加拿大难民程序/RPD 规则 31-43 - 文件

规则 31-43 位于规则中一个名为“文件”的部分，它们涉及如何提供文件、文件可以使用哪些语言、部门自身想要提供文件时应遵循的流程、部门用来决定是否接受文件的标准、部门如何决定是否接受迟交的文件、如何向部门和其他方提供文件、在听证会期间提供原件文件的要求以及听证会后提供额外证据文件的流程。简而言之，这些规则 31-43 涉及申请人向委员会提交文件的流程。有关申请人有义务向委员会提交哪些文件的讨论，请参见规则 3-12 以及 加拿大难民程序/文件#当事人在何时需要提供哪些文件？ 中对这些义务的总结。

RPD 规则 31 - 如何提供文件

相关规则的文本如下

Documents

Form and Language of Documents

Documents prepared by party
31 (1) A document prepared for use by a party in a proceeding must be typewritten, in a type not smaller than 12 point, on one or both sides of 216 mm by 279 mm (8 1⁄2 inches x 11 inches) paper.

Photocopies
(2) Any photocopy provided by a party must be a clear copy of the document photocopied and be on one or both sides of 216 mm by 279 mm (8 1⁄2 inches x 11 inches) paper.

List of documents
(3) If more than one document is provided, the party must provide a list identifying each of the documents.

Consecutively numbered pages
(4) A party must consecutively number each page of all the documents provided as if they were one document.

在这些规则中，“文件”一词的含义是什么？

这些规则中没有明确定义“文件”一词。例如，在规则第 1 条的定义部分（加拿大难民程序/定义）中没有提供任何定义。与加拿大任何法令解释行为一样，这些规则中“文件”一词的正确范围和含义将通过应用德赖格尔的现代法令解释方法得出，即“法令的词语应在其全部语境中，以及与其语法和通常含义相一致地，与法令的体系、法令的目的和议会的意图相协调地进行解读”。 这样做，以下原则就会出现

• “文件”一词定义广泛，不局限于纸质文件：当 2012 年起草 RPD 规则的现行版本时，它是基于 2002 年难民保护部门规则下先前的规则 27 的措辞和已解释该规则版本的案例法。其中一个案例是Cortes v. Canada，该案在解释 2002 年 RPD 规则中该规则的先前版本时，认可了以下对 RPD 规则中“文件”含义的广泛理解：“难民保护部门规则注释规定，“文件”包括“任何信函、备忘录、书籍、计划、地图、图纸、图表、图片或图形作品、照片、电影、缩微胶片、录音、录像带、机器可读记录以及任何其他文件材料，无论其物理形式或特征如何，以及这些文件的任何副本””。 尽管难民保护部门规则注释不再由委员会提供，但这种解释仍然具有说服力。因此，适用于先前规则的案例法似乎仍然适用于更新后的规则，因为没有迹象表明 2012 年对规则的修订意图偏离先前的解释和实践。事实上，根据新规则作出的决定继续将“文件”一词解释为广义，例如以下 2017 年难民上诉部门的决定得出结论，“文件”包括“电子文件”，该词的定义见加拿大证据法第 31.8 条（“电子文件是指记录或存储在任何介质上或通过任何计算机系统或其他类似设备记录或存储的数据，并且可以被人或计算机系统或其他类似设备读取或感知。它包括该数据的显示、打印输出或其他输出。”）。 解释法包含以下定义：“书面材料或任何具有类似含义的术语，包括印刷、打字、油漆、雕刻、平版印刷、摄影或以任何方式呈现或复制以可见形式呈现的文字。（écrit）”。 该定义已在其他情况下被考虑，其他情况得出结论认为书面文件可能包括电子格式的文件。 此外，联邦法院裁定，在其他情况下，非纸质证据来源，如 DVD，可在行政法庭上被接受：Grenier v Canada。
• 这些规则中使用的“文件”一词不仅限于为证据目的提供的文件，还包括其他类型的文件：当这些规则中使用“文件”一词时，没有任何限定，它应该适用于所有文件，无论这些文件是证据文件，还是其他类型的文件，如书面提交材料。这些规则中使用的“文件”一词包括当事人准备的文件，如规则 31(1) 所述，该规则规定了任何“为当事人在诉讼中使用而准备的文件”的格式要求。RPD 规则 37 规定，“文件”一词，如这些规则中所使用，包括“书面通知或请求”。一些 RPD 规则仅适用于用作证据的文件（例如，规则 43 仅适用于“当事人想要提供证据文件”的情况，法院裁定，这排除了为非证据目的提供文件的这种情况，例如书面提交材料（Yared Belay v. Canada，第 41-42 段 ）和案例法（Petrovic v. Canada，第 11 段 ））。通过必要的推论，其他规则没有对“文件”一词进行这种限制的事实意味着，这些规则适用于提交的所有文件（通知、请求、提交材料、案例法等），而不仅仅是证据文件。

在这些规则中，“诉讼”一词的含义是什么？

这些规则中的许多都与“诉讼”中使用的文件有关，例如规则 31(1) 规定，“为当事人在诉讼中使用而准备的文件”必须符合其中规定的规格。申请人或受保护人（例如，如果存在撤销或停止其保护的申请）提交给难民委员会的所有文件都是用于诉讼的文件吗？一般来说，情况就是这样，如以下评论中所述：加拿大难民程序/文件#本规则中“诉讼”的含义。

应提交所依赖的证据，以便将其作为法庭记录的一部分。

规则 31(4) 规定，当事人必须连续编号所有提供文件的每一页，就好像它们是一份文件一样。此规则的政策含义之一是，所依赖的文件和证据通常应在编号页上提交并置于记录中，以便它们可用于对部门决定的任何上诉或审查，并且可以准确地指出记录中的证据。

《难民保护条例》在其《程序问题实务公告》中指出，它不会接受指向文档的超链接作为证据。 它在加拿大难民局网站上的“问答”文件中进一步解释说，虽然超链接可以包含在文档文本中，但链接中的内容不会被视为证据。 这种禁止可能是由于上述页面编号要求而产生的，因为指向文档的简单超链接将无法满足此要求。该政策也可能因以下考虑而得到证明：部门不应一般接受指向证据的超链接，因为超链接中的内容可能会发生变化。联邦法院认为，“引文不是法庭的证据”， 部门应得出相同的结论。以下来自 _Iribhogbe v. Canada_ 的分析可能被认为是有说服力的

关于网站链接和这些网页的摘录，RAD 指出，申请人未按 RAD 规则的要求在其规则 29 申请中提供任何新证据文件。相反，他包含了对四十 (40) 个互联网网页链接的引用，以及网页中的部分摘录。RAD 指出，任何提交的新证据必须以印刷形式提交，而不是简单地引用互联网链接。RAD 进一步指出，在没有包含这些摘录的实际文件的情况下，它无法确定信息的出版日期，从而无法确定这些文件是否可以与申请人的上诉记录一起提供。

同样，在 _Urbieta v. Canada_ 中，RAD 指出，RPD 不可能被合理地期望将申请人的手机作为证据，并在听证会上提供手机不能替代在听证会前提交文件，如 RPD 规则要求的那样，以便证据可以被接受并置于记录中。

应包含在所有文件中的信息：档案号、听证日期（如果适用）和文件类型

《难民保护司：程序问题实务公告》指出，所有提供文件必须明确标明 RPD 档案号、听证日期（如果适用）和文件类型。

RPD 规则 32 - 文件语言

Language of documents — claimant or protected person
32 (1) All documents used by a claimant or protected person in a proceeding must be in English or French or, if in another language, be provided together with an English or French translation and a declaration signed by the translator.

Language of Minister’s documents
(2) All documents used by the Minister in a proceeding must be in the language of the proceeding or be provided together with a translation in the language of the proceeding and a declaration signed by the translator.

Translator’s declaration
(3) A translator’s declaration must include translator’s name, the language and dialect, if any, translated and a statement that the translation is accurate.

评论

以下评论适用于 RPD 规则 32(1)-(3)，并以此类推。之后是针对规则 32 的每个具体部分的更具体的评论。

如果证据未按照规则进行翻译，委员会可以拒绝接受该证据或降低其权重

拒绝接受未翻译的文件

申请人试图提交未翻译文件的正常程序通常与 RAD 成员诺曼德·勒杜克 (Normand Leduc) 遵循的程序相同，他在信中写道：“证据 P-3 未翻译成英语或法语，因此，我无法将其作为证据接受。” 这是因为该规则的语言被描述为“强制性”，包括使用“必须”一词， 并且像成本 和时间限制 这样的相反考虑因素通常不是不遵守文件必须翻译规则的有效理由。此外，联邦法院指出，法庭不应要求听证室内的任何口译员翻译申请人的叙述

在听证会上准备进行诉讼的责任在于申请人，而不是法庭。将确保申请人的 PIF 完整性的义务转嫁给法庭，类似于将申请人的义务转嫁给法庭。法院认为，法庭没有义务要求法庭内的口译员翻译申请人的 PIF 以纠正其缺陷，正如申请人所建议的那样。申请人有责任准备其申诉文件，法庭没有义务纠正其缺陷。

请参阅 RPD 规则 6(3) 关于申诉理由表格必须包含口译员声明的要求：加拿大难民程序/信息和文件提供#RPD 规则 6 - 申诉理由表格.

拒绝接受部分翻译的文件

上述逻辑同样适用于文档仅部分翻译的情况。难民上诉司成员爱德华·博斯韦尔德 (Edward Bosveld) 认为，一般来说，文档的翻译应该是完整的，而不仅仅是选择性地翻译当事人想要依赖的文档中的几个词

在本案中，部长没有提供 Facebook 页面上阿尔巴尼亚语文字的翻译，却试图依靠该文字来证明被申请人父亲是 XXXX XXXX XXXX，部长认为这与在家自我隔离不符。被申请人对此提出异议，指出部长只翻译了选定的词语，他不认同这些词语与他父亲的工作有关。部长没有遵守提供签署的译者声明和 Facebook 帖子中阿尔巴尼亚语文字翻译的要求。此外，即使提供了这样的声明，RAD 仍然会遇到一些困难，因为只提供了一部分翻译。提供的翻译不符合规则，不完整，RAD 无法确定其准确性。因此，RAD 拒绝将 Google 翻译纳入证据。

但参见伊斯兰诉加拿大案，联邦法院在该案中裁定，RAD 仅仅因为翻译版包含未翻译版中没有的标题而对新证据不予重视是不合理的。这是因为该标题没有提供翻译中没有的信息，并且重视该证据可能会破坏认定迫害行为者与人民联盟无关的结论。

接受未翻译的证据作为证据，但根据其未翻译的事实来权衡

委员会根据 RPD 规则第 70 条的规定，有权修改规则，从而将此类证据纳入记录。在部长不干预的情况下，对申请人提交的未翻译文件进行此类处理并接受，通常不会违反程序公平。

通常，此类证据将被赋予很少或没有权重，尽管在某些情况下，可以给予证据更多权重。例如，在解释其类似规则时，移民上诉部评论道，旨在显示申请人医疗治疗程度的德语文件可以被接受为证据，尽管其权重较低

上诉人提供了约 72 页的文件作为证据。大多数文件都是德语。部长律师以这些文件不符合移民上诉部规则第 29(1) 条为由，反对接收这些文件。德语文件未被翻译成任何官方语言。上诉人解释说，这些文件的目的是证明其牙齿治疗的程度。这些文件被允许作为证据，但上诉人被告知，由于这些文件没有被翻译成加拿大的官方语言之一，因此无法对其进行评估或几乎无法对其进行评估。

移民上诉部在解释其类似规则时，说明了接收此类未翻译文件的逻辑和实用性，如下所示

上诉人提供了选定时间段的聊天信息副本。这些信息大部分都是外语。公民及移民部长律师认为，这些信息不应作为证据提交，因为它们不符合移民上诉部规则第 29(1) 条。智能手机、互联网通信和社交媒体的时代带来了难题。如果一对夫妇通过短信、聊天信息、Facebook 或类似的即时消息进行定期沟通，则公开所有信息将导致听证会沉溺于大量文件之中。翻译的成本将是高昂的。另一方面，提供未翻译的信息会限制其证明价值。仅提供样本可能会导致人们推断，剩余的信息包含不利于上诉人案件的证据。没有简单的解决方案。上诉人试图通过提供说明证据的法定声明来解决这个问题。这对有所帮助。我给这些证据赋予了一些权重，但由于这些信息是外语，因此我赋予的权重降低了。

