ETD 指南/大学/研究生院和研究生课程的作用
本节探讨了论文和学位论文的电子出版如何提高研究生教育。讨论的主题包括：改进对电子出版技术的了解，更多地获取学术信息，更广泛地传播作者的作品，以及学生和教师的担忧。
研究生院将学生提交的论文和学位论文允许或甚至要求以电子或数字文档 (ETD) 形式提交，这在将受到此数字化重要文档倡议影响的学生和教职工中引起了很多激动，包括积极的和消极的。随着人们对 ETD 流程的了解越来越多，以及在创建和存档 ETD 方面积累了更多经验，这些积极和消极的观点无疑会得到缓和。在 ETD 流程发展的这一阶段，我认为，对于这种表达硕士和博士研究成果的新方式，保持开放的心态的重要性在让-克劳德·格多恩 (Jean-Claude Guédon) 在其著作《电子出版物》(1998 年) 中的以下陈述中得到了很好的体现
当印刷出现时，大学没有意识到它的重要性，几乎将自己边缘化到遗忘的边缘。随着一个新的重大转变向我们袭来，这种良性忽视是绝对行不通的。然而，大学在应对日益数字化和联网的世界时面临的挑战是巨大的。大学需要一个愿景，让他们能够以新的形式表达他们最宝贵的价值观，而不是以牺牲他们最基本价值观为代价来保护他们目前的形态。
目前在世界各地的大学中正在进行的 ETD 倡议旨在对我们目前关于什么是论文或学位论文的观念进行根本性改变。在美国，自 120 多年前第一批研究型大学的学生开始提交纸质论文和学位论文以来，这一概念并没有发生显著变化。通过从纸质研究成果展示转变为数字展示，我们为 ETD 作者提供了一系列强大的展示和分发工具。这些工具使作者能够以过去从未有过的方式和访问级别向硕士和博士委员会、其他学者以及全世界展示他们的研究成果。
我认为，研究生院和教师为了维护质量，经常以强制学生遵守他们必须遵守的模式的方式抑制了研究生的创造力。这在论文或学位论文中最为明显，因为格式限制比比皆是。一些研究生院有专门的纸张，上面印有页边距，所有书面材料都必须包含在这些页边距内。一些研究生院仍然阅读并编辑每篇论文或学位论文的全部文本。许多学校都有论文或学位论文编辑，他们以使用精密的尺子和其它编辑工具来执行研究生院格式而闻名。
我认为，学生必须提交一份高质量的文档，该文档必须清晰易读，并以清晰、信息丰富的形式向其他学者传达研究或学术成果。但是，如果该文档符合上述标准，则不需要严格限制在特定格式内。为了创建高质量的 ETD，学生必须具有信息素养。也就是说，他们至少必须具备一定水平的办公软件知识，以便他们能够创建一个文档，如果将其打印出来，将产生一份高质量的纸质文档。因此，这种格式正确的数字文档成为作者的主要创作，而不是纸质文档。在为弗吉尼亚理工大学学生举办的培训研讨会上，其中许多是年长的非传统学生，我们发现，缺乏办公软件技能是他们无法制作高质量“普通”ETD 的最大障碍——也就是说，ETD 看起来像纸质 ETD，但提交的是数字文档。
截至 1999 年初，弗吉尼亚理工大学 1500 篇 ETD 中约有 80% 是普通 ETD。因此，我们在学生 ETD 研讨会上重点强调了这些技能的开发，这些技能的数量不到十个，可以在一小时内教授。一旦学生掌握了制作 ETD 的基本技能，如果他们愿意，就可以继续学习更高级的主题，以制作视觉和音频增强的 ETD。高级主题包括横向页面；多媒体对象，例如图表、图片、声音、电影、模拟；以及阅读辅助工具，例如内部和外部链接、缩略图页面和文本注释。学生不需要使用这些增强工具，但是通过让他们使用这些工具，我们为学生提供了更多机会，让他们能够更清晰地表达硕士或博士研究成果。
为了维护质量，学生的论文或学位论文委员会必须积极参与评审过程，并准备对材料是否适合包含在 ETD 中做出判断。由此产生的“巧克力波纹”或在某些情况下“夏威夷果仁巧克力酱”ETD 是未来将变得普遍的新型论文和学位论文的先驱。
无论明天的研究生在大学环境内还是大学环境外工作，数字信息的普遍存在和使用肯定会成为他们未来职业生涯的重要组成部分。因此，努力提高信息素养肯定会让研究生在使用这些技能制作论文或学位论文后很久都受益。
