有机农业指南/认证和内部控制系统

认证和内部控制系统

对于有机农业企业来说，获得和维持认证是最难掌握的方面之一。它需要一定程度的组织、沟通和透明度，并非所有人都能提供。本章将为您提供有关如何基于内部控制系统 (ICS) 获得和维持认证的实用指南。

认证选项
在大多数较大的有机产品市场 - 欧洲、北美、日本、巴西、南非、中国、印度 - 将农产品贴上“有机”标签需要获得经认可的认证机构 (CB) 的认证。认证需要每年更新，还需要涵盖从生产到产品销售的所有加工和交易步骤。有机认证确保产品真正符合有机标准生产。它在买方和生产者之间建立信任，并保护真正的生产者免受不公平竞争。产品的有机完整性是进入有机市场的先决条件。

一些买方提出支付证书费用，条件是他们拥有证书。虽然这可能很有诱惑力，因为它可以节省成本，但它也导致对特定买方的强烈依赖。在大多数情况下，有机农业企业最好自己拥有证书，并灵活地选择出售给谁。

您需要什么认证？
尽早考虑您的目标市场。如果您想向欧盟出售产品，您需要根据欧盟有机法规获得认证；如果您想向美国出售产品，您需要获得 NOP 认证，而日本则需要获得 JAS 认证。对于当地有机市场，适用相关国家/地区的标准和法规 - 如果有的话。虽然最重要的官方法规有类似的要求，但也有一些具体方面。例如，NOP 法规要求生产者制定生产计划，并允许追溯认可转换。

除了强制性的公共有机法规外，在一些市场上，自愿性私人标准和标签也发挥着重要作用。例如，英国的土壤协会、德国的 Naturland 或瑞士 BIO 的芽标签 (“Knospe”) 等私人标签可能比各自的官方法规和标志更受欢迎。超市和品牌有时有他们自己的公司标签和标准，这些标准超出了有机法规。如果您想能够满足不同市场和标签的需求，请确保您满足所有不同的要求。

一些买方可能对生产、社会和食品安全标准有额外的要求，或者他们希望将有机认证与其他认证结合起来，例如公平贸易、雨林联盟或全球良好农业规范 (请参阅章节 “不同类型的标准和认证” 和附件 “可持续性和可与有机农业相结合的行业标准”)。有机认证和其他认证可能是营销产品的先决条件，但它们不能保证找到买方。由于认证会涉及一定的成本，请确保只有在您有买方的情况下才进行其他认证。

如何选择合适的认证机构？
在大多数情况下，您可以从多个认证机构中选择。由于全球竞争，价格非常有竞争力，您可以利用这一点来讨价还价以获得更低的报价。但是，便宜的认证通常伴随着平庸的服务。坚持高质量的检查和认证对您的业务更有利，即使这更昂贵。您的认证机构可以帮助您建立真正的有机农业、良好的质量管理、可追溯性和产品完整性。最终，选择最便宜的报价可能会更昂贵。存在农民不会认真对待标准的风险。也可能发生这种情况：一家对最低产品报价便宜价格的认证机构，后来要求您支付额外的检查或测试费用。确保报价中包含所有内容 - 旅行、酒店、住宿、残留物分析、二次检查、交易证书等的费用。在邀请不同认证机构报价时，提供明确的参考条款。选择不同报价的标准包括

13个步骤实现认证

• 在生产者中提高意识
• 共同决定进行 O 或 OFT 生产
• 生产者承诺遵守 O 或 OFT 规则
• 生产规则培训
• 生产者组织培训 (如果是 OFT)
• 文件要求培训
• ICS 正式化，注册
• 生产者签约
• 申请外部检查
• 内部年度检查，汇总调查结果，必要时采取纠正措施
• 首次外部检查
• 遵守纠正措施要求
• 第二次外部检查；认证

选择不同报价的标准包括

• 认证机构在目标市场上的认可度 (询问潜在买方)
• 提供的认证范围 (欧盟有机、NOP、JAS、全球良好农业规范等)
• 当地办事处；与经验丰富的当地检查员合作，他们会说该语言
• 服务导向；处理文件所需的时间 (过往记录)
• 旅行、检查、认证、交易证书的费用

如果您想追求质量而不是最便宜的认证，您将吸引更高级别的买方，他们愿意支付更高的价格。这些买方希望与可靠的供应商建立合作关系；他们对每年都四处寻找最便宜的原材料不感兴趣。因此，请仔细考虑您希望如何在市场上定位自己。询问您所在国家/地区的其他有机农业企业以及潜在买方他们对不同认证机构的体验。

