ETD 指南/学生/检查和校正
作者完成其 ETD 后，服务机构（如大学图书馆或计算与媒体中心）必须检查 ETD 是否完整、可读且正确。因此，清单很有用。清单应考虑文档的以下部分，并应向作者开放以进行自我检查
- 组织问题
- WinWord、WordPerfect 或 LaTeX 文档
- 数字论文的 PDF 版本
- 元数据
检查组织问题
从作者处收到 ETD 后，需要验证几个组织问题
- 学生是否属于该大学？
- 他通过了考试吗？
- 他通过了批准吗？
- 他是否错过了截止日期？
检查 WinWord / WordPerfect 文档
对于样式表的使用，以下 Word 文档部分对于进一步使用至关重要
- 服务机构的 WinWord 或 WordPerfect 系统是否可以打开整个文档？
- 学生是否正确使用了所有样式表？
- 学生是否使用了 WinWord 或 WordPerfect 的标题功能？
- 标题页是否完全设置样式，所有信息都已填写？
- 图和表是否有自己的标题，以及是否使用了文本格式系统中的插入标题功能？
- 列表是否设置为列表？
- 表格是否使用文本格式系统中的表格功能生成？（有时作者使用制表符来构建表格）
- 作者是否使用引用管理系统进行引用？这使得参考文献的自动格式化变得更加容易，并且可以链接到文本部分。
- 作者是否使用自动拼写检查功能，而不是在文本中应用硬编码字母？
检查 LaTeX 文档
- 作者是否遵循指南和规则？
- 是否使用了模板或样式文件？
- 作者是否使用 bibtex 收集参考文献？
- 所有图是否都以 EPS（封装后的 PostScript）格式提供？
- 作者是否提供了所有附加样式？
- 整个 ETD 是否可以在图书馆或计算中心的计算机上处理？
检查 PDF 文档
- PDF 文档是否可读？它可以在当前版本的 Adobe Acrobat Reader 中打开吗？
- PDF 文件是否包含所有文本部分？
- 它是否包含指向多媒体附件的超链接？超链接在当前的互联网浏览器中是否有效？
检查元数据
- 作者是否提供了关于自己及其论文的所有 Dublin Core 元数据？
- 根据不同的分类方案，是否有不同语言的关键词？
- 是否有不同语言的摘要？
- 元数据信息以哪种格式提供？
如今，基于 SGML/XML 的存档策略包含一个转换工作流程，如下所示
工作流程版本 1
从原生文本格式（如 doc WinWord）到 SGML/XML 兼容文档的转换由大学的服务完成。在这里，检查和校正基本上包括检查大学提供的样式表和指南的充分使用。此程序在柏林洪堡大学、里昂第二大学、蒙特利尔大学等处实践。
此检查必须在所使用的文字处理系统中进行，例如 WinWord，并且可以通过文字处理系统宏语言（例如 Visual Basic）中定义的宏部分自动执行。然后，工作人员的检查人员运行此检查宏，可以发现是否使用了特殊样式。此检查程序必须通过手动检查作者对文档应用的样式的正确使用来补充。因此，对每个文档使用清单非常有用。这将确保对每个文档的样式控制严格程度一致。
工作流程版本 2：从原生文本格式（如 doc WinWord）到 SGML/XML 兼容文档的转换由作者本人完成，或者作者直接在 SGML/XML 中写作。在这里，检查和校正基本上包括检查 SGML/XML 解析器对 SGML/XML 的充分使用，并特别关注大学提供的文档类型定义 (DTD) 和指南的正确使用。
此程序例如在爱荷华州爱荷华城大学实践。
这可以通过 SGML/XML 解析器和检查脚本完全自动化，这些脚本为检查人员生成错误列表，与之前描述的工作流程相比可以节省大量时间。从今天的角度来看，这种模式的缺点是，必须设计和执行非常全面的作者支持，以使作者能够从任何文本格式系统转换为符合 SGML/XML 的文档，或者以允许作者理解和解释信息的方式使用 SGML/XML 编辑器。
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