加拿大难民程序/RPD规则24 - 会议

RPD规则24 - 会议

相关规则的文本如下

Conferences

Requirement to participate at conference
24 (1) The Division may require the parties to participate at a conference to fix a date for a proceeding or to discuss issues, relevant facts and any other matter to make the proceedings fairer and more efficient.

Information or documents
(2) The Division may require the parties to give any information or provide any document, at or before the conference.

Written record
(3) The Division must make a written record of any decisions and agreements made at the conference.

会议可以在申诉人缺席的情况下举行

申诉人无需参加任何会议。委员会的主席指南7：关于难民保护司听证会的准备和进行讨论了这一点，并提供了关于这一点的指导。指南指出，只有在实际听证会之前考虑这些问题更为实际或有效，或者在没有申诉人 присутствии的情况下讨论某些敏感问题可能更合适时，才应举行会议。例如，在存在复杂的法律问题需要讨论的情况下，可以举行会议以审查与程序相关的事项或解决与证据相关的疑问。其中一个例子是，委员会在听证会日期之前安排电话会议，以讨论各方要求委员会做出的时间安排或程序性命令问题。

一种特殊的预审会议是，用主席指南7的话来说，在“听证会开始之前”举行的会议。指南指出，只有在有助于使诉讼更加公平有效的情况下，才会以这种方式与各方进行简短的会议。指南中讨论的这种会议的一个例子是，如果难民申诉人被认定为弱势群体，那么律师和申诉人将在没有申诉人 присутствии的情况下会面，以讨论考虑到申诉人弱势群体的听证会适当程序。指南继续指出，“当申诉人有代理人时，成员和代理人将参与，但申诉人通常不会在场。”然而，他们接着指出，“如果成员认为有用，可以允许有代理人的申诉人出席。” 最佳做法可能是，成员通常在预审会议期间让申诉人留在房间里，并根据需要提供同声传译。毕竟，发生的讨论与他们的申诉有关。也就是说，这是成员的自由裁量权，有时排除申诉人将是合适的。

会议不应成为申诉人缺席的听证会

委员会的主席指南7指出，“只有在实际听证会之前考虑这些问题更为实际或有效，或者在没有申诉人 присутствии的情况下讨论某些敏感问题可能更合适时，才应举行会议。”会议将存在一个点，会议可能会深入到案件的实质内容，以至于涉及到提交的材料比在实际听证会之前适当考虑的事项更多。例如，如果会议持续了很长时间，并且成员在没有申诉人出席的情况下听取并辩论了各方关于申诉核心问题的广泛论据，那么这种情况可能是实际上变成了关于实质内容的听证会，而不是预审会议。这种关于难民申诉决定性问题的广泛会议，即使在有律师的默示同意的情况下，在没有申诉人 присутствии的情况下进行，也可能不是这种会议条款的可接受使用方式。

适当的预审会议不会导致成员掌握案件

进行预审会议的成员可能与最终主持听证会的成员不同。如果讨论的事项不超出预审会议的范围，那么进行预审会议的成员通常不会掌握案件。有关此概念的更多详细信息，请参见：加拿大难民程序/独立决策者权利#成员将在某些情况下掌握案件.

成员应在预审会议上提供口头摘要并记录任何决定和协议

根据RPD规则24(3)，“部门必须记录会议上做出的任何决定和协议。”如果申诉人没有参加预审会议，那么，在听证会开始之前，委员会的主席指南7规定，成员将向申诉人总结会议上讨论的内容以及成员做出的指示。 成员还将记录会议上做出的任何决定和协议。因此，听证会上的口头总结是成员除了规则24(3)中要求制作决定和协议的书面记录之外还必须提供的內容（通常这可以通过在裁决理由中对预审会议进行评论来实际实现，但在其他情况下，以一组临时理由提供此书面记录会更加实际）。主席指南中关于提供口头摘要的规定只是一个指南，而不是法律要求。它似乎是一种好的做法，如果在听证会开始之前进行的预审会议排除了申诉人，因此律师可能没有机会与申诉人一起审查预审会议上做出的决定。相反，指南似乎不适用于，例如，在听证会开始前几周进行的电话预审会议，并且预审会议上做出的决定已经以书面形式提供给各方。