另见伊莱亚斯诉加拿大案，联邦法院在该案中评论了移民上诉部一项基于证据未翻译而低估证据的裁决。法院评论说，证据未翻译与证据的证明价值无关，如下所示

移民上诉部认定，没有足够的证据表明埃莉亚斯女士和巴亚德先生经常联系。然而，记录中包含约 50 页的屏幕截图，显示了 2015 年和 2019 年通过 WhatsApp 或其他电话和消息应用程序进行的通信。移民上诉部因为这些信息是阿拉伯语且未被翻译而低估了这些证据。然而，重要的是联系的频率，而不是其内容。... 虽然这些问题可能不会独立地使移民上诉部的裁决变得不合理，但它们进一步削弱了其合理性。

在考虑此案时，应该注意到，移民上诉部的等效规则，即移民上诉部规则第 29 条，与上述 RPD 规则非常相似（“上诉主体在程序中使用的一切文件必须是英语或法语，或者，如果为其他语言，则必须提供英语或法语翻译以及译者声明”。）

此翻译要求适用于提交给委员会的视频和音频证据，这些证据也必须被转录

申请人经常向委员会提交音频和视频证据。这些证据必须被转录，转录内容应翻译成英语或法语。联邦法院在解释此规则的前一个版本时，在科尔特斯诉加拿大案中确认了这一点

规则 28 规定：“[在程序中使用的所有文件都必须是英语或法语，或者，如果为其他语言，则必须提供英语或法语翻译以及译者声明”。此外，难民保护部门规则的评论规定，“文件”包括“任何信函、备忘录、书籍、计划、地图、图纸、图表、图片或图形作品、照片、电影、缩微胶片、录音、录像带、机器可读记录，以及任何其他文件资料，无论其物理形式或特征如何，以及这些文件的任何副本”。在本案中，DVD 是一个未按规则要求翻译的“文件”。因此，小组有权不对其进行评估。

难民保护部门已确认，相同的推理适用于根据 RPD 规则的现行版本提交的视听和其他证据。 refugeeclaim.ca 的难民听证会准备：难民申请人指南手册在“视频、网站或其他电子文件是否需要翻译？”这个问题下指出“需要！您获得的所有证据都必须翻译成英语或法语。视频必须被转录”。这反映了最佳且通常的做法。

RPD 规则第 32(1) 条 - 申请人或受保护人文件的语言

Language of documents — claimant or protected person
32 (1) All documents used by a claimant or protected person in a proceeding must be in English or French or, if in another language, be provided together with an English or French translation and a declaration signed by the translator.

此规则适用于申请人或受保护人用于程序中的文件，而不是所有提供的文件

申请人有义务在其提供 BOC 表格时提供其所有相关的文件。这些文件无需翻译：加拿大难民程序/提供的信息和文件#附加到 BOC 表格上的文件无需在附加时翻译。相反，之后提供的文件必须翻译，因为提供这些文件的原因仅仅是申请人打算在听证会上依赖这些文件，因此，它们应在规则第 32(1) 条的含义内“使用”。

申请人无需提供程序语言的文件，只需提供英语或法语文件

申请人选择程序的语言，英语或法语。也就是说，根据规则第 32(1) 条，他们并不局限于提交该语言的文件。与部长在第 32(2) 条中的规则不同，申请人只需提供英语或法语文件（或为其他语言的文件，提供英语或法语翻译），无论程序语言是什么。RAD 成员道格拉斯·福特尼对这个问题作了如下评论

在本案中，如果 RPD 成员无法理解用法语提供的一份文件，正确的做法是将该文件作为证据接受，并如有必要，获得英语翻译。或者，也可以考虑获得法语-英语口译员的服务，他们在 RPD 听证会上可以帮助理解该文件的內容。

这得到了《加拿大联邦法院官方语言政策声明及英语和法语实质平等原则》的强化，该声明指出：“听证室的所有人员都可以自由使用他们选择的官方语言，包括诉讼当事人的律师。应任何诉讼当事人的要求，移民与难民局将做出安排，提供从一种官方语言到另一种官方语言的口译，同时考虑到可能需要第三方语言的口译。” 这在《官方语言法》第 14 条中得到了立法支持，该条规定

《联邦法院的官方语言
》14) 英语和法语是联邦法院的官方语言，任何人在联邦法院内或在任何联邦法院的诉状或发出程序中，都可以使用这两种语言中的任何一种。

根据《官方语言法》对该术语的定义，该委员会被视为“联邦法院”，因此受此规定的约束：加拿大难民程序/决定#在公开发布决定理由时，必须使用什么语言或语言？ 因此，申请人可以提供文件（无论是信件、信函、提交材料、通知或其他证据文件或非证据文件 - 请参阅上述对“文件”的广泛定义 加拿大难民程序/文件#规则 31 - 如何提供文件），只要它们符合规则 32 关于语言的要求。

如果申请人无力翻译所有文件，他们应该怎么办？

申请人有责任承担将所有书面材料翻译成法语或英语的费用。 有时，申请人无力翻译所有文件。这可能发生在申请人没有律师的情况下（因此无法从法律援助获得翻译预算），申请人有足够的资金聘请私人律师，但仍然无力翻译所有文件，因为文件特别多，以及申请人有权获得法律援助，但法律援助提供的翻译预算在案件中不足的情况。在这种情况下，申请人应告知部门这种情况，并能够证明他们采取了所有合理的措施来翻译文件

• 书面通知部门存在额外文件以及阻止它们被翻译的成本问题： 来自 refugeeclaim.ca 的指南《难民听证准备：难民申请人指南》建议申请人“书面告知[难民审查部]你还有其他你无力翻译的文件。”
• 寻找朋友、志愿者、家庭成员等来翻译文件： 申请人应准备好证明他们已尽力翻译文件。规则不要求翻译由专业人士完成：加拿大难民程序/文件#翻译人员不需要提供宣誓书，也不需要获得认证、精通两种语言，也不需要完全独立.
• 向法律援助申请（用于翻译的额外资金）： 例如，BC 法律服务协会为每个移民代理合同预授权最高 361 美元（1900 个字）的翻译费用。 律师可以在特定情况下申请授权翻译额外文件。同样，在安大略省，持有法律援助颁发的难民审查部证书的律师可以为翻译最多 3500 个字的费用在线向法律援助收费。对于超过 3500 个字的文件，律师可以提交申请，要求支付翻译的额外款项。

此外，申请人应考虑将争议信息提交给成员的其他方式

• 翻译最重要的文件： 来自 refugeeclaim.ca 的指南《难民听证准备：难民申请人指南》中针对申请人的说明是：“翻译可能非常昂贵。如果你无力翻译所有内容，请选择最重要的文件。”
• 只翻译文件的部分内容： 作为一种折衷方案，申请人可以尝试翻译文件中最重要或最相关的内容。但请参阅 加拿大难民程序/文件#拒绝接受仅部分翻译的证据，了解部门拒绝接收此类证据的自由裁量权，例如，部分翻译适当降低了可以附加在该文件上的权重。
• 在听证会上提供未翻译的文件，包括进行现场翻译： 来自 refugeeclaim.ca 的指南《难民听证准备：难民申请人指南》建议申请人“将[未翻译文件]带到听证会上，并向主审成员解释这些文件的内容。” 然后，成员有权要求口译员现场翻译文件的部分内容：加拿大难民程序/口译员#可以要求口译员翻译文件吗？
• 提供关于未翻译文件内容的法定声明或宣誓证词： 该委员会有权放弃规则，并将未翻译的文件作为证据录入记录（尽管由于缺乏翻译，可能赋予其较小的权重）。例如，移民上诉庭在解释其类似规则时，做出了以下评论

上诉人提供了一段时间的聊天记录副本。这些信息大多是外语。公民及移民部长律师认为，这些信息不应作为证据提交，因为它们不符合《IAD 规则》29(1)。智能手机、互联网通信和社交媒体的时代带来了两难境地。如果一对夫妇经常通过短信、聊天信息、Facebook 或类似的即时消息进行交流，所有信息的披露会导致听证会陷入大量纸质文件的泥潭。翻译成本将高得令人望而却步。另一方面，在没有翻译的情况下提供信息会限制其证明价值。只提供样本可能会导致人们推断，剩余的信息包含对上诉人不利的证据。没有简单的解决方案。上诉人试图通过提供解释证据的法定声明来解决这个问题。这有一些帮助。我赋予这些证据一些权重，但我赋予的权重减少了，因为这些信息是外语。

最后，申请人应考虑，除了他们在完成 BOC 表格时拥有的文件以及他们在之后获得的旅行和身份证明文件外，规则不要求申请人提交他们拥有的所有相关文件。相反，申请人只需要提交他们希望依赖的文件来陈述他们的案情，并且申请人必须采取所有合理的措施来证实他们在此情况下的申诉；请参阅规则 34 的评论：加拿大难民程序/文件#当事人需要在何时提供哪些文件？。因此，如果规则不要求向法庭提交争议证据，那么申请人可以考虑他们是否希望依赖该信息，以及是否可以通过其他方式获得相同的信息，例如通过证人证词。

如果申请人无力翻译文件，该委员会没有义务支付翻译费用

索赔基础表格上的说明是“对于所有非英语或法语的文档，请提供经认证的英语或法语翻译。您必须自行支付这些翻译费用”。难民上诉司已裁定，“为外文文档提供翻译的责任在于使用这些文档的一方，在本案中，是申诉人”。他们继续指出，“委员会可以并有时确实会翻译委员会打算用作证据的文档，但这与RPD的决定无关。RPD规则明确要求“用户”（在本案中是申诉人）提供外文文档的翻译。申诉人（上诉人）没有这样做，因此未能遵守规则”。

申诉人未经翻译的文档不被接受时的程序公正考虑因素

以上申诉人可能采取的行动列表涉及申诉人已尽合理努力翻译文档但因成本原因无法翻译的情况。申诉人可能在听证会上出示未经翻译的文档还有其他原因，包括他们声称不知道需要翻译这些文档。当申诉人的未经翻译的文档不被接受时，该司的小组已尝试以多种方式为当事人，尤其是无代理申诉人提供便利，包括允许当事人证明文档中讨论的事项，作为提出证据的替代方式（参见Huang诉加拿大案），以及允许当事人提交相关文档的适当翻译，以供听证后提交（尽管法院认为，委员会无需出于程序公正的理由这样做，即使申诉人无代理，但这一结论可能取决于该文档的证明价值，参见Soares诉加拿大案）。

RPD规则32(2) - 部长的文件语言

Language of Minister’s documents
(2) All documents used by the Minister in a proceeding must be in the language of the proceeding or be provided together with a translation in the language of the proceeding and a declaration signed by the translator.

如果文档以电子方式提供给RPD，则对翻译员签署的声明要求予以免除

《难民保护司：程序问题实践指南》规定，如果文档以电子方式提供，例如通过电子邮件、Connect或My Case门户，则签署要求予以免除。如果通过邮件、快递、传真或亲自送达提供这些文档，则签署这些文档的要求不会被免除。此外，所有文档都必须注明日期，即使是电子提交的文档。

部长必须在口头和书面诉状中使用诉讼语言

根据规则32(2)，部长在诉讼中使用的所有文档必须使用诉讼语言（或与翻译一起提供）。关于上述规则中“文档”和“诉讼”的正确范围可能会出现问题。例如，如果部长提供干预通知，它是否是在“诉讼”中使用的“文档”？

本规则中“文档”的含义

提出的一个论点是，本规则中使用的“文档”一词只包括作为证据的文档，不包括来自部长的通知。基于上面关于“文档”定义部分提供的观察和引用，这种论点最好被拒绝：加拿大难民程序/文档#这些规则中使用的“文档”是什么？.

