创建你自己的声音的指南

写作风格意味着很多东西。在频谱的一端是使作者的写作类型独特的特点。在同一频谱的另一端，是法律或科学写作风格，指的是某些专业群体（如律师或科学家）共有的写作特征。风格也可以指沟通的可读性，如果它以清晰、模糊或鼓舞人心的方式写成。

在工作中，你遵守你所在行业的风格惯例和你雇主的组织的风格惯例，同时表达你的个性，让读者轻松阅读并影响他们在阅读时的感受。根据这些选项如何影响读者对你沟通的可用性和说服力的看法来考虑你的选择。根据读者看到的，他们会对你和你对你的沟通说服力的态度得出结论。你构建和控制你的声音的能力对你在写作中的成功至关重要。

指南 1：找出期望

一个有效的语调是与读者对什么是合适的的感觉相一致的。然而，你可以选择通过主题、词语选择和形式来选择你的受众。你必须有一个与你的读者相关的语气和风格。语调需要清楚地表明它针对谁。

我的读者认为我的写作应该有多正式？

当你使用缩略词和口语词语和短语时，它就开始听起来非正式，就像一次谈话。

注意：短词并不表示非正式的风格。事实上，许多人更喜欢用简单的语言来轻松阅读难以理解的想法或概念。此外，较长的词语可能会让你的读者感到困惑，或者使写作听起来傲慢。这对于长句子来说也是一样的。在正式和非正式写作中都避免这些。

正式的写作风格使用正确的词语用法、句子结构、正式的措辞和适当的语言。在确定写作风格时，始终注意你的读者是谁。有很多情况下需要使用正式的语言。演讲、服务、悼词和论文。这些是无论受众的年龄如何，正式文件都可能适合任何年龄的良好例子。一些使用非正式语言的例子是写信给朋友或在日记中写信。有时，非正式写作可能显得更真诚，因为它传达了更多的情感。

我的读者认为我的写作应该有多主观或客观？

在主观风格中，你通过使用“我”来表达你的观点，在这种情况下，你将自己介绍给你的写作。在客观风格中，你隐藏你对观点的存在，只是陈述你的信念为事实，并以第三人称或被动语态报道你自己的行为。客观写作更正式，在专业和技术写作情况下是期望的。

我的读者希望我在他们之间建立多少“距离”?

在个人风格中，你显得离读者很近，因为你使用人称代词并直接与读者交谈。这篇文章的对话性也可能会传达这种信息。在非个人风格中，你通过避免使用人称代词以及用第三人称谈论你和你的读者来疏远自己。你选择的风格取决于写作的目的和受众。

影响读者对风格期望的因素

你与读者的专业关系。
你的目的。
你的主题。
你的个性。
你雇主的组织的习俗。
你所在领域、职业或学科的习俗。

如果期望的风格无效怎么办？

注意：有时，期望的风格可能不如其他风格有效。

例如，在一些组织中，期望的风格是一种被广泛谴责的风格，称为官僚主义。这种风格的特点是冗长，它掩盖了重要的想法和信息，动词无力，掩盖了行动，抽象词汇将意义与人、活动和物体的现实世界分离。

这种写作风格通常以夸大的词汇和普遍的浮夸为特征，这减慢了或完全阻碍了对作者想要表达的内容的理解。

Bureaucratese: According to optimal quality-control practices in manufacturing any product, it is important that every component part that is constituent of the product be examined and checked individually after being received from its supplier or other source but before the final, finished product is assembled.

Plain English: Effective quality control requires that every component be checked individually before the final product is assembled.

Bureaucratese: Over the most recent monthly period, there has been a large increase in the number of complaints that customers have made about service that has been slow.
 
Plain English: Last month, many more customers complained about slow service.

