项目管理/PMBOK/时间管理
| “ | 我们的主要工作不是去看远处模糊的东西，而是去做眼前清晰的事情。 | ” |
—托马斯·卡莱尔 | ||
时间管理是项目管理的另一个关键方面。因此，它被认为是一个核心知识领域，并且与范围和成本领域紧密相连。正如其名称所示，该知识领域的主要目的是在项目中建立流程和输出，以帮助经理和团队及时完成项目。在**计划过程**中，创建输出以说明项目任务如何排序和分配。**控制和监控过程**关注跟踪和报告工作进度，以及调整时间输出以解决项目计划中的变化和调整。最后，**收尾过程**包括对时间目标的审核。项目经理会反思哪些因素导致时间估计准确、过于宽松或保守。这个反思过程有助于他们为未来的项目制定更好的时间计划。
项目时间管理知识领域中的**七个过程**是
- 计划进度管理（计划过程）
- 定义活动（计划过程）
- 排序活动（计划过程）
- 估计活动资源（计划过程）
- 估计活动工期（计划过程）
- 制定进度（计划过程）
- 控制进度（监控和控制过程）
时间管理也是最早完成的流程之一。它是必要的，因为团队需要组织起来以满足截止日期并简化协作。
过去的经验是创建计划的最佳指南之一。目标来自项目章程，并细分为可管理的子部分，并附加截止日期。它们被优先排序，并给予完成目标所需的时间，并额外添加一些时间用于故障排除。然后将这些目标放在一起，每个团队成员被分配到不同的子部分。
团队使用时间管理工具来集中精力处理优先事项，并给出清晰、详细的截止日期。对于利益相关者来说，它给了他们一个日期，他们将在该日期收到项目，以及不同原型或早期目标将何时完成。
时间主要由团队确定，最终截止日期与利益相关者协商，为其他可交付成果的截止日期协商留出空间。
项目经理必须确定需要执行的特定进度活动，并记录这些活动之间的依赖关系。他们还必须估计所需的资源类型和数量，以及执行和完成每个计划活动的所需工作周期数。这将帮助他们创建和控制项目进度。
时间计划中涉及的输入包括：企业环境因素、组织过程资产、项目范围说明书、工作分解结构、项目管理计划、活动清单和属性、批准的变更请求、活动资源需求、资源日历、活动工期估计。
根据 PMI，这些是时间管理中使用的主要工具
- **进度网络分析**：可以通过以下方式进行分析
- **关键路径法（CPM）**：基于网络的技术，用于确定关键路径。通常情况下，关键路径决定了项目的结束时间。如果您在关键路径上的任何任务中延误，那么您的项目将延误，无论其他任务是否按时完成。
- **关键链方法**：基于网络的技术，改变项目进度，同时考虑稀缺资源。
- **情景分析**：“如果”风格的一系列问题。这些问题将帮助您发现风险。
- **资源平衡**：用于发现资源随时间推移的不平衡使用情况，以及解决资源过度分配冲突的技术。
- **进度压缩**：当您的任务延误时，您可以使用以下两种技术。只是避免在政治压力下使用这些技术，因为它们有自己的风险。在没有真正必要的情况下承担这些风险并不是一个好主意。
- **赶工**：通过为该任务分配更多人员或加班来缩短总时间。这非常冒险，您可能会发现任务比预期的要长。
- **快速跟踪**：在最后任务真正完成之前开始一项任务。这有风险，因为您可能需要重做一些工作，因为一项任务只有在另一项任务完成后才能开始。
- 进度控制:
- **绩效评审**：可以使用**EVM**或**SPI**进行。
- **偏差分析**：可以使用**SV**或**SPI**进行。
- **项目管理软件**：使用专门的项目管理软件。
活动日志可以帮助您分析您实际花费的时间。您第一次使用活动日志时，可能会对看到浪费的时间量感到震惊。当涉及到这一点时，记忆是一个非常糟糕的指南，因为它很容易忘记在非核心任务上花费的时间。
这些活动必须小于工作包，并且可以借助主题专家进行分解。当您的项目在本质上非常相似时，也可以使用活动模板。
