技术指导/采购/详细了解招标流程

简介

当新设备的购买或施工超过 10,000 美元时，学区必须通过公开竞争性招标方式购买设备。对于技术主管来说，以下物品可能需要招标

• 创建、维护和更新网络
• 学校大楼的笔记本电脑采购
• 大规模软件采购
• 与技术基础设施开发相关的任何施工

招标流程包含许多步骤，从创建招标到最终学校董事会批准，可能需要 4 到 6 个月。最终，拟议的招标将授予满足所有招标规范的最低投标者。招标流程以详细的规范为主导，旨在保护学区和潜在供应商。这些规范和条件支配着招标过程的方方面面，从创建到完成。虽然招标是技术主管职位的重要组成部分，但由于“州合同”或合作采购协议（如 PEPPM 和 CoStars），它在硬件采购中使用的频率越来越低。招标仍然是技术建设的重要组成部分。本页的第一部分将介绍如何准备投标书，随后介绍绕过招标流程的替代方法。以下信息是招标流程的一般指南，但技术主管需要查看有关招标的具体学区和州法规。

如何准备投标

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步骤 1：生成投标书或招标文件

在创建投标之前，学区需要评估其需求，并确定什么设备最适合他们的情况，或需要进行哪些施工。学区可以通过多种方法收集这些信息。可以通过以下途径确定需求（有关规划的更多信息，请参阅技术指导/采购）

• 教师访谈
• 参观其他学校
• 行政要求
• 课程需求

对新技术或施工的需求可能是少数人的愿景，也可能是整个学区的需求。规划过程在创建招标规范中尤为重要。规范是指学区需要的技术或施工的具体细节。在招标流程结束时，学区将需要接受满足所有列出规范的最低提交的投标，因此必须确保规范准确地概述学区想要的东西。另一方面，学区不能过于具体地要求某些品牌或公司。在规范中，学区还需要概述招标的时间范围。规范是许多技术部门使用招标以外的替代方法（如下所述）进行硬件采购的原因。如果规范过于笼统，学区可能会最终得到不符合其需求的劣质产品；如果规范过于具体，实际上可能会吓跑合适的投标者。 对于较小的采购或设备，技术主管可能自行编写招标，但对于较大的物品或施工，可能会聘请顾问或工程师来协助创建规范。这可以确保招标准确反映学区的需求。规范的范围可以从笔记本电脑采购中的内存和屏幕尺寸，到施工中使用的特定类型的电线和插座。

除了创建详细的规范集来描述所需的物品或服务外，投标还应包括“条件”，以在投标、采购、接收和安装过程中保护学区。这些条件涵盖方方面面，从提供清晰标记的样品，到在给定的时间规范内完成投标，以及需要提交哪些文件才能满足投标要求。学区应有一份招标程序的通用条件清单，但个别招标可能会有针对特定项目的特殊条件。

以下是 Wissahickon 学区发布的招标中的一些条件 董事会保留接受或拒绝所有或部分提交的投标的权利，并以最符合学区利益的方式进行授标。 投标人同意，如果合同授予其，则其不得转让、转让或转包合同，除非学区书面同意。 投标人同意，如果获得合同，则应在本文所述的时间、地点和数量提供和交付所述物品，并且所有物品应接受董事会的检查和批准。 完整的招标邀请和规范可在Wissahickon 学区网站上找到。

一旦技术主管整理出明确说明学区需求、概述完成招标时间表并创建附加条件以保护学区的投标书，就可以进入下一步。

步骤 2：公开发布招标

许多学区在其网站上专门设立了一个部分，用于发布招标信息。这是一种向供应商和承包商公开发布招标的方法。学区的招标页面不仅限于与技术相关的招标，还包含从食品服务到新建筑的学区所有招标。以下是一些学区招标页面的示例

• 费城学区
• Souderton 地区学区
• 北宾夕法尼亚学区

一些学区还会在eschoolmall.com等网站上发布招标广告。 这是一个连接学校和供应商参与招标流程的网站，还帮助学区管理招标流程。

在宾夕法尼亚州，学校必须在至少两家当地报纸上刊登招标广告。报纸招标公告应包含有关招标的几个详细信息，包括

• 密封投标书的截止时间和地点
• 招标文件领取地点和相关费用
• 招标的物品或施工
• 招标前会议的时间和地点
• 适用于招标的任何附加条件
• 招标人的联系信息