本规则中“诉讼”的含义

根据规则32(2)，部长在诉讼中使用的所有文档必须使用诉讼语言（或与翻译一起提供）。有时，人们会提出这样的论点，即干预通知之类的文档在提供时并未在诉讼中使用，因为“诉讼”在规则1中定义如下：“诉讼包括会议、申请或听证”。相反，并非为了在这些列出的诉讼中的任何一个中使用而提供，而是为了通知目的提供。最好避免这种语义上的争论，并且应该拒绝这种论点，理由如下

• 正如委员会在其《关于官方语言和英语和法语实质平等原则的政策声明》中所述，“语言权利通常应给予广泛和自由的解释”。
• 规则1中对诉讼的定义“包括”列出的程序，但没有表明它仅限于这些程序。RPD规则服从该法，该法在第170条中设想了对难民保护司“诉讼”的广泛和扩展的概念，包括在没有举行任何听证的情况下做出的档案审查决定是在诉讼中发生的（第170(f)条），委员会向部长提供听证通知也是在诉讼中发生的（第170(c)条）。如果通知部长听证是在“诉讼中”发生的，那么很难理解为什么部长的通知不应该同样被认为是在“诉讼中”使用而提供的。 此外，在Duale诉加拿大案中，法院评论说，该法第167条中使用的“诉讼”包括比RPD前的实际听证更多内容。因此，第168(1)条允许一个部门确定，在其面前的“诉讼”因以下等预先听证事项而被放弃，例如未能提供所需信息或未能按要求与该部门沟通。 请参见对该法中“诉讼”一词的解释的讨论：加拿大难民程序/定义#对“诉讼”定义的评论.
• 此外，部长的干预通知必须包含规则29要求的详细信息，如果未包含这些详细信息，则适当的补救措施是，干预通知将不被接受。 显然，部长提供干预通知是为了能够在听证会上将其作为证据，证明已遵守要求进行此类通知的规则。
• 最后，这些通知的目的已描述如下：“[规则29(2)(a)]旨在迫使部长向申诉人提供通知，说明他们为什么决定干预其索赔。这是为了让申诉人预先了解部长对索赔的担忧，以便申诉人能够准备对这些担忧的回应。这是一个程序公正问题。” 如果未以诉讼语言提供此通知，则向申诉人提供有关部长担忧的这种具体预先信息的目的是可以被破坏的。

根据《官方语言法》的部长义务

最终，对这个问题的更佳理解是，部长有法律义务提供所有文件，包括诉状和其他程序性文件，使用诉讼的语言，这种义务源于《官方语言法》，该法被视为准宪法法令。^[46] 《官方语言法》规定，在联邦机构是民事诉讼当事方的情况下，应使用其他当事方选择的语言进行任何口头或书面诉讼，除非联邦机构能够证明未收到对所选语言的合理通知，才可例外。

女王为当事方时民事诉讼的语言

18 在女王陛下以加拿大名义或联邦机构为联邦法院的民事诉讼当事方时，

(a) 女王陛下或相关机构应在诉讼的任何口头或书面诉讼中使用其他当事方选择的官方语言，除非女王陛下或该机构能够证明未收到对所选语言的合理通知；以及

(b) 如果其他当事方未能选择或就诉讼中使用的官方语言达成一致，女王陛下或相关机构应根据情况选择合理的官方语言。^[47]

虽然目前似乎没有相关司法判例，但可以认为，该规定适用于加拿大移民、难民和公民部 (IRCC) 和公共安全和紧急准备部 (PSEP) 的部长代表，他们在委员会面前进行干预时适用。此类诉讼属于“联邦法院管辖”，根据《官方语言法》第 3(2) 条的定义，是指“任何由议会法案设立或根据议会法案设立并行使裁决职能的法院、法庭或其他机构”。联邦上诉法院在Devinat v. Canada案中得出结论，IRB符合此定义。^[48] 此外，部长代表参与委员会诉讼似乎构成“联邦机构”成为诉讼当事方的场景。“联邦机构”在《官方语言法》中定义很广泛，不仅包括公民与移民部和公共安全与紧急准备部（基于该法第 3 条中“联邦机构”和“部门”的定义），还包括“任何由议会法案指定为女王陛下以加拿大名义的代理机构，或受联邦政府总督或皇冠部长指示的机构”，这可能包括根据《移民和难民保护法》授权的部长代表，其权力源于该法第 6 条，该条规定，“部长可以指定任何个人或类别的人为官员，以执行本法任何条款的任何目的，并应指定这些官员的权力和职责”。^[49]

如果申诉人将语言从法语更改为英语，或反之，部长必须提供他们打算使用的文件的翻译件。

根据先前版本的RPD规则，实践中这些文件无需翻译。

根据 2002 年版本的规则，对第 32(2) 条前身规则的措辞解释为，部长无需在申诉人随后更改诉讼语言的情况下提供文件翻译件。例如，如果申诉人选择用法语进行诉讼，部长向申诉人提供了一份法语文件，而申诉人随后决定他们更喜欢用英语进行诉讼，部长没有义务提供该文件的英文新翻译，而是可以依赖先前披露的文件。关键问题是，该文件是否在发送时以诉讼的语言提供给了申诉人。

联邦法院在Blanco v. Canada案中解决了这个问题，该案涉及移民部先前版本的规则，该规则与RPD规则中的措辞一致。在该案中，当事人以英语开始诉讼。申诉人随后聘请了新的说法语的律师。委员会随后批准了申诉人将诉讼语言更改为法语的申请。与此同时，小组和部长都拒绝提供部长先前以英语发送给申请人前律师的文件的法语翻译件。申诉人在听证会上辩称，小组不能合法地将英语文件作为证据提交，因为这些文件在听证会之前没有翻译成法语。联邦法院驳回了该论点，理由是“很明显，当被告提供这些文件时，诉讼语言是英语，因此不需要法语翻译”。^[50] 这种解释似乎取决于当时存在的移民部规则，该规则规定，“如果部长提供一份非诉讼语言的文件，部长必须提供翻译件和翻译员声明。[强调部分添加]”。基于该规则规定翻译的触发因素是文件提供时的诉讼语言，法院得出结论，这些文件可以作为证据在听证会上合法提交。

2012 年RPD规则对该条款的更改现在要求该文件在使用时必须使用诉讼语言。

Blanco判决（上文）中强调的委员会的实践遭到了众议院官方语言委员会成员的强烈批评。^[51] 官方语言专员随后要求委员会对RPD规则进行更改，更改内容涉及关于RPD诉讼语言的规则。委员会确定，新RPD规则的目标之一是“解决官方语言专员办公室（OCOL）的这些建议”。^[52] 新（现行）第 32(2) 条的措辞要求“部长在诉讼中使用的所有文件必须使用诉讼语言，或者提供翻译件，翻译件必须使用诉讼语言，并附有翻译员签署的声明[强调部分添加]”。这与 2002 年版本规则中该规则的先前措辞不同，当时该规则的措辞为：“如果部长提供一份非诉讼语言的文件，部长必须提供该语言的翻译件和翻译员声明”。^[53] 该规则侧重于文件的使用，这似乎表明，根据新规则，Blanco v. Canada案中的情况不会再次发生，因为如果部长想继续依赖这些文件，他们有义务提供以前提供过所有文件的翻译件。

RPD规则 32(3) - 文件语言 - 对翻译员声明的要求

Translator’s declaration
(3) A translator’s declaration must include translator’s name, the language and dialect, if any, translated and a statement that the translation is accurate.

对翻译员声明有什么要求？

翻译后的文件应符合以下要求

• 除了翻译件，还应提供原文本的副本：第 32(1)、32(2) 和 32(3) 条连同阅读，要求提交原文本的副本以及其翻译件。
• 翻译声明必须符合规则32(3)中列出的所有要求：翻译声明应采用以下格式：“翻译声明必须包括翻译的姓名、翻译的语言和方言（如果有）以及翻译准确的声明。”
• 翻译声明应签字：索赔理由表格中有关文件翻译的说明是，索赔人应“为所有非英语或法语文件提供经过认证的英语或法语翻译”。 索赔理由表格中解释说，翻译必须“经过认证”这一要求将在以下情况下得到满足：任何提供的文件都附有翻译声明，该声明符合规则32(3)的要求（“翻译声明必须包括翻译的姓名、翻译的语言和方言（如果有）以及翻译准确的声明”），并且该声明由翻译签字。 但是，难民保护司：程序问题实践通知免除了电子提交声明时的签字要求。
• 翻译声明应注明日期：难民保护司：程序问题实践通知有一个部分讨论了口译员或翻译的声明，该部分规定所有此类文件必须注明日期，即使是电子提交的。
• 翻译应与索赔人保持一定程度的独立性：最佳做法是，翻译应与索赔人保持一定程度的独立性。
  • 案件的记录律师不应充当翻译：难民保护司对索赔人说：“您的律师[...]不能翻译您的文件。” 难民保护司认为，“同时担任代表人和口译员可能会造成利益冲突”。 律师本人不应充当翻译，因为如果对所涉翻译的准确性出现任何问题，那么他们可能会被传唤作证。虽然这种情况可能会发生（例如，其他法律背景下的案件已经裁定，“虽然律师同时担任辩护人和证人是非常不利的，但当事人有权让他的律师出庭作证”），但它引发了关于潜在利益冲突和后勤障碍的问题。但是，正如法院在Grandmont诉加拿大案中接受的那样，索赔人选择的律师事务所的内部人员可能被认为是可接受的翻译文件的人。
  • 索赔人本人及其近亲不应充当翻译：难民保护司对索赔人说：“您不允许自行翻译文件。” 在解释其类似规则时，移民上诉司也拒绝了文件，其依据是，除其他事项外，这些文件“未完全由独立的翻译员翻译”。 规则中此独立性要求的依据似乎有些不足，但可以认为它源于委员会应赋予证据的权重——尤其是如果在听证会上出现关于翻译人员的任何其他可信度问题。Kinbrace社区协会的难民听证会准备：难民索赔人指南强调了这种独立性，该指南指出最好让翻译人员不是亲戚：“认证翻译人员是最好的，但不是必须的。如果您无力支付专业翻译人员，您可以让您信任的其他人（最好不是亲戚）为您翻译文件。”

如果文件没有包含适当形式的翻译声明，一般不应接受该文件。

如果未满足翻译声明的要求，一般程序是不应接受该文件。例如，移民上诉司评论如下

虽然这些文件有英文翻译，但没有附带[翻译声明]，这是必须的。... 因此，移民上诉司无法确定这些文件是否已从中文正确翻译成英文。因此，移民上诉司不能接受这些文件。

正如联邦法院在Gorgulu诉加拿大案中所说，“除非有确认翻译准确的证据，否则英文文件中的信息只是无关紧要的，因为缺少与原始文件的必要联系。... 英文文件本身没有证据价值。在没有翻译员的证明证明英文文件是原始文件的准确翻译的情况下，决策者没有理由考虑英文文件。它们只是无关紧要的。”

当事人有时会试图提供通过 Google 翻译等自动化系统翻译的证据。由于没有为该证据提供规则 32(3) 翻译员声明，因此一般不应将其作为证据提交。由于“委员会无法确定其是否准确”，移民上诉司拒绝将此类 Google 翻译作为证据提交，包括由部长提供的翻译。 难民保护司的成员也采取了同样的做法。 难民保护司专门就这一点发布了一份名为难民保护司实践通知：遵守难民保护司规则的实践通知，其中对 Google 翻译进行了如下评论

难民保护司经常收到未经翻译或已翻译但未附带翻译员声明的文件。有时这些文件已通过 Google 翻译等网络工具翻译。此类翻译不符合难民保护司规则 32，会导致诉讼程序延误，并且可能不被主持成员接受。

2024 年，上述实践通知被难民保护司：程序问题实践通知取代，其中规定

3.5 文件翻译非法语或英语文件必须附带法语或英语翻译。翻译必须由提供翻译准确声明的人类翻译员完成。使用 Google 翻译或其他软件等网络工具翻译文件不符合难民保护司规则 32。