您可以以预先的方式定义所有活动，也可以在滚动式计划中定义它们。当您到达当前里程碑的结束时，您将为下一个里程碑定义所需的活动。这可以是里程碑为基础的，也可以是每月为基础的。这将使您的计划更容易。
要确定优先级，可以使用
- **PDM**：优先级图方法，是一种可以直观显示任务之间优先级的图。
- **依赖关系确定**：依赖关系可能是强制性的、可选择的或外部的。强制性依赖关系可能是由于资源限制或任务性质造成的。可选择依赖关系更多地反映了一种偏好，例如，我想在您完成餐厅装修后开始粉刷房间。
- 先导和滞后：任务之间有四种可能的关系：完工到开始、开始到开始、开始到完工和完工到完工。最常用的优先级是完工到开始。
- 进度网络模板：标准化的进度网络图，可用于加快项目活动网络的准备工作。
连续几天记录活动日志可以帮助你了解如何分配时间，以及何时效率最高。不要刻意改变行为，只需在这个模板上记录下你所做的事情。每次你转换活动时，无论是打开邮件、工作、泡咖啡、与同事闲聊还是其他任何事情，都要记下时间变化。
- 从日志中学习
记录了几天的活动日志后，分析你的日常活动日志。你可能会惊讶地发现自己花费了多少时间去做低价值的工作。你可能还会发现自己在一天中某些时间精力充沛，而在其他时间却萎靡不振。这很大程度上取决于你休息的时间，吃饭的时间和数量以及营养的质量。活动日志为你提供了一些基础，可以用来试验这些变量。
你的分析应该帮助你在一天中腾出更多时间，方法是针对大多数活动采取以下措施之一。
- 消除你的雇主不应该付钱让你做的工作。这可能包括组织中的其他人应该做的任务，这些任务的薪资水平可能更低，或者个人活动，如发送非工作相关的电子邮件。
- 将你最具挑战性的任务安排在你精力最充沛的时间段内。这样你的工作效率会更高，而且应该会节省时间。
- 尽量减少一天中你切换任务类型的次数。例如，每天只在早上和下午集中阅读和回复电子邮件。
- 减少在正当的个人活动上花费的时间，例如泡咖啡（轮流在团队中做这件事——这样可以节省时间并增强团队精神）。
活动日志是用来审计你如何使用时间的有效工具。它们还可以帮助你跟踪你一天中的精力、警觉性和效率的变化。通过分析你的活动日志，你将能够识别并消除浪费时间或低收益的工作。你也会知道自己效率最高的时间段，这样你就可以在这些时间段内完成最重要的任务。
行动计划是你要完成所有任务的简单列表，这些任务是为了实现一个目标。无论何时你想实现一些重要的事情，都要制定一个行动计划。这有助于你思考你需要做些什么才能实现那件事，这样你就可以在需要的地方获得帮助并监控你的进度。为了制定行动计划，只需列出你需要完成的任务，以及完成它们的顺序，以实现你的目标。这很简单，但仍然非常有用。在执行工作时将行动计划放在身边，并根据出现的任何额外活动进行更新。如果你认为你会尝试实现类似的目标。也许如果你与同事沟通过你的通讯将在何时到达客户的办公桌，他们就可以跟踪你的通讯对客户的影响。
行动计划是你需要做的事情的列表，以实现一个目标。要使用它，只需按照列表中的顺序执行每项任务。
有效时间管理的基本原则之一是要意识到所有需要完成的事情。尽管许多人都在头脑中跟踪着日常活动，但有效的时间管理者通过制定任务列表来促进计划和生产力。如果你培养了定期列出任务的技能，你将从多个方面受益。
- 你不太可能忘记即使是最小的任务。
- 当你对需要完成的工作以及可用时间有了现实的了解时，你可能减少拖延。
- 在决定做什么以及何时做时，你将拥有更大的灵活性，因为你决定哪些任务优先级更高。
- 你将对即将到来的工作有短期和长期双重视角。
第一步是写下所有需要完成的相关任务。对于大多数人来说，这只是他们已经做的事情的延伸。几乎每个人都使用某种日历来记录截止日期和约会。关键的区别在于你定期这样做——通常每周一次效果很好——并且将你所有的学习任务都列在清单上，从日常工作到撰写报告或重大项目，所有事情都列在清单上。
