技术指导/采购

研究与规划

以下部分的研究与规划涉及采购技术所需的初步研究。它还涉及在获取技术之前所需的规划。

研究技术采购

区技术协调员通常负责采购学校或整个区使用的技术。因此，他或她应该与最终用户合作，制定要采购的技术规范。在与最终用户协商制定一般规范后，技术协调员应从不同的供应商或经销商那里获取当前价格。应通过竞争性招标过程比较价格。

文件：Purchase order.gif

采购订单/采购申请单

采购订单 (P.O.) 指学校区对供应商报价的合法和具有约束力的接受。常规采购订单包含订单日期、采购人姓名、联系人、账单地址、送货地址、供应商姓名、供应商地址、要求的送货日期、预算代码、特定项目的规格以及报价参考号，以及组织高层授权签字。规范是指对供应或服务的物理或功能属性的描述。报价是指承包商对供应或服务的报价。学区通常通过定期采购订单批量采购商品。其他选择是少量采购申请，非常少量采购使用零用金。采购订单耗时，可能会产生额外的间接成本。

预算代码

采购中最详细、也往往最令人困惑的方面之一是应用预算代码。对于每一次采购，都必须为商品分配一个预算代码。预算代码在报告中建立一致性，并允许在不同层级累积详细信息。^1a 有关宾夕法尼亚州教育局规定的适当预算代码的信息，请访问他们的 会计手册。有关本书中预算的更多信息，请参阅 第 3 章关于资金和预算。

招标过程

如果任何美国组织的订单超过 10,000 美元，则该采购必须经过招标过程。从学校的角度来看，招标必须遵循地方、州和联邦法律的组合。招标必须公开宣传至少 3 周。密封投标将在指定日期和时间公开开标。许多州或学校群体对大型采购进行招标。美国每个州/联邦都有一个政府合同清单，学校可以从中购买而无需招标。例如，宾夕法尼亚州联邦创建了 PEPPM 技术招标和采购计划。宾夕法尼亚州利哈伊谷地区也有类似的计划。有一个组织被称为“利哈伊谷独立学院协会”。利哈伊谷的独立学院可以去 LVAIC 参加共享采购计划。该计划允许符合条件的学院在采购昂贵设备时节省资金。

一些学区正在使用招标书 (RFP) 流程邀请潜在供应商提交提供硬件、软件和/或服务的报价。为了优化此流程，在 RFP 中做到全面和详细非常重要，以便供应商了解项目的全部范围。这是一个 RFP 模板 的示例。

了解有关招标过程的更多信息

租赁设备

购买新技术的一种替代选择是租赁。这类似于租赁汽车，学区按时支付费用使用技术，而无需拥有设备。在租赁期结束时，硬件会被退回或以公平市场价格购买。与租赁相关的优缺点，以及租赁或购买的决定应该基于学区的财务需求和技术计划。租赁是否对学区有意义，还取决于租赁人和供应商之间协商的合同。

与租赁相关的优缺点，摘自 Chris Peters 为您的非营利组织租赁电脑和 IT 设备。 与租赁相关的优点 预算- 许多学区将发行债券为购买新硬件或软件提供资金。这需要时间，并且需要在单个财政年度投入大量资金。租赁协议比债券发行更容易管理和批准。[1] 当租赁技术时，设备的成本将在租赁期内分摊，这使得更容易平衡年度预算。 现金流- 除了让平衡年度预算更容易之外，租赁还允许现金流较小的学区获得技术，因为与购买相比，租赁时的初始支出更少。 最新技术- 租赁通常持续三年，这意味着学区可以在很短的时间内获得新技术。这使得学校的硬件保持最新，并确保学生使用最新技术。这也很重要，因为技术的折旧速度通常很快，并且在生命周期结束时几乎没有价值。租赁可以让学区避免处理过时硬件的折旧问题。 处置: 当一件技术设备达到使用寿命时，需要对其进行处置。这需要花费资金并使用学区员工。租赁时，设备通常会被送回供应商进行处置，从而为学区节省时间和金钱。 维护和安装- 租赁协议可以结构化为包括维护、安装、软件和其他专业服务。[1] 从长远来看，这可以为学区节省时间和金钱。 购买计划- 租赁可以结构化为允许在租赁期结束时以硬件的公平市场价值购买设备。[2] 与租赁相关的缺点 失去控制 - 当租赁设备时，您可能无法完全控制对设备的更新和修改等操作。 租赁协议 - 大多数租赁协议期限为一定年限，会将您锁定在特定供应商和特定设备上。如果学区的需求突然发生变化，更改租赁协议以满足需求可能很困难。但是，一些租赁协议允许在租赁结束前升级设备。 额外费用 - 虽然租赁将成本分摊到几年内，但最终可能比购买设备更贵，因为需要向供应商支付溢价。 技术状况 - 根据租赁条件，损坏的技术可能在租赁期结束时无法退货，并可能导致学区额外支出。 租赁结束条款 - 根据租赁协议的措辞，在租赁结束时可能会有费用和罚款。技术协调员需要了解租赁的结构，以避免此类问题。

