加拿大难民程序/RPD 规则 31-43 - 文件

规则 31-43 位于规则中名为“文件”的部分，涉及如何提供文件，文件可使用的语言，部门在自身想要提供文件时应遵循的程序，部门用于确定是否接受文件的标准，部门如何决定是否接受迟交的文件，如何向部门和其他当事人提供文件，在听证会上提供原件的要求，以及在听证会后提供额外文件作为证据的程序。简而言之，这些规则 31-43 涉及申请人向委员会提交文件的 *程序*。关于申请人有义务向委员会提交哪些文件，请参阅规则 3-12 以及 加拿大难民程序/文件#何时需要提供哪些文件？ 中对这些义务的概述。

RPD 规则 31 - 如何提供文件

相关规则的文本如下：

Documents

Form and Language of Documents

Documents prepared by party
31 (1) A document prepared for use by a party in a proceeding must be typewritten, in a type not smaller than 12 point, on one or both sides of 216 mm by 279 mm (8 1⁄2 inches x 11 inches) paper.

Photocopies
(2) Any photocopy provided by a party must be a clear copy of the document photocopied and be on one or both sides of 216 mm by 279 mm (8 1⁄2 inches x 11 inches) paper.

List of documents
(3) If more than one document is provided, the party must provide a list identifying each of the documents.

Consecutively numbered pages
(4) A party must consecutively number each page of all the documents provided as if they were one document.

在这些规则中，“文件”的含义是什么？

这些规则中没有明确定义“文件”一词。例如，在规则 1 的定义部分（加拿大难民程序/定义）中没有提供定义。与加拿大任何一项法定解释的练习一样，这些规则中“文件”一词的正确范围和含义将通过应用 Driedger 对法定解释的现代方法来确定，即“法案的文字应在整体语境下，并以其语法和普通含义与法案的框架、法案的目的以及议会的意图相协调”。 这样做，以下原则就会显现

• “文件”一词定义广泛，不局限于纸质文件： 当 RPD 规则的现行版本在 2012 年起草时，它是针对 2002 年《难民保护部门规则》下先前规则 27 的措辞以及解释该规则版本的法案例进行起草的。其中一个案例是 *Cortes v. Canada*，在解释 2002 年 RPD 规则中该规则的先前版本时， 认可了以下对 RPD 规则中“文件”含义的广泛概念：“《难民保护部门规则评注》规定，“文件”包括“任何信函、备忘录、书籍、计划、地图、图纸、图表、图片或图形作品、照片、胶片、缩微胶卷、录音、录像带、机器可读记录，以及任何其他文件资料，无论其物理形式或特征如何，以及这些文件的任何副本””。 尽管委员会不再提供《难民保护部门规则评注》，但这种解释仍然具有说服力。因此，适用于先前规则的案例法似乎仍然适用于更新后的规则，因为没有任何迹象表明 2012 年对规则的修订意图偏离先前解释和实践。事实上，根据新规则做出的决定继续将“文件”一词理解为广泛意义，例如以下 2017 年难民上诉部门决定，该决定得出结论认为“文件”包括“电子文件”，该术语在《加拿大证据法》第 31.8 条中定义为：“‘电子文件’是指记录或存储在任何介质上的数据，通过计算机系统或其他类似设备进行记录或存储，并且可以被个人或计算机系统或其他类似设备读取或感知。它包括数据的显示、打印或其他输出。”）。 《解释法》包含以下定义：“书面材料，或任何类似含义的术语，包括印刷、打字、绘画、雕刻、石版印刷、摄影或以任何方式表示或复制以可见形式表示或复制的文字。（écrit）”。 该定义已在其他情况下被考虑，这些情况得出结论认为书面文件可能包括电子格式的文件。 此外，联邦法院裁定，在其他情况下，非纸质证据来源（例如 DVD）可以在行政法庭面前被接受：*Grenier v Canada*。
• 这些规则中使用的“文件”一词不限于为证据目的提供的文件，还包括其他类型的文件： 当这些规则中使用“文件”一词且没有任何限定时，它应适用于所有文件，无论这些文件是证据文件还是其他类型的文件，例如书面陈述。这些规则中使用的“文件”一词包括 *当事人准备的* 文件，根据规则 31(1)，该规则规定了“为当事人在诉讼中使用而准备的文件”所需的格式。RPD 规则 37 规定，“文件”一词在这些规则中包括“书面通知或请求”。一些 RPD 规则仅适用于用作证据的文件（例如规则 43 仅适用于“当事人想要提供文件 *作为证据*”的情况，法院已裁定，这种情况不包括为非证据目的提供文件的状况，例如书面陈述（*Yared Belay v. Canada*，第 41-42 段）和案例法（*Petrovic v. Canada*，第 11 段））。根据必然的含义，其他规则不包含此类对“文件”一词的限制这一事实意味着，这些规则适用于提交的所有文件（通知、请求、陈述、案例法等），而不仅仅是证据文件。

在这些规则中，“诉讼”的含义是什么？

这些规则中的许多规则都与“诉讼”中使用的文件有关，例如规则 31(1) 规定，“为当事人在诉讼中使用而准备的文件”必须符合其中规定的规格。申请人或受保护人（例如，如果申请撤销或停止其保护）提交给难民委员会的所有文件是否都用在诉讼中？一般来说，情况确实如此，正如以下评论中所述： 加拿大难民程序/文件#本规则中“诉讼”的含义.

应提交要回复的证据，以使其成为法庭记录的一部分

规则 31(4) 规定，当事人必须将提供的所有文件的所有页面连续编号，就像它们是一份文件一样。这其中的一项政策含义是，所依赖的文件和证据应通常以编号页面的形式提交并放入记录中，以便它们可以用于对部门决定的任何上诉或复审，并且可以准确地指出记录中的证据。

《RPD 程序问题实务通知》指出，RPD 不会接受指向文档的超链接作为证据。 该通知还在 IRB 网站上的“问答”文档中进一步解释，虽然超链接可以包含在文档文本中，但链接指向的内容将不会被视为证据。 这种禁止可能源于上述要求，即页面必须编号，因为指向文档的超链接无法满足此要求。该政策也可能基于以下考虑，即鉴于超链接指向的内容可能会发生变化，该部门不应普遍接受指向证据的超链接。联邦法院认为“引证并非法院的证据”，该部门也应得出相同的结论。来自《Iribhogbe诉加拿大案》的以下分析可能具有说服力

关于网站链接和这些网页的摘录，RAD 指出申请人未按照 RAD 规则的要求在其第 29 条规则申请中提供任何新证据的文档。相反，他包含了 40 个互联网网页链接的引用，以及网页上的选定摘录。RAD 指出，任何新证据的提交必须以印刷形式，而不是简单地引用互联网链接。RAD 还指出，由于缺少包含摘录的实际文档，无法确定信息的发布时间，因此无法确定是否可以在申请人的上诉记录中提供这些文档。

类似地，在《Urbieta诉加拿大案》中，RAD 指出，RPD 不可能合理地要求将申请人的手机作为证据，并在听证会上提供手机并不能替代按照 RPD 规则在听证会之前提交文件，以便证据能够被接受并记录在案。

所有文档应包含的信息：档案号码、听证日期（如果适用）以及文档类型

《难民保护司：程序问题实务通知》指出，所有提供的文档必须在其上清楚地标明RPD档案号码、听证日期（如果适用）以及文档类型。

RPD 规则 32 - 文档语言

Language of documents — claimant or protected person
32 (1) All documents used by a claimant or protected person in a proceeding must be in English or French or, if in another language, be provided together with an English or French translation and a declaration signed by the translator.

Language of Minister’s documents
(2) All documents used by the Minister in a proceeding must be in the language of the proceeding or be provided together with a translation in the language of the proceeding and a declaration signed by the translator.

Translator’s declaration
(3) A translator’s declaration must include translator’s name, the language and dialect, if any, translated and a statement that the translation is accurate.

评论

以下评论适用于 RPD 规则 32(1)-(3) 的集合。然后，针对规则 32 的各个细分条款进行更具体的评论。

如果证据未按照规则进行翻译，委员会可以拒绝接受证据，或者可以降低其权重

拒绝接受未翻译的文档

当申请人试图提交未翻译的文档时，应遵循的正确程序通常是 RAD 成员 Normand Leduc 遵循的程序，他在书面文件中写道：“证据 P-3 未翻译成英语或法语，因此我无法接受它作为证据”。 这是因为该规则的语言被描述为“强制性”，包括通过使用“必须”这个词， 并且成本 和时间限制 等抵消因素通常不是不遵守文档必须翻译规则的有效理由。此外，联邦法院指出，法庭的作用不是要求听证室中如果有的话，要求口译员翻译申请人的陈述

在听证会上做好准备的责任在于申请人，而不是法庭。将确保申请人 PIF 完整的义务转嫁给法庭类似于将申请人的义务转嫁给法庭。法院认为，法庭没有义务要求法庭上的口译员翻译申请人的 PIF 来纠正其不足，正如申请人所建议的那样。申请人有责任准备其索赔文件，法庭没有义务纠正其不足。

请参见 RPD 规则 6(3) 关于索赔理由表格必须包含口译员声明的要求：加拿大难民程序/提供的信息和文档#RPD 规则 6 - 索赔理由表格。

拒绝接受仅部分翻译的文档

上述逻辑同样适用于文档仅部分翻译的情况。难民上诉司成员 Edward Bosveld 得出结论，通常，文档的翻译应该是完整的，而不仅仅是对方希望依赖的文档中某些孤立词语的选择性翻译

在本案中，部长未提供 Facebook 页面上阿尔巴尼亚语措辞的翻译，但仍试图依赖这些措辞来证明被告的父亲受雇为 XXXX XXXX XXXX，部长认为这与在家自我隔离不一致。被告对这一说法提出了异议，指出部长只翻译了选定的词语，他不同意这些词语与他父亲的雇佣关系有关。部长未遵守提供签署的译员声明以及 Facebook 帖子中阿尔巴尼亚语词语的翻译的要求。此外，即使提供了这种声明，RAD 仍然会遇到一些困难，因为只提供了部分翻译。提供的翻译不符合规则，不完整，RAD 无法确定其是否准确。因此，RAD 拒绝将 Google 翻译作为证据接受。

但是请参见《伊斯兰诉加拿大案》，其中联邦法院认为，RAD 仅仅因为翻译版本包含了未翻译版本中没有的标题而对新证据不予重视是不合理的。这是因为标题没有提供翻译中没有的信息，而重视证据可能会破坏对迫害者与人民联盟无关的结论。

接受未翻译的证据作为证据，但根据其未翻译的事实对其进行权衡

委员会也有权根据《难民保护司规则》第 70 条，通过行使修改规则的权力，将此类证据纳入记录。在部长不干预的情况下，接受来自申诉人的未经翻译的文档，通常不会违反程序公正。

通常，此类证据的权重会很低甚至没有权重，但也可能存在某些情况下，可以给予更多权重。例如，在解释其类似规则时，移民上诉司评论说，可以接受德语文件作为证据，以证明申请人的医疗治疗程度，尽管其权重很低。

上诉人提供了大约 72 页的文档作为证据。大多数文件都是德语。部长律师反对接收这些文件，理由是它们不符合《移民上诉司规则》第 29(1) 条。德语文件没有翻译成任何官方语言。上诉人解释说，这些文件的目的是证明他的牙齿治疗程度。这些文件被允许作为证据，但上诉人被告知，由于这些文件没有翻译成加拿大官方语言之一，因此可能无法赋予它们任何或很少的权重。

移民上诉司在解释其类似规则时，阐述了接收此类未经翻译的文档的逻辑和实用性，如下所示

上诉人提供了一段时间的聊天记录副本。这些消息大部分都是用外语写的。公民及移民部部长律师提交意见，认为这些消息不应被接受为证据，因为它们不符合《上诉司规则》第 29(1) 条。智能手机、互联网通信和社交媒体的时代带来了难题。如果一对夫妇经常通过短信、聊天、Facebook 或类似的即时通讯进行交流，则披露他们所有消息将导致听证会上出现大量文件，造成负担。翻译成本将是难以承受的。另一方面，未经翻译提供消息会限制其证明价值。只提供样本可能会导致推断，认为其余消息包含对上诉人案件不利的证据。没有简单的解决方案。上诉人试图通过提供一份解释证据的法定声明来克服这个问题。这有些帮助。我给予这些证据一些权重，但我给予的权重因这些消息为外语而降低。