官僚主义是理解的如此严重的障碍，以至于美国许多州都通过了法律要求政府出版物和其他文件（如保险单）使用简洁的英语。这些指南将帮助你避免官僚主义。然而，一些经理和组织希望员工使用这种夸大的风格，认为听起来很令人印象深刻。如果你被要求用官僚主义写作，试着解释为什么直截了当的风格更有效。如果你无法说服，要谨慎。使用所需的风格。即使在一般官僚主义风格的范围内，你也可以进行改进。例如，如果你的雇主期望冗长、抽象的风格，你可能仍然能够使用较少的夸大的词汇。

指南 2：考虑你自己的声音为读者和自己创造的角色

当你选择用什么语调来与你的读者交流时，你为自己定义了一个角色。作为一个部门经理，你可以采用严厉的监督者或开明的领导者的语调。你选择的语调也暗示了你的读者扮演的角色。他们对你所赋予的角色的反应会显着影响你的沟通的整体效果。如果你选择尊重读者的领导者的语调，他们可能会接受他们作为宝贵同事的角色。如果你选择一个优越的、无懈可击的权威的语调，他们可能会对他们被暗示的错误易犯的下属的角色感到反感，并抵制你的信息的实质内容。

通过在你的沟通中使用合适的语调，你可以提高你激发你想要激发的态度和行动的能力。

指南 3：考虑你对主题的态度将如何影响你的读者

除了传达对你和你读者的态度外，你的语调还传达了你对主题的态度。情绪是会传染的。如果你充满热情地写你的主题，你的读者可能会感染并表现出你的热情。如果你看起来无动于衷，他们可能会采取同样的态度。确保你相信你说的话，或者假装你相信它。如果你贬低他人或轻视他人，你会失去他们的忠诚度和追随你的意愿。如果你在写信给上级时使用自命不凡的语调，你可能会让他们生气，因为他们可能会觉得你在破坏他们的权威。

电子邮件很容易让人在语气上变得不谨慎，因为它鼓励随意性。由于电子邮件可以轻松转发或发送给您原本不打算查看邮件的读者，您后悔写过邮件的风险也会随之增加。永远不要在电子邮件中包含您不想让大量观众（比如法庭）看到的内容。电子邮件和短信可能是审判或诉讼的基础。仔细检查您的读者可能会误解为与您的意图不同的语气的陈述。永远不要在电子邮件中说别人的坏话，并确保将此邮件保存在文件中以备将来参考。将电子邮件保存在文件中将有助于保护您作为作者免受丢失或更改材料的困扰。只要您将个人问题和偏见排除在办公电子邮件之外，您就应该没事。

指南 4：用你自己的话说

无论您选择哪种写作风格，都要确保在写作中保留自己的想法。即使在正式写作中也可以做到这一点。当您使用正式风格时，目标不是沉默您自己的声音；而是让您的风格听起来像您，在正式场合写作。

要检查您是否在使用自己的声音，请尝试大声朗读您的草稿。如果措辞显得笨拙或您难以说出这些词语，您可能采用了别人的声音，或者滑入了官僚主义，这反映不出任何人的声音。大声朗读您的草稿还有助于您发现声音的其他问题，例如讽刺或居高临下。

但是，有时您需要压制自己的声音。例如，当一份报告由一个小组中的多个人撰写时，您应该努力实现统一的声音，以便论文连贯，所有部分都能很好地结合在一起。另一个您应该压制自己声音的情况是，当您撰写诸如政策声明之类的东西时，它以雇主的风格撰写，而不是个人作者的风格。

指南 5：全球指南：将您的声音适应您的读者的文化背景

从一种文化到另一种文化，对声音的普遍期望差异很大。了解您的文化与读者期望之间的差异尤其重要，因为您使用的语气告诉读者您认为自己与他们之间存在的关系。

在美国和欧洲，员工通常使用非正式的语气，并直呼读者的名字。在日本，作者通常使用正式的风格，并以读者的头衔和姓氏称呼他们。如果一位美国作家在信函、备忘录或电子邮件中使用熟悉、非正式的语气，日本读者可能会觉得这位作家没有适当地尊重他们。另一方面，如果日本作家在给美国读者写信时使用他们在自己文化中常见的正式语言，他们可能会显得疏远且难以相处。无论哪种情况，如果读者认为作者没有花时间了解或不关心他们的文化，他们可能会感到冒犯。

直接性是语气的另一个方面。当您写信给其他文化的人时，请尝试学习和使用该文化惯用的语气。您还可以通过研究他们撰写的通信来了解读者文化中使用的语气。如果可能，请向来自读者文化或了解读者文化的人寻求建议。

