培训最佳实践/低成本LMS

Bose最佳实践概况

标题

低成本LMS

描述

在过去几年中，能够以微薄的预算启动高效的电子学习功能，我感到非常荣幸（2002年企业电子学习冠军，2003年和2006年培训百强）。最初，这基于通过我们的内部网提供对160多个模块的访问，并获得了惊人的使用率。每个人都可以在其中找到合适的内容，包括必需的技术培训、领导力发展、健康培训、环境健康和安全培训以及认证培训。

这是一个关于在两家公司实施成功的在线学习计划的故事。由于在线学习计划的成功（“低成本电子学习”，电子学习杂志，2002年10月17日出版；另见Bozarth,J., 2005，低成本电子学习解决方案，John Wiley & Sons/Pfeiffer），我们需要一种更复杂的方法来管理这个系统。解决方案必须是一个学习管理系统（LMS）。然而，类似于开发在线材料的挑战，LMS系统的成本让我们感到震惊。我们不得不采用类似于在线学习的方法。我们不得不以微薄的预算安装一个LMS。我们偶然发现了一个非常有效的方法，它的开发和引进成本不到30,000美元。

在这两种情况下，我们在线学习计划的持续成功都带来了新的挑战。现在，我们的员工积极地以混合方式使用在线学习，我们面临着跟踪和报告培训使用情况的方法，以及其他出现的机遇。这些包括

1. 更有效地跟踪和报告培训活动

2. 能够将模块分配给个人、团队或公司

3. 能够提供在线测试

4. 能够将必需的培训模块与年度认证相关联

5. 能够创建先决条件培训

6. 能够捕获在线和讲师引导的培训

7. 能够为经理提供访问其直接下属培训活动的权限

8. 能够链接到我们人力资源系统中的培训记录

我们意识到，这将需要调查学习管理系统（LMS）。类似于最初调查启动在线学习功能可用选项时，我们感到恐慌。我们意识到，有许多选项可用，但大多数都带有相当高的价格标签。由于持续的经济形势，预算紧张，支出受到严格审查。但是，基于我们启动有效在线学习功能的能力，我们并没有让最初的恐慌让我们退缩。

在调查了各种选项后，培训杂志中的一篇简短的说明引起了我们的注意。标题中包含“固定价格许可证 - 无用户费用LMS”的字样。有什么陷阱吗？最初的反应基于对所谓“固定费用”的怀疑，以及无限用户的许可费用不到15,000美元。我们过去曾看到其他机会，但最终都惨败。我决定值得调查一下。它涉及下载产品的30天试用版的机会，这将使我们能够“试驾”。如果有需要，还可以添加其他模块，例如360度。总之，我们签署了测试协议，并收到了一个下载软件的网址。

我们成功地安装了LMS，令我们惊讶的是，它运行良好！我们有一些技术问题，对公司的响应时间和修复感到非常满意，尽管他们在此时并没有从我们这里获得任何经济利益。我们能够提供对现有模块的访问并跟踪活动。这引起了我们的兴趣，我们开始调查其他可用选项，最重要的是，它们的成本！

令我们惊讶的是，我们了解到，我们可以设置类似于其他LMS系统的功能，在某些情况下，这些系统的成本高达数十万美元，而我们的成本大约为30,000美元。这包括定制报告以及与我们人力资源系统中的员工数据接口的能力。由于我们在及时提供必要培训方面取得的成功，我们赢得了尊重和信赖，因此能够说服管理层选择这种方法。

从签订合同到上线，我们只用了30天就完成了。我们能够通过供应商安装的中介件更新员工培训记录。我们将其设置为每30天更新一次员工培训记录。我们从存储员工记录的SAP中下载了员工记录，并在LMS系统中更新了员工列表。中介件可以让我们更新SAP记录，尽管我们认为没有必要这样做。

在成功安装后不久，我发现自己身处一家正在进行变革，并将生产转移到海外的公司。在这次转型过程中，我找到了一个新家，在位于南卡罗来纳州哥伦比亚的Bose Corporation的制造工厂。工厂需要对现有的培训运营进行重大改变。这项挑战，加上高层管理人员的支持以及公司对培训的重视，使这次成为一个令人欢迎和兴奋的机会。