另见《艾莉亚斯诉加拿大案》，该案中联邦法院对一项因未经翻译而被贬低证据的移民上诉司决定进行了评论。法庭评论说，证据是否经过翻译与其证明价值无关，如下所示

移民上诉司发现，没有足够的证据表明艾莉亚斯女士和拜亚德先生经常联系。然而，记录中包含大约 50 页的屏幕截图，显示通过 WhatsApp 或其他手机和消息应用程序进行的通信，显然是在 2015 年和 2019 年进行的。移民上诉司贬低了这些证据，因为它们是用阿拉伯语写的，没有翻译。然而，相关的是通信的频率，而不是其内容。……虽然这些问题可能不会独立地使移民上诉司的决定不合理，但它们进一步削弱了其合理性。

在审理此案时，应注意，移民上诉司的等效规则，即《移民上诉司规则》第 29 条，与上述《难民保护司规则》非常相似（“参与诉讼的人员在诉讼中使用的所有文件必须是英文或法文，如果使用其他语言，则必须提供英文或法文翻译和译员声明”）。

此翻译要求适用于提交给委员会的视频和音频证据，这些证据也必须进行转录

申诉人经常向委员会提交音频和视频证据。这些证据必须进行转录，然后将转录内容翻译成英文或法文。联邦法院在解释该规则的先前版本时，在《科特斯诉加拿大案》中确认了这一点

规则 28 规定，“[a]ll documents used at a proceeding must be in English or French or, if in another language, be provided with an English or French translation and a translator’s declaration”。此外，《难民保护司规则评注》规定，“document”包括“所有信函、备忘录、书籍、计划、地图、图纸、图表、图片或图形作品、照片、电影、缩微胶片、录音、录像带、机器可读记录以及任何其他文档资料，无论其物理形式或特征如何，以及这些文档的任何副本”。在此，DVD 属于“document”，未按规则要求进行翻译。因此，小组有权不将 DVD 视为具有证明价值。

难民保护司已确认，相同的推理适用于根据《难民保护司规则》的现行版本提交的视听和其他证据。《难民听证准备：难民申诉人指南》手册在“视频、网站或其他电子文件是否需要翻译？”的问题下，指出“是的！你获得的所有证据都必须翻译成英文或法文。视频必须进行转录。”这反映了最佳和惯常的做法。

《难民保护司规则》第 32(1) 条 - 申诉人或受保护人文件的语言

Language of documents — claimant or protected person
32 (1) All documents used by a claimant or protected person in a proceeding must be in English or French or, if in another language, be provided together with an English or French translation and a declaration signed by the translator.

此规则适用于申诉人或受保护人在诉讼中使用的文件，而不是所有提供的文件

申诉人有义务在提交其《基本申诉表格》时提供其拥有的所有相关文件。这些文件不需要翻译：加拿大难民程序/提供的信息和文件#附在基本申诉表格上的文件不需要在附上的时候翻译。相反，在稍后提供的文件必须翻译，因为提供这些文件的唯一原因是申诉人打算在听证会上依赖这些文件，因此这些文件将在《规则》第 32(1) 条的意义上被“使用”。

申诉人不需要提供诉讼语言的文件，只需提供英文或法文文件即可

申诉人选择一种用于其诉讼的语言，即英文或法文。也就是说，根据《规则》第 32(1) 条，他们不限于提交该语言的文件。与《规则》第 32(2) 条规定的部长不同，申诉人只需提供英文或法文文件（或对于其他语言的文件，提供英文或法文翻译），无论诉讼语言是什么。RAD 成员道格拉斯·福特尼对这个问题发表了如下评论

在本案中，难民保护司成员无法理解一份用法文提供的文件，正确的程序应该是将该文件作为证据接受，并在必要时获得英文翻译。或者，可以考虑获得法语 - 英文口译员的帮助，以协助理解难民保护司听证会上该文件的內容。

《移民及难民局关于官方语言和英法语言实质平等原则的政策声明》对此进行了加强，该声明指出，“听证室的所有人员都可以自由使用他们选择的官方语言，包括诉讼对象律师。应诉讼任何一方的请求，移民及难民局将安排提供从一种官方语言到另一种官方语言的口译，同时考虑到可能还需要为该案件提供第三种语言的口译。” 这在《官方语言法》第 14 条中得到了立法支持，该条规定

联邦法院的官方语言
14) 英文和法文是联邦法院的官方语言，任何人在任何联邦法院或任何联邦法院发出的诉状或程序中，都可以使用这两种语言中的任何一种。

根据《官方语言法》对该术语的定义，该委员会被认为是“联邦法院”，因此受以下条款的约束：加拿大难民程序/决定#公开发布的决定理由必须以什么语言或语言提供？ 因此，申请人可以提供文件（无论是信件、信函、提交文件、通知或其他证据文件或非证据文件 - 请参阅上述对“文件”的广义定义 加拿大难民程序/文件#规则 31 - 如何提供文件），前提是它们符合规则 32 关于语言的要求。

如果申请人无力翻译所有文件，该怎么办？

申请人负责承担将所有书面材料翻译成法语或英语的费用。 有时，申请人无力翻译所有文件。这种情况可能出现在申请人没有代表（因此无法从法律援助获得翻译预算）、申请人有足够的资金支付私人律师但仍然无力翻译所有文件（因为文件特别庞大）以及申请人有权获得法律援助，但法律援助提供的翻译预算在案件背景下不足的情况下。 在这种情况下，申请人应告知部门情况，并能证明他们已采取一切合理的措施来翻译文件。

• 以书面形式告知部门存在额外文件以及阻止翻译的成本问题：《难民听证准备：难民申请人指南》手册建议申请人“以书面形式告知[RPD]您还有其他无力翻译的文件”。
• 寻求朋友、志愿者、家庭成员等帮助翻译文件：申请人应准备好证明他们已尽力翻译文件。规则不要求翻译必须由专业人员完成： 加拿大难民程序/文件#翻译人员不需要提供宣誓书、获得认证、精通两种语言或完全独立。
• 申请法律援助（以获得额外的翻译资金）：例如，BC法律服务协会预先授权每个移民代表合同最多361美元（1900字）的翻译费用。 律师可以在特殊情况下申请授权翻译额外文件。同样，在安大略省，拥有RPD证书的法律援助律师可以为法律援助在线结算最多3500字的翻译费用。对于超过3500字的文件，律师可以提交申请额外支付翻译费用。

此外，申请人应考虑将相关信息以其他方式提交给成员。

• 翻译最重要的文件：来自refugeeclaim.ca的《难民听证准备：难民申请人指南》手册中对申请人的指示是“翻译费用可能非常高。如果您无力翻译所有内容，请选择最重要的文件。”
• 只翻译部分文件：作为折衷方案，申请人可以尝试翻译文件中最重要的或最相关的部分。但是请参阅 加拿大难民程序/文件#拒绝接受仅部分翻译的证据 关于部门有权拒绝接受此类证据的情况，例如，部分翻译适当地降低了可以赋予该文件的权重。
• 在听证会上提供未翻译的文件，包括进行现场翻译：来自refugeeclaim.ca的《难民听证准备：难民申请人指南》手册建议申请人“将[未翻译的文件]带到听证会上，向主持成员解释这些文件的内容。” 然后，成员有权要求口译员现场翻译部分文件： 加拿大难民程序/口译员#是否可以要求口译员翻译文件？
• 提供关于未翻译文件内容的法定声明或宣誓证词：委员会有权放弃规则，将未翻译的文件作为证据提交记录（尽管可能由于缺乏翻译而降低其权重）。例如，移民上诉部门在解释其类似规则时就是这样做的，并发表了以下评论

上诉人提供了一段时间的聊天消息副本。这些消息大多是外语。公民和移民部长律师认为，这些消息不应作为证据提交，因为它们不符合《IAD 规则》第 29(1) 条。智能手机、互联网通信和社交媒体的时代带来了困境。如果一对夫妇经常通过短信、聊天消息、Facebook 或类似的即时消息进行通信，披露所有消息将导致听证会因大量纸质材料而陷入僵局。翻译费用将是天文数字。另一方面，提供没有翻译的消息会限制它们的证明价值。只提供样本可能会让人推断出剩余的消息包含对上诉人案件不利的证据。没有简单的解决方案。上诉人试图通过提供法定声明来解释证据来克服这个问题。这有一定帮助。我赋予证据一定的权重，但由于消息是外语，我赋予的权重降低了。

最后，申请人应考虑，除了他们在完成 BOC 表格时拥有的文件以及他们之后获得的旅行和身份文件外，规则并不严格要求申请人提交所有相关文件。相反，申请人只需要提交他们希望用来支持其主张的文件，并且申请人必须采取一切合理的措施来佐证其主张的情况；请参阅规则 34 的评论： 加拿大难民程序/文件#何时需要提供哪些文件？。因此，如果规则不要求将相关证据提交给法庭，那么申请人可以考虑他们是否希望依赖该信息以及是否可以通过其他方式提供相同的信息，例如通过证人证词。

如果申请人无力翻译文件，委员会没有义务支付翻译费用。

《索赔依据表格》中的说明是“包括所有非英语或法语文件的英语或法语认证翻译。您必须自行支付这些翻译费用。” 难民上诉部门裁定，“为外语文件提供翻译的责任由使用这些文件的当事方承担，在本案中，即申请人。”他们接着指出，“委员会可以并且有时会翻译委员会打算用作证据的文件，这与RPD的决定无关。RPD规则明确要求“用户”（本案中的申请人）提供外语文件的翻译。申请人（上诉人）未能做到这一点，因此未能遵守规则。”

如果申请人的未翻译文件不被接受，程序公平方面的考量

以上列出的申诉人可能采取的行动与申诉人已尽合理努力翻译文件但由于费用原因无法翻译的情况有关。申诉人可能以未经翻译的文件出庭的其他原因包括他们声称不知道需要翻译文件。当申诉人的未经翻译文件不被接受时，该部门的专家小组已尝试通过多种方式来为当事人提供便利，特别是无代表的申诉人，包括允许当事人就文件中讨论的事项作证，作为提出该证据的另一种方式（参见Huang v Canada），以及允许当事人在听证后提交所涉文件的适当翻译（尽管法院裁定，即使在申诉人无代表的情况下，委员会也不必作为程序公正的义务这样做，但这一结论可能取决于所涉文件的证明力，参见Soares v. Canada）。

难民保护司规则32(2) - 部长的文件语言

Language of Minister’s documents
(2) All documents used by the Minister in a proceeding must be in the language of the proceeding or be provided together with a translation in the language of the proceeding and a declaration signed by the translator.

如果文件以电子方式提供给难民保护司，则免除对翻译签署的声明的要求。

《难民保护司：程序问题实务通知》规定，如果文件通过电子方式提供，例如通过电子邮件、Connect 或我的案件门户网站，则免除对签名的要求。如果文件通过邮件、快递、传真或送达方式提供，则不会免除签署这些文件的义务。此外，所有文件必须注明日期，即使是以电子方式提交的。

部长必须在口头和书面诉讼中使用诉讼的语言。

根据规则 32(2)，部长在诉讼中使用的一切文件都必须使用诉讼的语言（或与翻译一起提供）。关于上述规则中“文件”和“诉讼”的正确范围可能会出现疑问。例如，如果部长提供干预通知，它是否属于“诉讼中使用”的“文件”？

本规则中“文件”的含义

一个提出的论点是，本规则中使用的“文件”一词仅包括作为证据的文件，不包括部长发出的通知。这个论点最好根据上面关于“文件”定义部分提供的观察结果和引用来驳斥：加拿大难民程序/文件#这些规则中使用的“文件”是什么？.