指南 6：道德指南：避免刻板印象

刻板印象与声音和道德有什么关系？刻板印象深深地植根于许多文化中。我们大多数人偶尔都会使用它们，尤其是在非正式交谈时。因此，当我们使用更口语化和对话式的语言来为我们的工作场所写作开发我们的独特声音时，我们可能会无意中使用刻板印象。不幸的是，即使是无意中使用刻板印象也会对个人和群体产生严重后果。以刻板印象看待的人失去了被视为独立个体的能力。如果他们属于一个受到负面刻板印象的群体，他们可能发现几乎不可能让其他人认真对待他们的才能、想法和感受。受到刻板印象不利影响的群体范围相当广泛。人们可能会因为种族、宗教、年龄、性别、性取向、体重、身体残疾、职业和种族而受到刻板印象。在一些工作场所，体力劳动者、工会成员、文员和其他人员是白领职位人士刻板印象的受害者。

专业写作绝对不容忍刻板印象。如果您在写作中包含任何类型的刻板印象，您所写的一切对于大多数受众来说都将毫无价值。使用刻板印象，即使是无意的，也会严重损害您在读者心中的声誉，甚至可能导致您的专业关系结束。因此，请特别注意在跨文化写作时可能存在的任何刻板印象。

构建句子

研究我们大脑处理信息方式的研究人员为我们提供了许多关于如何撰写以读者为中心的句子的宝贵见解。以下六条指南主要基于这些研究结果，解释了如何构建高度可用、高度有说服力的句子。

指南 1：简化您的句子

提高可用性的最简单方法是简化您的句子。阅读是工作。心理学家说，大部分工作都是由短期记忆完成的。它必须弄清楚每个句子中的词语如何组合在一起才能产生特定的含义。单词越少，工作量就越少。此外，研究表明，当我们简洁地表达我们的信息时，我们会使它更有力、更难忘、更有说服力。

简化句子

1. 删除不必要的词语。寻找可以更直接地表达您的意思的地方。

考虑：工作间的物理尺寸太小，无法容纳这些设备。

通过删除不必要的词语，句子同样清晰，但更有力：工作间太小，无法容纳这些设备。

2. 将修饰语放在它们修饰的词语旁边。

短期记忆依赖于词序来表示含义。如果您没有将相关词语放在一起，您的句子可能表达的含义与您的意图不同。

分开：在文件柜中发现了大量未存入支票，价值超过 41,000 美元。

一起：在文件柜中发现了大量未存入支票，价值超过 41,000 美元。

3. 合并短句。

通常，合并两个或多个短句可以使阅读更容易，因为这样做既减少了总的单词数，又有助于读者了解所呈现观点之间的关系。

分开：鹰河的水质在 3 月份下降。这种下降是由于当月的大量降雨造成的。所有多余的水都超负荷了汤姆林县的自来水处理厂。

合并：由于 3 月份的大量降雨使汤姆林县的自来水处理厂超负荷，鹰河的水质下降了。

指南 2：将动作放在您的动词中

大多数句子都是关于动作的。销售额上升，设备出现故障，工程师设计，经理批准。然而，许多人将动作埋藏在名词、形容词和其他词类中。请考虑以下句子：我们部门在两个月内完成了新机器的转换。通过将动作（转换）放到动词中，它可以被激活：我们部门在两个月内转换了新机器。

将句子重点放在动作上

• 避免使用动词to be或其变体（is, was, will be, etc.）的句子。

动词to be通常表示某物是什么，而不是它做什么。

原文：灭菌程序是一种防止再感染的保护。

修改后：灭菌程序保护免受再感染。

• 避免以It is或There are开头的句子

原文：正是因为原材料成本大幅上涨，成品价格才在上升。

修改后：由于原材料成本大幅上涨，成品价格在上升。

原文：有几个因素导致工程师质疑大坝的强度。

修改后：几个因素导致工程师质疑大坝的强度。

• 避免将动作冻结在以以下后缀之一结尾的词语中的句子：-tion, -ment, -ing, -ion, -ance 这些词语将应该在动词中的动作变成了名词，使它们僵化。