仅仅几个月后，我意识到需要安装类似的LMS系统。在线学习再次证明是对提高我们员工的总体知识和技能的宝贵补充。不久之后，我再次转向Acadia HCS，寻求解决方案。他们再次为我提供了我在上一家公司发现的相同水平的服务。

Acadia HCS提供了他们最新的LCMS解决方案。它是一个基于.NET框架（最新的微软技术）的框架，它包含了我习惯使用他们先前版本中的所有功能，以及许多新的增强功能。他们的价格再次使其成为市场上最具成本效益的解决方案。尽管Bose正在调查未来几年跟踪培训活动的潜在全球解决方案，但Acadia的LMS为我们提供了一个极佳的过渡解决方案，同时也有可能成为全球解决方案。

再次，包括全面测试在内的安装只用了30天就完成了。他们的最新版本中出现了一些错误，但我们对供应商的快速周转时间和服务感到非常满意。

那么LMS系统究竟为我们提供了什么，我们的体验如何呢？以下列出了几个主题

1. 启动在线培训

2. 培训管理

3. 认证

4. 在线测试

5. 技术培训

6. 新员工入职培训

7. 主管技术发展

8. 领导力发展

启动在线培训

最基本的功能是提供轻松访问在线学习模块和注册讲师引导课程的能力。LMS的安装使任何有权访问内部网的人都可以通过LMS访问在线学习模块。由于我们的模块包含音频，我们建议员工使用耳机，以免干扰邻近的隔间或办公室的同事。我们购买了一些耳机，当然还有Bose Tri-Ports，并根据需要将其借给员工。

我们还设置了现有的计算机实验室，为没有自己的电脑的员工提供访问权限。我们建立了开放实验室时间，以便为所有员工提供24/7访问这些模块的机会。我们的工厂采用24/7轮班制，这对培训提出了独特的挑战。对于那些实行24/7轮班制的员工来说，没有“下班”时间。试图在12小时轮班之前或之后提供课程是不现实的，也会对员工造成过度的要求。因此，培训主要需要在线进行。

一个不错的功能是每个员工都拥有自己独特的登录名和帐户。他们能够查看自己的培训成绩单以及他们需要学习的模块。能够将必需的模块设置给个人、团队、部门或整个工厂是一个重要的功能（在认证部分将详细介绍）。

LMS提供了设置开放注册（任何人都可以访问模块）或限制使用权限的功能。可以通过要求用户请求访问模块或将特定模块链接到特定个人、团队或组织来限制模块。这在推出我们的领导力发展系列之前并不是问题，因为只有选定的受众可以查看特定的模块。

培训管理

对许多公司来说，培训活动的管理都是一场噩梦。能够提供最新且准确的培训记录对于内部和外部审计都至关重要。这些包括我们提供产品的公司，他们经常进行审计，包括培训部门，以确保员工接受过培训并获得其当前职位所需的认证。此外，我们还接受 ISO、QS 和其他监管机构的审计，他们会检查我们的记录的完整性和准确性。

我们将培训管理职能从手动系统（使用多个 Excel 电子表格和数据库）迁移到使用 LMS 的集中式数据库。电子表格中充斥着错误，损害了我们的信誉。它也非常耗时，迫使全职培训协调员的角色跟上跟踪和报告的要求。

LMS 为我们提供了跟踪所有在线培训活动、在线测试（预测试和后测试）、已完成和未完成的培训活动以及单个员工成绩单的能力。它还为员工提供了自助服务功能，让他们可以注册讲师主导的课程，并为讲师提供了跟踪 ILT 课程中出勤率和测试活动的评分的功能。报告以多种格式呈现，允许使用 Excel 进行额外的分析。现在，我们可以在几分钟内确定每个培训模块的使用情况、平均测试分数以及谁没有完成所需的培训计划。

结果是，我们将管理工作量减少了至少 50%。这使我们能够将管理人员的角色和职责转变为更积极的培训支持和讲师角色。最终我们计算出，随着我们对 LMS 的功能和功能的了解越来越多，我们的管理需求减少了 75%！这使我们能够提供更多的培训活动，特别是现场支持，这得到了我们内部客户（制造业）的高度重视。

另一个亮点是，我们能够按需为管理层、外部客户和审计员生成报告。员工还可以查看他们自己的培训成绩单。管理人员可以查看其直接下属的培训活动。这给审计员留下了深刻印象，他们很快意识到我们的行政方面已经井井有条。