但是请参阅Gorgulu 诉加拿大案，该案中，申请人提交了没有翻译员声明的文件，法院认为，决策者在没有先提醒申请人缺少认证的情况下就排除证据的做法是不合理的。 在该案件中，法院发现，“合理的决策者会得出结论，缺少翻译准确性的认证可能是由于提交文件的翻译员和/或律师的疏忽。”

翻译员无需提供宣誓书，也不需要获得认证，也不需要精通两种语言，也不需要完全独立。

只要做到这一点，翻译声明不需要满足规则中没有的其他要求。

• 翻译员的声明不需要是宣誓书：例如，翻译员的声明不需要以宣誓书的形式出现；移民上诉司在解释其类似规则时得出了这一结论：“小组并不认同被告对翻译证书的担忧。虽然没有以宣誓书的形式出现，但规则并没有要求这样做”。
• 翻译员不需要“获得认证”：许多机构都为翻译员和口译员提供认证，从委员会本身到像不列颠哥伦比亚省翻译员和口译员协会这样的专业组织。 虽然使用认证翻译员可能是个好主意，但这不是规则的要求。移民上诉司在解释其类似规则时得出了这一结论：“部长律师认为，... 翻译不构成可信证据，因为它们不是由认证翻译员完成的。... 小组认为，即使不是由认证翻译员完成的，上诉人提交的文件显示了双方之间的交流... 小组可以考虑这些文件”。
• 翻译人员不必精通两种语言： 规则中的要求只是翻译人员提供“翻译准确的声明”，仅此而已。渥太华大学难民援助项目有一个听证会准备工具包，其中讨论了翻译人员必须具备的两种语言的熟练程度。该工具包包括翻译员声明的样本，包括翻译员完全精通两种语言的情况，以及翻译员不精通两种语言的情况。他们指出，在翻译人员不完全精通两种语言的情况下，可以使用的可接受声明如下：“我，____(姓名_______，____(地点)____ 市居民，兹证明我已将这份结婚证书从 ____(原文语言)___ 翻译成英语，并且我部分具备进行此类翻译的能力，因为我对 ____(原文语言)___ 和英语语言部分精通。由于没有完全精通的翻译人员，因此我只能进行部分翻译。” 也就是说，当事人可以使用不精通的翻译人员，但风险自负：法院指出，在RPD或RAD面前出庭的当事人有责任提供他们自己以英语或法语以外的语言撰写的文件的认证翻译件，而部门不必注意当事人提交的文件中可能存在的翻译错误。
• 翻译人员不必完全独立于申请人： 如上所述，翻译人员应在一定程度上独立于申请人，但所需的独立程度并不高。RPD对申请人表示：“你不允许自行翻译文件。你的律师也不能翻译你的文件。” 这种独立性也被公共程序说明所强调，包括Kinbrace社区协会的《难民听证会准备：难民申请人指南》，该指南指出，最好让翻译人员不是亲属：“认证翻译人员是最好的，但不是必须的。如果你不能支付专业翻译人员的费用，你可以找其他人（最好不是亲属）来为你翻译文件。此人必须签署翻译声明。” 正如法院在Grandmont诉加拿大案中所接受的那样，申请人选择的律师事务所的内部人员可以被认为是可以执行此任务的。 更多信息请参见：加拿大难民程序/RPD规则31-43 - 文件#翻译人员声明对文件的要求是什么？

RPD规则33 - 部门披露和使用文件

Disclosure and Use of Documents

Disclosure of documents by Division
33 (1) Subject to subrule (2), if the Division wants to use a document in a hearing, the Division must provide a copy of the document to each party.

Disclosure of country documentation by Division
(2) The Division may disclose country documentation by providing to the parties a list of those documents or providing information as to where a list of those documents can be found on the Board’s website.

这条规则没有时间限制，可以在听证会期间提供新文件

RPD规则第33(1)条规定，如果RPD“希望在听证会中使用文件，部门必须向各方提供该文件的副本。” 法律确认，第33(1)条没有时间限制，并且RPD可以在听证会上向申请人披露文件。 在休息期间向律师提供文件副本本身并非程序不公。 但请参阅：加拿大难民程序/被听取意见权和公平听证权#委员会的披露权和义务.

部门有权在作出决定之前提供听证会后文件

RPD规则33涉及部门在听证会中想要使用文件的副本时的情况。如果部门想要在听证会后向当事人提供文件呢？部门可以这样做，并且虽然必须邀请当事人对任何此类听证会后披露发表意见，但它不必随后重新开始听证会。部门在听证会后提供此类文件的权力在委员会对先前版本RPD规则的公开评论中得到了强调，评论中写道：“如果部门认为使用该文件有助于确保对难民保护申请的全面和适当的认定，部门可以在听证会后向申请人（以及如果部长已干预，则向部长）提供该文件。申请人将有机会对该文件发表意见。” 虽然该公开评论不再由IRB发布，但其原则仍然有效。

RPD有义务应部长要求向部长提供规则要求的文件和信息

该法案第170(d)款要求部门应要求向部长提供该法案第100(4)款所述的文件和信息，即委员会规则要求的文件和信息。

100(4) 在入境口岸境内提出难民保护申请并被转交难民保护部门的人员，必须按照委员会规则，在规定的时间内向部门提供委员会规则要求的文件和信息（包括有关申请理由的文件和信息）。

小组应考虑最新的国家文件包

委员会难民认定程序国家文件包政策（日期为2019年6月）承诺，“RPD和RAD将考虑最新的NDP(s)，以支持对未来风险的评估。” 委员会的小组应遵守此政策。这对文件中应披露哪些NDP以及披露的NDP的时效性都有影响。

• 哪些NDP被披露： 小组应确保其考虑相关的NDP，包括与国籍国相关的NDP，以及与前习惯居住国相关的NDP，如果该概念适用。例如，在El Hraich诉加拿大案中，法院评论说，“没有迹象表明小组在做出决定之前考虑了关于阿联酋的国家文件包”，并指出法院发现，如果申请的关键要素（例如，无国籍者的前习惯居住国的返回权）存在争议，RPD应检查和参考可用的国家文件。 此外，小组可以考虑其他相关的NDP，例如上诉人经过的国家的NDP。 有关信息，请参见：加拿大难民程序/RPD规则22 - 专业知识#在依赖“公认事实”之前，小组何时必须发出通知？
• 披露的NDP是否最新： 在赵诉加拿大案中，法院裁定，“作为程序公正的原则，[委员会]有义务披露最新的NDP，并给申请人机会对此事做出回应并发表意见。” 同样，在Oymali诉加拿大案中，法院裁定，“在评估风险时应考虑最新的NDP”。

在申请处于保留状态期间发布了新的NDP的情况下，考虑最新的NDP的义务也适用于这种情况。但是，这一原则有一些限制

• 它不适用于NDP以外的文件： 在Tambwe-Lubemba案中，法院考虑了委员会的小组是否必须考虑听证会后由委员会收到的但未明确放在文件中的最新国家文件。该案的申请人认为，审理其申请的小组应考虑听证会后但决定尚未做出之前，由难民部门文件中心收到的信息。法院的裁决是，该小组没有义务考虑成员没有看到且没有由申请人提交的信息。
• 当新信息对决定没有影响时，它不适用：如果 RAD 未考虑最新的 NDP，并且该疏忽导致仲裁庭未能考虑并评论与其发现相矛盾的证据，则这可能构成可审查的错误。 在 Worku v. Canada 一案中，联邦法院裁定，当没有迹象表明该信息与 RPD 考虑的信息有重大差异时，委员会不受限于考虑最新的 NDP 信息。 因此，委员会的 难民决定程序中国家文件套件政策 是“RAD 仅在希望依赖新 NDP 文件时才将其披露给各方”。 如果小组在修改“可能影响结果”的情况下未考虑 NDP 的更新，则该小组将犯错。 但是，申请人有责任证明新的 NDP 包含足够不同的、新的和重要的信息。

另见：加拿大难民程序/RAD 规则第一部分 - 适用于以受上诉人身份提出上诉的人的上诉规则#需要通知的新问题是什么？.

小组应考虑最新的国家文件套件这一事实并不意味着小组需要仔细审查其中的每一份文件，以寻找任何可能支持或阻碍索赔人的陈述；关于这一点的讨论，请参见 加拿大难民程序/委员会的调查性任务#难民事项中存在共同的调查事实义务.

规则 33(2)：部门可以通过提供信息来披露国家文件，信息内容为在委员会网站上可以找到这些文件清单的位置。

RPD 规则 33(2) 规定“部门可以通过向各方提供这些文件的清单，或提供信息说明在委员会网站上可以找到这些文件的清单的位置，来披露国家文件。” 委员会网站上的文件清单中列出了一些文件，但文件本身仅通过电子邮件提供，特别是附加到委员会研究部门生成的索取信息回复中的身份证明文件样本。 法院裁定，此类样本未在 IRB 网站上在线发布的 NDP 中复制，并不违反程序公正。 在 Zerihaymanot v. Canada 一案中，法院指出“该样本文件附在 NDP 中的索取信息回复中，并附有说明要获取附件副本，必须发送电子邮件请求的说明。 规则 33(2) 规定，披露国家文件可能包括由部门提供文件或告知可以在哪里找到信息。” 此外，在本案中，在 RPD 听证会上，律师被引导至样本出生证明，并且从律师的提问和陈述中可以清楚地看出律师拥有该文件。 法院指出，似乎没有要求将 NDP 公开发布在互联网上，并且在 1990 年代，当没有这样做时，联邦上诉法院得出结论，文件在 IRB 文件中心可用就足以公平：Mancia v Canada。

RPD 规则 34 - 各方披露他们在听证会上想使用的文件的义务、流程和时间表

Disclosure of documents by party
34 (1) If a party wants to use a document in a hearing, the party must provide a copy of the document to the other party, if any, and to the Division.

Proof that document was provided
(2) The copy of the document provided to the Division must be accompanied by a written statement indicating how and when a copy of that document was provided to the other party, if any.

Time limit
(3) Documents provided under this rule must be received by their recipients no later than
(a) 10 days before the date fixed for the hearing; or
(b) five days before the date fixed for the hearing if the document is provided to respond to another document provided by a party or the Division.

各方在什么时候需要提供什么文件？

规则 34(1) 涉及各方“想”在听证会上使用的文件。 该规则规定，这些文件必须在听证会定日期前 10 天之前收到（除非根据规则 34(3)(b)，它们是作为对其他方提供的文件的回应而提供的，在这种情况下，截止日期是听证会前 5 天）。 这一酌情规则允许，但不要求，索赔人提交文件。 它可以与规则 7(3) 相比，规则 7(3) 要求索赔人提供某些类型的文件。 具体来说，规则 7(3) 规定，索赔人“必须”将他们拥有的所有“相关文件”附在其索赔依据表格中，包括身份和旅行文件（无论真假）。 唯一的例外是，由官员没收的文件或由官员提供给部门的文件。 简而言之，RPD 规则确立的文件披露截止日期似乎如下：

索赔阶段	文件类型	披露义务	截止日期	规则
提供 BOC 表格时	索赔人拥有的所有相关文件	强制性披露	必须附在 BOC 表格上	规则 7(3)
提供 BOC 表格后	索赔人的身份或旅行文件	强制性披露	索赔人获得后，必须“立即”提供	规则 7(4)
提供 BOC 表格后	任何其他“一方想使用”的文件	酌情/可选	听证会前 10 天（或 5 天，如果作为回应）	规则 34

因此，这些规则似乎建立了一个制度，在该制度中，索赔人有义务在提供其 BOC 表格时提供其拥有的所有相关文件。 对于索赔人在那之后拥有的文件，除身份或旅行文件外，索赔人可以自行决定是否提交这些文件，并且只有在他们想在诉讼中使用这些文件时才需要提交。 该原则的一个限定是，