如果学区决定租赁技术将满足其项目的需要，那么在起草租赁协议时需要考虑一些事项。

• 租赁期限：大多数租赁协议期限为三年，但学区需要根据自身需求确定最佳期限。
• 设备和软件：就像购买设备一样，技术协调员需要研究哪些设备可以满足管理员、教师和学生的需要。
• 供应商：由于供应商将提供设备，并可能提供软件、培训和服务，因此研究供应商并选择信誉良好的供应商非常重要。
• 资产跟踪：租赁结束时，学区需要将设备以良好状态退回。这需要一个合适的跟踪和库存系统，以确保设备处于工作状态并位于应在的位置。
• 维护和维修：租赁设备的维修可以由学区或供应商处理。租赁协议需要说明谁负责确保设备处于工作状态以及哪些维修将被覆盖。
• 技术更新选项：一些租赁协议可以结构化，允许在租赁结束前进行升级。更新选项还可以允许添加更多设备或退回过时的设备。
• 预算：根据当前的会计准则，租赁可以显示为营业费用，而不是资产负债表上的债务。这应该与学区的财务部门进行讨论。
• 租赁结束条款：租赁协议需要说明租赁结束时会发生什么。此部分中要包含的一件事是是否有二手硬件的购买选项。明确设备应退回的状况也很有用。

技术采购规划

技术采购通常涉及大量资金和学区长期承诺。在购买任何东西之前，必须进行规划，以确保购买将满足技术计划的目标和期望以及机构的预算。为了避免代价高昂的错误，应该探索以下部分概述的三个询问领域。完成后，这些问题的答案应该让技术主管对正在考虑的购买决策充满信心。

了解真实需求

任何技术都是帮助解决问题或实现目标的工具。因此，技术主管必须在尝试寻找技术解决方案之前，清楚地了解真实需求。要解决什么问题，要实现什么目标，要实现什么学生成果？

• 清楚地了解当前状况、正在执行的任务、正在教授的课程类型。技术主管应该通过旁听课程、观察员工使用现有系统和采访当前用户了解他们的日常任务，对技术将涉及的每个领域非常熟悉。
• 与您的用户（教职工、员工或学生）交谈，以了解他们计划如何使用技术。您的用户希望技术为他们做什么？他们期望什么改进？购买错误的设备并发现它不能完成所需的任务，这是一种您不希望遇到的情况。
• 超越用户请求思考。用户可能对技术的潜力认识有限，他们的请求也可能有限。作为技术主管，您的任务之一是提出各种解决方案，这些解决方案可能是您的用户甚至没有梦想过的事情。

联系当前用户

与使用您正在考虑购买的技术的其他学区联系非常重要。这是检查技术实际性能的最简单方法之一，但它为您提供了一些最有价值的信息。

• 联系当地或全国的其他学区，以了解技术是否按预期执行，以及是否满足期望，以便了解其性能的真实情况。
• 与当前用户联系也有助于找出您可能不知道要问的问题 - 具有经验的当前用户可能能够分享宝贵的见解，这些见解在决策过程的这个阶段可能未知。

检查潜在供应商的参考

在与供应商签订合同之前，尽可能多地了解供应商非常重要。检查潜在供应商的参考，以确保他们在预算价格范围内提供产品/服务时值得信赖和可靠，是最好的方法之一。

• 咨询其他学区，了解他们从哪里购买了设备。由“品牌 X”制造的产品由许多不同的供应商销售。虽然产品可能相同，但供应商提供的支持可能大不相同。检查参考有助于了解供应商如何支持其产品。
• 这些供应商很可能以不同的方式支持产品。有些只是向您出售产品，提供一年的支持，然后您可能永远无法与他们联系，以了解您已经下达的订单。另一些将安装设备（如果适用并收取额外费用），在几年内支持设备，并且还会修复安装过程中可能出现的任何问题。与其他人谈论他们与个别供应商的经验，特别是关于提供的技术支持类型，可以决定从谁那里购买。

研究软件/硬件

研究软件和/或硬件非常重要，以确认它符合您的预期，并且与当前和将来的系统兼容。

• 在规划技术设备采购时，IT 员工首先必须对要更换的设备进行基本盘点。很多时候，当技术被更换时，其他设备会被“滚落”下来，以取代被认为过时的技术。例如，假设您的学校以四年轮换的时间表购买新电脑。每年夏天，拥有使用四年的电脑的工作人员将收到一台新电脑，但他们的旧电脑可能可以保留用于其他目的，也可以捐赠给其他非营利组织；请确保所有先前的数据都已清除，并且电脑上安装的唯一软件是最初随电脑一起提供的软件。
• 在规划技术设备采购时，新设备不一定非要是最先进的，除非它将被大量使用（例如电脑实验室或全天候使用的设备）。将由教职工使用的电脑不一定非要是最好的设备。购买价格在 800 美元至 900 美元之间的电脑可能足以满足平均用户的需求，这些用户不会整天坐在办公桌前。如果电脑将由行政人员使用，他们将整天使用电脑。这种电脑的价格可能在 1100 美元至 1200 美元之间。