在财务上，我们能够仅根据减少的管理需求来证明购买 LMS 的合理性。我们对当前输入培训记录所需的时间与使用 LMS 自动化所需的时间进行了简单保守的估计。锦上添花的是，准备培训报告所节省的成本。由于数据可以轻松传输到我们的 Intranet，并且管理人员可以方便地访问其直接下属的成绩单，因此对培训相关信息的请求降至最低，这也节省了大量管理时间和成本。

这也转化为机会成本，即我们现在可以转移到其他所需培训计划的时间。现任管理人员开始承担更多角色，例如进行重新认证，以及最终开发和提供培训材料。她对有机会更直接地支持培训团队感到兴奋。她的工作现在包括开发认证模块、测试、清单以及进行实际认证。这得到了其他讲师的欢迎，他们不再需要因为重新认证请求而中断他们其他的培训计划。

认证

我认为，所有关键职位的年度认证都是必须的。所有职位都可能发现捷径和漏洞。我们的认证非常严格和全面，确保我们和管理层了解员工掌握正确的程序，并且可以向我们证明他们能够按照预期水平执行其工作。对于那些无法向我们证明这一点的员工，将颁发受限认证。根据员工获得的分数，受限认证分为 3 个级别。这基本上意味着员工在接下来的 90 天内需要不同程度的监督。他们还有一次机会在 90 天期限结束前通过认证。否则，他们将不再被允许在这个职位上工作。

我们将认证流程修订为每月格式。每个月都需要重新认证指定的职位职能（例如焊接、组装、机器操作员）。这有助于组织大约 18 种不同的年度认证。认证包括参加在线复习模块、实践课程和/或清单，要求员工展示该职位所需的技能。在线模块涵盖程序、逐步执行关键任务的概述，以及与过去 12 个月中这些角色中出现的相关问题的信息。员工需要参加并通过每个模块的知识测试。

每个在线模块的长度为 15-30 分钟。它们包括静止图片和视频片段以及音频。图片和视频展示了逐步操作，音频分享了正在发生的事情以及任何特定的说明。大多数认证包括一个模块，员工需要观看并通过后测，然后才能根据实践清单进行评估。在某些情况下，我们将年度认证作为一次再培训的机会。我们意识到，我们拥有一个忠实的受众，这给了我们机会参考新程序、新设备、流程步骤等。在某些情况下，认证包括多个模块。

认证流程的一个关键优势是消除了培训是问题的借口。一旦员工获得了认证，我们就能说服监管和管理层，生产线上出现的大多数问题现在都是绩效问题，而不是培训问题。在这些情况下，员工会被要求再次查看模块，以提醒他们对他们的期望。这有助于建立对培训部门的尊重。

认证流程的关键是能够跟踪和报告认证状态。我们外部客户的第一大要求是关于员工认证状态以及特定认证涉及的内容。我们的 LMS 包括将认证纳入的功能。可以设置认证以包含所需的模块和课程。一旦所有要求都已完成，员工的成绩单就会显示他们持有当前认证。我们还能够为每个认证设置一个有效期，帮助我们和员工了解何时需要重新认证。

我们终于能够回答关于谁没有完成认证要求的关键问题。这还为我们提供了向管理层提供这些报告的方法。每个月月底都会发送报告，其中列出了未完成当月要求的员工名单。这是一个强大的工具，因为管理人员不希望自己的部门在这些报告中占很大比例！

以下是一个示例，说明这种新流程的有效性和使用新 LMS 带来的部分节省。今年的一项新要求是，所有工厂员工都需要参加并通过静电放电 (ESD) 认证。这包括一个 30 分钟的模块，内容是关于 ESD 对生产过程的影响以及在工厂中发现的具体问题。在工厂范围内的这项要求之前，只有参与生产过程的员工需要获得此认证。

在采用这种 ESD 认证交付方法之前，员工需要在培训部门参加一个必修模块，因为在其他任何地方都无法访问该模块。然后，测试通过纸质形式手动进行，必须由管理人员批改。如果员工通过了测试，他们会收到一个印章，印章会被贴在他们的徽章上，然后他们的姓名会被输入 ESD 认证日志。在其他情况下，需要安排课程来协调多个员工在特定时间参加课程。讲师必须安排教室和自己的时间来进行这些课程。