• 索赔人有义务提交他们在任何时候拥有的身份和旅行文件（无论真假）(加拿大难民程序/RPD 规则 3-13 - 要提供的信息和文件#索赔人有义务在提供其 BOC 表格时提供其拥有的任何相关文件)；
• 虽然部长没有义务成为诉讼的一方（加拿大难民程序/RPD 规则 29 - 部长的干预#部长有权干预诉讼，但没有义务这样做），但一旦部长介入并提供披露，其披露必须是“完整”的，不能有选择性。未能这样做将违反自然正义。用联邦法院的话来说，“至少，如果部长选择披露证据，则该披露必须完整。” 联邦法院指出，可以预期部长会坦率，部长有坦诚的义务。 如果部长没有提供完整的披露，程序公正可能要求 RPD 向相关加拿大执法机构进行查询，以获取文件，例如。 然而，相反的是，在移民局的诉讼中，部长的披露不需要是“完整的”。 一般来说，Stinchcombe原则[关于在刑事案件中提供披露]不适用于行政环境；也就是说，在行政环境中，如果仲裁庭决定的潜在后果足够严重，可能需要提供类似于Stinchcombe的强化披露义务。 例如，在移民局，如果个人被拘留，则适用强化披露义务：“被拘留者需要了解针对他们的案件，这会产生披露义务。为了有效，披露义务不能局限于部长打算依赖的信息。所有相关信息都必须披露，包括只对被拘留者有利的信息。" 同样，在移民局，CBSA 可能会承担向 RCMP 进行合理查询的义务，以获取所有记录，包括免责记录，这些记录可能与不可入境听证会有关，并将这些记录提供给诉讼对象。 此外，在法律上，行政诉讼中的一方披露和第三方披露有所区别； 针对第三方持有的信息，例如 CBSA 参与了案件，但 RCMP 也进行了调查，适用不同的原则。 正如塞巴斯蒂安·格拉蒙德法官指出的那样，完全披露有利于整个司法系统，因为它有助于寻求真相，让大家能够获取信息和检验主张。
• 申索人有义务采取合理的措施提供可接受的文件，以证明其身份和申索的其他要素（加拿大难民程序/RPD 规则 3-13 - 需要提供的信息和文件#申索人有义务尽合理努力证明其身份并佐证其申索）；并且
• 如果委员会选择这样做，可以强制要求作证和提供证据（加拿大难民程序/RPD 规则 3-13 - 需要提供的信息和文件#部门可以指示申索人提供具体文件）。

上述提供文件的时限在所有申索人收到的申索理由表格中再次重申：“如果您在提供 BOC 表格后获得更多支持您申索的身份或旅行证件，请立即向 IRB 提供两份副本。如果您在提供 BOC 表格后获得更多文件（身份或旅行证件除外），这些文件支持您的申索，请在听证会前至少 10 天向 IRB 和部长（如果部长是当事方）提供一份副本。” BOC 表格的封面上也写道：“您有责任获取并向 IRB 提供可能支持您申索的任何文件。”

上述规则中规定的文件披露义务也与部门在未提供文件的情况下推断信誉不利推断的能力是截然不同的。即使根据规则，申索人无需提交上述特定文件，但如果申索人未这样做，部门可能会认为申索人未提供文件表明其害怕向委员会提供证据，从而允许委员会对该文件本来可以用来证明或证实的事实信誉做出不利推断。当然，只有在申索人有机会在部门确定其担忧后提供证据，或者该证据是申索人必须提供的，才能做出这种不利推断。此外，联邦法院已经裁定，“委员会不能仅仅因为一方未能提供任何证实其指控的外部文件而做出负面推断，除非申请人的信誉受到质疑”。 有关更多详细信息，请参阅规则 11 的讨论：加拿大难民程序/RPD 规则 3-13 - 需要提供的信息和文件#RPD 规则 11 - 证明身份和申索其他要素的文件.

规则 34(2)：证明文件已提供

规则 34(2) 规定，“提供给部门的文件副本必须附有一份书面声明，说明如何以及何时向另一方（如果有）提供了该文件的副本”。在考虑该声明的内容时，可以参考相关的 RAD 规则

Proof document was provided
34 (1) Proof that a document was provided must be established by 
(a) an acknowledgment of receipt signed by the recipient or a statement of service, if the document was provided by hand; 
(b) a confirmation of receipt if the document was provided by registered mail, courier, fax or email or other electronic means; or 
(c) a statement of service if the document was provided by regular mail.

Statement of service
(2) For the purpose of paragraph (1)(a) or (c), a statement of service consists of a written statement, signed by the person who provided the document, that includes the person’s name and a statement of how and when the document was provided.

Statement – unable to provide proof
(3) If a party is unable to provide proof that a document was provided in a way required by paragraph (1)(a) to (c), the party must provide a written statement, signed by the party, that includes an explanation of why they are unable to provide proof.

请参阅：加拿大难民程序/RAD 规则 第 3 部分 - 适用于所有上诉的规则#RAD 规则 34：证明文件已提供.

向 RPD 提供延迟文件证据的当事方必须使用部门指定的表格提出申请

向 RPD 提供延迟文件证据的当事方必须使用“向难民保护部门提交延迟披露的申请”表格提出申请。使用该表格是强制性的，但 RPD 表示将对没有代理的当事方灵活地适用这一要求。 RPD 表示，“虽然 RPD 规则 36 规定了成员在决定是否接受延迟披露时需要考虑的因素，但该规则或任何其他规则都没有规定提交延迟证据的程序。” RPD 表示，他们的执业通知“通过制定一项包含新表格的程序，使事情更加清晰。”

如果申索人提交的文件晚于规则 34(3) 中规定的时限，委员会必须考虑其提供救济的自由裁量权

规则 34(3) 中提供文件的时限必须与 IRPA 第 170 条一起阅读，特别是该条款的以下分节

Subsections 170 (e), (g) and (h) of the IRPA however indicate that in any proceeding before the RPD it:
(e)  must give the person . . . a reasonable opportunity to present evidence . . .;
(g)  is not bound by any legal or technical rules of evidence;
(h)  may receive and base a decision on evidence that is adduced in the proceedings and considered credible or trustworthy in the circumstances.

在Trboljevac v. Canada一案中，法院评论道：“虽然小组成员知道规则 34(3) 中规定的十天披露文件期限，但成员没有承认或似乎没有意识到IRPA条款允许他们即使如此也可以接受这些文件，这实际上阻止了申请人证实其申索。... 小组成员应该说明他们为什么拒绝行使IRPA 第 170 条赋予他们的自由裁量权。未能行使该自由裁量权是本案中违反自然正义的行为。” 委员会接受迟交文件的自由裁量权受以下规则 36 指导：加拿大难民程序/文件#规则 36 - 使用未披露的文件.

当听证会多次开庭时，提交文件的 10 天期限会重置

规则 34 中的“听证会定日之前几天”这一短语的解释可能产生问题。根据规则 34(3)，根据该规则提供的文件必须在听证会定日之前至少 10 天收到。如果听证会延期安排在听证会第一次开庭后 10 天以上，这是否意味着在下次开庭之前至少 10 天提交的任何文件都是根据 RPD 规则 34(3) 规定的“至少在听证会定日之前 10 天”提交的？这个问题的答案似乎是肯定的。难民保护部门：程序问题执业通知中写道

后续庭审与首次庭审的相同要求适用。例如，如果听证开始后延期至稍后日期完成，如果在第二次庭审日期前 10 个日历日（或如果该文件是为回应另一份文件提供的，则为 5 个日历日）收到这些文件，则不需要申请。

RPD 规则 35 - 相关且非重复文件

Documents relevant and not duplicate

35 Each document provided by a party for use at a proceeding must
(a) be relevant to the particular proceeding; and
(b) not duplicate other documents provided by a party or by the Division.

使用国家文件包并不排除披露其他原籍国信息。

委员会在《难民认定程序中的国家文件包政策》中指出

在难民保护司进行的所有难民索赔之前，将向各方披露相关的 NDP，作为难民认定中 COI 证据的标准来源。根据 RPD 规则 33(2)，RPD 向各方提供有关在委员会网站上可以找到 NDP 的信息，各方有责任在听证前检查 IRB 网站以获取相关 NDP 的最新版本。……使用 NDPs 并不排除该部门或诉讼一方披露 NDP 中未包含的其他 COI。此类信息必须根据具体情况披露，并受每个部门的法律和程序要求的约束。

必须提出申请才能提交超过 100 页的国情证据。

对提供个人文件作为书面证据没有页数限制。 然而，对于国情文件，委员会在 2018 年发布了《关于在难民保护司出庭的当事人和律师的通知 - 大量的国情证据》，其中规定了关于提交给难民保护司的大量国情证据披露的程序。根据该实践通知，各方应正式申请提交每国参考超过 100 页的国情证据。 超过指定页数限制的国情证据披露应附上根据 RPD 规则 50 提出的申请。在 COVID-19 大流行期间，该实践通知被暂停。 在 COVID 时期之后，在 2024 年，该实践通知正式宣布不再生效，但相同的内容包含在新《难民保护司：程序性问题实践通知》中，其中指出

在 RPD 处提交国情证据而无需申请的页数限制为每个文件 100 页（一起审理的索赔或申请视为 1 个文件）。页面每侧计为 1 页（如果使用页面的两侧，则计为 2 页）。在本部分实践通知生效之前提交给 RPD 的文件不计入总页数。

如果索赔或申请涉及多个参考国家，则每个参考国家的页数限制为 100 页。

提交超过页数限制的国情证据的一方必须使用此表格申请提交大量的披露给难民保护司。使用此表格是强制性的，但 RPD 将灵活地对无代表当事人适用此要求。

申请应说明每个文件与索赔人（s）的具体情况的相关性。各方应查阅相关的国家文件包（s）以确保文件不重复。

目录和传真确认页不计入 100 页限制。 大量的披露申请必须在听证前 10 天提交，否则当事人还需要使用 IRB 网站上的申请表提交延误披露申请。

如何判断文件是国情证据还是其他证据？

正如实践通知中所述，提交给 RPD 的证据通常分为两大类：与当事人相关的文件（例如，身份证明文件，警报记录等）以及关于国情的证据（例如人权报告，有关该国情况的研究等）。本实践通知仅适用于国情证据。谈及索赔人个人风险并针对其索赔的证据，例如由索赔人本人或关于索赔人本人的证据，将被视为个人文件。相反，国情文件是指与索赔人所在国家的人权状况相关的证据。每种情况下的问题是，特定文件的首要目的是证实索赔人的个人资料，还是谈及与索赔人所在国家相关的人权或其他事实和条件。

《难民保护司：程序性问题实践通知》在“个人文件”一词旁边包含一个“信息气泡”，该气泡会弹出以下信息

“个人文件”是指针对个别索赔人的证据。一些例子是

• 身份证明文件
• 政治组织成员身份证明
• 医疗报告
• 心理报告
• 警报文件
• 商业记录
• 新闻报道
• 签证和旅行证件
• 社交媒体
• 来自了解索赔情况的人员的信函或宣誓书，例如目击事件的人员

refugeeclaim.ca 的指南《难民听证准备：难民索赔人的指南》提供了每种类型文件的示例。关于个人文件，他们列出了

• 是否有照片、信件、视频、电子邮件或其他文件显示你遇到的问题？把它们拿来！
• 你是否去过警察局或其他政府机构寻求帮助？获取警报记录或其他证明你访问过的证明。
• 你是否接受过医疗救治？获取你的医院或医生的记录。
• 是否有关于与你的案件有关人员的新闻报道？把它们拿来！
• 是否有目击你遭遇的人员？请他们写下发生的事情并发送给你。如果可能，请此人面前律师或公证人宣誓（声明）他们的陈述属实。
• 是否有经历过类似问题的其他人？请他们用文字描述他们的经历。如果可能，请此人面前律师或公证人宣誓他们的陈述属实。
• 你的索赔是否基于你的宗教身份或政治党派或其他团体的成员身份？获取显示你成员身份的文件。
• 你是否因遭遇的事情而遭受精神健康问题？获取加拿大医生或心理学家出具的记录你健康问题的报告。
• 你还需要身份证明文件来证明你的国籍。