传统的观点是，博士学位论文，尤其是硕士论文，为学生提供了一个一次性机会，让他们能够深入研究某个研究或学术领域，并就该主题进行长篇写作，不受书籍和期刊编辑对长度的限制。这些著作可能包含广泛的文献综述和冗长的参考文献。它们也可能包含初步研究的结果或对未来研究方向的讨论，这些信息对后续的研究人员和学者来说非常宝贵。主要是因为对期刊文章长度的限制，这些信息只存在于论文和学位论文中。我认为这种观点是正确的，应该在数字论文或学位论文中予以保留。
学生和教师对论文和学位论文价值观的看法差异很大。由于上述原因，有些人高度重视它们。其他人，尤其是某些教职工，将它们视为研究生院的要求，这些要求价值不大。这些人认为，期刊发表是研究生研究的主要成果。我并不否认同行评审过程对期刊文章和书籍的附加价值，但我坚信，只要学者或研究人员使用 ETD 作为信息来源，并认识到论文和学位论文的本质，这些文档就是宝贵的信息来源。
事实上，这些信息来源一直被严重低估，因为难以通过大学图书馆或像大学缩微胶片公司这样的组织获得广泛可用的免费访问。如果存在一个全面的全球联网的数字图书馆，其中包含论文和学位论文，我相信这些信息来源的影响力和利用率将随着访问量的增加而上升。这一观点得到了弗吉尼亚理工大学 ETD 项目经验的支持。弗吉尼亚理工大学图书馆在 1996 年进行的研究表明，平均而言，一篇论文在进入图书馆的头四年内每年被借阅约两次，而一篇学位论文则被借阅约三次。这些使用统计数据不包括学生所在系保存的副本的使用情况，也不包括大学缩微胶片公司馆藏中学位论文的使用情况。即便如此，我们数字图书馆中 1500 篇 ETD 的使用率也远远超过纸质文献的使用率。
使用量的增长一直稳定且显著。在 1998 年的日历年，VT 图书馆中 1500 篇 ETD 的 PDF 文件下载量超过 350,000 次。这相当于每篇 ETD 被下载 200 次以上。对 ETD 的兴趣分布同样引人注目。大多数兴趣来自美国，1998 年的查询来自以下域名：.edu 250,000 次，.com 88,000 次，.net 27,000 次，.gov 6,800 次，.mil 3400 次。查询还来自世界各地的国家，包括来自英国的 8,100 次，澳大利亚的 4,200 次，德国的 7,300 次，加拿大的 3,900 次，以及韩国的 2,200 次。访问次数最多的 ETD 被访问了数万次，其中许多被访问了超过一千次。要了解更多关于访问次数的信息，请访问 http://scholar.lib.vt.edu/theses/data/somefacts.html
弗吉尼亚理工大学 ETD 项目启动之初，一些学生和教职工表达了极大的担忧，担心出版商不会接受来自 ETD 的衍生手稿或书籍手稿。对于一些出版商来说，这种担忧是合理的，ETD 项目已经为学生和导师制定了一个系统，允许他们在期刊文章发表之前限制对 ETD 的访问。这个系统似乎让教职工、学生和出版商都满意。与我们讨论过此事的大多数出版商通常不会对 ETD 在期刊文章发表后发布表示担忧。一个例外可能是出版从 ETD 衍生书籍的小型学术出版社。这些出版社认为，书籍在出版后的几年内仍然有销售寿命。在这种情况下，可能需要将限制访问的期限延长到书籍出版日期之后。
然而，从长远来看，重要的是研究人员和学者要通过更多地了解他们作为原创作者和作品版权所有者的权利，来重新获得对他们作品的控制权。这需要大学开展积极的项目，教育其教职工和学生了解版权。出版商也需要接受教育，减少对 ETD 影响其期刊市场营销能力的担忧。这可以通过研究人员和学者教育其专业期刊的出版商来实现。他们需要帮助说服期刊编辑，ETD 通常与从 ETD 衍生的期刊文章不同，两者之间存在重大区别，因为它们没有经过同行评审的认可印章。因此，它们不应被视为对期刊新闻价值或销售潜力的威胁。有趣的是，弗吉尼亚理工大学对已经发布了其 ETD 的学生的调查显示，20 名学生已经从 ETD 中发表了衍生手稿，没有任何出版商反对接受这些手稿。
同样值得注意的是，美国物理学会有一种做法是分享正在进行同行评审的手稿预印本的电子副本 (http://xxx.lanl.gov/)。那些成功通过同行评审的手稿将在学会的期刊上发表。这种做法本质上与上面提出的 ETD 做法相同。