原文：因此，我建议建议部门招聘两名额外的程序员。

修改后：因此，我建议部门招聘两名额外的程序员。

虽然大多数句子都是关于动作的，但有些句子不是。例如，主题和预测语句通常介绍列表或描述以下讨论的组织方式。

主题句的示例，其中动词to be是合适的：公司应该投资资金以改善公司总部与州外工厂之间的沟通，这有三个主要原因。

指南 3：使用主动语态，除非您有充分的理由使用被动语态

另一个使你的句子集中于行动和行动者的方式是使用主动语态而不是被动语态。为了写主动语态，将行动者——执行行动的人或事物——放在主语位置。你的动词将描述行动者的行动。

主动语态：顾问建议了这些改变。

在被动语态中，句子的主语和行动者是不同的。主语是被行动者影响。

被动语态：这些改变是顾问建议的。

被动语态：我们购买了韩国矿石。

主动语态：我们购买了韩国矿石。

研究表明，读者比被动句更快地理解主动句。此外，主动语态消除了被动语态中经常出现的模糊性和歧义。在被动语态中，一个句子可以描述一个动作，而不会说出是谁做的。例如，“球被击中了”是一个语法正确的句子，但没有说明是谁或什么击中了球。用主动语态，作者会指出行动者：“琳达击中了球。”

虽然被动语态通常会降低可读性，但它有一些很好的用途。一种情况是你不想说出行动者。如果作者认为在不说出报告人姓名的情况下，向读者传达这个消息在道德上是可以接受的，那么她有效地使用了被动语态。也要注意，不要使用被动语态来隐藏行动者的身份，当这样做在道德上是不可取的，例如当你试图逃避对雇主行为的责任时。

指南 4：强调最重要的是什么

另一种写出清晰有力句子的方法是将读者注意力吸引到你要传达的最重要的信息上。

强调最重要的事情

1. 将关键信息放在句子的末尾

为了将关键信息放在句子的末尾，你可能需要重新安排你的初稿。

原文：该部门在所有领域的表现都非常出色。

修改后：在所有领域，该部门的表现都非常出色。

原文：明亮的外观设计是该产品对大学生最吸引人的特点之一。

修改后：该产品对大学生最吸引人的特点之一是它的明亮的外观设计。

2. 将关键信息放在主句中

如果你的句子包含多个分句，将你想强调的信息放在主句中。比较以下相同陈述的不同版本。

虽然我们的生产率下降了，但我们的利润却上升了。

虽然我们的利润上升了，但我们的生产率却下降了。

在第一个版本中，重点放在利润上，因为利润是主句的主语。第二个版本强调生产率，因为生产率是主句的主语。（注意，强调的信息是主句，也是句子的末尾。）

3. 用排版强调关键信息

使用粗体和斜体。但是要注意，要谨慎使用排版突出显示。当很多事情都强调时，就没有什么能突出。

4. 明确告诉读者什么是关键信息

你也可以通过向读者宣布其重要性来强调关键信息。

例如：经济学家指出股市下跌的三大重要原因：对上个月选举结果的不确定性，耐用品库存增加，以及——最重要的是——通货膨胀加剧的迹象。

5. 避免填充词。虽然这在大多数写作情况下都是如此，但在商业写作中比任何其他写作都更重要。在商业世界中，时间就是金钱。如果你的老板或客户不得不花时间阅读你充满填充词的电子邮件，他们就是在浪费时间。在重新阅读你的文档时，问问你自己，你写的东西是否显而易见。

例如：钟表上的时间显示他上班迟到了，在那里他将开始工作。

显然，时间是在钟表上，人们在工作中除了工作还能做什么呢。这是一个粗俗的例子，但它表明文档的长度并不一定能提高文档的质量。在大多数商业环境中，简洁明了的文档比冗长复杂的文档效果更好。

指南 5：改变你的句子长度和结构

如果一个句子组中的所有句子都具有相同的结构，就会出现两个问题：单调乏味，并且（因为所有句子基本上都一样）你失去了强调主要要点和弱化次要要点的能力。

你可以通过两种方式避免这种单调和强调的丧失

• 改变你的句子长度。——较长的句子可以用来展示想法之间的关系。较短的句子在较长的句子中提供强调。

• 改变你的句子结构。——例如，句子的语法主语不一定是句子的第一个词。如果真是这样，英语就会失去很多力量来强调更重要的信息，并且弱化不太重要的信息。一种以语法主语开头的句子的替代方案是以一个表示逻辑关系的分句开头。

