结果部分是报告中最有价值的部分。研究的全部意义在于找到结果，因此需要清楚有效地传达这些结果。结果部分可能包含表格、图表、文本和图片。包含任何对向读者展示研究发现至关重要的内容。不要包含无关的信息，因为这只会使结果部分混乱。确保检查你的信息的日期、来源和来源是谁。在本部分中保持简洁的描述性散文，将结果的分析留给讨论部分。
讨论部分是解释你的结果的地方。你的结果部分可能只是一些表格和图表以及一些伴随的句子。你的讨论部分是你对这些表格和图表进行解释并解释它们如何与报告试图研究的问题或问题相关的地方。讨论部分还解释了结果对公司的意义。在一些报告中，主要是较短的报告，讨论部分和事实部分可以合并成一个部分，以使阅读报告更短、更方便。
结论部分解释了结果为什么重要以及它们如何影响读者。总结你的事实并重申问题是一个好习惯，这样读者就能清楚地理解你的发现的重要性。这是你告诉读者他们或公司将如何从你的发现中获益的机会。结论通常不提出行动建议，但不可避免地会让读者思考这个问题。
在这里，你陈述了报告的目的，以及你在读者看完你的报告后想要达成的目标。这个部分可能不会出现在一些报告中，因为要做的决定可能超出了你的知识和能力范围。
在阅读你的报告时，读者会提出六个问题，这些问题围绕着一个目标展开：你提供的信息和观点是否为未来的行动提供了一个指南？在假装你是你正在写文章的对象的时候，检查一下这些问题。确保你的报告能回答这些问题，以创建一份写得好的报告。
- 我们从阅读你的报告中能得到什么？
职场中的读者只想阅读与他们直接相关的信息。因此，你需要确保你解释了这些信息与读者的责任、兴趣和目标相关。
- 你的信息可靠吗？
读者希望确保您提供的事实能为他们的决策或行动提供可靠的依据。
- 您知道哪些对我们有用的信息？
读者对您所了解的关于某个主题的所有信息并不感兴趣。他们只想知道与他们相关的信息。特别是他们可以直接使用的信息（例如：本季度最重要的销售数据如下：......）。
- 您如何从我们的角度解读这些事实？
相关性内的信息毫无意义。为了使信息有意义，人们必须解释这些信息并确定它们之间的关系或模式。通常情况下，读者希望您为他们完成这项工作，而不是将工作留给他们自己。
- 这些事实对我们有什么意义？
读者希望您不仅仅解释事实，他们还希望您解释这些事实对他们的责任、利益和目标意味着什么。
- 您认为我们应该怎么做？
因为您已经详细研究了您要介绍的事实，读者会假设您有资格提出建议。
这些问题很笼统，目的是适用于各种报告。一些报告只需要很少的内容来回答这些问题，但在较大的报告中，作者可能需要数百页才能回答这些问题。读者经常通过提出更多具体的问题来寻找对这些基本问题的答案。然而，这六个问题是可用于您的工作的一般问题。
修订清单
[edit | edit source]完成报告后，请使用清单进行审查。
介绍
- 报告主题是否清楚地说明？
- 它是否告诉读者您为什么要写这个主题？
- 它是否说服读者继续阅读？
- 它是否为读者提供背景信息？
方法
- 它是否解释了获取报告中的事实和想法的过程？
事实
- 它是否呈现清晰而具体的事实？
讨论
- 它是否呈现了读者认为有意义的事实概括？
结论
- 它是否解释了事实的重要性？
建议
- 它是否告诉读者接下来应该做什么以及为什么？
参考文献
[edit | edit source]Anderson, Paul V. *技术写作：以读者为中心的方 *2008. 汤普森·沃兹沃斯出版社。2008。第 541-545 页。