发展合作手册/项目设计与执行/沟通管理/项目信息分发

Project Communication Objectives — 项目沟通目标

项目管理需要项目团队成员之间以及内部和外部项目利益相关者之间进行自由的沟通。项目团队需要经常从其每个团队成员处获取信息，以完成和改进项目，并了解项目受益者的需求和期望。项目沟通管理是对项目团队与项目利益相关者之间信息交换进行系统规划、实施、监控和修订。项目沟通管理旨在及时、适当地生成、收集、传播、存储和最终处理项目信息和知识。所有项目利益相关者之间的沟通是项目成功的关键因素之一。这是以正确的方式和时间完成事情的先决条件。知识就是力量：分享知识是项目利益相关者之间相互赋权。

一个好的项目计划在其方法论部分有一个关于沟通管理的子部分。一个好的项目实施计划总是包含一个沟通计划；无论如何，在项目执行的早期阶段规划沟通非常重要。沟通计划描述了将如何满足项目利益相关者的信息和沟通需求：沟通经理将设计和实施此类计划；之后，他/她将评估沟通作为支持活动，在促进所有其他项目任务方面如何有效。切勿低估项目管理中的沟通。沟通良好，项目将成功。沟通不善，即使是最有效的努力也可能被误解、误解和低估。在项目执行阶段，沟通管理是计划的实施，主要涉及两个过程：准备（生产）和分享（分发）信息。

在执行计划时，项目经理必须了解组织将如何使用信息，以及计划是否有效。他/她必须灵活，并准备好修改计划，如果计划的某些部分没有按预期工作，或者执行组织的沟通需求发生了变化。在项目经理可用的众多机制中，状态报告对于传达项目的绩效特别有用。

为了正确地向合适的利益相关者准备和分发正确的信息，沟通经理需要：分析每个利益相关者的沟通需求识别满足每个利益相关者的信息需求的信息识别所需的方法和努力确定沟通选项的优先级信息分发包括项目绩效报告，但不限于此：它还包括满足所有项目利益相关者的信息需求所需的所有任务。

项目沟通类型

项目团队内部的内部沟通
与上层管理人员、受益人和外部参与者的外部沟通
收尾报告

随着项目的进展，可能会发生某些事件来改变信息访问方式或改变沟通需求。在项目执行期间，项目经理和项目团队必须再次审查沟通计划是否仍然是最新的，是否适用于项目的当前阶段。除了制定可靠的沟通计划外，项目团队成员也有责任运用良好的沟通技巧。沟通技巧对于让您的利益相关者保持知情和支持至关重要。明智的计划和一致的信息传递将使您的项目保持正轨，并有助于避免混淆。在撰写信件、进度报告、会议记录等以及与个人面对面交流时，团队成员有责任清楚、明确、完整地传达信息。接收者反过来必须确保信息不仅被正确和完整地接收，而且被理解。在项目执行期间，项目经理、项目团队和利益相关者将使用各种沟通机制来共享信息。请参阅沟通管理的任务、工具和要素。在项目的结构中，沟通管理被认为是促进流程之一（与质量规划、人员获取、风险应对规划、采购规划、招标规划一起）。 “促进”并不意味着不必要或可选：它只意味着它是一个在顺序上有所不同的流程，与其他活动并行执行，与许多核心流程具有双向反馈回路。（项目管理的核心流程则是按顺序执行，并分为三个主要阶段，即项目规划、项目执行、项目收尾）。

汇报项目进度

在执行计划时，项目经理必须了解组织将如何使用信息，以及计划是否有效。他/她必须灵活，并准备好修改计划，如果计划的某些部分没有按预期工作，或者执行组织的沟通需求发生了变化。在项目经理可用的众多机制中，状态报告对于传达项目的绩效特别有用。

在会议期间，项目经理应与团队一起审查项目时间表，并与每个成员核实未来几周需要完成的工作。会议的一部分应侧重于团队的进度报告，以核实完成任务的估计值，并讨论可能影响估计值的问题。然后，项目经理可以使用项目团队会议期间传达的信息作为状态报告的输入。
定期举行的项目团队会议也是一个表彰个人成就和奖励团队成员出色工作的良好论坛。

随着项目的进展，可能会发生某些事件来改变信息访问方式或改变沟通需求。在项目执行期间，项目经理和项目团队必须再次审查沟通计划是否仍然是最新的，是否适用于项目的当前阶段。