引导词：在我们完成调查后，我们将确定我们新工厂的拟建地点是否曾经是印第安人的营地。

引导词：因为我们已经彻底研究了所有备选方案，我们有信心气动驱动将是最有效的，并且提供最可靠的服务。

指南 6：全球指南：为不精通你的语言的读者调整你的句子

你对句子结构的决定会影响不精通英语的人理解你的信息的难易程度。包括石油和计算机在内的几个行业的公司已经开发了简化的英语版本，用于与其他文化读者交流。除了词汇量有限外，简化英语还有一些特殊的语法规则，指导作者使用易于读者理解的句子。由于读者可能不需要这种程度的简化，请务必尽可能多地了解你的特定读者。请记住，简化句子结构不应该涉及简化你的思想。

为不精通英语的读者创建句子的指南

• 使用简单的句子结构。——句子越复杂，读者理解起来就越困难。

• 保持句子简短。——一个长句子可能很难理解，即使它的结构很简单。将 20 个词作为限制。

• 使用主动语态。——不精通英语的读者比理解被动语态更容易理解主动语态。

选择词汇

在选择词汇时，你的首要目标应该是通过让读者快速准确地理解你的意思来提高你的写作的可使用性。同时，请记住，你的词语选择会影响读者对你和你所讨论主题的态度。因此，你还需要选择能够使你的交流更有说服力的词语。词语选择可能会影响你的声音如何被听到，比如它有多正式。

指南 1：使用具体、特定的词语

几乎任何事物都可以用相对抽象、一般的词语或相对具体、特定的词语来描述。你可以说你在用电子设备写东西，或者说你在用连接到彩色激光打印机的笔记本电脑写东西。你可以说你的雇主生产消费品，或者说它生产手机。

当词组按抽象程度进行排序时，它们就会形成层次结构。通过使用具体、特定的词语而不是抽象、一般的词语，你可以提高写作的清晰度，从而提高其可用性。具体词语帮助你的读者准确理解你的意思。如果你说你的公司为年轻的细分市场制作电视节目，他们不会知道你的意思是指青少年还是幼儿。如果你说你研究自然现象，你的读者不会知道你的意思是指火山爆发还是帝王蝶的迁徙。这种模糊性可能会阻碍读者获取他们需要的信息，从而做出决定并采取行动。当然，抽象和一般的术语确实有重要的用途。比如在科学、技术和其他专业领域，作者通常需要提出一般性观点，描述情况的一般特征，或提供一般性行动指南。你在选择词语时的目标不是完全避免抽象、一般的词语，而是避免在读者需要更具体的词语时使用它们。

指南 2：在读者能理解的情况下使用专业术语——并且只有在这种情况下方可使用

你可以通过明智地使用自己专业的专业术语来提高写作的可使用性和说服力。在某些情况下，专业术语有助于你有效地交流

• 它们经济地传达了精确的、技术性的含义 - 许多术语在日常语言中没有完全的对应词。

• 它们帮助你建立信誉 - 通过准确地使用你所在领域的专业术语，你向你的同行专家展示了你对该领域的精通。

但是，你应该避免使用读者不理解的技术术语。

词语选择的实用提示

为了写出简洁的句子，请使用清晰、简洁的词语和短语。当较短的词语也能表达相同的意思时，避免使用较长的词语。（写作是为了表达，而不是为了给人留下深刻印象。）

不要使用	请使用
accordingly	so
accumulate	gather
acquire	get
acquaint	tell
activate	begin
aggregate	total
assist	help
communicate	write, talk, tell
compensation	pay
consequently	so
continue	keep up
demonstrate	show
discontinue	stop
endeavor	try
facilitate	ease, simplify
hence	so
implement	carry out
initiate	begin
maximum	most
modification	change
nevertheless	but, however
objective	aim
optimum	best
personnel	people, staff
procure	get
purchase	buy
terminate	end
transmit	send
utilize	use

删除无意义的短语 - 这些词语没有为句子的意思增添任何内容。

to the extent that	in view of
with your permission	inasmuch as
hence	as a matter of fact
with reference to	for the purpose of
in connection with	in order
with respect to	as already stated

