专业和技术写作/修辞/作者
写作有很多类型，从正式写作到科学写作、技术写作、创意写作等等。重要的是要辨别文本的目的是什么，以便在写作中决定你的语气和作者的声音。
商业写作有其自身的挑战，因为要同时平衡多种风格。避免居高临下，但要保持专业，使用合适的语言。调整你的风格以适应不同的场合。观察他人并研究他们的风格方法，但永远不要改变自己以变得更像其他人。以下是一些帮助你定义作者声音的想法。
另见：培养有效的写作风格
这可能是写作中最重要的一步。识别你的受众有可能定义你的整个文档，无论其目的如何。定义受众会影响文档中的几乎所有内容。它可以影响目的、语气、行话，所有内容。弄清楚你正在向谁讲话既是一项挑战，也是一项非常有益的成就。一旦你确定了你的受众，你的文档就必须反映这一点，无论如何。如果读者觉得他们不再是受众，为什么还要继续阅读？重要的是要始终检查以确保你仍在与同一受众对话。
论证的说服力可以直接与文档中的语气和语言相关。把你的写作看作是你自己的声音。把写作看作是你自己的声音将帮助你将你的话语表达在页面上。目标是吸引你的受众继续阅读，并说服读者同意或至少理解你作品的观点。
你的写作风格应该适应每个新情况。非正式的写作风格听起来像对话。非正式风格包括缩写、较短的词语以及偶尔的比喻。正式的写作风格可能更适合演讲或报告。正式写作将包括更长、更“SAT”的单词以及正式的结构。你应该考虑你的写作将处于什么样的背景下，因为文章的语气可能会决定读者的观点。作为作者，由你来评估你想要呈现的信息以及哪种写作风格最适合这种情况。重要的是要找到一种适合你的情况的平衡。
这指的是你是否在文本中使用第一人称，或者掩盖你的存在。你可以选择第三人称视角或被动视角。
- 第一人称：在第一人称时态中，作者将自己视为作者。我目前正在使用主观语境，因为我正在谈论我自己，即作者。
- 第三人称：在第三人称时态中，作者会把自己看作是谈论别人。
- 被动语态：在被动语态中，没有作者可以谈论（例如“发现...”，或“在研究过程中发现...”）。
重要的是要考虑你的读者如何看待你，即作者。你应该考虑你和读者之间的直接关系。
- 你是他们的上司还是下属？
- 你的文本的目的是什么？（例行主题或紧急事项？）
- 你是如何沟通的？电子邮件的语气与正式报告不同。
- 考虑你工作的写作习惯（回顾他们之前的文档）
通过预测你的读者期望什么，你可以使你的论点更有说服力，并对你有利。如果你的经理正在阅读你的报告，它应该客观、专业和清晰。如果你正在给同事写电子邮件，主观语言是合适的。在选择语气之前，仔细考虑场合。
这在撰写专业文档时尤其重要。定义你作为作者的角色很重要。如果你是一家公司的经理，你不应该写一份亲切的第一人称备忘录，除非情况需要。然而，避免使用专横、压倒性的声音也很重要，因为你不想对读者进行说教。如果你正在给同事写信，重要的是要保持在传达你的观点和保持你作为同事的地位之间的平衡。你不想显得专横和贬低，但你也不想让人觉得你对自己的目的不确定。
你文本的语气传达了一种态度。无论是有意还是无意，你使用什么语言来称呼你的读者，你的态度很容易被判断出来。“永远不要在文本中包含任何你会因为被大量受众阅读而感到尴尬的内容”（Anderson, 261）。
在写作时，无论语气或目的如何，保持你自己的观点都非常重要。Anderson 建议朗读你的文本，以确定它听起来是否像你所说的话。正式写作仍然应该听起来像是出自你之手——任务不是让你的声音沉默，而是增强它。
要避免陷入的一个陷阱是“官僚主义”——一种“吹嘘”语言和文本以使其听起来更重要的无意识方式。保险公司和其他企业被指控这样做，使普通读者难以理解政策。你可以通过坚持使用简单英语语境来避免这种情况。
另外，避免在文本中使用任何讽刺。讽刺本质上是在说一件事，但意思是另一件事。它通常非常有用，可以使观点更清晰，但这通常不会传递给你的受众，尤其是在书面交流中，而且会导致误解。此外，还要考虑你作为作者的角色，并避免可能冒犯或困扰你的读者的词语。
例子
“为了成功地审查这个实验的技术细节，我将进行一个可用性测试。”vs. “为了审查这个实验的有效性，我将进行一个可用性测试。”或“为了便于使用车辆，建议包含大量说明材料。”vs. “为了使使用汽车更方便，请包含说明。”
在这些例子中，第二个句子都更简洁明了。
学习用简洁的英语写作非常重要，因为它可以轻松地翻译成其他语言。在商业领域，一篇文本可能需要翻译成多种语言。写作越简洁，翻译就越容易。文化隐喻和术语可能难以跨越文化界限：“Where the rubber meets the road” 对韩国人来说可能毫无意义，甚至在其他英语国家也可能如此。
作为作者，明确你自己的文化和地理位置，也可以帮助其他人理解你的写作。如果你要将文本发送到特定的国家，那么这个国家将成为商业写作中的一个极其重要的因素，对技术和科学写作也很重要。在美国，谈论自己（作者）可能意在向读者传达一种友好的自信；而在其他国家，这可能被视为自命不凡或吹嘘。对于文本的目的来说，读者真的想知道你，或者需要知道你吗？考虑读者的文化背景将帮助你避免在跨文化技术写作中犯下令人尴尬的错误。
尽可能了解你正在为其写作的国家常用的写作风格，这将有助于提高你的写作风格，并提高读者对你文本的感知。
在商业写作环境中，可能很难找到志愿者阅读你的草稿。你可能需要在自己的公司中寻找读者——一个被动的受众。大声朗读文本也可能非常有益，例如，根据你想象的指令或技术信息提供的活动节奏和顺序来朗读。如果你在一家大公司工作和写作，你可能会在公司内组织试读小组。如果你是一位独立的技术作家，并且机密性不重要，那么你可以尝试通过互联网寻找潜在的试读者。例如，The Research Cooperative，[1]，是一个非营利组织，拥有一个庞大的在线社区，由来自不同科学和技术领域的科研人员、作家和编辑组成。论坛可以用来寻找志愿者或付费读者/编辑/审稿人，或者帮助解决技术和科学写作和出版的任何其他方面。试读者可以通过多种方式在最终的文本中被更明显或更不明显地展现，为你的作品增添另一种声音——一群熟悉你写作主题并同情新读者体验的人的声音。
避免错误、文化敏感度、诽谤和利益冲突。确认文学和其他媒体来源。确认同事、编辑和其他人类帮助来源。这些可能是显而易见的事情，并且在本节中其他地方有介绍，但采取可识别的道德立场可以帮助读者对作者和提供的信息更有信心。