接收和安装

接收和安装涵盖接收技术并将技术安装到新旧建筑物和教室中的物流。

接收技术货物

1. 货物将被运往哪里：技术协调员应该知道货物被运往哪里。包裹可以被运送到学区办公室、仓库或各个学校。通常，所有来自当地供应商的货物都会直接运送到学校或学区办公室或仓库。
2. 货物到达时谁将在场：需要一个可靠的人来接收任何单独的包裹或大型货物。可能需要保洁人员卸货，因为送货员可能不需要将大型货物从他们的车辆上卸下。通常，包裹会随附一份装箱单。必须根据采购订单检查装箱单，以确认已收到所有物品。选定的可靠人员必须在装箱单上签字，以确认已收到所有物品。在清点和安装物品之前，必须保护大型货物。如果提供了跟踪号，则在运输物品时，应跟踪物品以监控运输状态。技术协调员有责任验证收据并将采购订单的一份副本转发给业务部门。

技术存储

1. 每个学区通常都拥有一个仓库，所有货物都应在主管和保管员的监督下安全保管。仓库保管员在主管的指导下参与接收、卸货、存放电脑和/或笔记本电脑和/或其他设备，维护相关记录，准备和维护报告，保持仓库和周围区域清洁整齐，将物品运送到学区地点等。如果出现任何错误的货物、超额货物、取消，保管员在主管的指导下准备报告，维护准确和可审计的记录。
2. 如果您的学区没有仓库可以存放货物，直到货物在每个学校收到，您可能需要租用一个存储设施，并且可能需要雇用额外的安保来保护投资。

库存

1. 技术协调员应了解，需要有人负责准备和维护学校区供应、材料和设备的计算机固定资产清单。准确的库存清单是法律和保险公司所要求的。通常使用全区范围内的库存系统。条形码扫描器有助于记录型号和/或序列号。
2. 一个完整的库存清单应包括采购订单号以及与订单相关的所有其他数据。
3. 库存至关重要，因为在紧急情况下，需要有文件记录证明受损或被盗物品的具体信息，以便对这些物品进行估值。为了更方便地跟踪或控制计算机、家具和设备的库存，学区可能需要购买一些软件。有关可用库存软件清单，请访问 IntelliTrack 网站。

支付

供应商或厂商向学区的采购部门发送发票或账单，要求付款。在收到货物并确认其状况良好且采购订单的所有条款和条件都已满足后，采购部门将向供应商支付货款，并更新库存。至此，采购周期完成。

安装技术

进行任何类型的技术设备安装时，都需要有人（学校人员或签约电工）安装适当的数据和电线。这样做可以确保所有新设备能够正常运行。在为新建大楼安装数据和电线时，最好安装超出实际需要的数量。安装更多线路可以让人员重新调整房间布局，而不必担心物品的摆放位置。

安装新设备

1. 在安装新设备或更换旧设备时，如果设备将放置在公共区域、图书馆或计算机实验室，请确保台式电脑和显示器牢固固定。使用 台式电脑安全箱 和 显示器安全线 可以防止人们窃取您的投资。
2. 在正确安装单个计算机工作站后，技术人员需要将已创建的镜像上传到每台机器。在对实验室进行镜像操作时，最简单的方法是使用多播。此过程节省了网络带宽，并同时将相同的镜像上传到多台计算机。 Symantec Ghost 是最常用于此类任务的镜像软件。
3. 除了镜像或与镜像一起使用之外，还可以使用应用程序“冻结”计算机所需的狀態。这意味着每次重新启动计算机时，它都会自动恢复到所需的配置。这个方法效果很好，因为如果计算机感染了病毒或其他恶意软件，重新启动计算机后它们就会消失。这种设置的主要问题是维护操作系统和病毒定义的更新。能够执行此操作的程序示例称为 Deep Freeze。

升级设备

1. 在升级设备时，需要完成与安装新设备相同的任务。
2. 此外，学校需要确定将如何处理升级的设备。许多时候，旧设备仍然可以被学校的其他人员使用。在这种情况下，电脑会被转交给其他人员，但所有旧数据都会被删除，电脑会被恢复到原始状态。以这种方式转让电脑可以为学区节省大量资金。
3. 如果电脑不会被转让，可以捐赠给教堂或其他非营利组织，他们可以使用这些设备。

脚注

^1a 来自：宾夕法尼亚州公立学校会计和财务报告手册，http://www.pde.state.pa.us/school_acct/lib/school_acct/intro06-2006.pdf，2007年10月16日获取。