避免使用那些听起来很专业但却没有具体含义的词语。许多是技术术语，被过度使用，并被不恰当地应用于非技术场景。

parameters	warrants further investigation
logistical interface	broad-based
contact	dynamics
impact	infrastructure
input/output	longitudinal study
conceptualize	matrix
formalize	meaningful
multifaceted	monolithic
systematized	paradigm
prioritize	participatory involvement
time frame	resource utilization
hard date	viability
in-depth study

避免使用冗余的短语。

absolutely complete	human volunteer
absolutely essential	insist and demand
agreeable and satisfactory	my personal opinion
anxious and eager	necessary essentially
basic fundamentals	past memories
complete absence	point in time
consensus of opinion	right and proper
each and every	sincere and earnest
exactly identical	small in size
example to illustrate	summarize briefly
few in number	thought and consideration
first and foremost	true facts
general consensus	very unique
green in color

避免使用商业术语。

不要使用	请使用
consideration was given	I considered
prior to the	before
at the present writing	now
effect an improvement	improve
in the neighborhood of	about
beg to advise	tell
cognizant of	know
thanking you in advance	I would appreciate
endeavor	try
viable alternative	possibility
in regard/reference to	about
send under separate cover	send separately
return same to the above	return to us
needless to say	[省略]
it goes without saying	[省略]
in the normal course of procedure	normally
in this day and age	today
in my opinion	I believe
it is our opinion	we think
on a daily basis	daily
on the grounds that	because
pursuant to our agreement	as we agreed
we are not in a position to	we cannot
without further delay	now
please be advised that	[省略]

如何解释你不熟悉的术语（如果你必须使用它们）

有时你可能需要使用专业术语，即使你的读者中有些人可能不理解它们。例如，你可能在写给一组读者，其中包括你所在领域的人和其他领域的人，或者你可能正在向你的读者解释一个全新的主题。在这种情况下，有几种方法可以为不熟悉这些术语的读者定义它们。

定义你读者不了解的术语

1. 给出同义词。例如：在船上，绳索或绳子被称为缆绳。

2. 给出描述。例如：出口闸门由两个臂组成，这两个臂在罐体被喷漆时固定罐体，然后允许它沿着生产线前进。

3. 打个比方。例如：原子就像一个微型太阳系，其中原子核是太阳，电子是围绕它旋转的行星。

4. 给出经典定义。在经典定义中，你通过列举一些熟悉的包含被定义对象的群体，然后确定被定义对象和其他群体成员之间的关键区别来定义该术语。

示例:

词语为 **粗体**，群体为 *斜体*，区别特征为下划线。

**晶体是** *固体* 其中原子或分子以规则重复的模式排列。

**洞穴是** *地下的洞* 由动物挖出用于庇护或居住。

指南 3：准确使用词语

无论你使用专业术语还是日常用语，无论你使用抽象的、一般的还是具体的、特定的词语，你都必须准确使用所有的词语。这一点可能看起来很明显，但在工作中写作中，词语使用不准确的情况太常见了。错误会分散读者对你信息的注意力，将他们的注意力吸引到你对词语选择的错误上，并可能导致你的读者认为你在其他方面（例如实验室或分析技能）也不熟练或不精确。

如何确保你准确地使用词语？没有简单的方法。当你对词语不确定时，请查阅字典。在使用那些尚未成为你常用词汇的词语时，尤其要小心。也要注意其他人如何使用词语。

指南 4：选择朴实的词语而不是花哨的词语

你也可以通过避免在可以使用朴素的词语的情况下使用花哨的词语，使你的写作更易于理解。在工作中，一些作家恰恰相反，可能认为花哨的词语听起来更正式，或者让他们听起来更博学。

选择朴实的词语而不是花哨的词语有两个重要原因

1. 朴实的词语可以提高阅读效率

- 研究表明，即使你的读者知道朴实的词语及其花哨的版本，他们仍然会更快地理解朴实的词语。

2. 朴实的词语可以降低你留下不好的印象的风险

- 如果你使用那些导致阅读缓慢、效率低下的词语，你可能会惹恼你的读者，或者让他们认为你很自命不凡、炫耀，或者试图用一堆花哨的词语来掩盖想法和信息缺乏。

**自命不凡的词语选择：** 我正在传送附上的简历，以方便您确定我的工作经验与您的职位空缺的相关性。

**朴实的词语选择：** 我正在发送我的简历，以帮助您确定我的工作经验是否适合这份工作。

不要误解这个指南。它并不建议你只在工作中使用简单的语言。当与词汇量与你相当的人交谈时，请使用你掌握的所有词语，只要你准确、恰当地使用它们。这个指南只是告诫你，不要使用不必要地夸大的词语，这些词语会使你的文章变得臃肿，并让你受到读者的批评。