本规则中“诉讼”的含义

根据规则 32(2)，部长在诉讼中使用的一切文件都必须使用诉讼的语言（或与翻译一起提供）。有时，人们会提出论点，认为干预通知等文件在提供时并不属于“诉讼中使用”，因为“诉讼”在规则 1 中的定义如下：“诉讼包括会议、申请或听证”。相反，这个论点认为，干预通知并非为了在任何一个列出的诉讼程序中使用，而是为了通知目的而提供。最好避免这种语义上的争论，并且应该由于以下原因驳斥该论点

• 正如委员会在其《关于官方语言和英法语言实质平等原则的政策声明》中所述，“语言权利通常应得到广泛和自由的解释”。
• 规则 1 中对诉讼的定义“包括”列出的程序，但没有表明它仅限于此。难民保护司规则从属于该法，该法在第 170 条中考虑了对难民保护司“诉讼”的广泛和包容性的概念，包括在没有举行听证的情况下做出的档案审查决定是诉讼中发生的事情（第 170(f) 条），以及委员会向部长提供听证通知也是诉讼中发生的事情（第 170(c) 条）。如果向部长发出听证通知是“诉讼中”发生的事情，那么很难理解为什么部长的通知不应该同样被认为是“诉讼中”使用的。 此外，在Duale v. Canada 一案中，法院评论说，该法第 167 条中使用的“诉讼”不仅仅是指难民保护司前的实际听证。因此，第 168(1) 条允许一个部门确定其面前的“诉讼”已被放弃，例如未能提供所需信息或未能按要求与部门进行沟通。 参阅该法中对“诉讼”一词的解释：加拿大难民程序/定义#关于“诉讼”定义的评论.
• 此外，部长的干预通知必须包含规则 29 所需的详细信息，如果未包含这些详细信息，则适当的补救措施是不接受干预通知。 很明显，部长提供干预通知是为了在听证会上依赖它作为已遵守要求此类通知的规则的证明。
• 最后，此类通知的目的是这样描述的：“[规则 29(2)(a)] 的存在是为了迫使部长向申诉人提供其决定干预其申诉的原因。目的是让申诉人提前了解部长对其申诉的关注，以便申诉人能够针对这些关注做出回应。这是一个程序公正的问题。” 如果此通知没有使用诉讼的语言提供，那么向申诉人提供有关部长关注的特定提前信息的目的是无法实现的。

部长根据《官方语言法》的义务

最后，对这个问题的最佳观点是，部长有法律义务以诉讼的语言提供所有文件，包括诉状和其他程序性文件，并且这种义务源于《官方语言法》，该法被认为是准宪法性法律。 《官方语言法》规定，在联邦机构是民事诉讼当事方的情况下，它应在任何口头或书面诉状中使用其他当事方选择的语言，除非在极少数特殊情况下。

女王作为当事方时民事诉讼的语言

18 在女王陛下以加拿大名义或联邦机构作为联邦法院的民事诉讼当事方的情况下，

(a) 女王陛下或有关机构应在诉讼的任何口头或书面诉状中使用其他当事方选择的官方语言，除非女王陛下或该机构证明未收到有关所选语言的合理通知；并且

(b) 如果其他当事方未能选择或同意在这些诉状中使用的官方语言，则女王陛下或有关机构应根据具体情况使用合理的官方语言。

虽然目前没有司法判例可供参考，但可以认为，该规定适用于来自IRCC和PSEP的部长代表在委员会面前进行干预的情况。此类诉讼属于“联邦法院”，根据《官方语言法》第3(2)条的定义，“联邦法院”是指“任何执行司法职能并根据议会法案设立的法院、法庭或其他机构”。联邦上诉法院在Devinat诉加拿大案中得出结论，IRB符合该定义。^[48] 此外，部长代表参与委员会诉讼似乎构成“联邦机构”成为诉讼当事人的情况。“联邦机构”在《官方语言法》中被广泛定义，不仅包括公民与移民部和公共安全与应急准备部（基于该法第3条中“联邦机构”和“部门”的定义），还包括“任何由议会法案指定为加拿大女王代表机构或受枢密院或皇冠部长指示的机构”，这很可能包括根据《移民和难民保护法》的部长代表，其权力源于该法第6条，该条规定：“部长可指定任何个人或个人类别担任官员，以执行本法任何条款的目的，并应指定其权力和职责”。^[49]

如果申诉人将语言从法语更改为英语，或反之，部长必须提供其打算使用的文件的翻译件。

根据RPD规则的前一个版本，这些文件不需要翻译。

根据2002年版本的规则，对第32(2)条前身规则的措辞解释为，部长不需要提供申诉人随后更改诉讼语言的文档的翻译件。例如，如果申诉人选择用法语进行诉讼，部长向申诉人提供了法语文件，而申诉人随后决定改为用英语进行诉讼，部长没有义务提供该文件的英语新翻译件，而是可以依赖之前公开披露的文件。关键问题是，该文件是否在发送时以当时诉讼的语言提供给申诉人。

这个问题由联邦法院在Blanco诉加拿大案中解决，该案涉及移民部规则的前一个版本，该版本与RPD规则中的措辞相一致。在该案中，相关人士以英语开始诉讼。申诉人随后聘请了新的法语律师。委员会随后批准了申诉人将诉讼语言改为法语的申请。同时，委员会和部长都拒绝提供部长之前以英语发送给申诉人前律师的文档的法语翻译件。申诉人在听证会上辩称，委员会不能合法地将英语文档作为证据，这些文档在听证会之前没有被翻译成法语。联邦法院驳回了这一论点，理由是“很明显，当被告提供这些文档时，诉讼语言是英语，因此不需要法语翻译”。^[50] 这种解释似乎取决于当时的移民部规则，该规则规定：“如果部长提供一份非诉讼语言的文件，则部长必须提供一份翻译件和一份译员声明。[强调部分]”基于相关规则规定，触发翻译的因素是在提供文件时使用的诉讼语言，法院得出结论，这些文件可以适当地作为证据提交到听证会上。

2012年RPD规则对该条款的修改现在要求该文件在使用时必须以诉讼语言提供。

Blanco案件（上文）中强调的委员会做法受到众议院官方语言委员会成员的强烈批评。^[51] 官方语言专员随后要求委员会修改RPD规则中关于RPD诉讼语言的规定。委员会确定，新RPD规则的目标之一是“解决官方语言专员办公室（OCOL）的这些建议”。^[52] 新（也是当前）第32(2)条的措辞要求“部长在诉讼中使用的所有文件必须以诉讼语言提供，或者与诉讼语言的翻译件以及译员签署的声明一起提供[强调部分]”。这与2002年版本规则中该条的先前措辞不同，先前措辞为：“如果部长提供一份非诉讼语言的文件，则部长必须提供该语言的翻译件和一份译员声明”。^[53] 该规则关注文件的使用，这似乎表明，根据新规则，Blanco诉加拿大案中的情况不会再次发生，因为部长有义务提供他们之前提供过的任何文档的翻译件，如果他们想继续依赖这些文档。

RPD规则第32(3)条 - 文件语言 - 对译员声明的要求

Translator’s declaration
(3) A translator’s declaration must include translator’s name, the language and dialect, if any, translated and a statement that the translation is accurate.

对文件译员声明有哪些要求？

翻译后的文件应满足以下要求

• 除了翻译件之外，还应提供原语言文件的副本：第32(1)、32(2)和32(3)条的共同阅读要求提交原语言的原件副本以及其翻译件。
• 译员声明必须满足第32(3)条中列出的所有要求：译员声明应采用以下格式：“译员声明必须包括译员姓名、翻译的语言和方言（如果有）以及一份声明，表明翻译准确无误”。
• 译员声明应由译员签署：索赔基础表格中关于文件翻译的说明是，申诉人应“为所有非英语或法语文件提供英语或法语的认证翻译件”。^[37] 索赔基础表格中解释说，如果提供的任何文件附带满足第32(3)条要求的译员声明（“译员声明必须包括译员姓名、翻译的语言和方言（如果有）以及一份声明，表明翻译准确无误”）以及译员签署的声明，则满足“认证”的要求。^[54] 但是，难民保护司：程序问题实践通知豁免了电子提交声明的签署要求。^[55]
• 翻译声明应注明日期：难民保护司：程序问题实践通知有一个部分讨论了口译员或译员的声明，该部分规定所有此类文件都必须注明日期，即使是电子提交的。^[55]
• 译员应与申诉人保持一定程度的独立性：作为最佳实践，译员应与申诉人保持一定程度的独立性。
  • 案件的记录律师不应担任翻译： RPD 对申诉人说：“您的律师 [] 不能翻译您的文件。”难民保护司认为，“既担任代表人又担任口译员可能会造成利益冲突”。 律师本身不应该担任翻译，因为如果出现任何关于所述翻译准确性的问题，他们可能会被传唤作证。虽然这种情况可能会发生（例如，其他法律背景下的案件认为“虽然律师同时扮演律师和证人角色是非常不利的，但当事人有权让他的律师以证人身份作证”），但这会引发关于潜在利益冲突和后勤障碍的问题。然而，正如法院在Grandmont v. Canada案中接受的那样，申诉人所选择的律师事务所内部的工作人员可以被认为是可以接受的翻译文件的人。
  • 申诉人本人及其近亲不应担任翻译： RPD 对申诉人说：“您不能自己翻译文件。”在解释其类似规则时，移民上诉司也拒绝了文件，理由是担心，除其他事项外，这些文件“未完全由独立翻译员翻译”。规则中对独立性的要求的依据似乎有些不足，但可以说是出于委员会应给予证据的权重问题——特别是如果在听证会上出现任何其他关于翻译人员可信度的疑虑。独立性的这一方面也受到难民索赔流程的公开解释的强调，包括 Kinbrace 社区协会的难民听证准备：难民申诉人指南，该指南指出，最好让翻译员不是亲属：“认证翻译员最好，但不是必须的。如果您无法支付专业翻译员的费用，您可以找您信任的其他人（最好不是亲属）为您翻译文件。”

如果文件不包含适当形式的翻译员声明，则通常不应接受该文件。

如果未遵守翻译员声明的要求，通常的正确流程是不应接受该文件。例如，RAD 做了如下评论

虽然这些文件有英文翻译，但没有附上 [翻译员声明]，这是必须的……因此，RAD 无法确定这些文件是否已从中文正确翻译成英文。因此，RAD 无法接受这些文件[.]