《难民保护司：程序性问题实践通知》在“国情证据”一词旁边包含一个“信息气泡”，该气泡会弹出以下信息

国家情况证据是指关于您声称寻求保护的国家情况的书面证据。例如来自信誉良好的来源的报告，例如人权组织和可靠的新闻机构。IRB 为每个国家编制了国家文件包（NDP）。NDP 包含提供国家情况信息的公共文件的清单。IRB 在每个索赔中都将相关 NDP 信息视为国家情况证据。^[108]

关于国家情况文件，《难民听证准备：难民申请人的指南》指南列出了

• 此类证据包括来自信誉良好的来源的报告，这些报告记录了与您的索赔有关的人权侵犯、政治事件和其他新闻。
• 人权组织（例如大赦国际、人权观察组织）的最新报告、联合国报告、美国国务院国家报告、新闻文章或视频，展示了您所在国家的人权侵犯行为。
• 您所在国家报纸和人权组织的文章和报告。

同样，关于申请人可能参与的组织（即使在加拿大）的文件也属于与申请人所在国家人权状况相关的证据类别，只要这些文件没有提及申请人的姓名或以其他方式描述或提及申请人。因此，例如，如果部长希望干预以辩称申请人根据公约第 1F(a) 条被排除在外，如果部长希望提供超过 100 页的内容来证明有关组织在特定历史时期犯下了罪行，根据本执业通知，他们必须提出申请，以获得提交大量披露的许可。关于这两种类型文件之间差异的进一步讨论，请参见 IRB 的《难民保护司诉讼信息收集和披露说明》，其中区分了国家来源研究（通常可获得的信息，不包括“IRB 收集的特定于特定申请人的信息”）和特定于申请人的研究。^[109] 此外，委员会《难民确定程序中的国家文件包政策》对国家来源信息 (COI) 给出了以下定义：“与难民确定程序相关的信息，该信息来自公开来源，这些来源尽可能被认为是可靠和客观的”。^[75]

委员会限制大量国家情况披露的管辖权是什么？

正如规则第 35 条明确指出的那样，规则对可接纳的文件施加的唯一条件是它们必须与诉讼相关，并且不重复申请人或部门提供的任何其他文件。RPD 规则本身对可以披露的文件数量没有限制，并且没有对不同类型的文件进行区分。执业通知中引用的授权是，IRB 主席有权采取任何必要措施，以确保委员会成员能够按照该法第 159(1)(g) 条款有效且无不当拖延地履行其职责。执业通知指出，主席已将此授权委托给了副主席。此外，RPD 规则第 69 条规定，如果规则中没有关于诉讼过程中提出的问题的规定，部门可以采取任何必要的措施来处理该问题。RPD 规则第 70 条规定，部门可以在通知各方并给予其反对意见的机会后，更改规则的要求，免除某人履行规则的要求，以及延长或缩短时间限制。

这一立法规定和规则作为执业通知（未经总督批准，如法律要求）对规则的修订的授权的充分性似乎尚未得到司法审议。有关 RPD 规则如何得到总督批准的详细信息，请参见 加拿大难民程序/关于。但是，联邦上诉法院在Thamotharem诉加拿大案中的推理似乎为委员会的行为提供了一些支持。^[110] 正如 IRB 的《关于主席指南和司法指南的使用政策》指出的那样，“指南主题本来可以作为根据《移民和难民保护法》第 161(1)(a) 条颁布的程序规则，通常不会使其失效”。^[111] 有关此方面的进一步讨论，请参见：加拿大难民程序/159 - 主席的职责#主席的指南发布和规则制定权力重叠。

委员会有权拒绝以比规则第 35 条标准更广泛的理由接纳文件

规则第 35 条为各方提供的用于诉讼的所有文件规定了两个标准：它们必须相关且不重复。规则仅在此处列举了这两个标准，是否意味着委员会不能以规则第 35 条中列举的理由之外的其他理由拒绝接纳文件？不是。委员会保留更广泛的酌处权来控制其流程，包括其在诉讼中接纳的文件。以下是一些例子：

• 在宪法要求这样做的情况下排除证据：例如，部门有权根据《宪章》第 24(2) 条排除证据，如果证据是在违反《宪章》权利的情况下收集的，这个问题通常出现在违反律师权利的情况下关于入境口岸面试记录的案例中；例如，请参见黄诉加拿大案。^[112]
• 在法律要求这样做的情况下排除证据：委员会在其关于证据权重的法律服务文件中指出，“在某些情况下，不适宜接纳证据并给予它很少或没有权重，相反，小组应完全拒绝接纳证据。例如，当证据受特权或法定保密保护时，这种情况可能会出现”。^[113] 例如，在《隐私法》禁止使用证据的情况下，这种情况将适用。在确定是否接纳来自其他小组的决定作为证据时，委员会经常考虑这个问题，即使这些证据是由各方提供的：加拿大难民程序/166 - 诉讼必须在公众不在场的情况下进行#小组是否应该接纳来自其他索赔的决定副本？。
• 将排除证据作为法庭作出的酌处决定：委员会在其关于证据权重的法律服务文件中指出，“在某些情况下，不适宜接纳证据并给予它很少或没有权重，相反，小组应完全拒绝接纳证据。例如，当证据与案件中的问题无关时，这种情况可能会出现；或者，当证据的损害性影响超过其证明价值时；... 或者，当证据过分重复时”。^[113]

RPD 规则第 36 条 - 未披露文件的用途

Use of undisclosed documents
36 A party who does not provide a document in accordance with rule 34 must not use the document at the hearing unless allowed to do so by the Division. In deciding whether to allow its use, the Division must consider any relevant factors, including
(a) the document’s relevance and probative value;
(b) any new evidence the document brings to the hearing; and
(c) whether the party, with reasonable effort, could have provided the document as required by rule 34.

委员会必须权衡相关因素

法院对 RPD 如何处理权衡规则第 36 条中列出的因素的任务提供了指导，指出考虑这些因素并不意味着仅仅列出它们，而是要积极权衡它们，以确定是否应该接纳有问题的文件。^[114] 在新冠疫情大流行之前，《RPD 针对出现在难民保护司面前的当事人和律师的通知 - 延迟披露》执业通知生效。^[115] 本执业通知中的任何内容都没有解除委员会根据规则第 36 条行使酌处权的义务

RPD 规则第 36 条明确赋予了 RPD 在听证会上接纳未披露文件的酌处权。即使当事人的请求不符合加拿大移民和难民委员会发布的《针对出现在难民保护司面前的当事人和律师的通知 - 延迟披露》，这种酌处权仍然存在，尽管这种缺陷可能是确定请求时需要考虑的一个因素。当难民保护申请人要求 RPD 行使这种酌处权时，程序公正原则要求给予其就此事项提出意见的机会。RPD 没有给予阿尔瓦雷斯·里维拉女士这样的机会，这构成了程序公正的违反。^[116]

此外，规则第 36 条下相关因素的清单要求应考虑所有因素，而不仅仅是其中一些。^[117]

对规则第 36 条因素的过去考虑

委员会过去做出的决定已经考虑了上述因素，如下所示

• (a) 文件的相关性和证明价值
  • 文件来源是否可靠？ 对于国家情况证据，可以通过考虑文件来源来评估其证明价值。例如，在Hasan诉加拿大案中，委员会拒绝承认与索赔相关的国家情况的一系列文件：“披露文件包中包含来自不同组织的若干报告，证明了巴勒斯坦男性的虐待、对巴勒斯坦人的严厉措施，以及以色列军队对巴勒斯坦人的非法杀戮和其他虐待。” 法院认为，可以考虑“这些报告来自像大赦国际这样的传统上被接受（出于证据目的）的来源。此外，一些报告来自以色列来源，例如以色列被占领地区人权信息中心”。
  • 这些文件与索赔的核心要素有多么重要？ RAD 认为，作为此证明价值评估的一部分，应分析这些文件与索赔核心要素的中心地位。
  • 这些文件的证明价值是什么？ 在Mohammed诉加拿大案中，联邦法院维持了委员会的决定，该决定中 RPD 拒绝承认听证后提交的宣誓书，理由是“这些宣誓书的证明价值非常低，因为它们所包含的关于指控的迫害的细节很少，存在矛盾，并且缺乏宣誓人的身份证明文件”。
• (b) 文件为诉讼带来的任何新证据
  • 例如，在Mohammed诉加拿大案中，联邦法院维持了委员会的决定，该决定中 RPD 拒绝承认听证后提交的宣誓书，理由是这些宣誓书“没有披露在 Mohammed 先生的索赔基础 [BOC] 或证词中没有被涵盖的任何新证据，也没有解决 [宣誓人] 所声称的寻找其他证据的努力”。
• (c) 该方是否能够以合理的努力提供规则 34 所要求的文件
  • 索赔人受过教育吗？ 在Mercado诉加拿大案中，法院确认，在做出此决定时，考虑索赔人的教育程度是合适的，并认可了“小组明确考虑了申请人受过教育的事实”。
  • 索赔人是否一直是自诉人？ 委员会主席指南 7 规定，“一般来说，RPD 会对不熟悉 RPD 流程和规则的自诉人进行宽容”。 也就是说，可以考虑所有索赔人收到的索赔人工具包以及 BOC 表格上的说明都强调了文件披露截止日期（见 加拿大难民程序/RPD 规则 31-43 - 文件#何时需要提供哪些文件？）。
  • 该方律师是否有经验？ 在Mercado诉加拿大案中，法院确认，在做出此决定时，考虑索赔人由经验丰富的律师代理的事实是合适的。法院指出：“与申请人的论点相反，RPD 并没有仅仅因为申请人由这位律师代理就对他施加了更大的负担。这只是评估申请人所处境地的人客观上能够预期的合理努力的事实的一部分。” 但见：“应推定律师已尽职尽责”在 加拿大难民程序/解释难民程序的原则#关于一个人对律师的合理期望的原则。
  • 该方有​​多长时间来尝试获取文件？ 在Mercado诉加拿大案中，法院确认，考虑索赔人获取相关文件所花的时间是合适的，并写道“RPD 还考虑了申请人有两年多的时间获取这些文件，而且获取这些文件应该很容易”。
  • 这些文件是否较早可供该方使用？ Lorne Waldman 在他的文本中写道，委员会的小组应考虑对延迟披露提供的解释：“如果这些文件是可以获得的，并且可以比现在更早地披露，这将不利于接受这些文件”。 例如，在Mercado诉加拿大案中，法院赞同 RPD 的意见，即“RPD 考虑了申请人有两年多的时间获取这些文件，并且获取这些文件应该很容易，因为主要申请人似乎表示纳税申报表在他父亲的 possession 在委内瑞拉”。
  • COVID-19 大流行是否影响了该方提供这份文件的​​能力？ RPD 应考虑（现已撤销的）2020 年难民保护司：关于恢复面对面听证的实践通知中提出的原则，即该原则将根据 COVID-19 灵活地适用规则。 下面是一个例子，说明了这一因素如何在一次决定中得到考虑：RPD 考虑了 COVID-19 大流行的情况，但指出 (a) Mohammed 先生在大流行之前已经在加拿大待了将近两年； (b) 特伦甘纳邦州立和中央政府办公室于 2021 年 5 月 11 日全面运作，所有 COVID 限制于 2021 年 6 月 19 日解除。最后，从更广泛的政策角度来看，RPD 指出，虽然RPD 规则设想了一个灵活、可访问和适应性的仲裁程序，但根据规则及时披露文件有助于提高效率和司法公正。由于这些因素不利于接受证据，因此 RPD 拒绝接受宣誓书。