在招标在当地报纸上刊登后，学区需要获得一份供存档的出版证明通知。这证明了招标已适当地向公众公开。该文件将包含广告副本、报纸名称以及它在报纸上刊登的日期。它还需要经过公证。

步骤 3：发布招标书（RFP）

在向公众宣传招标后，将向潜在供应商或承包商发放 RFP。这可以通过面对面、预标会、学区网站或第三方网站来完成。RFP 将包含在招标流程初始步骤中创建的所有规格和条件。RFP 的基本模板可以在计划页面上找到，也可以在 此处找到。 可以在许多学区网站上找到完整的 RFP 示例，例如 博福特县学区 一份完整的 RFP 应包含学区信息、招标规格、招标提交和通知的时间范围、提交流程、项目完成的预期时间范围以及联系信息。

步骤 4：接收并公开开标

RFP 应明确定义所有与提交流程相关的细节。应包含具体日期和时间，以及提交收件人。应提及未以正确方式提交的招标将不会被打开。招标通常以密封信封提交，并在 RFP 中指定标签。学区可以要求纸质提交、电子提交或两者兼而有之。电子提交可以采取磁盘、CD-ROM、电子邮件或通过第三方网站提交的形式。

在提交招标的截止日期之后，所有招标将被公开开标。

步骤 5：审查招标

一旦招标被公开开标，它们将由相关学区成员审查。这可能涉及比较苹果和橘子。 最终，需要选择最低合格的招标。技术主管需要仔细查看拟议的招标是否符合所有设定的规格。这是精心设计和详细的规格可以成就或破坏招标的地方。技术主管不能根据首选品牌或公司来选择招标。招标只能根据低成本和满足招标条件来选择。审查招标是一项复杂的任务，取决于提交的招标和招标规格的质量。最终决定可能很困难，因为它需要确保学区获得满足其所有需求的优质产品或服务，并且还满足招标流程的法律方面。

步骤 6：提交招标建议以供最终批准

在技术主管或相关方选中一项招标提案后，该提案将被列入校董事会议程以供最终批准。在校董事会会议期间，可能会出现关于招标选择的进一步讨论。为了完成流程，校董事会需要接受招标提案。

步骤 7：采购或施工

招标提案获得批准后，可以进行采购或开始施工。RFP 中应包含招标完成的时间范围。招标条件将概述如果供应商或承包商无法满足截止日期或招标规格会发生什么。RFP 条件还将规定学区对物品或服务的付款方式。整个招标流程至少需要两个月的时间，但通常最多需要六个月的时间。

招标流程的替代方案

由于招标流程可能很复杂，并且可能无法产生预期结果，因此技术主管可能需要考虑一些替代方案。以下网站最适合购买技术硬件，并且不是技术施工的最佳替代方案。每个州都有不同的选择，但是大多数是已对常见技术产品预先协商过价格的项目。选定的供应商提交商品价格，这些价格可以在没有招标的情况下提供给学区。一些项目可能包括施工成本。这消除了招标的需要，并保证了学区将获得他们想要的确切的东西。学区无需经历招标流程，就可以节省时间和金钱，这些时间和金钱可以用于其他事情。

PEPPM PEPPM 是一個多州項目，允許以預先協商的價格從不同的供應商購買產品。PEPPM 作為中介方，接受訂單並將其發送給選定的供應商。訂單可以通過線上或離線傳真訂購單完成。訂購單將遵循個別供應商的指示，但將發送到 PEPPM。E-rate 也可以應用於購買。

COSTARS COSTARS 利用賓夕法尼亞州的合作採購計劃。這允許地方公共採購，例如學校以較低的價格購買物品。供應商向 COSTARS 提交招標以供審查，然後降低的價格就會對公共採購開放。

IU13 IU13 是一個向賓夕法尼亞州提供打折軟體的網站。