新的流程允许员工在指定的月份的任何时间参加模块。这样他们就可以在方便的时候或在生产线停工期间参加这个模块。这最大限度地减少了员工需要由主管安排、需要在生产时间内被覆盖或需要赶回职位的影响。

这个例子中的 ROI 是根据每个员工大约 15 分钟的培训人员时间计算的。这包括安排员工、设置员工、进行测试和批改测试、在徽章上盖章以及输入培训记录所需的时间。将此数乘以 800 名员工，保守的负担率为 15 美元/小时，结果是 3,000 美元的节省。这还不包括不再需要安排课程和讲师时间所带来的节省。再次，节省与我们现在可以专注于其他培训计划的 200 多个小时的额外时间相关。因此，即使这是一个相对较小的数额，但很快就能向管理层证明我们实际从购买 LMS 中获得的 ROI。

另一个好处是 LMS 易于报告。在每个月结束时，我们都会从 LMS 中生成一份清单，其中只列出那些已完成所有认证要求并持有当前认证的员工。这些姓名清单在 Intranet 上发布，所有人都可以访问。质量审计员在他们频繁的现场审计中使用这些清单，以确保操作员拥有其当前职位所需的认证。这也消除了在员工徽章上盖章的需要，由于这个容易出错的过程而出现的问题，每个人都很高兴。

在线测试

我们使用 LMS 的测试生成器功能，为每个模块创建了基于知识的后测。这些主要包括选择题、匹配题和是非题。LMS 为我们提供了预测试的功能，虽然我们目前没有使用。我们的计划是在不久的将来使用它，因为它将提供学习增长的衡量标准。

包含测试有助于确保员工完整地查看模块。这还为我们提供了衡量员工对每个模块的总体知识水平的方法。这对二级数据非常有用。随着时间的推移，我们的计划是衡量分数的变化，以在一定程度上反映知识水平的提高。但是，更改模块内容和测试问题会最小化此数据随时间的真实比较。

我们决定使用反馈功能，为员工提供即时反馈，无论他们是对还是错，以及正确答案是什么。这本身就带来了挑战，因为这意味着员工可以学习正确答案，并且通过重复测试，提高他们的分数。员工也很快地找到了“作弊”系统的方法。即使我们拥有庞大的题库和随机化功能，这意味着每个员工都收到不同的测试问题，但员工还是记下了答案，并利用这些信息来确保他们在第二次和第三次尝试中通过。然而，我们决定坚持这种方法，因为我们相信员工仅仅通过记下答案就能学习。

为了进一步支持这种理念，我们向每位员工传达了他们对模块内容负责的信息。如果发现他们没有按照模块中的信息执行正确的程序，他们将被追究责任，并将导致绩效问题。监管人员对此进行了加强，他们也被要求查看与他们的生产区域相关的每个认证模块。

技术培训

我们使用“告诉我、展示给我、让我试试、评估我”的方法开发了所有技术培训材料。我们的困境是，我们总是受限于可用的培训资源，而需求却很高。工厂里总会有新的机器平台、新的应用或程序的改变等等。

解决方案是使用混合方法，结合在线学习、OJT和必要时的手工课堂。在线模块回顾了设备或流程的理论，以及视觉引导的分步说明。实际上，这些模块涵盖了培训课程的“告诉我”、“展示给我”以及评估的知识部分。

讲师，在许多情况下，就是主题专家，他们能够在大约一周内开发一个在线模块。这使得我们能够快速增加培训模块的数量。在其他情况下，讲师会与SME一起，每个模块的典型周转时间约为两周。LMS是提供访问这些模块的单一途径的关键。我们使用在登录页面添加评论的功能来向员工介绍新的模块。

最大的好处来自于技术培训数量的增加和快速提供的能力。我们获取了需要培训的员工名单，并在LMS中设置了他们需要参加的特定模块。我们能够在主管要求后的几分钟内提供完整的培训报告。这有力地证明了所需的培训确实已经完成。