此外，委员会还应考虑任何其他相关因素，其中包括

• 这些文件实际何时披露？ 正如委员会在关于这些规则先前版本的公开评论中，在“部门可能考虑的延迟披露的其他因素”标题下所述，“部门还可以考虑其他相关因素，例如... 文件实际何时披露。因此，各方应尽一切努力尽快披露其文件”。 难民保护司：程序问题实践通知指出：“必须尽快提出申请。各方不应等到听证当天才向 RPD 提交文件”。 例如，在关于此事的某项决定中，RAD 成员 Angus Grant 指出，这些文件“在听证前整整五天”提交是相关的。
• 委员会是否在更早的日期知道在提供文件时犯了错误，委员会采取了什么行动？ 联邦法院在Balasundaram诉加拿大案中指出，“公平背后的合理性也基于预期。行为准则会发展，人们会依赖它们。通常适用的行为准则之一是，明显的错误和遗漏不会自动致命，并且可以纠正。例如，未能在电子邮件中包含附件会让人期望收件人会告知发件人其错误”。
• 接受这些文件是否会导致诉讼延迟？ Lorne Waldman 在他的文本中写道，小组会适当考虑“接受延迟披露是否会导致诉讼严重延迟”。 如果会导致延迟，这将不利于接受延迟披露的文件。如果不会导致延迟，这将支持接受该文件。
• 接受证据是否会对诉讼中的另一方造成损害？ 法院在Hasan诉加拿大案中考虑了这一因素，当时它得出结论，委员会拒绝在部长不参与的情况下接受迟来的证据是错误的。 Lorne Waldman 在他的文本中写道，“鉴于这些规则的措辞以及程序对所涉个人的重要性，可以肯定地说，只有当相关文件的接受会对一方造成高度损害，并且这种损害无法通过短暂的延期来纠正时，才应将其排除”。
• 索赔人是否有任何相关的个人情况？ 正如委员会在关于这些规则先前版本的公开评论中，在“部门可能考虑的延迟披露的其他因素”标题下所述，“部门还可以考虑其他相关因素，例如索赔人的个人情况”。 例如，可以考虑委员会 SOGIE 指南中的一句话：“合理的延迟也可能源于个人不愿向配偶或其他家庭成员透露他们的SOGIE，或者是在他们意识到或接受他们的SOGIE时”。

规则关注的是在听证会而不是其他类型的诉讼中使用未披露的文件

规则 36 规定，未按照规则 34（该规则规定了当事人披露文件的过程和时间表）提供文件的当事人，不得在听证会上使用该文件，除非该部门根据上述程序允许使用。 在解释该规则时，规则 1 的定义部分提供了一个“诉讼”的定义，这很恰当。它将诉讼定义为包括“会议、申请或听证”。 因此，该等文件不得在“听证会”上使用，这似乎暗示该等文件可在其他类型的诉讼中使用，但须遵守其他相关规则。其中一项规则是关于听证后提供的补充文件的规则 43。 如果听证会已经举行，则之后提供的任何文件必须符合该规则的要求。 该规则没有限制当事人在预审申请或会议中使用文件的权利，这源于规则 34 的措辞，该规则将提供该等文件的截止日期设定为“听证会固定日期前 10 天”。 相反，如果在预审会议或申请中依赖的迟交文件对另一方造成了损害，则程序公正的一般原则将指导委员会的行动。

该部门可对迟交文件的使用施加条件

正如委员会在对这些规则先前版本的公开评论中所述，“如果该部门允许使用在规则规定的时限之外提供的文件，它可以对其使用施加其认为适当的条件。 例如，该部门可能决定只参考长篇文件中的某些相关部分。”

如果小组根据规则 36 接受迟交文件，则不应仅因迟交而降低这些文件的权重

在 _Pineda诉加拿大_ 一案中，该部门接受了迟交的文件。 但是，该法庭在其理由中得出结论，由于迟交披露，它将对这些文件给予很小的权重。 法院得出结论，这是一种错误：“在行使酌处权根据规则 30 在规则 29 规定的时限之外允许提交此证据后，考虑到行使该酌处权时应使用的标准，然后以迟交为由对该证据赋予极小的权重，而没有考虑申请人提供的关于迟交原因的解释，这似乎有些矛盾。”

如果文件因其他原因不可接受，例如未经翻译，则无需考虑规则 36 的因素

法庭需要考虑是否接受迟交文件的规定不适用于文件迟交不是问题，而是缺乏适当翻译的问题。 在 _索亚雷斯诉加拿大_ 一案中，法院裁定，如果问题不是文件迟交，而是文件未经翻译披露，则无需考虑该规则。 简而言之，当事人试图提供未经翻译的分析文件迟交的事实并不能改变以下事实：在这种情况下，该规则和规则 32 都适用：加拿大难民程序/RPD 规则 31-43 - 文件#如果证据未按照规则进行翻译，委员会可以拒绝接受或降低其权重。

RPD 规则 37 - 规则 38-41 适用于任何文件

Providing a Document

General provision
37 Rules 38 to 41 apply to any document, including a notice or request in writing.

RPD 规则 38 - 如何向该部门、部长和任何其他人提供文件

Providing documents to Division
38 (1) A document to be provided to the Division must be provided to the registry office specified by the Division.

Providing documents to Minister
(2) A document to be provided to the Minister must be provided to the Minister’s counsel.

Providing documents to person other than Minister
(3) A document to be provided to a person other than the Minister must be provided to the person’s counsel if the person has counsel of record. If the person does not have counsel of record, the document must be provided to the person.

RPD 规则 39 - 提供文件的途径

How to provide document
39 Unless these Rules provide otherwise, a document may be provided in any of the following ways:
(a) by hand;
(b) by regular mail or registered mail;
(c) by courier;
(d) by fax if the recipient has a fax number and the document is no more than 20 pages long, unless the recipient consents to receiving more than 20 pages; and
(e) by email or other electronic means if the Division allows.

此限额在 COVID 期间通过实践通知增加到 50 页，但后来恢复到 20 页

根据 RPD 于 2020 年 6 月 24 日发布的 _关于恢复面对面听证会的实践通知_，传真页数限制从 20 页增加到 50 页。 2024 年 9 月 9 日，该与 COVID 相关的实践通知被撤销，传真页数限制似乎将恢复到规则中规定的 20 页。 后续的实践通知指出，“鼓励当事人和其律师使用与 RPD 进行电子通信的方式，例如电子邮件、Connect（以前称为 ePost Connect）和 My Case 门户网站”。

如果在发送文件之前未获得同意接收超过 20 页传真，则该文件将不被视为已收到

正如委员会在对这些规则先前版本的公开评论中所述，“传真给该部门或另一方文件时的最大页数为 20 页，包括封页。 必须在传真超过 20 页的文件或文件包 _之前_ 获得接收者的同意； 否则，该文件将不被视为已收到。”

RPD 允许通过电子邮件和其他电子方式发送文件，但有一些条件

RPD 规则 39 规定，如果该部门允许，可以通过电子邮件或其他电子方式提供文件。 RPD 规定，鼓励当事人和其律师使用与 RPD 进行电子通信的方式，例如电子邮件、Connect（以前称为 ePost Connect）和 My Case 门户网站。

如果当事人选择使用电子邮件，RPD 规定，“通过电子邮件提交的文件必须以 PDF 格式作为附件。” 此外，“电子邮件的主题行必须包含 RPD 文件编号、听证会日期（如果适用）和文件类型。”

如果当事人选择使用 Connect（以前称为 ePost Connect），则使用 Connect 的要求在 _难民保护司实践通知：通过加拿大邮政 Connect 交换文件_ 中规定。

RPD 规则 40 - 无法提供文件时的申请

Application if unable to provide document
40 (1) If a party is unable to provide a document in a way required by rule 39, the party may make an application to the Division to be allowed to provide the document in another way or to be excused from providing the document.

Form of application
(2) The application must be made in accordance with rule 50.

Allowing application
(3) The Division must not allow the application unless the party has made reasonable efforts to provide the document to the person to whom the document must be provided.

规则 40(3): 当事方必须尽合理的努力向需要接收文件的人员提供文件。

这是一个在撤销和终止难民保护申请中经常遇到的问题，因为受保护人员无法找到：加拿大难民程序/RPD 规则 64 - 撤销或终止难民保护申请#规则 64(3): 部长必须向受保护人员提供申请副本。除非这样做会导致违反仲裁庭的公平义务，否则这类申请可以在相关人员缺席的情况下继续进行。除非部长能够向仲裁庭部门证明已尽合理的努力按规则 40(3) 的要求提供文件，否则仲裁庭部门不得在未向相关人员发出通知的情况下允许申请继续进行。在根据规则 40 审理申请时，RPD 考虑了以下因素：

• 部长尽力搜索互联网数据库；
• 部长在加拿大警务信息中心数据库中进行搜索；
• 部长亲自前往最后已知地址；
• 部长尝试联系受保护人员的最后已知电话号码；
• 部长关于终止申请的证据质量。

RPD 规则 41 - 文件被认为接收的时间

When document received by Division
41 (1) A document provided to the Division is considered to be received by the Division on the day on which the document is date-stamped by the Division.

When document received by recipient other than Division
(2) A document provided by regular mail other than to the Division is considered to be received seven days after the day on which it was mailed. If the seventh day is not a working day, the document is considered to be received on the next working day.

Extension of time limit — next working day
(3) When the time limit for providing a document ends on a day that is not a working day, the time limit is extended to the next working day.

文件在某一天被“认为接收”这一事实构成一个可反驳的事实推定。

规则 41(2) 规定，“通过普通邮件提供的文件……被认为在邮件发出之日起第七天接收”。文件在该日期被“认为接收”意味着，在没有相反证据的情况下，可以推定文件是在该日期接收的。但是，这是一个可反驳的事实推定。例如，如果邮件退回显示无法送达，则该推定不成立。同样，如果发件人知悉文件实际上是在更晚的日期收到的，例如由于收件人长时间不在国内，那么仅仅“认为”文件在七天期限后收到是不合适的。

委员会对规则旧版本的公开评论支持这种解释，认为文件以这种方式被“认为接收”，“不免除当事方确保[文件实际上被接收]”的责任：“如果文件是通过普通邮件发送的，[规则的这部分]规定文件被认为在邮件发出之日起第七天接收。如果第七天不是工作日，则文件被认为在下一个工作日接收。但是，邮寄文件不免除当事方确保仲裁庭部门在规定的时限内实际收到文件”。

同样，虽然可以推定发送给申诉人（或其律师）的听证通知提供了足够的听证通知，但如果证据表明通知实际上并未收到，则任何放弃决定都可能被撤销，这取决于对放弃程序相关原则的更广泛审查，包括申诉人是否尽职尽责地将他们的联系信息更新给委员会。 用瓦尔德曼的话来说，“在具体案件中，如果申诉人能够证明文件实际上未在规定的七天期限内收到，则可能克服推定规定。但是，申诉人需要以有说服力的证据证明情况确实如此”。 Ghaloghlyan 诉加拿大 提供了关于证明文件已发送需要什么证据的指导。

9. 因此，问题变成了：在超过半数概率的情况下，证明文件已发送需要什么证据？我认为，要认定文件“正确发送”，就像Kaur中使用的那样，必须通过能够验证文件确实已发送给申请人的方式，将其发送到申请人提供的地址。10. 例如，对于文件来说，证明信件已发送的证据是，通过挂号邮件发送并出示证明这是发送方式的文档，或者出示实际邮寄信件的人员的宣誓书。证明传真已发送的证据是，出示发送传真的日志，确认发送。证明电子邮件已发送的证据是，出示发送者电子邮件已发送文件夹的打印件，显示相关邮件已发送到提供的电子邮件地址，并且没有显示未送达的迹象，邮件没有“退回”。其他证明文件已发送的证据也可能足够；每个案件的认定取决于提供的证据。

这通常是在档案中通过生成名为“文件已提供声明”的文件来完成的，该文件包含明确声明文件已在特定日期送达，并且登记员在表格底部签字。 同样，在出庭通知的底部，通常会有一行提到该文件已通过例如普通邮件发送给申请人。联邦法院认为这构成文件已发送的充分证明。

在超过半数概率的情况下，证明文件已发送给申请人后，就会产生申请人已收到文件的可反驳推定，而申请人单方面声称未收到文件，并不能反驳该推定。 在Yu 诉加拿大案中，法院裁定，“鉴于出庭通知已发送到申请人档案中最新更新的地址，并且申请人在出庭通知日期之前和之后都确认收到了其他文件，我确信送达推定成立，未送达的风险由申请人承担，其单方面声称未收到文件不足以反驳送达推定”。

发送到委员会其他部门的文件不会自动放置在 RPD 文件中。

在难民保护处（RPD）有案件的人，可能在委员会的其他部门也有案件，包括移民部门或难民上诉部门（如案件上诉后被退回难民上诉部门重新审议）。提交给这些其他部门的文件不会自动被置于RPD的记录中，通常由当事人决定是否将这些文件提交给RPD，如果他们希望RPD审议这些文件。

RPD规则42 - 原件

Original Documents

Original documents
42 (1) A party who has provided a copy of a document to the Division must provide the original document to the Division
(a) without delay, on the written request of the Division; or
(b) if the Division does not make a request, no later than at the beginning of the proceeding at which the document will be used.

