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议程

一份好的议程反映了会议的功能，因为许多这些功能对于任何长期在一起的群体来说都是一样的，议程的大部分内容可能由常设项目组成。一个例子可以说明这一点，许多欧洲公司都有一个员工委员会，员工代表通过该委员会向公司管理层提供建议。他们的议程可能看起来像这样

贵公司员工委员会议程

日期：2004年10月16日

时间：11:15

地点：贵公司总部，会议室1

开场白和议程
上次会议纪要
待处理事项
来函
发函
公司汽车私用新税收规则的实施
- 背景：参见 IN2004-078，财政部，2004年税收指南
- 提案：参见附件：P2004-10: “我们汽车上的广告让贵公司保持运转”。
  我们财务委员会主席将介绍提案。
与员工的沟通
- 背景：通过多种渠道，员工委员会收到来自员工的投诉，认为他们没有获得足够的员工委员会事项信息。
  提案：主席和两位成员（谁？）将为我们的公司杂志贡献一页，并在员工委员会网站上添加一个新闻部分。
委员会更新
1. 社会政策委员会
  1. 新的儿童保育提供者
  2. 新年派对
2. 工作条件委员会
  1. 2005年安全清单
与管理层的准备会议
- 背景：管理层建议议程事项，参见 IN2004-201。
圆桌讨论
闭幕

为什么这个议程是这样？顺序是合理的，正如我们希望展示的那样。

日期、时间、地点

嗯，我们应该解释一下吗？我们认为您希望参与者参加会议。因此，我们建议在议程中添加这些项目。只有在发现计划时间有重要事项（节日、体育比赛等）会阻止大多数参与者参加会议时，才更改日期或时间。当然，如果您能够提前检查这些障碍，那就更好了。

开场白和议程

开场白，这通常只是对所有参与者的欢迎。如果有新参与者或这是第一次会议，可以在这里介绍这些新参与者。然而，开场白可以成为添加一小段与身份相关的元素的地方。在员工委员会的情况下，这并不适用，但诗歌协会的董事会可以在每次会议开始时朗读一首诗。

议程，在会议之前将其做好，作为一个议程事项，它作为最后的手段来进行更改。虽然可能存在添加或删除议程事项的理由，但对议程的更改应该是一个例外，而不是规则。要在会议期间添加议程事项，它应该非常紧急，因为大多数参与者没有机会了解情况，因此将无法参与讨论并作出判断。如果需要添加议程事项，它可能应该与休息时间结合在一起，让参与者能够做好准备。在会议期间删除议程事项可能是一个选择，如果更改消除了讨论的必要性，或者有理由认为没有时间处理它。即使在会议之前对现有议程进行更改也应该被阻止，因为即使通过邮件或电子邮件发送给参与者，这些更改也常常无法到达他们，因为他们已经养成了在特定时间阅读邮件的习惯，或者仅仅因为他们访问邮件的机会有限。

上次会议纪要

这是一个纠正上次会议纪要中事实性错误的机会。不是重新开始讨论的机会。如今，处理纪要的最佳方法可能是更直接：纪要记录者可以在会议结束后尽快将纪要发送给参与者，并让参与者指出事实性错误。之后，可以将更正后的纪要与议程一起发送。

待处理事项

一份待办事项清单，清单至少应说明：什么、何时和谁。这是表明哪些事项可以关闭并考虑是否应将一项任务从一个参与者转移到另一个参与者的时刻。对于此议程，我们假设它是作为附件提供的，但如果清单很短，则可以简单地将其包含在内。这份清单是为了防止会议变成茶话会，即一群人谈论工作却从未完成。因为这份清单显示了哪些参与者正在完成工作，所以它也是让每个人公平分担工作的一个有用工具。

来函

一份来函清单，它旨在告知所有参与者，如果他们有兴趣，他们可以访问邮件档案查看邮件。清单至少应包括收到日期、发件人以及内容的简短描述。在制定议程的人员应在制定议程之前查看邮件，以确定会议中是否需要解决任何问题。由于制定议程的人员必须查看邮件并将会议材料发送给参与者，因此处理信函的责任通常也落到他们的肩上。

发函

一份发函清单。参与者应该被告知以他们名义发送的邮件。清单至少应包括发送时间、收件人以及简短的描述。同样，此清单中的每一项都应该在邮件档案中提供副本。如果它包含有用的信息，可以将重要信件的副本发送给所有与内容相关的参与者。

可变议程事项

在这个议程中，有三个这样的事项。这些通常被认为是会议的主要部分。如果大部分时间花在其他议程事项上，那么议程可能不是最佳的，或者主席没有能力正确领导会议，或者参与者没有足够的纪律来遵循主席的指示。

由于委员会的更新很可能对与管理层的会议很重要，因此在讨论与管理层的会议之前进行委员会更新。但是，通常情况下，人们会将非标准议程事项放在一起。

关于这些议程事项，需要注意哪些重要事项。首先，它们指明了您可以找到新的相关信息的地方，或者它们提供了简短的描述。其次，它们指明了解决问题的方向。

相关信息可以来自各种来源。例如，议程项目“公司汽车私人使用的新税收规则”，这封来自财政部的 IN2004-78 号邮件（可以在档案中找到此编号）包含有关税收规则的更新。理想情况下，财务委员会会在管理层意识到问题的同时注意到问题，议程上的提案是管理层和财务委员会合作的结果。然而，在实践中，可能存在一些好或坏的原因导致无法与外部人士合作，因此你小组提出的提案需要与对方协商。会议中通过的提案仍然需要协商，可能还会包含协商策略的建议。对于议程项目“与员工沟通”，这只是一个备注，总结了过去几个月员工通过电子邮件、邮件或对话传达给工会的信息。对于议程项目“与管理层的准备会议”，这是管理层发出的会议议程提案。如果管理层认为新税收规则是员工的问题，他们不会将其列入议程，而是将其留给员工的警觉性。相反，如果他们已经与财务委员会达成初步协议，他们可能希望将其列入议程，以便能够获得确定性并计划相关工作。这是一个关于议程的重要点：通常，遗漏的议程项目可以传达很多关于议程制定者目标的信息。

