项目管理/PMBOK/沟通管理

在这个 PMBOK 领域，项目经理专注于确保理解利益相关者的沟通需求。它还包括确定在整个项目过程中将交换哪些沟通输出（例如状态更新、会议记录、交付成果报告等）。项目经理仔细规划以概述谁接收哪些沟通，谁负责传递和回复沟通内容，以及如何以及何时传递沟通。这些细节总结在沟通计划中，该计划是在规划阶段创建的。然后在项目实施过程中执行和监控沟通计划。

规划沟通管理

在项目管理中准备沟通计划涉及六个关键点，即定义受众、定义需求、建立沟通时间表、找到负责准备和安排沟通内容的团队成员、定义沟通媒介，最后准备内容。

定义受众

定义受众是建立沟通计划中最简单的部分。在这个领域需要做的是列出需要了解项目事件进程的关键利益相关者。

定义需求

在这一部分，项目经理回答以下问题：“关键利益相关者想了解什么？” 这个问题应该根据受众的技术知识水平来回答。

建立沟通时间表

在这一点上，项目经理应该已经掌握了受众和需求信息。现在，是时候回答以下问题：“何时去做？” 应该准备一个灵活的时间表并由受众进行验证。时间表必须灵活，并应该对错过会议（或会议）的情况做出响应。该计划还应与项目开发时间表协调一致。

找到负责的团队成员

项目经理可以自己做这件事，但让团队成员或高管参与沟通可以确保对项目的更高承诺。因此，在这个阶段，选择将领导沟通流程的小组。

定义沟通媒介

平稳地呈现信息很重要——尤其是对于利益相关者。他们没有参与项目，但他们需要了解正在发生的事情。应该在这个步骤中选择合适的媒介以确保信息成功传递给利益相关者。

准备内容

现在一切都已定义，项目经理（或指定的团队成员）应该准备沟通内容。在向利益相关者展示之前，项目经理必须检查内容。内容应包括流程的目的、进行流程所涉及的步骤，以及项目当前阶段团队成员的角色和责任。使用模板来准备内容通常可以加快最后一步。

输入

四个输入如下

1. 项目管理计划。
2. 利益相关者登记册。
3. 企业环境因素。
4. 组织过程资产。

沟通需求：项目利益相关者信息需求的总和。

沟通技术：用于来回传输信息的科技或方法。

约束：限制项目管理团队选择的因素。

假设：为规划目的被认为是真实、实际或确定的因素。（假设通常涉及一定程度的风险，可能在这里或在风险识别流程中被识别）。

工具

有许多工具可用于沟通。你需要的沟通内容将取决于你用来发送它的内容。

一些沟通工具包括

• 电子邮件
• 即时通讯
• 传真
• 电话
• 互联网

技术

在沟通管理中有很多技术，例如，其中一种是“建立沟通时间表”，它计划事件发生的时 候并让你的客户在整个项目过程中了解最新情况。另一种使用的技术是“管理信息流”，进出项目。然后你需要站在你的受众的角度思考并问问自己，他们需要了解什么，他们想听到什么？，什么会阻止他们听？ 使用收集到的数据，你可以计划如何以及何时将必要的信息传达给任何需要它的人。

输出

获得最佳输出的关键是与团队中的所有成员进行沟通。这也是你讨论策略流程步骤的时候，他们清楚地了解你在做什么。对他们来说不应该有任何意外。这种沟通可以以各种不同的形式与目标受众、利益相关者、管理团队等进行。

输出可以采取不同的形式，例如

1. 报告，如直邮、在线信息输出
2. 以电子邮件、讨论论坛的形式向管理层
3. 以广告、公共关系的形式向利益相关者

在项目结束时，务必发布结束公告/备忘录，并将副本提供给所有项目团队成员以及应该了解特定项目已完成的管理人员。必须设定适当的责任制。

该报告包含项目的进度信息。这可以详细地说明项目的各种状态部分。它可以以记录的详细报告形式呈现。

1. 它可以包含各种形式的图表、直方图、图表或表格，这些可以显示预算结构及其分析。
2. 还可以进行未来分析。
3. 如果报告需要进行任何更改或更正，则必须立即进行，并通知团队有关更新的信息。
4. 可以将它直接邮寄给他们。为了让利益相关者参与进来，应该告诉他们关于规划流程、不同阶段、角色和这些重要性的信息。了解所有这些步骤对于他们了解他们在该阶段中的参与至关重要。

管理沟通

管理沟通流程执行沟通管理计划中定义的任务，以收集项目信息，及时将其分发给利益相关者，最后进行存储。此外，项目经理使用管理沟通流程来回答利益相关者对额外信息或信息澄清的要求。

任何项目顺利成功运行的关键沟通大部分都发生在管理沟通流程中。

控制沟通

控制沟通是什么。控制沟通流程通过将沟通管理计划与管理沟通流程的结果进行比较，最终进行必要的调整，来确保沟通管理计划的有效性。

由于沟通管理计划或项目沟通中的缺陷可能会在项目生命周期中出现，并且利益相关者的沟通需求可能会发生变化，因此制定正确的计划并良好执行可以避免导致项目问题和失败的沟通问题。