剽窃风险是学生和教职工担忧的下一个问题。我们还没有足够的 ETD 经验来权威地谈论这个问题。然而，如果仔细思考一下，似乎暴露剽窃的风险会阻止这种行为。大多数研究人员和学者仍然在工作领域中，只有少数人对他们的工作有详细的了解。因此，由于领域规模有限，以及在电子文档中很容易发现剽窃的段落，因此被发现的风险将使大范围的剽窃行为不太可能。
对我来说，更令人不安的是研究人员和学者的一个密切相关的担忧，即其他研究人员和学者通过阅读学生的 ETD，会在争取资助和合同的竞争中获得优势。美国大学的大多数研究都是为了支持国家福祉而进行的，并且直接或间接地由公共税款资助。有一种观点认为，出于上述原因，研究和学术成果不应该与其他研究人员和学者分享，这是错误的。然而，在当今财政紧张的研究型大学中，这种担忧是可以理解的，因为年轻教职工之间争夺晋升和终身教职的竞争非常激烈。同样，教职工被鼓励开发知识产权，大学声称拥有知识产权的一部分。我不确定我们是否已经走得太远，但我担心我们作为学者将自己的工作告知其他学者的义务正在受到损害。这种妥协的结果是，学者通过知识共享来推进知识的目标也可能被减缓。
与研究生院院长、图书馆以及从事数字图书馆研究的教职工 Ed Fox 关于 ETD 的讨论始于 1991 年。当时我们正在探索可选提交的可能性。不久之后，用于创建和编辑便携式文档格式 (PDF) 文件的 Adobe Acrobat® 软件上市。这种软件第一次提供了一个易于使用的工具，允许在不同的计算机操作系统和平台之间移动文档，同时保留原始文档格式。这是在保持原始作者格式风格的同时，增加全球信息访问量的一大进步。在此期间，我们开始了一项试点研究，以确定 Acrobat® 是否满足我们的需求。我们很快确定，它是在当时最适合我们需求的产品。在我看来，这一结论至今依然成立。
我们继续与研究生院和图书馆进行讨论，并在 1995 年秋季得出结论，我们将寻求将 ETD 提交纳入研究生院的要求。我们将提议提交给研究生院研究和政策委员会进行讨论。学位标准小组委员会在内部讨论了该提议，然后与 ETD 团队成员、来自计算机科学系的 Ed Fox、来自图书馆的 Gail McMillan 以及来自研究生院的 John Eaton 进行了讨论。在这些讨论中，表达的担忧涉及归档和保存、对学生的负担以及对教职工和系的负担。在充分讨论后，小组委员会建议批准该提议。委员会讨论并批准了该提议，但附加了以下条款。
- 对学生进行培训，教他们如何制作 ETD。
- 在校园计算机实验室为学生提供必要的软件 (Adobe Acrobat®)。
- 此过程不给教职工带来负担。
- 成立一个教职工/研究生顾问委员会，就 ETD 项目向研究生院研究和政策委员会提供建议。
在这些条款达成一致后，委员会批准了一年的自愿提交期，用于开始学生 ETD 研讨会，告知大学社区，以及发展将 ETD 纳入要求所需的必要基础设施，在此之后，ETD 将于 1997 年春季学期成为要求。在整个自愿过程中，一切都很顺利。研讨会已经开始，软件已经安装在校园计算机实验室，我们也访问了各个系，在校园报纸上发表了文章，并成立了咨询委员会。
1997 年春季学期后期，在强制要求开始后，一小部分但声音响亮的教职工，主要来自生命科学和化学领域，表达了对在全球范围内提供 ETD 将会影响衍生手稿出版的严重担忧。虽然我们有在手稿发表之前暂时不发布 ETD 的规定，但六个月的期限被认为太短。ETD 团队通过为学生和导师提供更多控制 ETD 访问权限的 ETD 批准表格来应对这一担忧，该表格可以在 http://etd.vt.edu/ 找到。对 ETD 批准表格所做的修改似乎已经打消了教职工对出版的担忧，从那时起，ETD 项目在弗吉尼亚理工大学运行得非常顺利，现在正迅速成为研究生教育不可分割的一部分。
ETD 项目为改变全球研究型大学中学生研究成果和学术成果的表达方式和访问方式提供了机会。这些工具也可以轻松地扩展到表达和访问教职工进行的研究成果。作为学者，我们不应该错过这个机会。正如让-克洛德·格多恩所说，“善意忽视是行不通的”。
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