如果可用，请选择当地认证机构，该机构被批准根据您需要的标准进行认证。欧盟维护着一个认可的 CB 列表。哥斯达黎加和印度等一些国家被欧盟认可为拥有与欧盟相当的标准、认证和认证制度。在这种情况下，您当地认证机构的有机证书可用于进口到欧盟。还有一些国际认证机构承认当地认证机构的证书。

如果不存在国际认可的当地认证 - 这在大多数发展中国家仍然是这种情况 - 选择与当地检查员合作的国际认证机构。这可以降低旅行成本，并使检查员更有可能了解当地情况并说农民的语言。

认证合同可以每年续签 - 或取消。频繁更换认证机构不会反映您的良好形象。这可能会像频繁更换审计公司一样引起您信誉方面的担忧。在他们发现不合规行为后更换认证机构不值得。请注意，当您更换认证机构时，认证机构有义务交换有关您的信息。

管理认证成本
认证成本包括检查员的旅行和住宿费用、检查费用 (取决于所需天数)、认证费用 (取决于您要针对的不同标准，例如欧盟和 NOP)，以及最终的交易证书费用。

有机标准要求每个农场每年至少检查一次。但是，由外部机构 (无论是当地认证机构还是国际认证机构) 对每个小农户农场进行实地检查将涉及相当大的成本。为了降低这些成本，从而促进小农户的认证，大多数认证计划都规定了基于内部控制系统 (ICS) 的团体认证 (请参阅章节 “建立内部控制系统”)。

虽然高昂的认证成本经常被引用为小农户转向有机农业的主要障碍，但它们通常远低于推广和内部控制系统的成本 (工资、运输、设备等)。通过建立高效的系统可以降低两种成本。推广系统的工作效率越高，ICS 的性能越好，所需的工作人员就越少，外部认证机构进行检查的速度就越快。降低单位认证成本的另一种方法是在同一个 ICS 和证书下包含多种作物，这样额外的有机溢价就可以用来支付这些成本 (见框)。

支持有机棉的大树
在布基纳法索，一个棉花项目将牛油果树和芝麻纳入了其有机认证范围。由于这些作物生长在运营商已认证和监控的区域，因此不需要转换期，也不需要额外的成本。所有必要的生产数据都可以在定期的内部检查访问期间收集。收集到的数据在外部检查之前提交给认证机构。在检查过程中，这些数据得到了验证，然后这些作物被纳入证书。将这些作物纳入证书的额外成本约为 1000 欧元，而现在包括以有机方式出售的牛油果仁在内的额外营业额增加了 70000 欧元以上。

毫无疑问，即使有 ICS，即使同一张证书涵盖多种作物，认证也是昂贵的。另一方面，它打开了通往有趣市场的通道。要实现盈利，认证产生的额外价值必须大于认证成本。这需要一定的生产规模：在 ICS 下获得 1000 名农民的认证成本与获得 100 名农民的认证成本相差无几。如果需要覆盖更多农民，您将需要更多用于推广和 ICS 的工作人员，但您可以提高效率。在 3-4 年后，认证成本应不超过出口价格的 2-3%，而推广和 ICS 的现场人员的成本在一个高效的项目中可能达到 4-6%。

FLO-Cert 的公平贸易认证成本取决于组织类型、规模（成员数量）以及认证产品的数量和体积。FLO 国际已经设立了一个基金，小农户组织可以从中获得高达 75% 的补贴，用于其初始公平贸易认证。

发展内部控制系统

在 ICS 中，一个中央机构（例如合作社或加工商）确保并验证所有个体农民都遵守各自的标准。每个农民需要与该组织签署一份合同，在合同中他们声明承诺遵循项目的具体内部规章（见附件 "农民协议示例" 和 "内部规章"）。ICS 运营商维护所有生产者的档案，每年至少对每个成员进行一次检查。可能危及产品有机完整性的风险需要在生产、运输、储存和加工的所有阶段识别。内部控制程序需要关注这些具体风险。

图 18：内部控制系统的结构及其与外部认证机构的关系（摘自 IFOAM）。

内部检查员每年至少需要检查一次农场。可以进行额外的检查——宣布或不宣布。内部审批委员会或审批官员根据既定的程序和制裁处理不符合情况，并决定是否批准特定农场进行认证。

在这种情况下，外部认证机构根据其文件和对一定比例农场的实际复查来检查 ICS 的运行情况。复查率取决于群体的规模和 ICS 的表现。总体而言，ICS 和外部认证需要涵盖项目实施的所有贸易和加工步骤（图 18）。