用联邦法院在Gorgulu v. Canada案中的话说，“除非确认翻译准确，否则英文文件中的信息就毫无意义，因为与原文文件之间缺少必要的联系……英文文件本身没有证据价值。由于没有翻译员的证明文件证明英文文件是原文文件的准确翻译，因此决策者没有理由考虑英文文件。它们完全没有意义。”

当事人有时试图提交通过 Google 翻译等自动系统翻译的证据。由于没有提供 Rule 32(3) 翻译员声明，因此通常不应将其作为证据接受。由于“委员会无法确定其是否准确”，难民上诉司拒绝将此类 Google 翻译作为证据接受，包括由部长提供的 Google 翻译。 RPD 成员也做出了类似的处理。难民保护司专门就此发布了一份关于此事的实践通知，名为难民保护司实践通知：遵守难民保护司规则，其中对 Google 翻译的评论如下

RPD 经常收到未经翻译或已翻译但未附带翻译员声明的文件。有时这些文件是通过 Google 翻译等网络工具翻译的。此类翻译不符合 RPD 规则 32，会导致诉讼程序延误，并且可能不被主审委员接受。

2024 年，上述实践通知被难民保护司：关于程序问题的实践通知取代，其中说明

3.5 文件翻译 不以法语或英语撰写文件必须附有法语或英语翻译。翻译必须由人工翻译员完成，并提供翻译准确的声明。使用 Google 翻译或其他软件等网络工具翻译文件不符合 RPD 规则 32。

但参见Gorgulu v. Canada案，该案中，申请人提交了没有翻译员声明的文件，法院认为，决策者在没有先提醒申请人缺少证明的情况下就排除证据的做法是不合理的。在该案中，法院发现“合理的决策者会得出结论，翻译准确性证明的缺失可能是由于提交文件时翻译员和/或律师的疏忽造成的。”

翻译员无需提供宣誓书、获得认证、精通两种语言或完全独立。

只要做到这一点，翻译员的声明就不必符合规则中没有的其他要求。

• 翻译员的声明不必是宣誓书：例如，翻译员的声明不必以宣誓书的形式出现；移民上诉司在解释其类似规则时得出了这一结论：“小组不赞同答辩人对翻译证明的担忧。虽然不是宣誓书的形式，但规则并不要求它是。”
• 翻译员不必“获得认证”：许多机构都对翻译员和口译员进行认证，从委员会本身到不列颠哥伦比亚省翻译和口译员协会等专业组织。虽然使用认证翻译员可能是个好主意，但这不是规则的要求。移民上诉司在解释其类似规则时得出了这一结论：“部长律师提交的翻译……不构成可信证据，因为它们不是由认证翻译员完成的……小组认为，上诉人提交的文件显示了双方之间的交流……可以被小组考虑，即使它们不是由认证翻译员撰写的。”
• 翻译人员无需精通两种语言：规则中的要求仅仅是翻译人员提供一份“翻译准确声明”，仅此而已。渥太华大学难民援助项目有一个听证准备工具包，讨论了翻译人员在所涉语言中必须达到的熟练程度。该工具包包括翻译声明样本，其中包括翻译人员完全精通两种语言的情况，以及翻译人员不完全精通两种语言的情况。他们指出，对于翻译人员不完全精通两种语言的情况，可以使用的可接受声明如下：“我，____(姓名_______，____(地点)____ 市居民，在此证明我已将本结婚证从 ____(原语言)___ 翻译成英文，并且我部分具备进行此类翻译的能力，因为我部分精通 ____(原语言)___ 和英文。目前没有完全合格的翻译人员。” 也就是说，一方可能会冒险使用不精通的翻译人员：法院注意到，出现在 RPD 或 RAD 之前的人员有责任提供其自身文件的认证翻译，这些文件不是英文或法文，而该部门无需关注一方提交的文件中可能存在的翻译错误。
• 翻译人员无需完全独立于申请人：如上所述，翻译人员应在一定程度上独立于申请人，但所需的独立程度并不高。RPD 对申请人说：“你不能自己翻译文件。你的律师也不能翻译你的文件。” 独立的这一方面也得到了流程公开解释的强调，包括 Kinbrace 社区协会的《难民听证准备：难民申请人指南》，该指南指出最好是翻译人员不是亲属：“认证翻译人员最好，但不是必需的。如果你无法支付专业翻译人员的费用，你可以找其他人你信任的人（最好不是亲属）为你翻译你的文件。这个人必须签署一份翻译声明。” 正如法院在《格兰蒙特诉加拿大》一案中所接受的那样，申请人选择的律师事务所在职人员可以被认为是执行此任务的可接受人员。 另见：加拿大难民程序/RPD 规则 31-43 - 文件#文件翻译声明的要求是什么？

RPD 规则 33 - 部门披露和使用文件

Disclosure and Use of Documents

Disclosure of documents by Division
33 (1) Subject to subrule (2), if the Division wants to use a document in a hearing, the Division must provide a copy of the document to each party.

Disclosure of country documentation by Division
(2) The Division may disclose country documentation by providing to the parties a list of those documents or providing information as to where a list of those documents can be found on the Board’s website.

此规则没有适用时间限制，并且可以在听证期间提供新的文件

《RPD 规则》第 33(1) 条规定，如果 RPD“希望在听证中使用某份文件，该部门必须向各方提供该文件的副本。” 判例法证实，第 33(1) 条没有时间限制，RPD 可以在听证会上向申请人披露文件。 在休息时间向律师提供文件副本本身并不构成程序上的不公正。 但是，请参阅：加拿大难民程序/听取意见权和公正听证权#委员会的披露权和义务.

该部门有权在做出决定之前提供听证后文件

RPD 规则 33 涉及该部门提供其希望在听证中使用的文件的副本的情况。那么，如果该部门希望在听证后向各方提供文件呢？该部门可以这样做，并且尽管它必须邀请各方对任何此类听证后披露发表意见，但它无需事后恢复听证。该部门提供此类听证后文件的权力在委员会对先前版本的 RPD 规则的公开评论中得到了强调，该评论写道：“如果该部门认为使用该文件将有助于确保充分和适当的确定难民保护的申请，则该部门可以在听证后向申请人（以及如果部长介入，则向部长）提供文件。申请人将有机会对该文件提出意见。” 虽然该公开评论不再由 IRB 发布，但其原则仍然存在。

RPD 有义务根据要求向部长提供规则要求的文件和信息

该法第 170(d) 条要求该部门根据要求向部长提供第 100(4) 条所指的文件和信息，即委员会规则要求的文件和信息

100(4) 在入境口岸境内提出难民保护申请并被转交难民保护司的人员，必须在法规规定的时间范围内向该部门提供委员会规则要求的文件和信息（包括与申请依据相关的文件和信息），并按照这些规则进行。

该小组应考虑最新的国家文件包

委员会《难民决定程序中的国家文件包政策》的日期为 2019 年 6 月，承诺“RPD 和 RAD 将考虑最新的 NDP 来支持评估前瞻性风险”。 委员会的小组应遵守这项政策。这对哪些 NDP 应该在文件中披露以及披露的 NDP 的时效性都有影响

• 哪些 NDP 被披露：小组应确保其考虑相关的 NDP，包括与国籍国相关的 NDP，以及与前经常居住国相关的 NDP，只要适用该概念。例如，在《艾尔·赫拉伊赫诉加拿大》一案中，法院评论说：“没有迹象表明该小组在做出决定之前考虑了关于阿联酋的国家文件包”，并指出法院发现，当申请的关键要素（例如无国籍人士返回前经常居住国的权利）存在争议时，RPD 应该审查和参考可用的国家文件。 此外，如果相关，该小组可以考虑额外的 NDP，例如上诉人途经国家的 NDP。 相关地请参阅：加拿大难民程序/RPD 规则 22 - 专业知识#小组在依赖“普遍承认的事实”之前何时必须提供通知？
• 披露的 NDP 是否为最新：在《赵诉加拿大》一案中，法院裁定：“从程序公正的角度来看，[委员会]有义务披露最新的 NDP，并给申请人机会对该事项做出回应和陈述。” 同样，在《奥伊马利诉加拿大》一案中，法院裁定：“在评估风险时，应考虑最新的 NDP”。

考虑最新国家文件（NDP）的义务延伸到在索赔处于保留状态时发布了新的 NDP 的情况。但是，该原则有一些限制。

• 它不适用于 NDP 中以外的文件：在Tambwe-Lubemba案中，法院审议了委员会小组是否必须考虑委员会在听证会后收到的未明确列入卷宗的最新国家文件。该案中的申请人认为，审理其索赔的小组应考虑难民司文件中心在听证会后但做出决定之前收到的信息。法院的裁决是，该小组没有义务考虑成员未见过的且未由索赔人提交的信息。
• 它不适用于新信息不会对决定产生任何影响的情况：如果 RAD 未能考虑最新的 NDP 导致仲裁庭未能考虑并评论与其发现相矛盾的证据，则 RAD 未能考虑最新的 NDP 可能构成可审查的错误。 在Worku v. Canada案中，联邦法院裁定，当没有迹象表明该信息与 RPD 考虑的信息存在重大差异时，委员会没有义务考虑最新的 NDP 信息。 因此，委员会难民确定程序中的国家文件包政策是“RAD只会在他们希望依赖新 NDP 文件时向当事人披露新 NDP 文件”。 如果小组未考虑对 NDP 的更新而该修订“可能影响结果”，则该小组会犯错。 但是，由申请人证明新的 NDP 中包含的信息是否足够不同、新颖和重要。

另请参见：加拿大难民程序/RAD 规则第 1 部分 - 适用于向受上诉人的人提起的上诉的规则#需要通知的新问题是什么？。

小组应考虑最新的国家文件包并不意味着小组需要仔细检查其中的每份文件，以查找任何可能支持或阻碍索赔人的陈述；有关这方面的讨论，请参见加拿大难民程序/委员会的调查性任务#在难民事务中存在共同的查明事实的义务。

规则 33(2)：该司可以通过提供有关在委员会网站上找到这些文件的清单的信息来披露国家文件。

RPD 规则 33(2) 规定“该司可以通过向当事人提供这些文件的清单或提供有关在委员会网站上找到这些文件的清单的信息来披露国家文件”。某些文件列在委员会网站上的文件清单中，但这些文件本身只能通过电子邮件获取，特别是附加到委员会研究部门生成的“信息请求答复”中的身份证明样本。法院裁定，这些样本未在 IRB 网站上公开发布的 NDP 中复制并不违反程序公正。在Zerihaymanot v. Canada案中，法院指出“该样本文件附在 NDP 中的信息请求答复中，并附有说明，要获得附件的副本，必须通过电子邮件发送请求。规则 33(2) 规定，披露国家文件可能包括由该司提供文件或告知可以在哪里找到信息”。 此外，在该案中，在 RPD 听证会期间，律师被引导到出生证明样本，律师的问题和提交意见清楚地表明律师已获得该文件。法院指出，似乎没有要求 NDP 在互联网上公开发布，并且在 1990 年代，当这样做时，联邦上诉法院得出结论，文件在 IRB 文件中心可用就足以确保公正：Mancia v Canada。

RPD 规则 34 - 当事人披露他们在听证会上想要使用的文件的义务、程序和时间线

Disclosure of documents by party
34 (1) If a party wants to use a document in a hearing, the party must provide a copy of the document to the other party, if any, and to the Division.

Proof that document was provided
(2) The copy of the document provided to the Division must be accompanied by a written statement indicating how and when a copy of that document was provided to the other party, if any.

Time limit
(3) Documents provided under this rule must be received by their recipients no later than
(a) 10 days before the date fixed for the hearing; or
(b) five days before the date fixed for the hearing if the document is provided to respond to another document provided by a party or the Division.

当事人需要在什么时候提供哪些文件？

规则 34(1) 涉及当事人“希望”在听证会上使用的文件。该规则规定，这些文件必须在听证会定定的日期前 10 天之前送达收件人（但根据规则 34(3)(b)，如果这些文件是作为对另一方提供的文件的回应而提供的，则截止日期为听证会前 5 天）。这条酌情规则允许，但不要求索赔人提交文件。它可以与规则 7(3) 相对比，规则 7(3) 要求索赔人提供某些类型文件。具体来说，规则 7(3) 规定，索赔人“必须”在其索赔依据表格中附上所有“他们拥有的相关文件”，包括身份和旅行文件（无论真假）。唯一的例外是，对被官员没收或由官员提供给该司的文件除外。简而言之，RPD 规则中确定的披露截止日期似乎如下：

索赔阶段	文件类型	披露义务	截止日期	规则
提供 BOC 表格时	索赔人拥有的所有相关文件	强制披露	必须附在 BOC 表格上	规则 7(3)
提供 BOC 表格后	索赔人的身份或旅行文件	强制披露	索赔人在获得后“立即”提供	规则 7(4)
提供 BOC 表格后	“当事人想要使用”的任何其他文件	酌情/可选	听证会前 10 天（或 5 天，如果作为回应）	规则 34

因此，这些规则似乎建立了一种制度，在这种制度中，索赔人有义务提供他们在提供 BOC 表格时拥有的所有相关文件。对于此后进入索赔人手中的文件，除了身份或旅行文件外，索赔人可以自行决定是否提交这些文件，并且只有在他们想要在诉讼程序中使用这些文件时才需要提交。该原则的一个限定条件是