仅仅几个月后，我们就有了60多个在线模块。这都是由3名技术讲师和一名管理员完成的。平均下来，每个讲师每周大约开发2个模块。在Acadia最新创建的Content Authoring/Management System中创建内容非常容易。我们的学习时间不到一天，而且由于界面与PowerPoint相似，我们可以在24小时内将在线课程开发到我们的服务器上。由于CA/MS也是一个管理工具，我们可以将所有图像（或对象）存储在存储库中。这使得开发和重复使用课程变得轻而易举。

新员工入职

入职培训最初包括两天讲师主导的培训，内容涉及人力资源文件、安全培训和其他必要的培训。随着时间的推移，趋势要求为每次1-5个新员工进行入职培训。为这些非常小的培训安排时间并占用Bose员工的宝贵时间，很快就变成了一个真正的挑战。

我们的做法是利用新的在线学习功能来简化入职流程。所有进行的培训都使用基于PowerPoint的演示文稿。然后我们与演示者（主题专家）会面，并创建了他们在培训期间将要演示的脚本。使用现有的入职格式，我们只有时间涵盖几个主题。我们很快意识到，通过使用在线格式，我们可以涵盖更多我们认为对新员工重要的主题。

入职格式进行了修改，只有第一天需要人力资源人员审核文件、程序等。在第二天，他们被介绍到新的LMS，并被告知需要查看入职目录中列出的所有模块。这现在包括8个模块，涵盖了各种必要的培训材料（例如安全）和关于我们制造流程的入职培训。新员工需要参加这些模块并通过考试。他们还参观了我们的制造中心。

我们从这个过程中学到了几个关键的益处。首先，员工真的喜欢这些模块，他们表示学到了很多东西，并且享受了可以按照自己的节奏学习的能力。他们可以根据需要休息。我们注意到每个人都在以自己的速度学习。传统上，这些以讲座为主的模块，当以讲师主导的方式提供时，会导致人们昏昏欲睡。

此外，我们注意到，当我们进行参观时，他们对模块中回顾过的资料有了更多的了解。他们现在接触到了以前格式中没有时间介绍的资料（例如制造概览模块）。我们还能够确保他们在下班前完成了所有必要的培训，并验证他们通过了所有考试。所有这些信息都在LMS中跟踪，从而减少了额外的行政工作量。

讲师也被解放出来，可以进行其他必要的培训开发、现场支持或培训。总的来说，我们认识到，这种使用在线学习的入职新格式比以前的方法更有效。

主管技术发展

未来最大的挑战之一是确保主管拥有其生产线上所有设备和流程所需的专业知识。这在一定程度上是为了确保员工按预期执行其职责，而不是使用捷径或完全跳过步骤。主管的时间非常有限，参加多天培训以学习每个职位是不可能的。

在线学习和LMS提供了完美的替代方案。到目前为止，在线模块中最大的部分与技术流程有关。因此，它为主管和其他人员提供了完美的途径，让他们熟悉其生产线上的各种设备和流程。此外，他们能够在一天中繁忙的时间表中，在不同的时间段回顾这些模块。

在24/7环境中进行培训的现实情况也表明，大多数培训必须以自定进度的形式进行。在不同班次安排课程的挑战，更重要的是对那些想要参加这些培训的人的需求变化，使得这种新的格式成为可行的替代方案。

然而，我们也认识到，在线学习本身不能成为唯一的解决方案。由于材料的技术性，不可避免地会出现一些无法解答的问题，以及特定流程或生产线特有的信息。这时，我们认识到，来自技术培训师的适当补充，就是我们所说的现场支持。这为主管和员工提供了1对1的培训时间，内容是使用在线系统教授的材料。最重要的是，我们在现场可以帮助评估员工的整体表现，并向主管提供发展建议。正是在这种互动过程中，我们意识到主管有机会更多地了解特定机器或流程中的某个步骤。

这种提升主管技术知识的过程也扩展到其他支持人员，例如生产工程师、技术人员等等。实际上，我们认识到，我们正在创建一个与制造过程特定领域相关的模块知识库，现在工厂的任何人都可以访问这些模块。

总的来说，为主管和支持人员提供在线学习的能力，是提升他们对流程的专业知识的完美工具。这也解放了讲师的时间，让他们可以提供现场支持，这与创建混合学习模式相得益彰，而无需课堂。