有关团体认证的详细说明以及开发 ICS 的指南，请参阅 IFOAM 工具“小型户主团体认证”。IFOAM 还提供一个带有幻灯片的培训课程，用于培训项目人员了解 ICS。因此，以下章节将解释从商业角度需要进一步关注的方面。

建立内部控制系统的关键问题

• 项目的 ICS 将具有什么结构？如何管理？
• 谁将为 ICS 开发文件？如何？
• 项目将如何让农民参与 ICS？
• 谁将内部决定农场审批和制裁事宜？
• 如何组织检查（由谁，多长时间，与建议分离）？
• 您将如何确保内部检查有效且可靠？
• 您将实施什么措施来确保可追溯性？

ICS 中的结构和角色

图 19：参与 ICS 的人员、他们的角色以及他们使用的关键工具。

ICS 与推广系统密切相关（见章节 "建立推广系统"）。重要的是，您需要建立一个精简高效的推广和内部控制系统，其中所有员工都具有明确定义的角色（图 19）。附件 "组织设置和流程" 给出了一个关于如何详细定义每个参与者角色和责任的示例。

ICS 流程和表格
与 ICS 相关的主要流程是农民的登记和培训、农场和田间数据的记录、包括预计收成的农场内部检查，以及在产品集散过程中维护可追溯性。负责 ICS 的人员需要监督内部检查员的工作并检查加工、储存和销售过程中的可追溯性。表 9 列出了这些流程，定义了负责人并指出了所需的表格。

表 9：ICS 的流程、负责人和所需文件。

程序和表格记录在 ICS 手册中或在整体运营或质量管理手册中。这将帮助您对相关员工的角色和责任形成明确的想法，并将所有相关文件集中在一起。它还允许新员工和认证机构了解您的系统如何运作。有各种样本 ICS 文件可用。但是，建议您聘请一位经验丰富的当地顾问来设计您的 ICS。在大多数国家，同行有机企业家可以为您推荐。顾问也可以培训您的员工实施 ICS。

处理不符合情况
对农民进行彻底的筛选和培训，以及完善的内部控制系统，对于确保农民遵守有机标准至关重要。然而，即使是最先进的检查系统，也不可能实现 100% 的控制。同样重要的是农民与项目之间的信任关系。农民应该明白，如果他们中只有一人违反了标准，整个项目的认证都可能受到影响。如果农民有很强的责任感，农民之间的相互社会控制可以成为保证项目有机完整性的有效方法。

尽管如此，在每个项目中，都会有一些农民——有意或无意地——违反了有机标准。如果这些违规行为没有被内部控制系统发现和制裁，而是在外部检查或检查最终产品的残留物时才发现，该项目将面临失去有机认证的风险。为了降低这种风险，项目可以考虑为农民自己承认使用禁用的投入品提供激励措施，例如，让他们有机会在再次通过转换期后重新加入项目。

如果发现某个农民违反了标准，项目需要实施明确定义的制裁（见附件 "不合格情况和制裁清单" 中的制裁目录示例）。这可能从拒绝其产品一年开始，一直到将其从有机群体中移除。通常会有一个审批委员会决定这些问题。重要的是要通知并与农民代表讨论结果，以避免再次发生同样的情况。

确保可追溯性
危及有机产品完整性的最关键风险之一是，来自未被 ICS 覆盖的农场的农产品进入了有机产品流。当有机产品的价格远高于传统市场价格时，一些农民和产品买家可能会特别想从传统生产者那里供应产品。为了确保这种情况不会发生，必须对每个单独的农场进行收成估算。为此，重要的是要核实农民所述的田地面积（用卷尺、GPS 或 Google Earth 进行验证）。当农民将他们的产品送到公司或合作社时，会用估计的收割量检查交付的数量（表 10）。

表 10：经批准的农民名单，其中包含交付的产品与收成估计。

在运输、加工、储存和销售过程中跟踪有机产品的数量也同样重要。在每个环节建立称重和书面记录和收据系统，并交叉检查总量。

对 ICS 的现场人员进行培训
一旦您开发了 ICS 的基本元素，您的现场人员就需要接受有关如何实施该系统的培训。ICS 手册（或运营或质量管理手册中的相关章节）为这项培训提供了基础。您需要特别注意为内部检查员提供全面的在职培训。他们不仅需要能够以反映实际情况的方式填写表格，还需要关注关键控制点并在检查期间提出正确的问题。除了初始培训外，所有员工都需要参加年度复习。在大多数国家，国家有机运动可以帮助您联系经验丰富的顾问，他们可以帮助您完成这项工作。