指南 5：选择与上下文相关的词语

前面三个关于选择词语的指南与词语的字面意思或词典意义有关。在工作中，你还要考虑你的词语与读者的联想。特别是，要特别注意你的词语的 *内涵* 和 *语域*。

内涵

词语的**内涵**是指其除字面意思之外的延伸或暗示意义。例如，根据词典，flatfoot 和 police detective 是同义词，但它们的内涵却大不相同：flatfoot 暗示的是一个笨拙的、可能不太聪明的警察，而 police detective 暗示的是一个训练有素的专业人员。

动词也有内涵。例如，suggest 某人忽略了一个关键事实，与insinuate 她是不同的。devote 你自己的时间来完成客户的项目，与spend 你自己的时间在项目上是不同的。

你所用词语的内涵可以影响你的读者对你的主题的看法。

第一版：我们的销售团队一直在努力寻找我们各种产品线的新的市场。

在句子的第二版中，研究人员用僵硬的词语driving 替换了灵活的词语by trying。

第二版：我们的销售团队一直在努力寻找我们各种产品线的新的市场。

研究人员发现，阅读了灵活版本的人认为，该公司会积极致力于员工的福利和关切，自愿参与妇女和少数民族的平权行动项目，收到相对较少的劳工申诉，并给员工支付高额薪酬。阅读了该版本的人还表示，他们会向朋友推荐该公司作为工作场所。阅读了僵硬版本的人则对该公司抱有相反的印象。读者对公司的印象会因为仅仅七个非实质性词语而发生如此大的变化，这突出了注意你所用词语的内涵的重要性。

语域

语言学家使用register（语域）这一术语来识别词语所表现出的第二个特征：它们与某些类型的交流情境或语境有关联。例如，在一则餐厅广告中，我们可能会看到声称它提供amazingly（非常）美味的食物。然而，我们不会期望看到一家研究公司在一份政府合同提案中吹嘘它能够进行amazingly（非常）好的研究。amazingly 属于消费广告的语域，但不属于研究提案的语域。

如果你无意中选择了错误register（语域）的词语，你的读者可能会推断你没有完全理解你所在领域如何开展业务，你的信誉可能会因此受损。

指南 6：全球指南：选择词语时要考虑读者的文化背景

在为其他文化背景的读者写作时，在选择词语时要格外小心。一些在你自己的文化中意义明确的词语，在其他文化背景的读者看来可能会被误解或完全难以理解。无论你的交流是用英语传递给你的读者，还是为他们翻译成其他语言，情况都是如此。事实上，即使你是在为其他文化背景的读者写作，而他们的母语是英语，也可能会发生误解。在美国，人们用一个长方形的物体踢足球，他们试图把它运过球门线或踢过球门柱。在英国、印度以及世界其他许多地方，足球是用圆形物体进行比赛，人们被禁止携带它，并试图把它踢进球门。

以下指南将帮助你选择读者能够理解的词语。当然，不同文化背景的读者对英语的熟悉程度不同，因此，请根据读者的要求遵循这些指南。

跨文化交流中选择词语的指南

1）使用简单的词语。你的词汇越复杂，不精通英语的读者就越难理解你。

2）每次提到同一件事时都使用同一个词语。例如，在说明书中，不要对文本仪器的某个部分既使用 "dial" 又使用 "control"。在上下文中，这两个词语在你的语言中可能是同义词，但它们会在其他语言中被翻译成不同的词语，而翻译后的词语可能不是同义词。

3）避免你的读者不理解的首字母缩略词。你熟悉的大多数首字母缩略词都是基于你语言中的词语：AI 代表人工智能；ACL 代表前交叉韧带。

4）避免使用俚语和习语。大多数俚语和习语对其他文化背景的人来说毫无意义。不要说 "We want a level playing field"（我们希望公平竞争），而要说 "We want the decision to be made fairly"（我们希望决策公正）。不要说 "We want to run an idea past you"（我们想和你讨论一下这个想法），而要说 "We'd like your opinion on our idea"（我们想听听你对我们想法的意见）。