• 索赔人有义务提交在任何时候进入他们手中的身份和旅行文件（无论真假）（加拿大难民程序/RPD 规则 3-13 - 需要提供的信息和文件#索赔人有义务提供他们在提供 BOC 表格时拥有的所有相关文件）；
• 尽管部长没有义务成为诉讼的当事方（加拿大难民程序/RPD规则29 - 部长的介入#部长有权介入诉讼，但没有义务这样做），但一旦部长介入并提供披露，其披露必须“完整”，不能有选择性。未能做到这一点将违反自然公正。用联邦法院的话来说，“至少，如果部长选择披露证据，则该披露必须完整”。 联邦法院指出，可以期待部长坦诚，部长有坦诚的义务。 例如，如果部长没有提供完整的披露，程序公正可能要求RPD要求部长向相关加拿大执法机构进行调查以获取文件。 然而，相反的是，在移民局的诉讼中，部长披露并不需要“完整”。 通常情况下，Stinchcombe原则（关于在刑事案件中提供披露）不适用于行政程序；也就是说，在行政程序中，如果仲裁决定带来的潜在后果足够严重，可能会提供类似于Stinchcombe的更高的披露义务。 例如，在移民局，当个人被拘留时，适用更高的披露义务：“被拘留者需要了解针对他们的案件，这就产生了披露义务。为了有意义，披露义务不能仅仅局限于部长打算依赖的信息。所有相关信息都必须披露，包括只对被拘留者有利的信息。” 同样，在移民局，加拿大边境服务局可能需要对皇家骑警进行合理的调查，以获取所有可能与不可入境听证会相关的记录，包括无罪记录，并将这些记录提供给诉讼对象。 此外，在行政诉讼中，第一方披露和第三方披露在法律上有区别； 不同的原则适用于第三方持有的信息，例如，当加拿大边境服务局参与案件，但皇家骑警也进行了调查时。 正如塞巴斯蒂安·格拉蒙德法官所指出的，完整的披露有利于整个司法体系，因为它有利于寻求真相，允许获取信息和检验断言。
• 申索人有义务采取合理步骤提供可以接受的文件，以证明其身份和申索的其他要素（加拿大难民程序/RPD规则3-13 - 提供的信息和文件#申索人有义务尽力证明其身份并证实其申索）；并且
• 如果委员会选择这样做，委员会可以强制提供证词和证据（加拿大难民程序/RPD规则3-13 - 提供的信息和文件#部门可以指示申索人提供具体文件）。

所有申索人都收到的申索理由表格重申了上述提供文件的时限：“如果您在提供申索理由表格后获得了更多支持您申索的身份或旅行证件，请立即将两份副本提供给加拿大难民局。如果您在提供申索理由表格后获得了更多除身份或旅行证件以外的支持您申索的文件，请在听证会前至少10天将一份副本提供给加拿大难民局，并将一份副本提供给部长（如果部长是当事方）。”申索理由表格的封面还声明：“您有责任获取并向加拿大难民局提供可能支持您申索的任何文件。”

规则中规定的上述文件披露义务，也与部门在没有提供文件的情况下推断可信度不利推论的独立问题不同。即使根据规则，申索人没有义务提交上述特定文件，但如果申索人没有这样做，部门可能会得出结论，申索人没有提供文件的行为表明其担心向委员会提供证据，这将使委员会能够对该文件本来可以用来建立或证实的事实做出不利推论。当然，只有在申索人被给予合理机会在部门确定其担忧后提出证据，或者该证据对申索人来说是强制性提供的，并且联邦法院还裁定“如果当事方没有提供任何外部文件来证实其指控，小组不能仅凭此事实推断其不利的推论，除非申索人的可信度受到质疑”。 请参阅规则11的讨论以获取更多详细信息：加拿大难民程序/RPD规则3-13 - 提供的信息和文件#RPD规则11 - 证明身份和其他申索要素的文件。

规则34(2)：文件提供证明

规则34(2)规定，“提供给部门的文件副本必须附有一份书面声明，说明如何以及何时将该文件副本提供给任何其他当事方”。在考虑该声明将包括什么时，可以参考相关的RAD规则

Proof document was provided
34 (1) Proof that a document was provided must be established by 
(a) an acknowledgment of receipt signed by the recipient or a statement of service, if the document was provided by hand; 
(b) a confirmation of receipt if the document was provided by registered mail, courier, fax or email or other electronic means; or 
(c) a statement of service if the document was provided by regular mail.

Statement of service
(2) For the purpose of paragraph (1)(a) or (c), a statement of service consists of a written statement, signed by the person who provided the document, that includes the person’s name and a statement of how and when the document was provided.

Statement – unable to provide proof
(3) If a party is unable to provide proof that a document was provided in a way required by paragraph (1)(a) to (c), the party must provide a written statement, signed by the party, that includes an explanation of why they are unable to provide proof.

请参阅：加拿大难民程序/RAD规则第三部分 - 适用于所有上诉的规则#RAD规则34：文件提供证明。

向RPD提供延迟文件证据的当事方必须使用部门指定的表格提出申请

向RPD提供延迟文件证据的当事方必须使用表格“向难民保护部门提交延迟披露的申请”提出申请。使用该表格是强制性的，但RPD表示将对无代理当事方灵活应用此要求。 RPD表示，“尽管RPD规则36规定了成员在决定是否接受延迟披露时需要考虑的因素，但无论是该规则还是其他任何规则都没有规定提交延迟证据的程序”。RPD表示，他们的实践通知“通过制定包括新表格在内的程序来明确说明”。

委员会必须考虑其在申索人在规则34(3)的时限后提交文件的情况下提供救济的自由裁量权

规则34(3)中提供文件的时限必须与《加拿大移民与难民保护法》第170条一起阅读，特别是该条的以下款项

Subsections 170 (e), (g) and (h) of the IRPA however indicate that in any proceeding before the RPD it:
(e)  must give the person . . . a reasonable opportunity to present evidence . . .;
(g)  is not bound by any legal or technical rules of evidence;
(h)  may receive and base a decision on evidence that is adduced in the proceedings and considered credible or trustworthy in the circumstances.

在Trboljevac诉加拿大案中，法院评论说：“尽管小组成员知道规则34(3)中关于披露文件的10天时限，但成员没有承认或似乎不知道《加拿大移民与难民保护法》中允许他们接受这些文件的规定，导致申请人无法证实其申索。……小组成员应该说明他们拒绝行使《加拿大移民与难民保护法》第170条赋予他们的自由裁量权的原因。在该案中，未能行使该自由裁量权违反了自然公正。” 委员会在接受迟交文件的自由裁量权受下面规则36的指引：加拿大难民程序/文件#规则36 - 未披露文件的用途。

当听证会多次举行时，提交文件的10天期限会重置

关于规则 34 中“听证会日期前几天”短语的解释，可能会出现问题。根据规则 34(3)，根据本规则提供的文件必须在听证会日期前 10 天或之前送达收件人。如果听证会延期安排在第一次听证会后 10 天以上，是否意味着在下次听证会前 10 天或更多天提交的任何文件，按照 RPD 规则 34(3) 的说法，是在至少“听证会日期前 10 天”提交的？这个问题的答案似乎是肯定的。难民保护司：程序问题实践通知指出

后续听证会与第一次听证会适用相同的规定。例如，如果听证会开始后延期到以后日期完成，则如果文件在第二次听证会日期前 10 个日历日内收到（或如果文件是为了回应另一份文件而提供的，则在 5 个日历日内收到），则不需要申请。

RPD 规则 35 - 相关且非重复文件

Documents relevant and not duplicate

35 Each document provided by a party for use at a proceeding must
(a) be relevant to the particular proceeding; and
(b) not duplicate other documents provided by a party or by the Division.

使用国家文件包并不排除披露额外的原籍国信息

委员会难民认定程序中国家文件包政策指出

在难民保护司审理的每项难民申诉中，将向各方披露相关NDP，作为难民认定中COI证据的标准来源。根据RPD规则 33(2)，RPD向各方提供有关在委员会网站上找到NDP的信息，各方有责任在听证会前查看IRB网站以获取相关NDP的最新版本。... 使用NDPs并不排除该司或诉讼当事人披露NDP中未包含的额外COI。此类信息必须在个案基础上披露，并遵守各司的法律和程序要求。

必须申请提交超过 100 页的国情证据

提供个人文件作为文件证据没有页面限制。但是，对于国情文件，委员会在 2018 年发布了向难民保护司出庭的当事人及律师的通知 - 大量国情证据，该通知规定了在难民保护司提交大量国情证据披露的程序。根据实践通知，各方必须正式申请提交超过每个参考国 100 页的国情证据。超过指定页面限制的国情证据披露必须附带按照 RPD 规则 50 做出的申请。在 COVID-19 大流行期间，该实践通知被暂停。在 COVID 时期结束后，该实践通知在 2024 年正式宣布不再生效，但其内容被纳入新的难民保护司：程序问题实践通知，该通知指出

在RPD（一起审理的申诉或申请被视为 1 个文件）提交国情证据无需申请的页面限制为每个文件 100 页。页面的每一面均计为 1 页（当页面的两面都使用时，计为 2 页）。在该实践通知本部分生效之前提交给RPD的文件不计入总页数。

如果申诉或申请涉及多个参考国，每个参考国的页面限制为 100 页。

提交超过页面限制的国情证据的当事人必须使用此表格申请提交大量披露给难民保护司。使用该表格是强制性的，但RPD将灵活地对无代理当事人适用此要求。

该申请应解释每个文件与申诉人特定情况的相关性。各方应查阅相关国家文件包，以确保文件不重复。

目录和传真确认页不计入 100 页限制。大量披露申请必须在听证会前 10 天提交，否则当事人还需要使用IRB网站上的申请表格提交迟延披露申请。

如何知道哪些文件是国情证据？

正如实践通知所述，在 RPD 之前提交的证据通常分为两大类：当事人个人文件（例如身份证明文件、警察报告等）和国情证据（例如人权报告、对该国状况的研究等）。本实践通知仅适用于国情证据。涉及申诉人个人风险并与其申诉相关的文件，例如由申诉人本人或与申诉人本人相关的文件，将被视为个人文件。相反，国情文件是指与申诉人国家人权状况相关的证据。每个案例中需要考虑的问题是，特定文件的首要目的是证实申诉人的个人资料，还是说明与申诉人国家有关的人权或其他事实和情况。

难民保护司：程序问题实践通知在“个人文件”一词旁边包含一个“信息气泡”，该气泡会弹出以下信息

“个人文件”是指特定于单个申诉人的证据。一些例子包括

• 身份证明文件
• 政治组织成员资格证明
• 医疗报告
• 心理报告
• 警方文件
• 商业记录
• 新闻报道
• 签证和旅行证件
• 社交媒体
• 来自了解申诉情况的人员的信函或宣誓书，例如目击事件的人员

refugeeclaim.ca 的指南难民听证会准备：难民申诉人的指南提供了每种类型文件的示例。关于个人文件，他们列出了

• 是否有照片、信件、视频、电子邮件或其他文件显示您遇到的问题？获取它们！
• 您是否向警方或其他政府机构寻求帮助？获取警察报告或其他证明您访问的证据。
• 您是否接受了医疗帮助？获取您的医院或医生的记录。
• 是否有与您的案件相关的新闻报道？获取它们！
• 是否有目击您所发生事件的人员？请他们写下所发生的事情并发送给您。如果可能，请让此人宣誓（声明）他们在律师或公证人面前的陈述属实。
• 是否有经历过与您类似问题的人员？请他们写下他们的经历。如果可能，请让此人宣誓他们在律师或公证人面前的陈述属实。
• 您的申诉是否基于您的宗教身份或您是否属于某个政党或其他团体？获取显示您成员资格的文件。
• 您是否因所发生的事情而影响了您的心理健康？获取加拿大医生或心理医生的报告，该报告记录了您的健康问题。
• 您还需要身份证明文件来证明您的国籍。

难民保护司：程序问题实践通知在“国情证据”一词旁边包含一个“信息气泡”，该气泡会弹出以下信息

国家情况证据是指关于您声称受到保护的国家情况的书面证据。 例如，来自信誉良好的来源的报告，如人权组织和可信的新闻机构。 IRB 为每个国家编制了国家文件包 (NDP)。 NDP 包含提供国家情况信息的公共文件清单。 IRB 在每个索赔中都将相关 NDP 信息视为国家情况证据。

