专业和技术写作/修辞/目的
为了创建具有说服力和有效的专业文档，培养说服性风格很重要。几乎你写的每一份文档都会试图说服或告知读者。需要注意的是，读者对他们所看到的一切都有自己的观点，因此有时你希望你的说服风格更明显或更不明显。它始于一个最初的想法，并在他们浏览你的文档的整个过程中不断变化。重要的是要意识到，读者的目标、担忧、感受和反应可能会因情况而异。你可以用你的说服力来改变读者的态度，通过逆转他们已有的态度，通过强化你的态度，以及通过塑造他们在目前没有意见的主题上的态度。以下几点集中于能够成功地与读者沟通，以便你的文档能够正确地说服或告知读者，就像他们应该的那样。
-帮助读者首先找到有价值的信息很重要。在专业文档中，你经常会发现主要思想和目的是在第一段中说明的，通常是在前几句话中说明的。这与你在学校学习期间可能在普通写作课上写的论文不同。使用标题、主题句和列表来引导读者关注你希望他们理解的特定要点和信息。然后，你可以在文档的后面解释为什么你的观点有道理。你的首要目标应该是给他们一个继续读下去的理由。如果他们不愿意听你说话，你就无法说服他们任何事情。
-使用易于阅读的风格，使其对所有级别的人都能读懂。去掉不必要的或过于具体的措辞，以确保你的文档能够被理解。加入行动词以有效地表达你的观点。使用低影响版本的措辞，使阅读更容易，这样人们就可以更快地阅读文档。这在商务中尤其重要。经理和高管们总是非常忙碌。他们希望能够立即找到他们需要的信息，这样他们就不会浪费时间去筛选填充内容。
-突出你试图表达的说服性观点。将主要观点放在开头，以吸引读者的注意力。展示他们的行动将如何使他们能够实现自己的目标。在决定哪些要素具有说服力时，要查看那些可信且令人信服的论据，以确保他们相信你试图表达的内容。
-与你的读者沟通。在你写文档之前，要了解谁将要阅读你的文档以及他们当前的信念是什么。这将使你能够针对正确的人群写作。然后，在撰写文档时，询问读者他们将如何使用所呈现的信息，以及他们在沟通中寻找什么。
如果你不能与你的读者沟通，他们将不会理解作为你论证的跳板的引入概念和策略。如果没有一个跳入你支持信息的起点，你就无法有效地传达你的论证。你还需要为你的文档创造一个道德维度，它不会违背任何读者的观点和个人想法。你应该与你的读者交谈，而不是对着他们说话，这意味着你不应该引导他们走向他们不愿意追求的东西。相反，引导他们走向他们正在考虑的东西，并提供可以帮助他们追求某个想法的想法和概念。
1. 倾听你的读者
确保你倾听观众的目标、需求、目标和担忧。你听到的事情可以帮助你成功地构建你的说服性文档，或者它可以帮助改进正在倡导的行动或想法。
2. 了解读者的目标和价值观
如果你了解你的读者的目标和价值观，你就可以以一种产生对你的行动或想法的有利想法的方式构建你的沟通。
3. 回应读者的担忧和反驳
解决你的读者的担忧和反驳，以表明你理解他们的观点和价值观。
- 提出问题，例如：“其他调查过此事的人怎么看？”
- 提供一个理由，说明为什么依赖你的立场而不是对立的立场。
4. 推理合理
使用事实、统计数据和专家证词作为证据，以显示你的想法或行动的真实性。
5. 组织你的沟通
组织你的沟通将提供读者有利的回应。
- 直接的组织模式直接进入主题，然后呈现证据。
- 间接的组织模式在陈述主题之前呈现证据和相关信息。
6. 与读者建立关系
- 通过展示专业知识、把自己与读者的群体联系起来或利用你的权威地位，把自己呈现为一个可信的人。
- 通过赞扬你的读者、表现出对读者的理解或保持积极和乐于助人的立场，把自己呈现为一个朋友。避免听起来对抗性。如果你表现得像是在攻击读者的观点，你的读者就会关闭并变得不接受。这是失去读者注意力的最简单方法。
7. 诉诸读者的情绪
在科学研究报告、测试报告和许多其他沟通中，诉诸读者的情绪被认为是不合适的。对于一些沟通来说，诉诸情绪可能是非常成功的。情感诉求在政府机构和倡导健康生活方式的私人医疗保健提供者中很常见。一定要仔细考虑情感诉求是否适合特定情况。
8. 适应读者的文化背景
如果你要写信给来自你自身文化以外的读者，你需要将你的说服策略迎合他们的价值观、信仰和规范。最好的方法是做你的功课。你不能仅仅通过倾听读者来完全适应他们。当你处理其他文化时，你需要进行一些研究以获得一些背景信息。
9. 道德地说服
你永远不想误导或操纵你的读者。这不仅剥夺了读者的权利，而且如果他们发现你的虚假陈述，也可能会对你有负面影响。
10. 保持你的目标现实
当大多数成年人下定决心时，这个想法就会在他们的脑海中形成，变得非常难以改变。记住这一点很重要。如果你知道你的读者已经决定了他们的想法，试图完全改变他们的想法将会极其困难。相反，试着让你的读者考虑你的观点。如果你能做到这一点，那么你就永远不知道会发生什么。如果读者有时间思考这个想法，他们可能会随着时间的推移开始同意你的观点。