ETD 指南/大学/政策倡议：法国案例

在法国，关于电子版论文分发的政策源于两个不同的来源

公共权力，由高等教育部代表，通过研究部门（研究局）和图书馆部门（图书馆局）的中间机构，迄今为止一直负责论文的描述和物理归档。
拥有授予博士学位的权力的大学机构，无论是大学还是主要学校。

监管框架由 1985 年 9 月 25 日的政令制定。该政令规定了提交、描述和复制论文或其他为获得博士学位而提交的作品的程序。目前电子版论文分发的举措很多，而且变化很大，在技术细节和政治方面都是如此。在过去几个月里，人们倾向于协调和集中倡议。这涉及到围绕已经建立了技术归档和分发解决方案的机构建立联系和网络。

法国系统目前在三个层面上构建

地方层面上，基于某些生产机构的举措
区域层面上，一些研究机构在区域或主题层面上进行整合
国家层面上，基于在 2000 年 10 月由部长撰写的传阅函后建立了一个部级工作组。这个工作组必须确定一个新的监管框架。

地方层面：里昂第二大学电子版论文分发政策

里昂第二大学与蒙特利尔大学合作开发的电子版论文分发计划的基本原则是，使用标准化格式，为永久存档提供条件，并允许分发，从而确保有效和完全的互操作性。在大多数情况下，这涉及到格式化，以便对所有文档进行结构化。这种格式化是使用计算机工具进行的，对于在互联网上进行大规模分发是必要的。里昂第二大学在推出其论文章程时，改变了电子版论文的制作、提交和分发条件。该章程详细说明了博士生必须接受的官方条件。作为回报，学生可以在他们的研究小组内接受使用文本处理工具的监督和培训。

这份文件保证了大学支持年轻学者的承诺，使他们在论文答辩期间和之后能够获得最佳条件来创建、存档和分发他们的作品。

里昂第二大学论文章程

里昂第二大学论文章程是根据 1998 年 9 月 3 日的政令提出的。其序言重申了该政令的附件（示范章程）并用以下条件补充了文本

1) 每篇论文都是在与博士学校有联系的研究小组内完成的。博士学校的特殊作用是

a) 向申请博士入学的学生提供有关以下两个主题的所有相关信息：第一，博士学习的运作、研究导师和与他们的项目相关的团队以及他们可以期望的后续行动；第二，学生援助、奖学金、助学金和与公司合作的可能性，这些公司可能会为他们提供完成项目的资金；

b) 批准学生和导师之间关于准备论文的协议；

c) 协调为了获得 DEA 以及在博士学习期间提供的学术培训；

d) 为博士生提供比他们论文专业领域更大的学术环境，例如通过组织横向研讨会、方法课程、与其他实验室（特别是欧洲实验室）的交流，通过鼓励讨论论坛，以及通过在服务器上提供所有有用的文件等；

e) 每年与论文导师沟通工作进展，并对免除延期进行评估。导师的跟踪，就像博士学校主任的跟踪一样，可以通过电子邮件进行，当学生在远离大学的地方进行活动时；

f) 在整个博士学习过程中，向博士生介绍职业插入问题，特别是通过组织实习和与专业人士的交流会，以及尽可能组织包括轮岗在内的学习课程，在公司、国家教育等部门轮岗；

g) 在论文答辩或在外部实验室的博士后期间跟踪这种插入。

2) 博士论文是对研究团队内部产生的知识的贡献。为了确保这些贡献在科学界得到最佳的传播，大学建议博士生使用计算机准备他们的论文。为此，它为博士生提供培训课程，帮助他们完成论文的撰写：文字处理、样式表的使用、他们项目所需的软件工具、正式结构化等。研究团队和/或 SIR（计算机研究支持）的研究部门为博士生提供工作站。除了特殊情况外，他们必须以计算机化的形式提交他们的论文，并从中制作纸质副本。SCD（通用文档服务）确保索引规范的遵守，更广泛地说，确保 ABES（高等教育书目机构）的建议得到遵守。

