会议基础/会议
所以会议来了。你要做什么？这里就是了
会议中，两位参与者扮演特殊角色，主席和秘书。其他参与者在会议期间可能很重要，但这两个角色在许多不同类型的会议中都是一致的。这两个角色共同构成了会议的动力。
主席负责会议的有序进行，确保程序得到遵循，并且每个参与者都有机会发挥自己的作用。在涉及多方讨论的会议中，这个人通常是讨论的协调者，而不是一方或另一方的有力支持者。
秘书是支持主席的人，也负责做会议记录。这个人通常负责准备和发送议程，但在一些组织中，这可能是主席的职责。
参加小组会议的重要部分是所有讨论要点和意见都能被听到。主席的职责是确保没有人比其他人更大声说话，并且没有人不被听到。作为会议协调者，主席的权威必须得到所有参与者的尊重，否则输入可能会失衡。
重要的是，所有参与者都要遵守会议开始时达成的准则。如果主席注意到一个人没有轮到自己说话，或者说话比其他人更强硬，主席有权也有责任指示说话过多的人保持安静，直到听到不同的观点。
确保所有参与者都能跟上会议流程的一种方法是在会议过程中征求反馈。虽然并不总是实用地不断征求反馈，但适当的提问时间是在一个议程项目的结束即将到来时，或者一个新议程项目的开始即将开始时。在这些时间点而不是在会议结束时征求反馈，可以让主题保持新鲜，让所有参与者都能记住。
在介绍议程项目时，最了解该项目的人应该有机会在不被打断的情况下进行总结。问题和评论应该留到演示者完全概述了主题之后。这使得所有参与者都能对议程项目有相同的基本理解，从而使讨论富有成效和信息量大。
下面提供了几种分配发言时间的方法。
主席可以使用几种方法来分配发言时间。有些方法对不同类型的人更有效，没有一种万能的方法可以确保每次会议都顺利进行。
参与会议的人越多，就越需要确保每个人都得到相同的尊重和发言机会。在另一个人说话的时候打断，会适得其反，并且会使会议时间超出预期的限制。主席有责任确保不允许打断。
在这种分配发言时间的方法中，当前议程项目的协调者（通常是主席，但有时是其他参与者）会完整地介绍议程项目以及任何额外的细节。协调者完成相关信息的介绍后，问题和反馈会按顺序打开（例如，从主席顺时针方向）。在双向讨论开始之前，每个人都有机会在不被打断的情况下发言。
这种方法很耗时，但它让每个人都有机会发言。
主席可以使用其他方法。
有时，准备好的议程不会涵盖所有需要讨论的主题。在这种情况下，在适当的暂停时间，参与者可能会建议在会议结束时添加一个新的议程项目。这可能属于会议结束时的“其他事项”或“讨论”的综合议程项目。通常不适合在规定的时间之前讨论该项目，所以即使它是一个热门话题，讨论也应该推迟到规定的时间。
当新的议程项目在会议中得到时间时，请求将该项目添加到议程的人应该得到一个时间来谈论该主题，然后才能结束讨论。如果会议时间过长，通常适合将这些临时议程项目设置到未来会议的“先前事项”议程项目中。
关于沟通的引言：（由 Vividh [email protected] 贡献）
- "保持沉默，让人以为你是个傻瓜，比张嘴说话，消除所有疑虑要好。"
- "我们有两耳一嘴，以便我们多听少说。"
- "学会倾听，倾听以学习。"。
会议记录是会议中发生事件的书面记录。会议记录可以分为两种类型：*决议记录*，只记录会议中做出的决议；或*讨论记录*，记录导致决策的整个讨论过程。讨论记录有助于我们了解特定决议/决策背后的推理，而决议记录可以帮助启动某个决策的人员保持幕后。如果会议没有得到妥善的进行，我们可能会说“会议是记录分钟但浪费时间的地方”！