关于国家情况文件，《难民听证准备：难民申诉人指南》手册列出了

• 这种类型的证据包括来自信誉良好的来源的报告，这些报告记录了人权侵犯、政治事件以及与您的索赔相关的其他新闻。
• 人权组织（例如大赦国际、人权观察组织）的最新报告、联合国报告、美国国务院国家报告、新闻报道或视频，这些视频展示了您国家的人权侵犯行为。
• 来自您国家报纸和人权组织的文章和报告。

同样，关于申诉人可能参与的组织（即使是在加拿大）的文件也将符合此类证据类别，这些证据与申诉人的国家人权状况相关，只要他们没有提及申诉人的姓名或以其他方式描述或提及申诉人。 因此，例如，如果部长寻求干预以辩称申诉人根据公约第 1F(a) 条被排除在外，如果部长希望提供超过 100 页的内容来证明所涉组织在特定历史时期犯下了罪行，根据本执业通知，他们必须提出申请允许提交大量披露。 关于这两种类型的文件之间差异的进一步讨论可以在 IRB 的《难民保护司程序信息收集和披露指南》中找到，该指南区分了国家起源研究——这通常是可获得的信息，不包括“IRB 收集的特定于特定申诉人的信息”——以及申诉人特定的研究。 此外，委员会《难民认定程序中国家文件包政策》对原籍国信息 (COI) 做出了以下定义：“关于与难民认定程序相关的国家情况的信息，并从公开获得的来源获得，这些来源只要可能，就被视为可靠和客观的。”

委员会限制大量国家情况披露的管辖权是什么？

如规则第 35 条明确规定，规则对哪些文件可以被接纳所施加的唯一条件是，这些文件必须与诉讼相关，并且不重复申诉人或部门提供的任何其他文件。 RPD 规则本身没有对可以披露的文件数量进行限制，并且没有对不同类型的文件进行区分。 在执业通知中引用的授权是，IRB 主席有权采取任何必要的行动，以确保委员会成员能够高效地履行其职责，并且不会出现不必要的延误，如《法案》第 159(1)(g) 条所述。 执业通知指出，主席已将此权力委托给副主席。 此外，RPD 规则第 69 条规定，如果规则中没有关于程序期间提出的事项的规定，部门可以采取必要的措施来处理该事项。 RPD 规则第 70 条规定，部门可以在通知各方并给予其反对机会后，更改规则的要求，免除某人遵守规则的要求，以及延长或缩短时间限制。

该立法规定和规则作为对规则进行修订的授权的充分性（这种修订是通过执业通知进行的，没有得到州长委员会的授权，如所要求的那样），似乎还没有得到司法审议。 有关 RPD 规则如何获得州长总督委员会授权的详细信息，请参见 加拿大难民程序/关于。 但是，联邦上诉法院在《Thamotharem诉加拿大》案中的推理似乎为委员会的行动提供了一些支持。 正如 IRB 的《关于使用主席指南和判例指南的政策》所指出的那样，“指南的主题可以作为根据《IRPA》第 161(1)(a) 条发布的程序规则来颁布，这通常不会使其失效。” 有关这方面的进一步讨论，请参见：加拿大难民程序/159 - 主席的职责#主席的指南发布和规则制定权力重叠。

委员会有权拒绝接纳文件的原因比规则第 35 条的标准更广泛。

规则第 35 条为各方提供的所有用于诉讼的文件提供了两个标准：它们必须是相关的并且不重复。 规则仅在此列举了这两个标准，是否意味着，暗含地，委员会可能不会出于规则第 35 条中列举的以外的其他原因拒绝接纳文件？ 不。 委员会保留更广泛的自由裁量权来控制其程序，包括其在程序中接纳的文件。 这里有很多例子，包括

• 在宪法要求这样做的情况下排除证据： 例如，部门有权根据《宪章》第 24(2) 条排除证据，在这种情况下，证据是在违反《宪章》权利的情况下收集的，这个问题通常与在违反律师权利的情况下产生的入境口岸面试记录有关； 参见，例如，《黄诉加拿大》案。
• 在法律要求这样做的情况下排除证据： 委员会在其关于证据权重的法律服务文件中指出，“在某些情况下，不适宜接纳证据并赋予其很少或没有权重，相反，小组应完全拒绝接纳证据。 例如，当证据受到……特权或法定保护其机密性的保护时，就会出现这种情况”。 例如，当使用证据被《隐私法》禁止时，就会出现这种情况。 委员会在确定是否将来自其他小组的决定作为证据接纳时经常考虑这个问题：加拿大难民程序/166 - 程序必须在公众缺席的情况下进行#小组是否应该接纳来自其他索赔的决定的副本？。
• 将证据排除作为法庭做出的自由裁量决定： 委员会在其关于证据权重的法律服务文件中指出，“在某些情况下，不适宜接纳证据并赋予其很少或没有权重，相反，小组应完全拒绝接纳证据。 例如，当证据与案件中的问题无关时； 或当证据的损害性影响超过其证明价值时； ……或者当证据过度重复时”。

RPD 规则第 36 条 - 使用未披露文件

Use of undisclosed documents
36 A party who does not provide a document in accordance with rule 34 must not use the document at the hearing unless allowed to do so by the Division. In deciding whether to allow its use, the Division must consider any relevant factors, including
(a) the document’s relevance and probative value;
(b) any new evidence the document brings to the hearing; and
(c) whether the party, with reasonable effort, could have provided the document as required by rule 34.

委员会必须权衡相关因素

法院提供了指导，说明 RPD 应该如何处理权衡规则第 36 条中列出的因素的任务，并指出考虑这些因素并不意味着仅仅列出它们，而是积极地权衡它们以确定是否应该接纳所涉文件。 在 COVID-19 大流行之前，RPD 实施了一份名为《出现在难民保护司前的当事人和律师的通知——延迟披露》的执业通知。 本执业通知中的任何内容都没有解除委员会根据规则第 36 条行使自由裁量权的义务。

RPD 规则第 36 条明确赋予 RPD 在听证会上接纳未披露文件的自由裁量权。 即使一方的请求不符合加拿大移民和难民委员会发布的《出现在难民保护司前的当事人和律师的通知——延迟披露》，这种自由裁量权也存在，尽管这种缺陷可能是确定请求的相关因素。 当难民保护申诉人要求 RPD 行使这种自由裁量权时，程序公正原则要求给他或她提供就此事进行陈述的机会。 RPD 没有给予 Alvarez Rivera 女士这样的机会，这构成了程序公正的违反。

此外，规则第 36 条下的相关因素清单要求考虑所有因素，而不仅仅是一些因素。

过去对规则第 36 条因素的考虑

委员会过去做出的决定已经考虑了上述因素，如下所示

• (a) 文件的相关性和证明价值
  • 文件来源是否可靠？ 对于国家情况证据，证明力可以通过考虑文件来源来评估。例如，在Hasan诉加拿大案中，委员会拒绝接受与索赔相关的国家情况的一系列文件：“披露文件中包含来自多个组织的报告，证明了对巴勒斯坦男性的虐待、对巴勒斯坦人的严厉措施以及以色列军队对巴勒斯坦人的非法杀戮和其他虐待行为。” 法院认为“这些报告来自传统上被接受（用于证据目的）的来源，如大赦国际。此外，一些报告来自以色列来源，如被占领领土人权以色列信息中心”。
  • 这些文件与索赔的核心要素有多么相关？ RAD认为，作为此证明力评估的一部分，应分析文件与索赔核心要素的相关性。
  • 文件的证明力是什么？ 在穆罕默德诉加拿大案中，联邦法院维持了委员会的决定，该决定中RPD拒绝接受听证后提交的宣誓书，因为“宣誓书的证明力非常弱，因为它们包含的关于被指控迫害的细节很少，其中存在矛盾，而且缺少宣誓人的身份证明”。
• (b) 文件为诉讼带来的任何新证据
  • 例如，在穆罕默德诉加拿大案中，联邦法院维持了委员会的决定，该决定中RPD拒绝接受听证后提交的宣誓书，理由是宣誓书“没有披露此前在穆罕默德先生的索赔理由[BOC]或证词中未涵盖的任何新证据，也没有解决[宣誓人]声称的寻找其他证据的努力”。
• (c) 当事方是否以合理的努力提供规则34要求的文件
  • 索赔人受过教育吗？ 在梅卡多诉加拿大案中，法院确认在做出此决定时考虑索赔人的受教育程度是合适的，并认可地指出：“小组显然考虑了申请人受过教育的事实。”
  • 索赔人是自诉的吗？ 委员会主席指南7规定：“一般来说，RPD将为不熟悉RPD程序和规则的自诉索赔人提供宽容。” 也就是说，可以认为所有索赔人都收到的索赔人工具包以及BOC表格上的说明强调了文件披露截止日期（见加拿大难民程序/RPD规则31-43 - 文件#当事方何时需要提供哪些文件？）。
  • 当事方律师是否有经验？ 在梅卡多诉加拿大案中，法院确认在做出此决定时考虑索赔人是否由经验丰富的律师代表是合适的。法院指出：“与申请人的论点相反，RPD并没有仅仅因为他是由这位律师代表而对他施加更重的负担。这仅仅是评估在客观上可以对处于申请人境地的人所期望的合理努力的相关事实的一部分。” 但请参见：“应推定律师的行为是胜任的”，见加拿大难民程序/难民程序解释原则#关于对律师的合理期望的原则。
  • 当事方获取文件花费了多少时间？ 在梅卡多诉加拿大案中，法院确认考虑索赔人获取所涉文件的时间是合适的，并写道“RPD还考虑了申请人有两年多的时间获取这些文件，而且获取这些文件应该很容易”。
  • 当事方之前是否可以获得这些文件？ Lorne Waldman在他的著作中写道，委员会小组应考虑对延迟披露的解释：“如果文件可用，并且可以比现在更早披露，那么这将不利于接受文件。” 例如，在梅卡多诉加拿大案中，法院认可地评论了RPD“考虑到申请人有两年多的时间获取这些文件，而且获取这些文件应该很容易，因为主要申请人似乎表明税单在他父亲在委内瑞拉的家中”。
  • Covid-19大流行是否影响了当事方提供此文件的可能性？ RPD应考虑（现已撤销的）2020年难民保护司：关于恢复面对面听证的实践通知中规定的原则，即它将在Covid-19的情况下灵活地适用规则。 以下是一个关于此因素如何在某一决定中被考虑的例子：RPD考虑了Covid-19大流行的情况，但指出(a) 穆罕默德先生在大流行之前已经在加拿大住了将近两年；(b) 特伦甘纳邦的州和中央政府办公室自2021年5月11日起全面运作，所有新冠肺炎限制措施已于2021年6月19日解除。最后，从更广泛的政策角度来看，RPD指出，虽然RPD规则考虑了灵活、易于访问和适应性强的法庭程序，但根据规则及时披露文件有利于提高效率和司法公正。由于这些因素不利于接受证据，RPD拒绝接受宣誓书。