许多情况下，内部控制系统（ICS）的活动会在年终才开始，检查和农场拜访也匆忙进行。许多农场会在一天内进行检查，甚至在没有访问农场和田地的情况下就填写表格。允许这种情况发生是短视的，因为它会危害您的认证，而且对农民也没有真正的帮助。另一方面，工作人员行动过慢，想要做得“太好了”，这也是一个危险。这意味着他们会花太多时间，导致高成本。另一方面，他们可能会创建一份符合标准的书面报告，而不是反映实际情况，以便取悦管理层和认证机构。良好的培训和对现场人员的监督需要以适当的方式解决这些方面。您需要一位非常优秀的现场主管。

可追溯性和数据管理

管理一个涉及数百或数千个需要监控的个体农民的企业，也意味着要处理大量数据。对于每个农场，您需要收集和更新各种类型的数据：有关农场的信息（农民的详细信息、土地所有权等）、他们的生产（您处理的每种作物下的田地面积、估计产量和实际产量）、您提供的投入品、检查、付款等。除了田间层面的数据外，您还需要处理中央层面的数据，例如员工数据、客户数据以及与库存、加工和销售有关的数据（图 20）。

拥有这些数据不仅是认证的必要条件，也是管理您的业务的关键。您需要能够规划推广和 ICS 活动、投入品的购买以及产品的运输和加工。根据这些数据，您将管理现金流，并且了解您可以提供多少产量，以及何时可以上市。它可能从一捆手写表格、一些电子表格或可能是一个真正的数据库系统开始。

数据库具有以下功能

图 20：有机企业中中央数据库的功能；箭头表示信息流。

• 随时保持更新的批准农民列表
• 收集和集中田间数据（例如每个农场的生产详细信息）
• 计算总数和平均值（例如预计总产量或平均产量）
• 跟踪推广和 ICS 活动（例如培训参与情况、已完成/待完成的检查等）
• 将处理后的信息反馈到田间（例如批准农民列表）
• 处理个人数据（生产者、员工、客户等的地址）

为您的业务开发数据库

在开始开发数据库之前，请仔细考虑您真正需要在中央层面管理哪些数据。很容易准备一个包含各种数据录入字段的数据库，但收集和更新这些数据既费时又费钱。因此，您应该将数据限制在绝对最小值。例如，您可能很想在数据库中收集所有农民的农场动物数量，以便了解有多少粪肥可用。但是，保持这些数据的最新状态是一项艰巨的任务。您最好通过调查只收集有代表性的农场样本的信息。最简单的计算机支持数据库形式是电子表格，在其中将每个农民的所有基本数据输入到一个表格中（见表 11）。

表 11：生产者数据库摘录。

Excel 的缺点是，当企业发展并且农民生产多种作物时，数据记录难以处理。

像 Access 这样的数据库系统允许以一种可以轻松的方式存储数据

• 通过简单的表单输入数据
• 将不同级别的数据相互关联
• 访问特定年份、作物、地区等数据的提取信息
• 创建汇总报告
• 以简单格式导出特定数据（例如作为表格或电子表格文件）

由于这是一个专业领域，请咨询其他有机项目他们使用哪个系统以及他们使用谁的服务来设置和维护系统，包括培训您的员工正确使用它。

数据管理
如果包含的数据不完整、不正确或未更新，即使是最复杂的数据库也是无用的。因此，数据管理包括检查和交叉检查。负责数据管理的人员应定期检查当前年份的数据是否已完全录入。此外，他们应该检查录入的数据是否真实，例如通过简单的排序和交叉计算。理想情况下，这也包括对随机选择的农场进行现场检查。

如果结果没有在正确的时间在需要的地方提供，那么收集数据同样没有太大用处。例如，批准委员会的决定和收割量估计需要在从农民那里收集产品时在村庄提供 - 否则就毫无用处。因此，重要的是要考虑如何将数据从田间传输到中心，然后再返回。

确保合适的人员能够访问数据库。由于数据库可能包含一些敏感的生产者数据，请采取适当的措施以确保机密性。

维护认证

获得认证不是一劳永逸的事情，而是一个持续的过程。虽然获得第一个认证是一项巨大的努力，但维护认证的挑战也不容忽视。失去有机认证对您来说是最糟糕的事情，因为您无法以有机溢价出售您的产品，但仍然需要承担所有额外成本（包括认证费用！）。

