专业与技术写作/伦理/法律问题
在商业中，形象就是一切。公司公众形象会影响消费者对该公司产品的看法。反过来，这会影响公司的公众利润，并最终影响该公司在诉讼或召回事件中的地位。公司必须考虑这些问题会对业务带来的后果，并需要考虑修复公司声誉的成本。这些是某些文件在发送给预期读者之前被仔细审查的原因之一。为了进行道德写作，您还必须识别另一组人：那些因您的信息而获利或受损的人。总的来说，这些人被称为“利益相关者”，因为他们对您所写的内容负有责任。只有了解这些利益相关者是谁，您才能确保自己以符合自身道德价值观的方式对待他们。在撰写您的沟通时，思考一下您所说的话以及您如何说的话会影响谁。在专业文件中，您必须对以下语言敏感
•种族和性别角色
•政治正确性
•概括
•文化意识
•宗教符号
根据法律，大多数由员工编写的文件代表了组织本身的立场和承诺。在撰写专业文件时，总会有一些法律问题需要考虑，这些问题会反映在写作风格中。专业文件可以作为关于合同争议和产品责任诉讼的证据。诉讼是法院提起的民事诉讼。如今，平均每家公司同时参与 400 起诉讼。虽然大多数公司都赢得了诉讼，但卷入诉讼会带来许多后果。诉讼会让公司花费时间和金钱。花在律师身上的钱和花在法庭上的时间会占用公司本可以用来改进业务和产品的资源。诉讼也会对公司的声誉造成负面影响。召回可能是公司面临的另一个法律问题。召回是指将产品从市场上撤下或对产品进行纠正，因为产品存在缺陷或存在潜在危害。在大多数情况下，召回是由于公司无意犯错而不是有意无视法律造成的。有时，公司会发现问题并自行召回产品。其他时候，公司会在收到相关问题后召回产品。
公司可能面临诉讼或召回的原因有很多。公司卷入诉讼的主要原因之一是，公司产品的说明对于消费者来说并不清晰。因此，一般的指导原则是，说明应该易于理解、清晰简洁，阅读水平应在四到六年级。此外，在诉讼中，公司必须记住，所有文件都可能被传票。这意味着从备忘录和电子邮件到提案和研究的所有文件都可能受到法庭的审查。公司卷入诉讼的另一个原因可能是召回。召回的一个方面是那些与安全问题有关的方面。许多产品因潜在安全问题而被召回，即使没有人实际受伤。为了避免安全召回，公司需要确保他们考虑与产品相关的每一种可能的危险。一些危险似乎是众所周知的，但公司应该意识到这些危险并相应地对产品进行标记，无论对常识的假设如何。
约束是公司或行业为文件设定的限制。当您收集将构成您撰写沟通方式基础的信息时，您还应该了解任何期望、法规或其他因素，这些因素可能会限制您能说什么以及如何说。在职场中，期望和法规会影响沟通的任何方面。影响沟通的方面如下
•语气
•缩略语的使用
•表格
•页边距
•文档长度（作为最大值）
了解这些约束并创建沟通时将它们考虑在内非常重要。其中一些约束直接来自雇主。您的雇主和您的读者可能对您撰写专业文件的方式有期望。关于如何准备所需要素，通常存在着未言明的期望。您正在培养公司对特定企业形象的渴望，以保护其法律利益，并保持其竞争优势。像乐高这样的玩具公司不想与包含俚语或可能损害其声誉的词语的技术文件相关联。他们在法律上保护自己的业务。由于所有文件都可能在法庭上被用来反对个人和公司，因此所有包含公司名称的书面文件都应只包含代表公司本身的专业内容。
其他时候，约束是由政府法规制定的，这些法规决定了某些报告的撰写方式。法规是由政府制定的法律，影响文件的内容或文件的撰写方式。写作约束可能来自公司外部，例如来自政府法规，这些法规指定专利申请、环境影响报告以及许多其他类型文件应如何准备。同样，科学、技术或其他专业期刊对它们发表的文章的许多方面都有严格的规定。这些规定充当有效撰写沟通的标准。
约束也可能由风格问题设定。文件不应该出现陈词滥调和习语，因为它们可能会给将文件从一种语言翻译成另一种语言带来问题。陈词滥调是一个陈腐或过度使用的表达方式，听起来很陈腐，而且往往不能表达你真正想说的话。例如：底线是，头昏脑涨，或爱要不要。习语，也被称为行话，是某一组人使用的专业词汇或表达方式。看看你写作时使用的短语，看看它们是否在字面翻译时有意义。如果不行，用清晰直接且不会被误解的语言替换它们。不要使用“复合句”（and、or、nor、but、however、yet）。意见和笑话也应该避免出现在商业文件中。用事实和数据而不是意见来与读者沟通、争论或说服他们。
许多公司还喜欢形成一种“定制”的写作方式。像微软这样的公司希望他们所有的文件都以相同的风格和格式编写。做到这一点的唯一方法是教写作者“正确”的写作方式，以便展现微软的形象。许多人可能不知道的是，微软这样做是为了在法律诉讼中保护自己。如果每一份文件都以相同的格式编写，他们就可以确保客户理解整个文件，并且不会遇到不一致的问题。
你如何知道自己是否遵循了正确的约束？了解如何在你的特定领域写作的最简单方法是查看你公司和其他行业公司在过去几个月内编写的文件。这将使您了解他们的风格以及他们如何提出论点。一些公司甚至出版写作风格指南。通过查看你公司的规定，你可以开始起草你的论点。确保遵循你公司的指南手册（如果有），以确保你的风格与他们的建议一致。
请记住，在专业写作中，您试图通过使用道德风格来说服读者。这意味着避免在法庭上站不住脚的内容，尤其是在当今人们对任何事都提起诉讼的情况下。确保您为公司编写的文件具有说服力，同时又能保持公司的竞争优势。