此外，委员会应考虑其他相关因素，这些因素包括

• 文件实际披露时间？ 如委员会在先前版本规则下的公共评论中标题为司在披露延迟时可能考虑的其他因素中所述，“司也可能考虑其他相关因素，例如……文件实际披露时间。因此，当事人应尽一切努力尽快披露其文件。” 难民保护司：程序问题实践通知指出：“申请必须尽快提出。当事方不应等到听证当天再向RPD提交文件。” 例如，在关于此事的某一决定中，RAD成员Angus Grant指出，文件是在“听证前整整五天”提交的相关性。
• 委员会是否在更早的时间知道在提供文件中出现了错误，以及委员会采取了哪些措施？ 联邦法院在Balasundaram诉加拿大案中指出：“公平的合理性也基于期望。行为规范发展起来，人们开始依赖这些规范。其中一个通常适用的规范是，明显的疏漏和遗漏不会自动致命，可以纠正。例如，未能将附件包含在电子邮件中会引发收件人会通知发件人其错误的期望。”
• 接受这些文件是否会导致诉讼延期？ Lorne Waldman在他的著作中写道，小组会适当地考虑“是否接受延迟披露会导致诉讼延误”。 如果会，这将不利于接受延迟文件。如果不会，这将支持接受文件。
• 接受证据是否会导致诉讼中其他当事方受到损害？ 法院在Hasan诉加拿大案中考虑了这一因素，当时它得出结论，委员会拒绝在部长不参与的情况下拒绝接受迟来的证据是错误的。 Lorne Waldman在他的著作中写道，“鉴于这些规则的措辞，以及程序对所涉个人的重要性，完全可以争论，只有在接受相关文件会对其中一方造成严重损害，并且这种损害无法通过短暂休庭来纠正的情况下，才应将其排除。”
• 申诉人是否有任何相关的个人情况？ 如委员会关于这些规则先前版本的公开评论中所述，在标题为其他因素，该部门可能会考虑披露延迟的情况下的标题下，“该部门也可能考虑其他相关因素，例如申诉人的个人情况”。 例如，可以考虑委员会 SOGIE 指南中的一份声明，该声明指出，“合理的延迟也可能源于个人不愿向配偶或其他家庭成员透露其SOGIE，或者在于其意识到或接受其SOGIE”。

规则关注在听证会上使用未公开文件，而不是其他类型的诉讼程序

规则 36 规定，未按照规则 34（规定了当事方披露文件的程序和时间表）提供文件的当事方不得在听证会上使用该文件，除非该部门按照上述程序允许这样做。在解释该规则时，规则 1 中的定义部分对“诉讼程序”作出了适用的定义。它将诉讼程序定义为包括“会议、申请或听证会”。因此，此类文件不能在“听证会”上使用这一事实似乎暗示它们可以在其他类型的诉讼程序中使用，但须遵守其他相关规则。其中一条规则是规则 43，它涉及在听证会后提供的补充文件。如果听证会已举行，则事后提供的任何文件必须符合该规则的要求。该规则没有限制当事方在例如预审申请或会议中使用文件的权利，这是源于规则 34 的措辞，该规则将提供此类文件的截止日期定为“听证会确定的日期前 10 天”。相反，如果在预审会议或申请中依赖的延迟提交文件对另一方造成了损害，则委员会的行为将遵循程序公正的一般原则。

该部门可能会对延迟提交文件的用途施加条件

如委员会关于这些规则先前版本的公开评论中所述，“在该部门允许使用超出规则规定的时间限制提交的文件时，它可能会对其使用施加其认为适当的条件。例如，该部门可能决定只参考长文件的某些相关部分。”

如果小组根据规则 36 接受了延迟提交的文件，则不应仅因其延迟而降低这些文件的权重

在Pineda诉加拿大案中，该部门接受了延迟提交的文件。然而，在审判委员会的理由中，它得出结论认为，由于延迟披露，它会降低这些文件的权重。法院得出结论认为，这是一种错误：“在根据规则 30 行使自由裁量权允许在规则 29 规定的期限外提交该证据后，考虑到行使该自由裁量权的标准，然后仅因其延迟提交而降低该证据的权重，而没有考虑申请人提供的关于其延迟提交的原因的解释，这似乎有点不合逻辑。”

当文件因其他原因无法接受时，无需考虑规则 36 的因素，例如当文件未经翻译时

当问题不是文件延迟提交，而是缺乏适当翻译时，审判委员会是否接受延迟提交的文件的规定不适用。在Soares诉加拿大案中，法院裁定，当问题不是文件延迟披露，而是文件未经翻译披露时，无需考虑该规则。 简而言之，当事方试图提供未经翻译的分析这一事实不会改变该规则和规则 32 在此类情况下适用的事实：加拿大难民程序/RPD 规则 31-43 - 文件#如果证据未按照规则进行翻译，委员会可能会拒绝接受该证据或降低其权重。

RPD 规则 37 - 规则 38-41 适用于任何文件

Providing a Document

General provision
37 Rules 38 to 41 apply to any document, including a notice or request in writing.

RPD 规则 38 - 如何向该部门、部长和任何其他人提供文件

Providing documents to Division
38 (1) A document to be provided to the Division must be provided to the registry office specified by the Division.

Providing documents to Minister
(2) A document to be provided to the Minister must be provided to the Minister’s counsel.

Providing documents to person other than Minister
(3) A document to be provided to a person other than the Minister must be provided to the person’s counsel if the person has counsel of record. If the person does not have counsel of record, the document must be provided to the person.

RPD 规则 39 - 提供文件的途径

How to provide document
39 Unless these Rules provide otherwise, a document may be provided in any of the following ways:
(a) by hand;
(b) by regular mail or registered mail;
(c) by courier;
(d) by fax if the recipient has a fax number and the document is no more than 20 pages long, unless the recipient consents to receiving more than 20 pages; and
(e) by email or other electronic means if the Division allows.

在 Covid 期间，该限制通过实践通知提高到 50 页，但之后该限制恢复到 20 页

根据 RPD 于 2020 年 6 月 24 日发布的关于恢复现场听证会的实践通知，传真的 20 页限制提高到 50 页。 2024 年 9 月 9 日，该与 Covid 相关的实践通知被撤销，因此传真的页数限制似乎又恢复到规则中规定的 20 页。后续实践通知指出，“鼓励当事方及其律师使用与 RPD 的电子通信方式，例如电子邮件、Connect（以前称为 ePost Connect）和我的案件门户网站”。

除非在发送文件之前收到同意接收超过 20 页传真的通知，否则该文件将不被视为已收到

正如委员会在之前版本的规则中公开评论中所述，“可以传真至部门或另一方的页数上限为 20 页，包括封面页。在传真超过 20 页的文档或文档包之前，必须获得接收方的同意；否则，将不视为已收到这些文档。”

难民保护司 (RPD) 允许以电子邮件和其他电子方式发送文档，但有一些先决条件。

RPD 规则 39 规定，如果部门允许，可以以电子邮件或其他电子方式提供文档。RPD 规定，鼓励当事人和其律师使用与 RPD 的电子通讯方式，例如电子邮件、Connect（以前称为 ePost Connect）和“我的案件”门户网站。

如果当事人选择使用电子邮件，RPD 规定，“通过电子邮件提交的文档必须以 PDF 格式作为附件。” 此外，“电子邮件的主题行必须包含 RPD 文件编号、如有适用的听证日期和文档类型。”

如果当事人选择使用 Connect（以前称为 ePost Connect），则相关要求在《难民保护司实践通知：通过加拿大邮政 Connect 交换文档》中规定。

RPD 规则 40 - 无法提供文档时的申请

Application if unable to provide document
40 (1) If a party is unable to provide a document in a way required by rule 39, the party may make an application to the Division to be allowed to provide the document in another way or to be excused from providing the document.

Form of application
(2) The application must be made in accordance with rule 50.

Allowing application
(3) The Division must not allow the application unless the party has made reasonable efforts to provide the document to the person to whom the document must be provided.

规则 40(3)：当事人必须已经尽力向必须提供文档的人员提供该文档。

这是撤销和停止难民保护的申请中出现的一个问题，即受保护人无法找到：加拿大难民程序/RPD 规则 64 - 撤销或停止难民保护的申请#规则 64(3)：部长必须向受保护人提供一份申请副本。如果这样做会导致违反法庭的公正义务，则此类申请可以在相关人员缺席的情况下进行。除非部长能够向部门证明已尽力提供必要的文档（如规则 40(3) 所述），否则部门不得在未向相关人员发出通知的情况下允许申请进行。在根据规则 40 审理申请时，RPD 考虑了以下因素，例如

• 部长努力搜索互联网数据库，
• 部长在加拿大警察信息中心数据库中进行的搜索，
• 部长亲赴最后已知地址，
• 部长试图在最后已知的电话号码联系受保护人，以及
• 部长关于停止申请理由的证据质量。

RPD 规则 41 - 文档何时被视为已收到

When document received by Division
41 (1) A document provided to the Division is considered to be received by the Division on the day on which the document is date-stamped by the Division.

When document received by recipient other than Division
(2) A document provided by regular mail other than to the Division is considered to be received seven days after the day on which it was mailed. If the seventh day is not a working day, the document is considered to be received on the next working day.

Extension of time limit — next working day
(3) When the time limit for providing a document ends on a day that is not a working day, the time limit is extended to the next working day.

在某一天“被视为已收到”的文档这一事实会产生一个可反驳的事实推定。

规则 41(2) 规定，“通过普通邮件提供的文档...被视为在邮寄后的第七天收到。”文档在该日期“被视为已收到”意味着，在没有相反证据的情况下，可以推定文档在该日期已收到。但是，这是一个可反驳的事实推定。例如，如果邮件退回为无法送达，则该推定将不成立。同样，如果发件人收到信息表明该文档实际上是在更晚的日期收到的，例如因为收件人长时间不在国内，那么仅仅“认为”该文档在七天期限后收到是不合适的。

这种解释得到了委员会对规则之前版本的公开评论的支持，该评论认为，文档以这种方式“被视为已收到”这一事实“并不免除当事人确保 [文档实际上已收到]”的责任：“如果通过普通邮件发送文档，规则的 [该小节] 规定，该文档被视为在邮寄后的第七天收到。如果第七天不是工作日，则该文档被视为在下一个工作日收到。但是，邮寄文档并不能免除当事人确保部门在指定期限内实际收到该文档。”

同样，虽然可以推定发送给申请人（或其律师）的听证通知提供了充分的听证通知，但如果证据表明该通知实际上未收到，那么任何放弃决定都可能被撤销，前提是需要更广泛地审查与放弃程序相关的原则，包括申请人是否尽职尽责地向委员会更新了其联系信息。 用 Waldman 的话说，“在特定案件中，如果申请人能够证明该 [文档] 实际上并未在规定的七天期限内收到，则可能推翻该推定规定。但是，申请人有责任提供有力的证据来证明情况确实如此。” Ghaloghlyan v. Canada 提供了关于证明文档已发送需要什么方面的指导意见。

9. 因此，问题变成：以优势证据证明文档已发送需要什么？在我看来，要认定文档已“正确发送”（正如 Kaur 中所使用的那样），必须通过能够验证该文档实际上已发送给申请人的方式将其发送至申请人提供的地址。10. 例如，关于文档，证明信件已发送可以通过挂号信寄出并出示证明其寄送方式的文档来验证，或者通过出示实际寄出信件的人员的宣誓书来验证。证明传真已发送可以通过出示发送传真日志来验证，该日志会确认传真已发送。证明电子邮件已发送可以通过出示发送者电子邮件已发送邮箱的打印件来验证，该打印件显示相关邮件已发送至发送的电子邮件地址，并且没有任何未送达的指示，电子邮件没有“退回”。其他证明文档已发送的证据也可能足够；每个案件的确定取决于提供的证据。

在文件中，这种做法通常是通过生成名为“文档已提供声明”的文档来完成的，该文档包含明确声明该文档已在特定日期送达，并且登记员会在表格底部签署。 同样，在出庭通知的底部，通常会有一条参考，表明该文档已通过，例如普通邮件发送给申请人。联邦法院发现，这足以证明文档已发送。

如果以超过一半的可能性证明文件已发送给申请人，则会产生申请人已收到该文件的反驳推定，而申请人自己声称未收到该文件，不足以反驳该推定。 在Yu诉加拿大案中，法院裁定“鉴于出庭通知已发送至申请人档案中的最新地址，并且申请人已确认在出庭通知日期之前和之后收到了其他文件，我确信已产生送达推定，未送达的风险由申请人承担，而申请人声称未收到该通知不足以反驳送达推定。”

发送至委员会其他部门的文件不会自动放置在难民保护司档案中

在难民保护司有案件的人员，也可能在委员会的其他部门有案件，包括移民部门或难民上诉部门（例如，当案件被上诉并被退回难民上诉部门重新审议时）。提交给这些其他部门的文件不会自动放置在难民保护司的记录中，通常由当事人将这些文件提交给难民保护司，如果他们希望难民保护司审议这些文件。

难民保护司规则42 - 原件

Original Documents

Original documents
42 (1) A party who has provided a copy of a document to the Division must provide the original document to the Division
(a) without delay, on the written request of the Division; or
(b) if the Division does not make a request, no later than at the beginning of the proceeding at which the document will be used.

