加拿大难民程序/RPD 规则 24 - 会议

RPD 规则 24 - 会议

相关规则的文本如下

Conferences

Requirement to participate at conference
24 (1) The Division may require the parties to participate at a conference to fix a date for a proceeding or to discuss issues, relevant facts and any other matter to make the proceedings fairer and more efficient.

Information or documents
(2) The Division may require the parties to give any information or provide any document, at or before the conference.

Written record
(3) The Division must make a written record of any decisions and agreements made at the conference.

会议可以在申诉人缺席的情况下举行

申诉人无需参加任何会议。委员会的《主席指南 7：关于难民保护司听证会的准备和进行》讨论了这一点并提供了有关这方面的指导。指南指出，只有在实际听证会之前考虑问题更实际或更高效，或者在没有申诉人在场的情况下讨论某些敏感问题更合适时，才应举行会议。例如，在存在复杂法律问题需要讨论的情况下，可以举行会议来讨论与程序相关的事宜或与要解决的证据相关的问题。例如，委员会在听证会日期之前安排电话会议，以讨论双方要求委员会做出的安排问题或程序性命令。

一种特殊的预审会议是在主席指南 7 中所说的“就在听证会之前”举行的会议。指南指出，只有在有助于使程序更加公平有效的情况下，才会以这种方式与当事方进行简短的会议。指南中讨论的此类会议的一个例子是，当难民申诉人被认定为弱势群体时，律师和申诉人将在没有申诉人在场的情况下会面，以根据申诉人的弱势情况讨论听证会的适当程序。指南继续指出，“当申诉人有代理律师时，成员和律师将参加，但申诉人通常不会在场。” 然而，他们继续指出，“如果成员认为有帮助，有代理律师的申诉人可能会在场。” 更好的做法可能是，成员通常在这样的预审会议期间让申诉人待在房间里，并在需要时提供同声传译。毕竟，正在进行的讨论与他们的申诉有关。也就是说，这是成员的自由裁量权，有时排除申诉人是合适的。

会议不应成为申诉人缺席时的听证会

委员会的《主席指南 7》指出，“只有在实际听证会之前考虑这些问题更实际或更高效，或者在没有申诉人在场的情况下讨论某些敏感问题更合适时，才应举行会议。” 会议可能会深入到案件的实质内容，以至于它涉及到对案件优点的提交，而不是在实际听证会之前适当考虑的事宜。例如，当会议持续很长时间，并且成员在没有申诉人参加的情况下，听取和辩论当事人对申诉核心问题的广泛论点时，它可能实际上成为对优点的听证，而不是预审会议。如此广泛的关于难民申诉决定性问题的会议，即使在有律师的默示同意的情况下，在没有申诉人参加的情况下进行，也可能不是对这一会议条款的合理使用。

适当的预审会议不会导致成员掌握某项事宜

主持预审会议的成员可能与最终主持听证会的成员不同。当讨论的事项不超出预审会议的范围时，主持预审会议的成员通常不会掌握案件。有关此概念的更多详细信息，请参见：加拿大难民程序/独立决策权#成员在某些情况下将掌握某项事宜。

成员应提供口头摘要并记录预审会议上作出的任何决定和协议

根据 RPD 规则 24(3)，“该部门必须记录会议上做出的任何决定和协议。” 如果申诉人没有参加预审会议，那么在听证会开始之前，委员会的《主席指南 7》指出，成员将向申诉人总结讨论的内容以及成员在会议上给出的指示。 成员还将记录会议上做出的任何决定和协议。因此，听证会上的口头总结是成员除了规则 24(3) 中要求记录决定和协议的书面记录之外，还要提供的（通常这可以通过在决定理由中对预审会议进行评论来实际完成，但在其他情况下，将更实际地以一组中间理由的形式提供这一书面记录）。主席指南中要求提供口头总结的这一条款只是指南，不是法律要求。如果在听证会之前举行了排除申诉人的预审会议，并且律师可能没有机会与申诉人一起审查在预审会议上做出的决定，那么这似乎是一个好做法。相比之下，指南似乎不适用于在听证会开始前几周举行的电话预审会议，并且在预审会议上做出的决定已经以书面形式提交给各方。