Documents referred to in paragraph 3(5)(e) or (g)
(2) On the written request of the Division, the Minister must without delay provide to the Division the original of any document referred to in paragraph 3(5)(e) or (g) that is in the possession of an officer.

提供原件给部门的目的之一是允许对这些原件进行核实。

规则42规定，向部门提供文件副本的当事人必须向部门提供原件。此规定的目的之一是确保程序的完整性和部门能够评估原件的真实性。例如，《难民保护处诉讼信息收集和披露指南》规定，在咨询负责的成员经理后，如果指定成员认为有必要进行法医鉴定，他们可以指示RPD审判支持小组将文件发送给皇家骑警法医实验室服务进行鉴定。 法医检验的平均周转时间为120天。因此，指定成员必须考虑法医鉴定是否会使诉讼程序超出立法规定的时间范围而无法合理地进行。

RPD规则43 - 听证后提供的额外证据文件

Additional Documents

Documents after hearing
43 (1) A party who wants to provide a document as evidence after a hearing but before a decision takes effect must make an application to the Division.

Application
(2) The party must attach a copy of the document to the application that must be made in accordance with rule 50, but the party is not required to give evidence in an affidavit or statutory declaration.

Factors
(3) In deciding the application, the Division must consider any relevant factors, including
(a) the document’s relevance and probative value;
(b) any new evidence the document brings to the proceedings; and
(c) whether the party, with reasonable effort, could have provided the document as required by rule 34.

历史

现行的RPD规则43与旧版本（2002年版）的规则37类似，但并不完全相同：

Additional documents after the hearing has ended
37. (1) A party who wants to provide a document as evidence after a hearing must make an application to the Division.

Written application
(2) The party must attach a copy of the document to the application. The application must be made under rule 44, but the party is not required to give evidence in an affidavit or statutory declaration.

Factors
(3) In deciding the application, the Division must consider any relevant factors, including:
(a) the document’s relevance and probative value;
(b) any new evidence it brings to the proceedings; and
(c) whether the party, with reasonable effort, could have provided the document as required by rule 29.

规则43适用于证据，不适用于陈述、判例或其他法庭裁决。

规则43不适用于听证后提出的陈述。这是因为，正如《Yared Belay诉加拿大案》所述，该规则规定了在听证后提交证据的程序，而不是提交陈述。 此外，当事人不能根据该规则申请提交另一项难民保护处裁决，或其他法庭裁决，或判例。正如法院在《Petrovic诉加拿大案》中所评论的：

我认为法庭裁决的副本不构成规则第43（1）款所指的“证据”，原因如下。首先，RPD不需要分析每一项判例，因为它是实质性证据。其次，在提交新的证据时，对方通常有机会对该证据的可采性提出意见，包括进行交叉盘问。很难想象任何人会反对某项判例（裁决）的可采性。最后，如果议会希望将以前的RPD裁决构成规则第43条所指的证据，我认为它会明确表示这一点。

延长提交非证据文件的期限的相关规则是规则70（加拿大难民程序/RPD规则69-71 - 一般规定#RPD规则70 - 更改规则、免除规则、延长时限或自行采取行动的权力）。尽管如此，法院裁定，在某些情况下，如果RPD接受了听证后的陈述，则不接受这些陈述所依据的证据可能是不可取的。

部门没有实质性义务接受听证后的证据或陈述，但必须明确审议新提交的证据。

正如《Aguilera诉加拿大案》所裁定，委员会“没有义务接受听证后的证据或允许就此提交陈述”。 然而，它有义务“承认申请人提交的听证后的证据，并解释为什么应该或不应该考虑这些证据”。 简而言之，“委员会有义务明确审议新提交的证据”。 这种义务一直持续到作出决定为止。 如果小组未能承认和审查申诉人提交的听证后的证据，则违反了自然公正原则和裁决申诉的程序公正原则。但是，这种义务不赋予申诉人任何具体的结果，除了在考虑相关规则（如规则43）并接受或拒绝证据的公正程序之外。

这种明确审议新提交证据的义务，即使规则43申请可能不充分或缺少细节，也适用。例如，在《Cox诉加拿大案》中，法院审议了部长认为

委员会没有义务在其理由中明确审议该证据的申请，因为该申请没有遵守规则37的所有要求。特别是，被告强调申请中缺乏对该证据为何不能及时提交到听证会的解释。

法院驳回了该论点，认为尽管缺乏关于相关规则中列举的因素之一的意见，但委员会仍有义务明确审议新提交的证据。另见以下评论：加拿大难民程序/RPD规则31-43 - 文件#即使当事人没有明确提及该规则，也应根据规则43评估听证后提交的新证据。

即使当事人没有明确提及该规则，也应根据规则43评估听证后提交的新证据。

在Shuaib案中，法院审理了RPD是否可以以未根据规则43正式申请提交为由拒绝听证后文件的问题。法院认为，提供文件并附带说明为何应予以考虑，符合规则的要求。 法院裁定，RPD在忽略听证后证据方面犯了可审查的错误。同样，RAD认为RPD在未考虑文件时犯了错误，而这些文件“在与RPD的通信中隐含着申请进一步考虑听证后证据”。RAD成员M. Pettinella在其中一个案例中对这一义务作了如下评论

RAD注意到，部长在申诉人听证后、RPD做出决定之前收到了该信函。部长在给RPD的信函中隐含着申请进一步考虑听证后证据。RPD在未将该信函视为申请时犯了错误。RPD有义务考虑部长的申请，并确定该证据是否在其规则范围内可采纳。RPD规则43(3)规定，RPD必须考虑所有相关因素，包括该文件的相关性和证明力；该文件为诉讼程序带来的任何新证据；以及该当事方是否能以合理的努力提供该文件，如规则[43]要求。

委员会必须考虑规则43(3)中的每个因素

根据规则43(3)，在决定此类申请时，部门必须考虑所有相关因素，包括

• (a) 文件的相关性和证明价值
• (b) 文件为诉讼带来的任何新证据
• (c) 该方是否能够以合理的努力提供规则 34 所要求的文件

因此，委员会需要考虑文件的相关性、证明力、新颖性，以及当事方是否能够以合理的努力及时提供文件，即与规则36(a)、(b)和(c)中列出的因素相同的因素。文本难民法指出，“听证后证据接收的标准类似于普通法长期确立的个人可以在上诉中提供新证据的理由”。 法院裁定，“虽然[规则36]中要考虑的因素清单并非详尽无遗，但列表之前使用“包括”而不是“例如”一词表明了希望将子规则中包含的每个因素都予以考虑。不这样做会导致违反程序公正”。 因此，在一个委员会的决定只考虑了一个因素的案件中，法院得出结论认为它犯了错误。

规则43(3)的因素并非详尽无遗，因此，委员会可以考虑其他因素

根据规则43(3)，部门应考虑“所有相关因素”这一事实意味着它不限于规则中列出的上述因素，还可以考虑其他因素。正如尼尔法官所说，“规则37(3)中要考虑的因素清单并非详尽无遗”，同样的原则也适用于此处。

过去决定中对规则43(3)因素的考虑

参见上面关于规则36的评论中对相同因素的讨论(加拿大难民程序/RPD规则31-43 - 文件#RPD规则36 - 使用未公开的文件)。已经考虑的特定于听证后文件的其他因素包括

• 申诉人是否曾申请提供不包括此类文件的听证后文件：如果一个小组已经允许申诉人在听证后提交某些特定类型的文件，则申诉人不应期望在没有相关申请的情况下，允许提交其他无关类型的文件。在Farkas诉加拿大案中，法院指出，“实际提交的听证后文件不属于RPD允许提交的类型，即‘佐证警察和/或医疗文件’。由于听证后证据不属于RPD许可范围，因此RPD有权拒绝这些证据”。
• 该文件在申请时是否存在：有时，当事方会申请暂停诉讼程序，直到他们获得某些文件，例如尚未结束的外国司法程序的法院判决。本规则不适用于此类请求，因为本规则仅适用于当事方拥有并提交了其希望委员会考虑的文件副本的情况，如规则43(2)所示。相反，申请在听证后提供文件，并在提供文件之前暂停做出决定，并不严格按照规则43进行评估，而应根据委员会的全面管辖权进行考虑。

申请提交申诉人尚未拥有的听证后文件，并不属于规则43的范围

有时，当事方会请求暂停诉讼程序，直到他们获得某些文件，例如尚未结束的外国司法程序的法院判决。RPD规则43不适用于此类请求，因为本规则仅适用于当事方拥有并提交了其希望委员会考虑的文件副本的情况，如规则43(2)所示。相反，申请在听证后提供文件，并在提供文件之前暂停做出决定，并不严格按照规则43进行评估，而应根据委员会的全面管辖权进行考虑。法院裁定，基本司法公正要求法庭在知道申请人可以在合理的时间内获得关键文件的情况下，推迟其决定。

在某些情况下，此类请求将与正在进行的外国程序有关，例如另一个国家的审判。一般的做法是拒绝在外国程序的结果出来之前暂停诉讼程序，但需要注意的是，在考虑该法案的总体方案时，如果一个人在加拿大被指控犯有可处十年以上刑期的罪行，而刑事诉讼仍在进行中，官员有权在做出关于个人是否有资格提出索赔的决定之前等待审判的结果。 因此，IRPA中有一些先例表明，在另一项程序结束并且相关文件可用之前，可以暂停诉讼程序。

在Faysal诉加拿大案中，法院评论说，RAD在没有等待护照申请结果的情况下，认定上诉人未证明其身份，而该程序的结果可能决定性地证明其身份，这做法不公正

申请人的护照申请登记日期为2019年1月11日。根据NDP，申请人的护照可能要到2020年1月11日才能验证。然而，RAD在2019年10月9日做出了决定，远在NDP概述的六到十二个月的验证过程之前。... [T]RAD...能够在验证过程完成后评估申请结果。我认为，RAD没有这样做，鉴于护照的重要性，其决定是不合理的。

法院在Gulamsakhi诉加拿大案中裁定，委员会通常应采取宽松的态度，允许合理地申请提交听证后文件，因为难民索赔案中通常涉及的问题

我认为，在本案的情况下，RPD拒绝给予申请人延期或允许其在之后提交证据的做法是错误的。所有延期都需要权衡案件的多种情况。这里，主要错误是RPD在权衡时没有考虑到将申请人驱逐出境的後果。...在本案中，特别是考虑到申请人可能面临的可怕命运，不仅可能遭到她丈夫的迫害，还可能遭到刑事和宗教司法当局的迫害，并且延期实际上不会对RPD或加拿大当局造成多少不利影响，我认为，为了公正起见，RPD必须给予延期，以使申请人能够向RPD提供所要求的佐证文件。

另见：加拿大难民程序/获得陈述意见权和公正听审权#当事方有权及时获得决定和理由.

如果申诉人在听证后提交的文件中出现可信度问题，小组通常不需要恢复听证

一般规则是，难民保护司 (RPD) 没有义务回复因申请人自己的听证后提交材料而产生的担忧。法院指出：“这样做将给 RPD 带来沉重的负担。必须记住，申请人有责任提交可信的和佐证的证据来支持他们的主张。” 这种结论可能在部长参与诉讼且他们的听证后提交材料提出关于申请人可信度的质疑（反之亦然）的情况下有所不同。另请参见：加拿大难民程序/RPD 规则 3-13 - 信息和文件提供#部门有权重新召开听证.