Documents referred to in paragraph 3(5)(e) or (g)
(2) On the written request of the Division, the Minister must without delay provide to the Division the original of any document referred to in paragraph 3(5)(e) or (g) that is in the possession of an officer.

提供原件给部门的目的之一是允许对这些原件进行核实

规则42规定，向部门提供文件副本的当事人必须也向部门提供原件。这样做目的之一是维护程序的完整性，并使部门能够评估原件的真实性。例如，难民保护司程序信息收集和披露指南规定，在与主管成员经理协商后，如果指定成员认为需要进行法医鉴定，则可以指示难民保护司审判支持小组将文件发送至皇家骑警法医实验室进行鉴定。 法医鉴定的平均周转时间为120天。因此，指定成员必须考虑法医鉴定是否会导致诉讼程序无理延迟，超过立法规定的期限。

难民保护司规则43 - 听证会后提供的额外证据文件

Additional Documents

Documents after hearing
43 (1) A party who wants to provide a document as evidence after a hearing but before a decision takes effect must make an application to the Division.

Application
(2) The party must attach a copy of the document to the application that must be made in accordance with rule 50, but the party is not required to give evidence in an affidavit or statutory declaration.

Factors
(3) In deciding the application, the Division must consider any relevant factors, including
(a) the document’s relevance and probative value;
(b) any new evidence the document brings to the proceedings; and
(c) whether the party, with reasonable effort, could have provided the document as required by rule 34.

历史

目前的难民保护司规则43与旧版规则（2002年版）中的旧规则37相似，但并不完全相同。

Additional documents after the hearing has ended
37. (1) A party who wants to provide a document as evidence after a hearing must make an application to the Division.

Written application
(2) The party must attach a copy of the document to the application. The application must be made under rule 44, but the party is not required to give evidence in an affidavit or statutory declaration.

Factors
(3) In deciding the application, the Division must consider any relevant factors, including:
(a) the document’s relevance and probative value;
(b) any new evidence it brings to the proceedings; and
(c) whether the party, with reasonable effort, could have provided the document as required by rule 29.

规则43适用于证据，而不是提交意见、案例法或其他仲裁机构的裁决

规则43不适用于听证会后提交的意见。因为，正如Yared Belay诉加拿大案中所述，该规则规定了听证会后提交证据的程序，而不是提交意见。 此外，当事人不能根据该规则申请提交难民保护司的其他裁决，或其他仲裁机构的裁决，或案例法。正如法院在Petrovic诉加拿大案中评论道：

我认为，仲裁机构裁决的副本不构成规则第43（1）条规定的“证据”，原因如下。首先，难民保护司不需要分析每一项案例法，因为它就像实质证据。其次，在提交新的证据时，对方通常有机会就该证据的可采性提交意见，包括进行交叉询问。很难想象有人会反对案例法（裁决）的可采性。最后，如果议会希望以前的难民保护司裁决构成规则第43条规定的证据，我相信它会明确说明这一点。

延长提交非证据文件期限的相关规则是规则70（加拿大难民程序/难民保护司规则69-71 - 一般规定#难民保护司规则70 - 修改规则、免除当事人遵守规则、延长时限或主动采取行动的权力）。尽管如此，法院裁定，在某些情况下，如果难民保护司接受听证会后的意见，不接受这些意见所依据的证据可能是不合理的。

部门没有义务接受听证会后的证据或意见，但必须明确考虑新提交的证据

正如Aguilera诉加拿大案中所裁定，委员会“没有义务接受听证会后的证据或允许对此提交意见”。 但是，它有义务“确认申请人提交的听证会后证据，并解释为什么应该或不应该考虑这些证据”。 简而言之，“委员会有义务明确考虑新提交的证据”。 这一义务一直持续到做出裁决为止。 如果小组未能确认并审查申请人提交的听证会后证据文件，则将违反裁决中自然公正和程序公正的原则。但是，此义务并不赋予申请人除公平程序以外的任何特定结果，其中要考虑相关的规则，如规则43，然后接受或拒绝证据。

即使规则43申请可能很简略或缺少细节，明确考虑新提交证据的义务仍然适用。例如，在Cox诉加拿大案中，法院审理了部长认为的一种情况：

委员会没有义务在其理由中明确考虑接受证据的申请，因为该申请没有满足规则37的所有要求。特别是，被告强调该申请缺乏关于为什么不能在听证会之前及时提交证据的解释。

法院驳回了这一论点，认为委员会在考虑新提交的证据时，有义务明确地考虑这些证据，即使在相关规则中列出的因素之一中没有提交此类证据。 另见以下评论： 加拿大难民程序/RPD规则 31-43 - 文件#听证后提交的新证据应根据规则 43 评估，即使当事人没有明确提及该规则。

听证后提交的新证据应根据规则 43 评估，即使当事人没有明确提及该规则。

在 Shuaib 案中，法院讨论了 RPD 是否可以以没有根据规则 43 提出正式的申请书作为理由来拒绝听证后的文件。法院发现，提供文件并附带说明为什么应该考虑这些文件的解释，符合规则的要求。 法院认为，RPD 在无视听证后证据的情况下犯了可以审查的错误。同样，RAD 认为，RPD 在未考虑文件时犯了错误，因为“在与 RPD 的通信中，隐含地申请了听证后考虑更多证据”。RAD 成员 M. Pettinella 在一起案件中对这一义务做了如下评论。

RAD 注意到，部长在申诉人听证后，但在 RPD 作出决定之前，收到了部长的信函。部长的信函中隐含着向 RPD 提出申请，要求在听证后考虑进一步证据。RPD 在未能将部长的信函视为申请时犯了错误。RPD 有义务考虑部长的申请，并确定该证据是否符合其规则。RPD 规则 43(3) 指出，RPD 必须考虑所有相关因素，包括文件相关性和证明价值；文件给诉讼带来的任何新证据；以及当事人是否能够以合理的努力提供该文件，如规则 [43] 所要求的那样。

委员会必须考虑规则 43(3) 中的每一个因素。

根据规则 43(3)，在决定此类申请时，部门必须考虑任何相关因素，包括

• (a) 文件的相关性和证明价值
• (b) 文件为诉讼带来的任何新证据
• (c) 当事方是否以合理的努力提供规则34要求的文件

因此，委员会需要考虑文件的相关性、证明价值、新颖性，以及当事人是否能够以合理的努力按时提供该文件，即与规则 36(a)、(b) 和 (c) 中列出的因素相同的因素。 难民法 中的文本指出，“听证后证据的接收标准类似于普通法中长期确立的理由，根据这些理由，个人可以在上诉时提供新的证据”。 法院裁定，“虽然在 [规则 36] 中考虑的因素清单并不详尽，但在该因素清单之前使用“包括”而不是“例如”一词表明了对考虑子规则中包含的每个因素的意图。未能做到这一点会导致违反程序公正”。 因此，在委员会的决定仅权衡了一个因素的情况下，法院得出结论认为委员会犯了错误。

规则 43(3) 中的因素并不详尽，因此，委员会可以考虑其他因素。

根据规则 43(3)，部门应该考虑“任何相关因素”，这意味着它不限于规则中列出的上述因素，并且可以考虑其他因素。正如近法官所言，“规则 37(3) 中考虑的因素清单并不详尽”，同样的原则也适用于此。

过去决定中对规则 43(3) 中因素的考虑

请参阅对规则 36 评论中相同因素的讨论（加拿大难民程序/RPD规则 31-43 - 文件#RPD 规则 36 - 未公开文件的用途）。已经考虑的与听证后文件相关的其他因素包括

• 申诉人是否曾提出过在听证后提供不包含此类文件的申请：如果小组允许申诉人在听证后提交某些特定类型的文件，则申诉人不要指望在没有提出相关申请的情况下，会允许提交其他不相关的文件类型。在 Farkas v. Canada 案中，法院指出，“实际上提交的听证后文件不符合 RPD 允许提交的类型，即‘佐证的警察和/或医疗文件’。由于听证后证据不属于 RPD 许可范围，因此 RPD 有权拒绝该证据”。
• 该文件在申请时是否存在：有时，当事人会申请将诉讼延期，直到他们获得某些文件，例如尚未结束的外国司法程序的法院判决。此规则不适用于此类请求，因为此规则仅适用于当事人拥有并提交其希望委员会考虑的文件副本的情况，如规则 43(2) 所述。相反，在听证后提供文件和在提供这些文件之前不提供决定的申请，并非严格根据规则 43 进行评估，而应根据委员会的全面管辖权进行考虑。

申诉人未拥有且在听证后提交文件的申请，并非根据规则 43 进行的。

有时，当事人会要求将诉讼延期，直到他们获得某些文件，例如尚未结束的外国司法程序的法院判决。RPD 规则 43 不适用于此类请求，因为此规则仅适用于当事人拥有并提交其希望委员会考虑的文件副本的情况，如规则 43(2) 所述。相反，在听证后提供文件和在提供这些文件之前不提供决定的申请，并非严格根据规则 43 进行评估，而应根据委员会的全面管辖权进行考虑。法院裁定，基本公正要求仲裁庭在知道申请人可以在合理的时间内获得关键文件的情况下，延迟其决定。

在某些情况下，此类请求将与正在进行的外国程序有关，例如另一个国家的审判。一般做法是拒绝在外国程序结果出来之前将诉讼延期，但需要注意的是，在考虑该法的整体方案时，如果此人被指控犯有在加拿大可处以十年或更长时间刑罚的罪行，并且刑事诉讼仍在进行中，那么该官员有权在对个人是否符合提交申请资格作出决定之前等待审判结果。 因此，IRPA 中有一些先例表明，在另一项程序结束之前将程序暂停，以及与该程序相关的文件变得可用。

在 Faysal v. Canada 案中，法院评论说，RAD 在没有等待其护照申请结果的情况下，就认定上诉人没有证明其身份，这是不公正的，因为该程序的结果可能决定其身份。

申请人的护照申请登记日期为 2019 年 1 月 11 日。根据 NDP，申请人的护照可能要到 2020 年 1 月 11 日才能得到验证。然而，RAD 在 2019 年 10 月 9 日做出了决定，远在 NDP 中概述的六到十二个月的验证过程之前。…[T]he RAD…有能力在申请结果运行完毕后对其进行评估。我认为，RAD 未能做到这一点，考虑到护照的重要性，使其决定不合理。

法院在 Gulamsakhi v. Canada 案中裁定，考虑到难民申请中通常所涉的问题，委员会通常应该对允许在听证后提交文件的合理请求采取宽松的态度。

我认为，在本案的情况下，难民保护司拒绝给予申请人延期或允许其在之后提交证据的做法是错误的。所有延期都需要权衡案件的多种情况。在这里，主要错误在于难民保护司在权衡时没有将遣返对申请人的后果考虑在内。… 在本案中，特别考虑到申请人可能面临的可怕命运，不仅来自其丈夫，还来自刑事司法机构以及可能存在的宗教司法机构，并且考虑到延期实际上不会给难民保护司或加拿大当局带来很大偏见，在我看来，公平要求难民保护司在总体情况下给予申请人延期，使其能够向难民保护司提供其要求的佐证文件。^[162]

另见：加拿大难民程序/受聆讯权和公正聆讯权#各方有权获得及时决定和理由。

如果在听证会后，申请人提交的材料中出现可信度问题，小组通常不需要重新开始听证会。

一般规则是，难民保护司没有义务因申请人自己听证会后提交的材料而产生的问题而返回给申请人。法院曾表示，“这样做会给难民保护司带来沉重的负担。必须牢记，申请人有责任提交可信的和佐证的证据来支持他们的申诉。”^[163] 当部长参与诉讼程序，其听证会后提交的材料对申请人的可信度提出质疑，或反之亦然时，这一结论可能会有所不同。另见：加拿大难民程序/难民保护司规则 3-13 - 需要提供的资料和文件#部门有权重新召开听证会。