由于农民预计全年都应遵守标准，因此 ICS 的监督也应该全年进行。仅仅有人填写表格并在外部检查员到来之前进行草率的内部检查是不够的。ICS 需要在季节开始之前开始其运营（注册和培训新的 ICS 农民、更新农民档案等），并且需要持续监控正在进行的活动直至收获时间。一些认证机构坚持要求您以固定合同雇用现场人员，以确保他们全年都在活动。负责 ICS 的人员会制定年度活动计划。内部检查通常会占用一年中的 12 个月中的 3 个月，并且在收获开始前一个月完成（见附录"年度运营计划"中的年度运营计划示例）。

检查系统
仅仅建立一个 ICS 并雇用和培训现场人员是不够的。您还需要确保他们确实在做他们的工作，并且收集的信息是正确的。在田间收集可靠的信息是一个令人厌烦的过程，现场工作人员可能会想填写大约的数字，甚至可能没有访问农场。为了防止这种情况，应引入由负责 ICS 的人进行的交叉检查系统。他们应该在季节的关键时刻（例如，农民登记完成后、收获开始之前）重新访问随机选择的 2-5% 的农场样本，并交叉检查登记的信息。定期监督现场人员还有助于识别瓶颈和缺陷，从而有助于持续改进系统的有效性和效率。最终，这有助于节省时间和金钱。

ICS 和质量管理
建立一个持续与农民保持联系的系统可以成为有机企业的最大竞争优势。ICS 允许在无需太多额外努力的情况下纳入质量管理方面。您可以在内部规章中整合提高生产、收获和收获后处理过程中产品质量的措施，并通过内部检查验证其执行情况（即将其纳入检查报告）。最重要的质量管理措施通常是保持产品免受污染，并剔除质量较差的产品（见章节"从农民那里获得优质产品"）。

管理增长
在企业快速增长的情况下，保持 ICS 质量尤其具有挑战性。纳入大量新农民需要雇用新的现场人员，而这些人员反过来需要由现场主管进行培训和监督。尽管为了实现规模经济需要增长（见章节"财务规划和管理"），但这会增加初始团队的负担 - 并且会增加额外的资金。最终，增长过快可能会危及认证，因为内部控制措施的质量会下降。为避免这种情况，请确保您的员工已做好管理增长的准备，并将增长的速度控制在合理的范围内。

修改 ICS 系统
建议在年度外部检查后和新赛季开始之前修改 ICS，包括手册。外部检查通常会导致认证机构提出一些纠正措施请求或条件和建议。这些需要在下个赛季纳入 ICS。将此外部审查与内部审查相结合是一个好主意，内部审查应让相关 ICS 员工参与。执行此操作的一种简单方法是对优势、劣势、机会和威胁进行分析（SWOT 分析）。在会议期间，请 ICS 团队列出他们在上个赛季的 ICS 中观察到的优势和劣势。询问他们看到了哪些机会可以提高 ICS 的有效性和效率，以及他们看到了哪些威胁会影响 ICS 在下个赛季的功能。根据此分析，您可以确定改进系统的适当方法。

注意所有员工（包括采购代理）都了解您决定的更改。如有必要，对员工进行进修培训。还要确保农民也适当地了解他们需要知道的更改。注意在考虑新方面时引入新的表格。可能需要更多时间来思考如何将该方面集成到现有的一套表格和流程中，但这将带来回报，因为您将提高效率。许多 ICS 在多年的发展过程中往往变得庞大而沉重，难以处理数据。因此，建议每五年对 ICS 表格和流程进行一次全面审查。保持精简和简单是管理 ICS 最重要的原则。否则，ICS 有可能变得效率低下 - 而且成本过高！

建议摘要

• 尽早思考您的目标市场是什么，以便决定您需要哪种认证
• 坚持质量认证服务，而不是选择最便宜的选择
• 为了降低认证成本，尝试提高您的 ICS 效率，并在一个证书下涵盖多个商业作物。
• 建立精益扩展和 ICS 结构，并明确定义所有相关人员的角色和职责。
• 定义清晰的流程和实用表格；确保其得到应用。
• 设定明确的内部标准，并定义和应用有效的制裁措施以应对违规行为。
• 使用收穫估算和收據来核查有机产品的可追溯性。
• 对 ICS 员工进行“在职培训”，并确保内部控制的及时实施。
• 将所有生产和 ICS 数据保存在一个管理良好的数据库中，并保持最新。
• 确保密切监控 ICS 并定期对其进行修订，但不要使其过于繁重。
• 与该地区的其他有机项目交流经验和工具。