领导力发展

坦白地说，在LMS上找到技术和入职培训的合适模式很容易。你只需将原本在课堂上教授的知识或讲座讨论剥离出来，转换成带音频的在线格式。在这个过程中，我们认识到，同样的步骤可以应用于传统的领导力发展课程。

在我以前的雇主那里，我们提供各种各样的课程，这些课程通常与领导力发展有关（例如教练、反馈、时间管理等）。这些课程的持续时间从4小时到8小时不等。我们遇到的第一个问题是，出勤率不断下降。在我们进行需求评估时，我们认识到员工根本没有时间投入到课堂学习中。他们想学习，也明白学习的好处，但现实情况是，他们每个人都有很多事情要做。

我们开始集思广益，想办法解决这个问题，同时继续满足领导力发展的需求。解决方案再次来自我们到目前为止在在线学习方面的经验。那就是将领导力课程的知识部分剥离出来，放到网上。剩下的就是模拟、案例研究、角色扮演等等。

这个过程先用一些流行的课程进行了测试。我们再次只使用PowerPoint，再加上合适的剪贴画、视频片段、音频和动画序列，制作了一个赏心悦目的演示文稿。然而，我们的挑战是，将演示文稿控制在45分钟以内。我们不断地发现，这是员工能够投入到自定进度的学习中的最大时间窗口。模块的理想长度是20-30分钟。然后我们提供了一些我们称为“后续”的培训，这些培训只有2个小时。这些培训包括对在线资料的简要回顾，剩下的时间用于动手活动。

在通常进行讨论的地方，我们加入了一些员工的回应或评论的短视频片段。其中还包括了一些场景，以及可能的回应，员工会根据自己的选择收到音频反馈。还包含了实际的场景，将资料与他们的工作环境联系起来。

反应非常积极。我们的出席率大幅上升，甚至超过了之前仅通过讲师引导模式授课时的记录。我们通常在周中和早上进行课程。

我们发现这种新的混合模式带来的其他好处如下：

现在有更多员工参与领导力培训。
参加后续课程的员工能够保留模块中的知识，使我们能够有效地专注于实践活动。
员工正在使用在线材料作为复习更新，他们发现这比参考手册、参与者指南等更有效。
我们观察到，员工展示课堂活动中新技能的能力，与之前仅通过讲师引导模式授课的课程相当甚至更胜一筹。
我们的讲师现在有时间进行更多课程，并参与其他培训和组织发展相关活动。
这些课程通常会引发更多具体的组织发展类型的干预措施，以跟踪和支持所涵盖的材料（例如，在经理参加了该培训后，帮助组织改善其绩效管理流程）。
我们获得了更高的工作保障。

总结

总的来说，我们能够以有限的预算实现所有企业学习目标。到目前为止，我们已经开发了 80 多个网络课程，而仅有 3 名讲师（而非开发人员）参与，且完成时间不到三个月。当然，许多这些材料之前以 PowerPoint 文件形式存在，但 CAMS 产品使得课程迁移和新课程开发变得轻而易举。

最后需要说明的一点是：保持简单。选择最佳的工具，而不是最昂贵的工具。毫无疑问，Brandon-Hall 报告“15 个低成本学习管理系统”是必不可少的。

在许多情况下，我本希望有更多时间评估对这笔投资更具体的投资回报率。但是，时间不允许。但毫无疑问，投资回报率非常高，并且这是正确的做法。我们的方法完全基于 KISS（保持简单）的培训方法。聘请主题专家，并让他们掌握将专业知识转化为激动人心的在线形式的能力。安装一个基本的 LMS，无需破产即可享受本文提到的优势和益处。然后，仅在必要时，确定是否需要投资以进一步提升您的多媒体设计能力。目前，我犹豫不决是否要迈出这一步，因为实现目标所需的资源会非常多。底线是，这种方法在两种情况下都非常有效，而且成本非常低。管理层已经认可了这些成果，这使得我的工作更轻松，也更有保障。仅仅 3 万美元就能获得如此成果，真是不错。

使用的技术

公司使用 Acadia HCS。网站：Acadia HCS 主页.

预算更紧张的用户可以通过探索众多免费在线技术来找到更简单、更便宜的解决方案。免费在线社区（如雅虎群组或 MSN 群组）提供的架构为文件和图形存储、投票功能、群组电子邮件等提供了存储库。一个完整的课程目录可以轻松地托管在这里。

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