提案在风格和细节上也存在很大差异。对于税收法规的改变，这是一个完整的文档，财务委员会主席也会进一步解释。对于沟通问题，它非常简单和具体，主要问题是找到愿意且能够在参与者中完成这项任务的人。对于与管理层的会议议程，有管理层的提案，但没有内部提案。目前还没有内部提案有两个很好的理由：第一，管理层的提案可能包含工会提出的多数议程项目，因此修改它就相当于修订它；第二，可能只有在处理完之前的议程项目后，才能明确需要添加哪些议程项目。接受对方提出的议程项目，然后只添加新的议程项目是一个普遍的礼貌规则。如果这会导致时间或其他问题，建议请主席或其他可以代表整个小组行动的参与者与另一小组（在本例中为管理层）的主席联系，讨论议程。

委员会

委员会是组织工作的重要工具，我们将会回到这个话题。会议通常不是做真正工作的合适场所，这就是工作有时会委托给委员会的原因。许多组织（例如我们示例中的工会）通常设有常设委员会，因为它们是常设的，所以它们很大程度上独立运作，但需要能够报告它们的工作。由于最终的责任仍然在于会议参与者，因此他们需要能够判断委员会的工作，有时甚至需要确认决定或在提出的方案之间做出决定。

圆桌讨论

让所有参与者有机会简要地与所有其他参与者分享事实信息。这不是讨论的地方！

闭幕

通常由主席简单地致谢并宣布下次再见，但请参阅关于开场白中提到的评论。这也是感谢离场的参与者并赠送鲜花的合适场所。

参与者

谁应该被邀请参加会议？

1. 任何依法有权参加会议的人。

应该及时通知这些人会议的时间和议程。如果有很多有权参加会议的人，但实际上他们很少参加，那么这些信息就足够了。你需要提供一个他们可以获取相关信息的场所。如果出现这种情况，那么制定一个严格的规则来宣布会议的时间和地点是一个好习惯，尤其是在你不知道这些人是谁的情况下。如果这个小组很小，而且实际上每个人都经常出席，那么向所有可能的参与者发送准备材料会更容易。

2. 任何依法要求或至少期望参加会议的人。

这些人都会收到议程和相关背景资料和提案。需要注意的是，通常情况下，大多数收发邮件与会议无关！

3. 需要向会议提供信息的个人。

上面的工会会议提到了委员会更新，如果最适合提供更新的委员会成员不是会议的常设参与者，那么可以邀请这位专家委员会成员参加委员会更新。如果其他议程项目不涉及机密信息，或者更确切地说，会议是公开的，那么可以允许这位客人参加整个会议。如果存在客人不希望参加的议程项目，并且会议不是公开的，那么可以简单地邀请客人参加他提供信息的议程项目。在工会会议的情况下，可以设想（尽管在委员会中发生的可能性更大），人事官员会来解释某个规定。人事官员的作用是支持管理层，因此不希望在人事官员在场的情况下讨论谈判策略。另一个解释这种情况的例子：如果你的社会与地方政府就为你的社会大楼添加厨房的许可证发生了冲突，但你找到了一个愿意向你解释新补贴规定的公务员，那么最好不要在他面前讨论厨房问题。即使你知道这个公务员可以信赖，最好也不要让他陷入忠诚的冲突。

谁不应该被邀请？

1. 与你的组织或小组有冲突的个人。

你自己的小组的会议不是解决与个人（无论是外部的还是内部的）的冲突的地方。最好与少数人（一到两人，绝不超过三人）一起与这些人交谈，两人是最合适的。

2. 谈判对手。

这几乎是显而易见的。但是，请注意应该邀请的第三类人。现实很少是黑白分明的，你在某些主题上可能会进行艰难的谈判，但在其他主题上可能会与同一个外部群体进行和平的合作。这导致了关于谈判对手的另一个重要观点，即不要破坏与另一群体中的人的个人关系，因此尽量将冲突保持在纯粹的商业范畴内。

邀请

为了让参与者参加会议，需要邀请他们，或者如果在之前的会议或电话中约定了时间，他们仍然需要收到议程和补充文件。

对于小型或明确定义的群体，应至少在会议前一周将邀请、议程和其他所有文件发送给所有参与者。如果群体非常小，会议在固定时间举行，并且参与者同意，可以缩短这段时间，但在所有其他情况下，一周是绝对的最低时间。当然，如果会议每周都举行，那么别无选择，只能在较短的通知时间内发送议程和文件。

对于大型或未明确定义的群体，其他方法适用，可以通过地方报纸、街道上的海报或公寓楼的公告来联系他们。对于这些群体，你应该考虑一种创造性的方法来联系他们，但始终保持礼貌。如果你不知道到底谁会参加，你需要尽早开始发布公告。

不要忘记邀请客人参加，并告诉他们在什么时间和地点加入会议。