3) 论文是可以访问的

a) 在 SCD，根据 1985 年 9 月 25 日的政令规定的条件，该政令适用于 1984 年 1 月 26 日第 84-52 号法律；

b) 来自大学的服务器，一旦作者和评审团同意其电子分发。

关于分发前需要评审团授权和可能适用于论文某些部分的保密条款的使用规则，同样适用于电子版，就像适用于纸质版一样。

4) 博士生在每个博士学校的科学委员会中都有代表。如果学生和他们的论文导师之间发生冲突，论文学校主任充当示范章程中规定的第一位调解人的角色。如果冲突持续存在，校长必须要求科学委员会从博士学校和/或机构外部提名一位调解人。调解人向校长报告，校长是最终仲裁者。在联合指导的情况下，博士学校主任在学生和法国论文导师之间或两个论文导师之间发生的所有冲突中充当调解人的角色。如果冲突持续存在，两所大学的校长将在最后做出决定。当博士学校主任也担任论文导师时，他在调解人的角色中被负责研究的副校长取代。

5) 博士学校负责将这份章程分发给他们监督的 DEA 和博士生。

1998 年 12 月 7 日科学委员会一致通过

SeNTIERS 电子版出版单元负责在里昂 2 进行答辩的论文的电子版归档和分发。在这种情况下，该单元参与论文的合法存放。随着时间的推移，目前的做法是存放纸质副本，这种做法很可能将不再使用。这将意味着文件的制作方式将发生相当大的变化。此外，为了让博士生能够在没有太多干扰的情况下继续他们的工作，里昂 2 同时使用两种提交系统：电子版提交和混合提交。

论文行政流程的组织

建立一个电子版归档和分发系统假定管理部门拥有研究工作的电子版；这转化为创建一种包括电子版提交的论文提交方式。

电子版提交应以自动化的方式组织，在一个能够支持从邮箱式提交系统到更完整系统（允许记录提交、元数据等）的服务器上进行。

这种提交将自然地集成到论文的传统行政流程中，并可以采用多种形式（独立于所使用的软件或所讨论的学科）

混合提交，
电子版提交。

混合提交

这种提交形式应该被视为迈向完全电子版提交的一步，但对于缺乏电子版提交所需的基础设施和人员的机构来说，它也是一个令人满意的解决方案。

系统的组织

它分为几个阶段

1) 学生在论文服务处提交纸质副本和电子版副本，并证明两个版本的一致性。此时，他/她授权（或拒绝）在互联网上分发此作品。2) 电子版出版服务验证提交。这是为了验证文件的可读性、特殊字符的存在或不存在，以及所有非文本元素（图像、声音等）以电子版或纸质形式存在。3) 答辩后，以下情况之一可能发生

评审团授权以当前状态分发论文。在这种情况下，博士生有一个月的时间对论文进行细微的修改（拼写），以勘误表的形式进行。没有新的提交。论文被转换为 SGML（归档格式），然后转换为 HTML 和 XML（分发格式）。论文被放置在大学的内部网（相当于图书馆中的咨询）上，如果学生授权，则被放置在互联网上。论文的描述被广播。
评审团要求修改。在这种情况下，需要新的电子版提交和验证。一旦评审团主席验证了修改，论文将按照正常的处理流程进行。
未经修改的论文或受保密条款限制的论文将以 SGML 格式存档，并且根据情况仅在内部网上传播。它们的描述被广播，但注明了它们的保密性。

电子版提交

第二种系统消除了混合提交中固有的非一致性风险。因此，论文的合法存放包括电子版提交。答辩和存放在图书馆所需的论文纸质副本是从电子版提交中打印出来的。

如果这个系统更令人满意，它仍然需要额外的基础设施。为了保证打印出来的副本确实是根据提交的电子版制作的，大学必须为作者提供进行完整的电子版提交的手段，并承担为答辩打印副本的任务。

因此，这个系统需要多种结构的支持。这些包括传统的论文服务，为博士生提供相对庞大的计算机基础设施（插图数字化、视频采集、声音、用户帮助）以及能够提供不规则输出的复制服务（论文答辩频率根据大学日历而变化）。