第二步至关重要，但很少有人这样做。对于清单上的每项任务，估计完成它需要你多长时间。一开始你可能会发现这很困难，你的猜测可能大相径庭。然而，随着练习，你的准确性会迅速提高。跨越数周的重大任务可能会带来问题，但通过将工作分解成步骤，估计变得容易得多。例如，一份报告可以分解如下。
- 进行文献检索，确保主题有足够的信息。
- 确定主题并进行研究。
- 整理和分类研究材料，并创建提纲。
- 撰写初稿。
- 获得对初稿的反馈并进行修改。
- 编辑、润色并打印好的副本。
- 进行参考文献和脚注。
估计每一步需要多长时间，然后将估计值相加。接下来，在总计中增加一个安全裕度。这个“红色区域”允许在数周的时间内发生所有可能发生的意外事件——从你生病到找不到你需要的资料，所有事情都可能发生。通常使用初始估计值的 50% 以上，但你的经验越多，所需的安全性就越低。
将新的总数除以你需要完成任务的周数。例如：估计工作时间：10 小时 x 1.5（安全区域）= 15，15 小时除以 5 周完成作业 = 每周 3 小时。
然后，你将在接下来的五周中，将这个任务的 3 小时放在你的任务列表上。如果你需要在某个地方妥协几个小时，如果截止日期足够远，作业时间通常是一个安全的选择。
尽管一开始可能是胡乱猜测，但估计学习任务需要多长时间是获得对实际需要完成多少工作的现实了解的少数方法之一。
下一步是确定优先级——决定哪些任务最重要，并按优先级排列编号。有时（特别是如果你一直在拖延），列表中会有比在一周内能完成的更多项目。如果时间紧迫，你可以委派某些任务或推迟低优先级项目。确定优先级迫使你权衡任务列表中每个项目的 اهمیت，并做出明智的决定，关于何时做什么。
任务列表是设置和计划工作的绝佳方式。优先级排序和时间估计有助于最大限度地发挥您的工作潜力。
甘特图是分析和计划复杂项目的有用工具。它们可以
- 帮助您规划需要完成的任务
- 为您提供执行这些任务的时间安排依据
- 让您规划完成项目所需的资源分配，以及
- 帮助您找出项目的关键路径，您必须在特定日期之前完成该路径。
当项目正在进行时，甘特图可以帮助您监控项目是否按计划进行。如果项目没有按计划进行，它可以帮助您确定将项目恢复到正常进度所需的补救措施。
项目规划背后的一个基本概念是，某些活动依赖于其他活动的完成。举个简单的例子，在设计桥梁之前就开始建造桥梁并不是一个好主意！
这些依赖性活动需要按顺序完成，每个阶段在下一项活动开始之前都必须完成。我们可以将依赖性活动称为“顺序”或“线性”活动。
其他活动不依赖于任何其他任务的完成。这些活动可以在到达特定阶段之前或之后随时完成。这些是非依赖性或“并行”任务。
甘特图对计划和安排项目非常有用。它们可以帮助您评估项目需要多长时间，确定所需的资源，并规划执行任务的顺序。它们在管理任务之间的依赖关系方面非常有用。
以下是一些帮助您更有效地管理时间的技巧。
制定计划
计划是最重要的项目管理和时间管理技巧之一。计划是准备一系列行动步骤来实现某个特定目标。如果您能有效地进行计划，就可以减少实现目标所需的许多时间和精力。
有效地进行优先级排序
优先级排序能力是指您在每个时刻都能够识别哪些任务更重要，并给予这些任务更多关注、精力和时间的能力。
消除拖延
克服拖延和懒惰的能力是学习的最重要的时间管理技巧之一。
控制进度过程是一个监控和控制过程，它会及时更新在制定进度过程中详细说明的所有文档，并将工作绩效数据转换为工作绩效信息。在控制进度过程中，项目经理会确定项目的当前进度状态，并对观察到的和测量的偏差做出适当的响应。
项目经理会使用控制进度过程，直到所有项目活动都完成，即直到项目生命周期的结束[2]。
- ↑ 《项目管理知识体系指南》（第三版），第 141 页，项目管理协会，2004 年
- ↑ PMP 认证考试准备 — 项目时间管理