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组织模式

有七种不同的模式通常用于组织文档：正式分类、非正式分类、比较、划分、分段、因果关系和问题/解决方案。使用哪种组织模式取决于正在编写的文档类型；但是，有效组织的目标是使文档更易于使用，并且通常在单个文档中使用多种组织模式。

正式分类

正式分类就是根据事实的共同属性将它们归类在一起。每组通常被细分为子组，使事实能够被精确地分类。正式分类要求每个事实只能存在于一个分组中，并且每个分组必须遵循相同的原则。例如，要对三种动物进行分类，每种动物都应该只适合一组。老虎、狼和斑马可以归类为猫科动物、犬科动物和马科动物。每个分组都遵循相同的原则，即根据动物的生物学家族对其进行分组。错误的分类将是猫科动物、犬科动物和哺乳动物，因为猫科动物和犬科动物是生物学家族，而哺乳动物指的是生物学类别。此外，每个物种都可以被细分为亚组和类别，例如在牛中，赫里福德和牛是牛，但一种是肉牛，另一种是乳牛。

非正式分类

当您需要组织大量项目的相关信息，但发现无法或不愿根据正式分类所需的客观特征类型对其进行分类时，非正式分类可以帮助您创建以读者为中心的沟通。

非正式分类与正式分类不同，因为分组不需要遵循一致的分类原则；但是，与正式分类一样，每个事实仍然应该只适合一个分组。例如，老虎、狼和斑马可以分类为犬科动物和非洲哺乳动物。分组不遵循一致的原则，但每种动物只能被归类为一个类别。非正式分类是一种有效的组织模式，如果使用得当，对读者来说非常有用。

比较

比较用于商业文档，以帮助读者做出决定并帮助读者理解研究结果。两种替代方案根据相同的标准进行比较。例如，可以比较两个建筑工地，以决定在哪一个工地上建造仓库。地点 A 和地点 B 都可以根据开发成本、道路通道、房产税、到客户的距离等进行比较。当读者必须评估多个选项时，比较非常有用。

在某些方面，比较就像分类。您从关于要比较的事物的众多事实开始，并将事实围绕比较点进行分组，使您的读者能够了解事物之间的异同。在用于支持决策的比较中，比较点被称为标准。在撰写比较时，您可以选择两种组织模式中的一种。两者都包含相同的内容，但以不同的方式排列内容。

例如，考虑蒂芙尼的情况。蒂芙尼的雇主已决定更换其用来冲压大型卡车车身金属零件的老化机器。蒂芙尼被分配调查公司正在考虑的两台机器。在积累了数百页的信息后，她现在必须决定如何组织她对公司高管的报告。为了组织她的比较，蒂芙尼可以选择使用分隔模式或交替模式。

**分隔模式**
机器 A
成本
效率
施工时间
空气污染
等等
机器 B
成本
效率
施工时间
空气污染
等等

**交替模式**
成本
机器 A
机器 B
效率
机器 A
机器 B
施工时间
机器 A
机器 B
空气污染
机器 A
机器 B
等等
机器 A
机器 B

划分

划分是指描述一个物体。如果必须编写关于自行车的文档，作者可能会将描述划分为自行车的较小部分。作者可能会先描述制动系统，然后是齿轮系统，然后是车架、座椅和轮胎。通过将文档划分为较小的部分，信息更容易定位，文档对读者来说也更有用。

描述物体的指南

选择适合您的读者和目的的分类原则。
一次只使用一个划分基础。
以读者认为有用的方式排列描述的各个部分。
在描述每个部分时，提供读者认为有用的细节。
如果图形有助于您的读者理解和使用您关于该对象的信息，请包含图形。

分段

分段类似于划分，不同之处在于分段指的是描述一个过程。通常，当文档的目标是让读者执行该过程时，作者会使用分段。食谱通常是分段的。在描述如何制作蛋糕时，必须首先描述制作蛋糕的过程。然后，描述了制作糖霜的过程。之后，食谱可能会解释如何给蛋糕上糖霜。通过将文档分段，食谱被细分为更小的、易于管理的步骤。这使得读者更容易执行该过程。

对过程的一般描述解释了事件随时间的推移的关系。您在描述过程时可能有两个目的

使您的读者能够执行该过程。例如，您可能正在编写使您的读者能够分析活体组织样品中的化学物质、制作光伏电池、申请贷款或运行计算机程序的说明。
使您的读者能够理解该过程。例如，您可能希望您的读者理解以下内容
- 如何完成某件事。例如，煤炭是如何转化为合成金刚石的。
- 某件事是如何工作的。例如，肺是如何为血液提供氧气的。
- 某件事是如何发生的。例如，美国是如何发展最终将宇航员送上月球的空间项目的。

分段分类原则

为了确定在哪里分割流程，您需要一个分类原则。常用的原则包括执行步骤的时间（第一天、第二天；春季、夏季、秋季）、步骤的目的（准备设备、检查结果）以及执行步骤使用的工具（例如，台锯、钻床等等）。流程可以通过多种分类原则进行分割。选择最能支持读者目标的原则。

分割指南

选择适合您的读者和目的的分割原则。
使您的最小分组易于管理。
清楚地描述步骤和步骤组之间的关系。
为每个步骤提供足够的细节以满足读者的需求。
如果图形有助于读者理解和使用您关于该流程的信息，请包含图形。

因果关系

按因果关系组织的文档有助于读者理解一个事件是如何由另一个事件引起的。因果关系文档通常试图说服读者，因果关系确实存在。因果关系可能很难联系起来。必须仔细选择关系的证据。如果使用得当，按因果关系组织的文档可以非常具有说服力，对读者很有用。

在工作中，您很可能出于以下两种截然不同的目的写关于因果关系的文档。

帮助读者理解因果关系。
说服读者，某种因果关系确实存在。

为这两个目的组织的策略略有不同。

问题和解决方案

问题及其解决方案将是您在工作中写作中最常见的主题之一。您讨论的问题可能源于对某些策略、产品、流程或政策的不满。或者，它们也可能源于实现新目标的愿望，例如提高效率，或利用新机会，例如在另一个国家开展业务的可能性。

按问题和解决方案组织的文档的目标是提出一项未来行动。与因果关系文档一样，问题和解决方案文档也需要具有说服力。作者首先必须证明问题存在，然后证明提出的解决方案是解决问题的最佳方法。问题和解决方案文档在商业写作中非常常见，通常以商业提案的形式出现。

说服读者接受您提出的解决方案的指南

以使您的读者感到重要的方式描述问题。
描述您的方法。
在描述您的方法时，解释它将如何解决问题。向他们展示，考虑到他们的情况，您的方法是最佳选择。
预测并回应异议。
指定好处。
承认您解决方案的弱点。无论您是否提出，您的受众都会发现弱点。如果您承认您解决方案的弱点，然后展示如何克服它们，您的想法看起来更有说服力。
如果图形有助于读者理解和认可您提出的解决方案，请包含图形。
避免听起来具有对抗性。这会吓跑您的读者。您需要他们对您的想法持开放态度，而不是对他们的想法抱有防御心理。
请记住，您无法始终说服所有读者。有时，您必须接受他们承认您的建议。随着时间的推移，他们可能还会改变主意。
直奔主题。商人不愿浪费时间听您拐弯抹角；直接给他们他们需要的东西。