从学生制作的文件开始，大学将进行“单文件”打印（PostScript 和/或 PDF），并在学生的控制下进行（版式、插图渲染等）。

源文件以及 PostScript 文件将在答辩前刻录并传输到电子出版服务以进行存档。
只有 PostScript 文件将被传输到复制服务的打印站。

在机构或大学机构群中实施论文处理平台所需的资源

可以考虑两种可行的架构

客户端-服务器系统。在这种情况下，服务器端负责管理计算资源，而客户端端负责生产（远程）和分发（本地）。Web 界面管理不同客户端站点和服务器站点之间的通信。

机构联盟可以通过地域或学科上的接近性、创建协同效应以及整合技能和能力而发展起来。

自治系统。在这种情况下，每个生产站点都以自治的方式承担处理、存档和分发操作的全部过程。这将适用于拥有必要人力资源的站点，或者处理的文档数量足以证明该系统是合理的。

人力资源:

现有系统需要多种技能，包括计算机工程和工程文档，这些技能对应不同的任务

信息系统管理：更新程序、管理存档和在线信息发布、用户协助、将用户与负责系统开发和更新的团队联系起来；
文档处理：格式化文档以进行处理，数字化插图、声音、视频等，验证处理并捕获元数据。

并非每个生产中心都需要两种类型的人力资源。

文档处理：每年处理 100 篇论文，需要 1 个全职工程师 (IE?)。
信息管理：需求会根据使用本地配置还是客户端-服务器配置而有所不同。

关于论文处理软件平台的使用和管理的培训

培训活动针对两种类型的代理人，他们具有特定的技能

公认的计算机技能，使这些代理人能够在多个层面上发挥作用。在本地级别，为了帮助使用软件平台的人员，这些技能包括软件平台的维护和适配。他们还必须获得网络级别的技能，在那里他们将充当用户和负责平台演进的团队之间的中介，并参与该团队的活动（计算决策和开发）。
电子出版技能：电子提交论文；培训博士生使用通用文档格式；根据所选软件平台确定的规则准备和格式化文档。这是一个新的领域，用现有的资格来定义其概况是一个微妙的过程：掌握电子文档制作工具，了解不同类型的学术作品，以及将这种知识传递给由博士生和研究人员组成的受众的教学能力。

博士学院的作用和博士生的培训

实施这些新的流程需要参与主要的相关人员：博士生及其导师。对作者、论文导师和研究机构的培训必须在博士学院内进行。这些学院是理想的参考框架，原因有以下几点

为学生提供的培训将适应其学科，从而适应他们可能需要使用的特定计算工具；
导师将参与其中；
博士学院的不同参与者之间共享这些知识将提供额外的内部凝聚力因素。

随着时间的推移，博士学院应该成为使用新的科学生产和出版工具的支持中心。在论文写作过程中，博士生将获得所需工具和帮助，以有效地写作他们的论文，并获得处理论文所需的所有技能。

通用文档格式和技术规范等工具将由教育部提供。博士学院将负责根据学科或机构的特定实践（例如样式表）对它们进行调整。使用通用文档格式的通用培训计划将可用，并可根据本地需求进行调整。根据以往经验，每个博士生六个小时的培训足以训练学生高级文本处理的使用。可以预期，在几年内，学生将在开始博士学习之前接受文本处理的培训，而博士期间的培训成本将越来越少。

应该在电子生产和分发服务与博士学院之间建立永久的联系，以便在用户和电子出版专家之间创造协同效应。这种关系应该建立在持续合作的基础上，并在培训课程中通过介绍服务及其结果来启动。

区域和学科政策:

里昂第二大学政策的实施和出版，以及该大学建立的计算机化处理手段，促成了大学和科学机构网络的创建和结构化。罗讷-阿尔卑斯地区大学在大学会议的背景下团结起来，决定实施里昂第二大学提出的主要建议。随后，在法国领土范围内，以及在其边境附近，人们注意到了一种趋势，一方面是大学（里昂、马恩拉瓦莱、巴黎-萨克雷、格勒诺布尔、日内瓦）的重新组合，另一方面是科学机构（CNRS、Inra、Inserm）的重新组合。人们还发现了一些学科群体，例如“Mathdoc”网络，它将数学实验室联合起来，并且又与一个欧洲网络相连。该网络的工作包括收集每个研究人员产生的元数据，这些元数据对于描述和宣布论文是必要的。然后，这些元数据被存档并可在实验室网站或研究人员自己的网站上访问。这种方法在制度上较少，因此持久性较差，因为它保留的责任留给了研究人员和实验室的评估。