即使你遵循了这些指南，最好还是请一位熟悉该文化的人来审查你所选择的词语。这样做还有助于你避免另一个问题，即你的语言中一些词语听起来像另一种语言中的词语，但意思却完全不同。

指南 7：伦理指南：使用包容性语言

在构建你的声音时，使用包含所有人的语言，而不是排除一些人。例如，避免使用性别歧视语言，因为它支持负面刻板印象。通常，这些刻板印象是关于女性的，但也可能对某些职业的男性造成负面影响，例如护理。通过支持负面刻板印象，性别歧视语言会使读者对能力很强的人的能力、成就和潜力视而不见。同样，对描述残疾人、疾病和其他限制的人的语言也是如此。

使用包容性语言

1）使用性别中性的名词和代词，而不是包含man（男人）的词语。

不要使用：businessman（商人）、workman（工人）、mailman（邮递员）、salesman（推销员）

使用：businessperson（商人）、manager（经理）或 executive（主管）、worker（工人）、mail carrier（邮递员）、sales person（推销员）

不要使用：man made（人造的）、man hours（工时）、man-sized job（大型工作）

使用：synthetic（合成的）、working hours（工时）、large job（大型工作）

2）在泛指人们时，使用复数代词或 he 或 she，而不是性别相关的代词。

不要使用："Our home electronics cater to the affluent shopper. She looks for premium products and appreciates a stylish design."（我们的家用电子产品迎合了富裕的购物者。她寻找优质产品并欣赏时尚的设计。）

使用："Our home electronics cater to the affluent shopper. They look for premium products and appreciate a stylish design."（我们的家用电子产品迎合了富裕的购物者。他们寻找优质产品并欣赏时尚的设计。）

不要使用："Before the owner of a new business files the first year's tax returns, he might be wise to seek advice from a certified public accountant."（在新的企业主提交第一年的纳税申报表之前，他可能明智地寻求注册会计师的建议。）

使用："Before the owner of a new business files the first year's tax returns, he or she might be wise to seek advice from a certified public accountant."（在新的企业主提交第一年的纳税申报表之前，他或她可能明智地寻求注册会计师的建议。）

3）以并列的方式提及个别男性和女性。

不要使用："Mr. Sundquist and Anna represented us at the trade fair."（桑德奎斯特先生和安娜代表我们参加了贸易展览会。）

使用："Mr. Sundquist and Ms. Tokagawa represented us at the trade fair"（桑德奎斯特先生和渡边女士代表我们参加了贸易展览会）或 "Christopher and Anna represented us at the trade fair"（克里斯托弗和安娜代表我们参加了贸易展览会）。

4）修改信函中暗示读者是男性的称呼。

不要使用：Dear Sir（尊敬的先生）、Gentlemen（先生们）

使用：你所要联系的部门或公司的名称，或该人的职位名称：Dear Personnel Department（尊敬的人事部）、Dear Switzer Plastics Corporation（尊敬的史威泽塑料公司）、Dear Director of Research（尊敬的研究总监）

5）在写关于残疾人的文章时，先提及人，再提及残疾。

不要使用：the disabled（残疾人）、mentally retarded people（智障人士）

使用：people with disabilities（残疾人）、people with mental retardation（智障人士）

Miss、Mrs. 和 Ms. 怎么办？

人们不确定是否应该使用更传统的Miss 或 Mrs.，还是使用较新的Ms.。一方面，人们认为使用前者会暗示女性的婚姻状况与她的工作能力有关。毕竟，他们指出，所有男性，无论已婚还是单身，都被称为Mr.。另一方面，一些女性更愿意被称为Mrs. 或 Miss. 如果你知道个人的偏好，请确保遵守。但是，如果你不知道个人的偏好，可以使用更现代的Ms.，现在它已被接受为职场中的非性别歧视术语。

结论

确保你的写作风格稳固，这对成功的技术和专业写作至关重要。最需要注意的方面包括上述几点：你的声音、句子结构和词汇选择。你越注意这些良好的写作习惯，你越能与读者建立联系，并更好地说服他们认真对待你的写作。