并非所有这些机构都采用了里昂第二大学模型 (RTF=>SGML/XML)。一些机构更喜欢 Adobe 生成的通用文档格式，而另一些机构则使用 Latex 制作文档，并以“postscript”格式分发。然而，由于教育部工作组所做的工作，关于这些选择的思考是在公开场合进行的。

法国公共政策：部长通告

为了总结由一个思考小组领导的工作，主管高等教育的部长在 2000 年 10 月发布了一份通告，其中定义了关于电子存档和分发论文的未来政策的主要方向。

电子分发论文

致大学校长和高等教育机构校长或主任

在大学和其他高等教育机构中答辩的论文是价值最高的文献。关注它们的推广既有利于年轻博士和机构，也有利于提高法国研究的国际知名度。

长期以来，信息技术发生的深刻变革清楚地表明，现有论文增值体系（由 1985 年 9 月 25 日关于论文的提交、描述、复制和分发的法令定义）已经过时。

正是基于这一观察，并认识到

论文现在“自然地”以计算机化的形式产生，
高等教育机构的设备和网络得到了极大发展，
大多数大学目前正在将自己定位为电子信息的生产者和分发者，

一个由国家教育部和研究部服务部门、大学校长会议、大学图书馆馆长协会以及在该领域开展实验的众多专家组成的团队向我提交了一份关于电子分发论文的报告。这份报告的主要结论已经得到我的确认，可以在教育部服务器上以下地址查阅

http://www.sup.adc.education.fr/bib/

提出的新系统预计在满足一定条件后，将在互联网上分发论文

经评审委员会建议，由机构负责人授权，并经作者授权，同时尊重知识产权规定，
博士生遵守最低技术规范，
使用自动组装线将论文转换为适当的存档和分发格式，以便存储和在线发布。

除了博士生之外，还需要众多参与者的介入

论文答辩机构的参与，包括
- 博士学院，负责为学生提供培训和技术援助，
- 公共文献服务，负责描述论文并在集体和本地目录中提供文件的电子地址，
- 负责使用提供的软件转换和在线发布论文的服务。
国家或国家运营商的参与，通过
- 制定技术规范和培训资料，
- 保证或提供处理链，
- 提供安全存档。

在此基础上，经与研究部部长协商，并与大学校长会议协商，我决定

成立一个项目小组，
制定一项关于论文的提交、描述、存档和分发的新法令，
为希望快速进入该新体系的机构或机构群体组织培训活动，
建立必要的集体功能，以使整个过程保持一致，同时考虑国家论文复制车间 [atelier nationaux de reproduction des thèses] (ANRT)、高等教育文献车间 [atelier bibliographique de l’enseignement supérieur] (ABES) 和国家高等教育计算机中心 [centre informatique national de l’enseignement supérieur] (CINES) 的既有技能。

这种新的方案显然需要时间来实施，并随着机构引入适当的组装线而逐步推进。当然，1985 年法令定义的旧体系将继续适用于尚未采取相应措施的机构答辩的论文。

国家教育部长

雅克·朗

一些原则支撑着这种对电子分发论文的政治兴趣

提高法国科学生产的国际知名度，并将其价值最大化
有利于对论文的新认识，使其被视为一个动态数据库，而不是一个静态的知识体系。论文的电子版本成为满足用户需求的真正工作工具，从用户的研究和调查议程开始。
为学生研究人员在信息技术和电子出版方面的使用提供培训。学生研究人员将成为科学信息生产者，因为他们将能够掌握这些机制，从而提高自主性。他们将亲自获得信息生产者和分发者的身份。
这将汇集让科学家能够独立地生产、存档和分发所有研究成果的要素。请记住，法国关于电子分发论文的做法是整合到一个更广泛的法语区项目中，该项目旨在将公共研究成果在线发布。

下一节：电子商务：收费方法